Paramitha Listya Azhari
AB28 (210111010005)
Tugas Management logistic pertemuan 20&21
Perusahaan indomaret
Risiko Penyuapan dalam Proses Pengadaan sampai dengan Pembayaran
1. Buatlah gambaran proses dari mulai permintaan/request barang sampai dengan
pembayaran tagihan/invoice.
Jawab :
Mengidentifikasi kebutuhan barang → membuat purchase request → memilih vendor
supplier → melakukan negosiasi harga → membuat purchase order → menerima dan
mengecek barang yang dating → membuat invoice dan mengatur pembayaran
2. Tuliskan (identifikasi) sepuluh (10) risiko yang terjadi disepanjang proses tersebut di atas !
Jawab :
Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.
A. Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang terlalu banyak. Jika
ini terjadi, akibatnya perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan
barang dan lagian uang perusahaan akan macet dalam persediaan (mengurangi likuiditas
perusaahaan).
B. Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima. Perusahaan akan merugi jika
sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan kehilangan
peluang untuk memenuhi pesanan konsumen atau proses produksi menjadi tertunda.
C. Adanya faktur fiktif atau dokumen pendukung yang lain. Faktur fiktif ini merugikan
perusahaan karena perusahaan bisa jadi mengeluarkan kas untuk faktur fiktif tersebut.
Detail bagaimana faktur fiktif bisa terjadi dalam sebuah organisasi, silahkan temukan
dalam buku Karyawan dapat Menjadi Tikus dan Monster Penghisap DarahPerusahaan.
D. Adanya persediaan yang sudah kadaluwarsa atau out of date. Persediaan yang daluwarsa
atau out of date di gudang sebenarnya hanyalah menghabiskan space gudang. Tidak ada
lagi gunanya menyimpan barang yang sudah daluwarsa. Oleh karena itu barang yang
daluwarsa atau out of date sebaiknya segera diafkir dari gudang (dijual dengan sale) atau
jika tidak dapat dijual, terpaksa dicatat sebagai kerugian.
E. Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar. Sebagai contoh,
adanya salah hitung dalam faktur atau adanya salah kode barang dalam faktur. Kesalahan
dalam faktur ini dapat menyebabkan perusahaan ditagih terlalu besar atau terlalu kecil
dari utang yang seharusnya.
F. Lalai membayar satu faktur dua kali. Administrasi yang tidak rapi bisa jadi dapat membuat
perusahaan membayar satu faktur dua kali, Tentu saja, jika ini terjadi perusahaan rugi
karena kas perusahaan menjadi tertahan di pemasok. Tambahan lagi, jika administrasi
pemasok juga tidak rapi, bisa jadi perusahaan harus melalui prosedur yang rumit untuk
menarik kembali kas yang terlanjur dikirim ke pemasok.
G. Pencurian cek oleh karyawan. Tentu saja jika cek kosong perusahaan dimanfaatkan oleh
karyawan, maka perusahaan akan rugi. Lebih detail tentang bagaimana skenario pencurian
cek perusahaan dan apa yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah
terjadinya pencurian cek kosong dapat dilihat dalam buku Karyawan dapat MenjadiTikus
dan Monster Penghisap Darah Perusahaan.
H. Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak berhak. Daftar
pemasok merupakan informasi yang mestinya tidak tersebar ke mana-mana. Bukanlah
satu hal yang menguntungkan perusahaan jika informasi ini sampai ke tangan pesaing.
I. Barang yang rusak saat diperjalanan. Seringkali disaat pemasok mengirim barang. terjadi
kerusakan saat diperjalanan terutama barang-barang yang mudah pecah (fragile), yang
bahkan tidak disadari oleh driver yang mengantarkan barang pesanannya tersebut,
akibatnya perusahaan harus me-retur kembali barang yang sudah dipesan dan menunggu
lama lagi untuk proses penerimaan barang pesanannya
J. Penyadapan transmisi data/jebolnya sistem atau database perusahaan terkait pembelian
barang. System keamanan jaringan/komputer perusahaan yang kurang baik bisa menjadi
peluang dijebolnya database perusahaan ataupun penyadapan databasenya. Hal ini dapat
menyebabkan database perusahaan bocor/di curi, bukan hanya terkait pembelian barang
saja tetapi juga bisa hal lainnya yang dimana hal ini dapat merugikan perusahaan
3. Buatlah Risk Matrix !
Jawab :
P
R
O 5
F 4 B, D A
A 3 C, E, G I, J
B 2 F H
I 1
L 1 2 3 4 5
T
Y
I M P A C T
4. Berikan penjelasan mitigasi apa yang akan dilakukan untuk masing-masing risiko tersebut.
Jawab :
1. Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang terlalu banyak.
