TUGAS KELOMPOK 3

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Nama Kelompok :
1. Azra Meilana Rahmasari (21080694056)
2. Syekha Nur Sabaha (21080694101)
3. Nabilah Dita Ramadhana (21080694104)
4. Silfi Putri Rahmawati (21080694113)
5. Nashrullah Adhipramana Nirpataka (21080694114)

A. IDENTIFIKASI KEGIATAN
1. Pembelian produk kepada pasar asia dan penjualan kembali kepada toko retail lokal.
2. Sistem persediaan memberikan kiriman daftar permintaan pembelian kepada Niken
seorang staff administrasi dari departemen pembelian.
3. Niken selaku staff administrasi mempersiapkan pesanan pembelian berdasarkan
informasi dari dokumen pemasok/penyedia barang dan persediaan, serta
mengirimkannya ke pemasok yang bersangkutan.
4. Pemasok memberikan tanda terima sebagai umpan balik sebagai bukti penerimaan
pesanan pembelian kepada staff administrasi.
5. Pemasok mengirimkan barang-barang kepada departemen penerimaan.
6. Ketika departemen penerimaan menerima barang-barang dari pemasok, sistem
penyediaan mengirimkan sebuah laporan penerimaan untuk memberi tahu Joko.
7. Pemberian faktur penjualan dari berbagai pemasok kepada Joko.
8. Joko melakukan pencocokan faktur penjualan dengan pemberitahuan pesanan
pembelian dan laporan penerimaan, lalu memperbarui dokumen utama dari bagian
utang usaha.
9. Pengiriman pengesahan pembayaran kepada departemen akuntansi oleh Joko.
10. Setelah menerima pengesahan pembayaran departemen akuntansi akan
mempersiapkan dan mengirimkan sebuah cek kepada pemasok.
11. Saat cek sudah terbit sistem secara otomatis memperbarui dokumen utama dari
utang usaha dan buku besar.

B. IDENTIFIKASI RESIKO
1. Pemesanan barang oleh staf administrasi yang jumlahnya terlalu banyak maupun
tidak pas atau sesuai dengan permintaan pembelian yang dikirim oleh sistem
persediaan, sehingga menimbulkan biaya penyimpanan barang sehingga merugikan
perusahaan.
2. Terjadi kesalahan informasi dalam tanda terima yang diberikan setelah pengiriman
pesanan pembelian kepada pemasok dan faktur penjualan dari berbagai pemasok
yang diberikan oleh pemasok. Contohnya terjadi kesalahan pada penghitungan total
biaya pada faktur atau terjadi kesalahan pada kode barang pada faktur
mengakibatkan perusahaan ditagih terlalu besar atau terlalu kecil yang berpengaruh
pada pengeluaran cek oleh perusahaan.
 3. Kelalaian dalam membayar satu faktur dua kali ke pemasok, ini dapat
mengakibatkan kas perusahaan akan menjadi tertahan di pemasok.
4. Saat mencocokan faktur penjualan dengan pemberitahuan pesanan pembelian dan
laporan penerimaan terjadi perbedaan pada jenis dan jumlah barang.
5. Pemasok mengirimkan barang-barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan,
barang yang dipesan tidak dalam kondisi yang bagus.
6. Departemen akuntansi mengirimkan cek yang melebihi tagihan biaya pada faktur
kepada pemasok.
7. Kerusakan data perusahaan akibat virus atau karena kerusakan hardware.
8. Terdapat persediaan barang yang kadaluarsa.
9. Terdapat pelanggaran akses terhadap daftar pemasok perusahaan.

C. IDENTIFIKASI PENCEGAHAN ATAU PENGENDALIAN

1. Pengendalian Organisasi
Departemen yang bertanggung jawab untuk memantau persediaan, mencatat
transaksi, dan melakukan pembayaran tunai, perusahaan dapat meminimalisir
terjadinya penipuan dalam siklus pembelian.
2. Pengendalian Dokumen
Dalam situasi pembeliaan, ada dokumen yang perlu didokumentasikan, seperti
dokumen, diagram alur untuk desain database, dll. Selain itu, setiap kebijakan
pembelian, seperti kebijakan penawaran diskon pemasok, harus dibuat secara
tertulis.
3. Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen ini dapat berupa pelatihan staff dan sosialisasi
strategi yang digunakan untuk meningkatkan wawasan pengendalian dalam setiap
kegiatan yang terjadi. Perusahaan juga dapat menerapkan proses audit dalam
administrasi bisnis untuk memastikan bahwa perusahaan selalu mengendalikan
perilaku yang tidak pantas dan mencegah terjadinya Fraud (Kecurangan).
4. Pengendali Akses
Ada pembatasan akses ke komputer, pencadangan regular, dan pembatasan akses
ke gudang tempat penyimpanan barang, dll.

D. IDENTIFIKASI ENTITAS
1. Pegawai : Nama Pegawai, Alamat, ID Pegawai, Status, Tanggal Masuk.
2. Departemen Pembelian : Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Barang, Invoice.
3. Pemasok : Kode Pesanan, Nama Barang, Persediaan Bahan Baku, Harga Jual Bahan
Baku, Pengiriman Bahan Baku.
4. Departemen Penerimaan Barang : Kode Pesanan, Nama Barang, Tanggal
Penerimaan, Jumlah Barang.
5. Departemen Persediaan : Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Barang.
6. Customer : Nama, Id Customer, No. Telepon, Alamat.
7. Bagian Akuntansi : Biaya Produksi, Biaya Variabel, Biaya Tetap, Biaya Perawatan
Mesin, Biaya Pembelian Bahan Baku.
8. Gudang Persediaan : Nama Barang, Jenis Barang, Kode Barang, Persediaan Barang,
Tanggal Masuk Barang, Tanggal Keluar.
9. Departemen Pembelian : Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Barang, Invoice.
10. Pemasok : Kode Pemesanan, Nama Barang, Persediaan Bahan Baku, Harga Jual
Bahan Baku, Pengiriman Bahan Baku.
11. Utang usaha : Nama Supplier, Kode Supplier, Invoice, Jumlah Hutang.
12. Buku Besar : Nama Akun, Reff, Debet, Kredit, Jumlah Saldo.

DIAGRAM KONTEKS

DIAGRAM LEVEL 0
DIAGRAM LEVEL 1