Perencanaan Persediaan Logistik dan Cadangan Penyelamatan (Safety Stock)

Mengetahui peranan dan pentingnya persediaan bahan dalam menunjang proses produksi Makna dan tujuan cadangan penyelamat / buffer stock Menghitung persediaan bahan yang paling ekonomis

Tujuan Mempelajari Materi :

Perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur memerlukan logistik bahan baku dan bahan mentah untuk diolah dalam proses produksi Implikasi dari mengadakan persediaan bahan adalah timbulnya biaya-biaya yang berkaitan dengan pengadaan persediaan bahan Biaya yang timbul adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan bahan baku
Dalam rangka meminimumkan biaya persediaan diperlukan suatu analisis dengan menghitung Economic Order Quantity

Selain EOQ, untuk menghitung biaya persediaan yang minimum dihitung juga cadangan penyelamat (safety Stock / buffer stock)

S U P P L I E R S

D
A Gudang Bahan di
Company

E
E E

C Gudang Barang Jadi

D
D D

D D

C U S T O M E R S

Membeli

Membayar

A : Raw materials, parts and components B : Pabrik / Mesin C : Barang jadi, Barang jadi D : Distribution to warehouse Agen Penjual Pedagang E : Retailers

Siklus Persediaan Barang

Selanjutnya petugas dapat menghitung waktu yang dibutuhkan sejak bahan baku dipesan, diproses sampai ke konsumen, Contoh : Pengepakan di pemasok = 3 hari Waktu pengangkutan supplier ke pabrik = 10 Proses produksi =5 Waktu pengangkutan ke gudang =1 Penyiapan dan pengepakan di gudang =2 Pengiriman ke wholeseller =10 Disimpan di gudang distribusi =3 Dikirim ke retail / pengecer =1 Diretail / pengecer =1 Waktu yang diperlukan dari pemasok hingga diterima konsumen = 36 hari

Kesimpulan bahwa : Siklus produksi sejak pemesanan bahan sampai dengan barang selesai diproses/diproduksi hingga dikirimkan ke konsumen perlu dihitung lamanya, dengan demikian dapat dibuat suatu schedule produksi yang tepat

Gambar : Hubungan supplier bahanperusahaan- masyarakat-konsumen untuk rencana pengadaan persediaan bahan (171)

Kurva Penggunaan Bahan

Persediaan Maks

Q/2

R = reorder point

LT

LT

pesan

tiba

pesan

tiba

Pemantauan waktu dari berbagai tahap perjalanan bahan dari pemasok sampai ke gudang selalu dilakukan seandainya pola pengiriman bahan baku dari pemasok tetap jumlah dan waktunya maka perusahaan dapat menentukan sistem penyediaan bahan baku dg cara menghitung : Persediaan maksimal Q unit dan persediaan rata=Q/2 ROP = titik pemesanan kembali Lead Time / Procurement Time

Persediaan Penyelamat (Safety Stock)

Safety stock/buffer stock tidak diperlukan jika antara penggunaan dan datangnya bahan yang dipesan selalu tepat waktu sehingga tidak mungkin kehabisan bahan (out of stock)

Pertanyaan yang timbul !

Kapan dan dalam kondisi bagaimana suatu perusahaan memerlukan cadangan penyelamat (safety stock)? Agar persediaan bahan tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit dalam jumlah berapa banyak persediaan bahan harus disediakan? (EOQ)

Untuk menjawab pertanyaan Kapan suatu perusahaan memerlukan cadangan penyelamat (safety stock)? diperlukan keadaan sebagai berikut : Waktu pemesanan bahan (lead time) tidak tentu sering berubah karena pengaruh berbagai hal atau faktor Jumlah pemakaian bahan untuk produksi selalu berfluktuasi tidak dapat diramalkan secara tepat Keadaan dimana waktu pemesanan tidak menentu dan pemakaian bahan untuk proses produksi juga sangat berfluktuasi Ketiga keadaan tersebut dapat mengancam terjadinya kehabisan bahan digudang, oleh karena itu perlu ditanggulangi agar tidak terjadi kehabisan bahan dengan mengadakan cadangan penyelamat (safety stock)

Terjadinya stock out harus dihindarkan karena akan berakibat kepada Operasi produksi tidak efisien Hubungan dengan pasar (konsumen) terputus
Stock out dapat dihindarkan dengan : Pembelian bahan secara darurat Adanya cadangan penyelamat (safety stock)

Administrasi Pengelolaan Persediaan Bahan dan Barang Jadi

Pengawasan Internal Persediaan Bahan dan barang

Inventory : kekayaan yang dimiliki perusahaan Harus dikelola atas persediaan barangnya ditunjang kegiatan administrasinya dalam penerimaan dan pemakaian bahan yang memadai Pengawasan internal adalah kegiatan terpadu baik antarunit penyediaan bahan digudang, unit pemakaian bahan, unit keuangan yang keseluruhannya tidak terlepas dari struktur organisasi perusahaan Contoh : saldo administrasi digudang harus selalu dapat dicocokkan dengan saldo fisik, kemudian saldo administrasi dibuku gudang dicocokkan dengan buku ledger di bagian akuntansi