Mitigasi : me-retur barang yang berlebihan sehingga barang yang dipesan terlalu banyak bisa
dikembalikan dan juga melakukan Pengendalian praktik manajemen yang bertujuan untuk melatih
karyawan agar memadai sehingga tidak terjadi lagi memesan barang yang terlalu banyak/tidak
diperlukan.
2. Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima.
Mitigasi : hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi risiko tersebut adalah memilih pemasok yang
terpercaya, hal ini bisa dilakukan dengan berbagai cara, Perusahaan dapat menerapkan 7 kriteria
pemilihan pemasok yaitu kualitas, harga, waktu pengiriman, sistem komunikasi, kemampuan
pengemasan, garansi dan layanan pengaduan dan manajemen dan organisasi. Perusahaan juga bisa
melihat track record pemasok, Salah satu cara untuk melihat kredibilitas supplier adalah dengan
melihat track record para pembeli yang sudah bertransaksi dengan mereka. Jika track record-nya
bagus, maka supplier yang Anda pilih memang sudah profesional dalam melayani pesanan. Indikasi
track record yang bagus dapat dilihat dari ketepatan waktu pengiriman dan kualitas barang pesanan.
3. Adanya faktur fiktif atau dokumen pendukung yang lain.
Mitigasi : Pengendalian dokumen. Idealnya, prosedur dalam pembelian mesti
didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain
sebagainya.) Selain itu, setiap kebijakan terkait dengan pembelian mesti dinyatakan secara
tertulis (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok). Sehingga mengurangi faktur
yang fiktif
4. Adanya persediaan yang sudah daluwarsa atau out of date.
Mitigasi : Me-retur barang yang kadaluarsa dibeli. Untuk mengurangi risiko persediaan yang sudah
kadaluwarsa salah satunya yaitu selalu menegosiasikan klausul pengembalian bila memungkinkan.
Anda juga dapat meminta dana dukungan atau diskon jika produk tidak dapat di kembalikan.
Yang terpenting, gunakan aplikasi yang memiliki fitur inventory management. Laporan inventaris
dapat memungkinkan Anda untuk menghindari kelebihan pasokan, membuat keputusan penyetokan
ulang yang lebih cepat dan lebih akurat, dan melihat item apa yang tersisa di gudang secara real
time tanpa bertanya ke gudang.
5. Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar.
Mitigasi : Mengadakan Pengendalian dokumen. pada proses pembelian setiap menggunakan
dokumen harus ada dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen,
rancangan database, dan sebagainya). Setiap kebijakan yang terkait dengan pembelian harus
dinyatakan secara tertulis (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari supplier). Sehingga risiko ini
dapat diminimalisir,diatasi dan bahkan dicegah.
6. Lalai membayar satu faktur dua kali.
Mitigasi : Mengadakan Pengendalian organisasi. Unit yang bertanggung jawab untuk
menyimpan persediaan mesti terpisah dari unit yang bertanggung jawab untuk mencatat
transaksi. Demikian juga unit yang bertanggung jawab untuk mencatat pengeluaran kas mesti
terpisah dari unit yang berwenang untuk menandatangani cek.
7. Pencurian cek oleh karyawan.
Mitigasi : Mengadakan Pengendalian organisasi. Agar Unit yang bertanggung jawab untuk
menyimpan persediaan mesti terpisah dari unit yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.
Terutama juga unit yang bertanggung jawab untuk mencatat pengeluaran kas mesti terpisah dari
unit yang berwenang untuk menandatangani cek.
8. Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak berhak.
Mitigasi : Mengadakan Pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan akses terhadap
komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang tempat
menyimpan barang dan lain sebagainya.
9. Barang yang rusak saat diperjalanan. Seringkali disaat pemasok mengirim barang.
Mitigasi : Me-retur barang rusak ketika dalam perjalanan. Jika barang yang sudah dibeli perusahaan
mengalami kerusakan ketika dalam perjalanan, maka langkah yang tepat untuk hal tersebut adalah
me-retur barang tersebut.
10. Penyadapan transmisi data/jebolnya sistem atau database perusahaan terkait pembelian barang.
Mitigasi : Untuk mencegah atau meminimalisir resiko jebolnya database perusahaan atau
penyadapan transimisi data, bisa dilakukan dengan memperkuat system keamanan
jaringan/komputer perusahaan, perusahaan bisa mempekerjakan atau memesan jasa Cyber
Security/IT Security yang mumpuni/mempunyai reputasi bagus terkait jasa memperkuat system
keamanan jaringan/komputer terutama pada perusahaan. Selain itu hal lain yang dapat dilakukan
adalah dengan Mengadakan Pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan akses
terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang
tempat menyimpan barang dan lain sebagainya yang kira-kira bisa menjadi peluang untuk pihak
internal melakukan kecurangan terutama untuk mensabotase system database perusahaan ataupun
menyadap transmisi data.
