RESIKO DAN PENGENDALIAN BAHAN

Bahan baku dan bahan penolong pabrik perlu perlu dikelola sedemikian rupa agar perusahaan terhindar
dari kerugian. Jika terjadi kesalahan pengelolaan bahan perusahaan akan rugi.

Contoh kesalahan pengelolaan bahan dan resikonya

N Kesalahan Resiko
o
1 Terlambat memesan bahan perusahaan akan kurang bahan, proses produksi dan
pemenuhan pesanan akan terganggu, serta
kesempatan untuk dapat pendapatan akan hilang
2 Memesan bahan terlalu banyak biaya simpan besar dan laba berkurang
3 Kualitas bahan yang dipesan rendah proses produksi tidak efisien
4 Terlalu tinggi mencatat harga bahan pembayaran bahan terlalu tinggi (kehilangan kas),
yang dipesan catatan persediaan bahan tidak akurat, laporan
keuangan tidak akurat
5 Salah mencatat dan membukukan laporan keuangan tidak akurat, pengambilan
pembelian dan pembayaran keputusan keliru
6 Memesan bahan ke pemasok tidak kualitas bahan yang diterima tidak terjamin
tepat
7 Menyimpan bahan pada tempat yang lawan pencurian dan penyalahgunaan bahan
tak semestinya
Agar perusahaan terhindar dari kemungkinan kerugian perlu diterapkan sistem pengendalian. Sistem
pengendalian intern terhadap bahan mencangkup semua prosedur untuk mengamankan kuantitas dan
nilai rupiah bahan. Pengendalian dimulai sejak disetujuinya anggaran penjualan dan produksi sampai
dengan produk selesai diproses dan siap dikirim ke pemesan/gudang.

Prinsip dasar pengendalian intern yaitu adanya pemisahan fungsi (tanggung jawab) untuk cegah
kemungkinan penyalahgunaan kekayaan perusahaan.

Fungsi dalam pengendalian bahan yang sebaiknya dipisah yaitu fungsi pembelian, penerimaan,
penyimpanan, penggunaan dan pencatatan bahan. Walau pemisahan fungsi tidak menjamin perusahaan
bebas dari penyalahgunaan bahan namun akan membatasi kesempatan karyawan secara individual
untuk menyelewengkan bahan. Adanya pemisahan fungsi bisa menciptakan pengecekan internal antar
bagian dalam perusahaan.

Prosedur mengamankan bahan pada sistem pengendalian bahan secara garis besar mencangkup
prosedur pembelian bahan dan prosedur penggunaan bahan.

Prosedur Pembelian Bahan

Prosedur Pembelian bahan mencangkup beberapa tahap kegiatan, yaitu permintaan pembelian,
Pembelian bahan, penerimaan bahan, persetujuan faktur dari pemasok dan pembayaran kepada
pemasok.

Permintaan pembelian

Untuk jenis bahan yang disimpan di gudang, permintaan pembelian bahan dilakukan bagian gudang saat
jumlah bahan di gudang menunjukkan batas minimum. Bisa juga dilakukan bagian produksi semisal
memerlukan bahan yang segera digunakan untuk proses produksi dan bahannya itu tidak ada di gudang.
Permintaan pembelian dilakukan agar kuantitas, kualitas dan jenis bahan yang dibeli sesuai kebutuhan.

Permintaan pembelian dilakukan dengan mengisi formulir permintaan pembelian, informasinya

mencangkup jenis dan kuantitas bahan. Jika permintaannya dilakukan untuk produksi di tanggal
tertentu, tanggal penggunaan bahan harus dicantumkan pada formulir permintaan pembelian agar
kedatangan bahan dari pemasok tepat pada saat bahan akan digunakan. Lembar asli formulirnya
ditandatangani oleh kepala bagian gudang/bagian produksi lalu dikirim ke bagian pembelian sebagai
perintah pembelian bahan dan lembar tembusannya di arsip.

Pembelian bahan

Pembelian bahan dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan formulir permintaan pembelian agar
dalam transaksi pembelian bahan tidak terjadi kolusi (baik harga/kuantitas) antara bagian gudang atau
bagian produksi dan pemasok bahan.

Pembelian bahan dilakukan dengan memakai surat order pembelian yang dibuat berdasarkan formulir
permintaan pembelian. Itu dilakukan untuk memastikan bahan-bahan yang dibeli bagian pembelian
sesuai dengan kebutuhan bagian gudang atau bagian produksi.
Surat order pembelian memuat informasi mengenai deskripsi bahan yang diinginkan, kuantitas, harga,
jangka waktu pembayaran, dan perintah pengiriman. Gambar asli dan 1 lembar tembusan dikirim ke
pemasok. Jika order pembelian disetujui oleh pemasok maka pemasok akan mengirim kembali lembar
tembusan order pembelian ke bagian pembelian. Selain kepada pemasok lembar tembusan yang lainnya
dikirim ke bagian-bagian berikut ini.

1. Bagian Penerimaan. Surat order pembelian yang dikirim ke bagian ini berfungsi sebagai
pemberitahuan adanya order bahan dan perintah untuk melaksanakan kegiatan penerimaan pada saat
bahan telah dikirim oleh pemasok.

2. Bagian gudang ( yang meminta pembelian bahan) . Surat order pembelian yang dikirim ke bagian ini
berfungsi sebagai pemberitahuan tentang adanya order bahan yang diminta oleh bagian gudang.

3. Bagian Akuntansi. Surat order pembelian yang dikirim ke bagian ini berfungsi sebagai salah satu dasar
untuk menyetujui faktur dari pemasok.

4. Pencatat Persediaan. Order pembelian berfungsi sebagai salah satu dasar dalam mencatat kuantitas
bahan yang dibeli.

Penerimaan barang.

1. Menerima bahan

2. Mengecek kesesuaian antara kuantitas dan kualitas bahan yang di terima dengan catatan pada
dokumen pengiriman bahan (packing list) dari pemasok.

3. Mencocokkan antara bahan yang diterima dan spesifikasi ditentukan pada order pembelian.

4. Membuat laporan penerimaan bahan dan mendistribusikannya ke bagian-bagian berikut ini.

a. Bagian pembelian

Laporan sampaikan ke bagian ini berfungsi sebagai pemberitahuan telah diterimanya bahan
yang dipesan.

b. Bagian akuntansi. Laporan yang disampaikan ke bagian ini berfungsi sebagai dasar
persetujuan faktur dari pemasok

c. Bagian gudang. Laporan yang disampaikan ke bagian ini berfungsi sebagai dokumen yang
menyertai bahan yang diterima untuk disimpan di gudang.

Penyimpanan bahan

Setelah bahan diterima oleh bagian penerimaan, bahan dan tembusan laporan penerimaan dikirim ke
bagian gudang. Bahan kemudian disimpan pada tempat yang sesuai. Oleh bagian gudang, laporan
penerimaan akan digunakan untuk mencatat pada kartu gudang. Bagian gudang bertanggung jawab
terhadap keutuhan bahan sampai dengan bahan diminta oleh untuk produksi.

Persetujuan faktur pemasok

Persetujuan faktur dari pemasok dilakukan oleh bagian akuntansi pada beberapa perusahaan dilakukan
oleh bagian utang setelah dilakukan pencangkokan antara data pada order pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur.

Prosedur penggunaan bahan