Organisasi Pengawasan
Struktur organisasi gudang merupakan bagian integral dari keseluruhan organisasi perusahaan, dengan adanya struktur organisasi pembagian dan tanggung jawab menjadi jelas, mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan Dalam hal pengawasan bahwa bahan baku yang diminta untuk keperluan produksi harus menggunakan dokumen permintaan bahan yang dikirim ke kepala gudang, lalu ditandatangani dan disetujui kemudian dokumen permintaan dikeluarkan dari gudang

TUGAS Buatlah prosedur kegiatan aliran dokumen dalam perusahaan (Bagian GudangProduksi-Akuntansi) Prosedur Administrasi Persediaan Jenis dokumen administrasi persediaan (logistik)

Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan 1. Mengisi formulir permintaan barang/FPB (Pihak manajemen membuat skedul produksi apabila skedul produksi telah disetujui bag. Produksi menyiapkan permintaan bahan/FPB 2. Mengirim FPB ke gudang dan kepala gudang mengecek dan menandatangani FPB untuk mengeluarkan bahan baku Bahan baku dikeluarkan dari gudang dengan catatan -. Bahan baku disertai copy FPB dikirim ke bag. Produksi yang meminta bahan -. Copy FPB (dengan nilai uangnya)dikirim ke bag. Akuntansi -. FPM asli ditahan digudang untuk dicatat dalam buku gudang

Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan 3. Bahan dan FPB dikirim ke unit peminta bahan : Copy FPB yang lain dikirim ke bag. Pembukuan untuk dicatat di ledger (buku besar) inventory mencatat bahan baku senilai yg tercantum dalam FPB tidak lagi berada di gudang tetapi berada diunit produksi untuk diproses 4. Copy FPB dikirim ke unit akuntansi dan bag. Akuntansi akan membuat jurnal berdasarkan FPB tersebut

Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan 5. Copy FPB dan bahan yang diminta unit produksi dicek oleh bag. Produksi apakah sesuai dengan FPB apabila ya petugas akan meneruskan agar diproses lebih lanjut dengan menyiapkan : a. Kartu kerja (KK) berisi nama petugas yg akan mengerjakan bahan tersebut dilengkapi pada mesin berapa dia akan proses dan berapa lama b. Menyiapkan kartu tenaga kerja (KTK) dikirim ke petugas yang ditunjuk untuk mengerjakan proses produksi c. Waktu kerja mesin : memuat mesin mana yang akan mengolah bahan dan berapa lama

Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan 6. Membuat Formulir transfer barang jadi : Apabila proses produksi selesai, barang jadi segera dikirim ke gudang barang jadi dengan menyiapkan formulir transfer barang jadi (FTJ) kemudian diterima digudang barang jadi, FTJ ditandatangani oleh kepala gudang setelah diperiksa baik mutu maupun jumlah barang lalu a. FTJ asli disimpan digudang untuk menjadi dasar pencatatan pada buku gudang barang jadi (BGBJ) b. Copy FTJ dikirim ke bag. Akuntansi untuk dibukukan di buku besar persediaan barang jadi (BBPJ)

Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan 7. Kegiatan di bag. Akuntansi -. Sehubungan dengan keg.(2), bag. Akuntansi telah mencatat biaya bahan berdasarkan copy FPB yang telah diterimanya -. Sehubungan dengan keg.(6), bag. Akuntansi mencatat persediaan barang jadi (berikut nilai biayanya) Dari dua kegiatan tersebut akhirnya bag. Akuntansi dapat menyiapkan pos persediaan untuk neraca (balance sheet) dan bahan HPP (Harga pokok produksi) untuk laporan laba rugi (income statement)

Kegiatan Aliran Dokumen dalam Perusahaan Dari Copy FPB yang diterima bag. Akuntansi kemudian dicatat di buku besar persediaan , unitproduksi yang membuat KK, KTK dan WKM kemudian dikirim ke bag. Akuntansi untuk dicatat dan dicocokan dengan dokumen lain misalnya : -. KTK yang memuat jam kerja dibandingkan dengan upah yang dibayarkan yakni aktual jam kerja dikalikan dengan standar upahnya (apakah standar lebih besar atau lebih kecil dari aktualnya, penyimpangan akan disesuaikan /Adjusted) -. WKM dicocokan dengan aktual jam kerja mesin -. Laporan barang jadi dicocokan dengan formulir transfer barang jadi (FTJ)

Dalam akuntansi biaya secara umum dilaksanakan hal-hal sbb : 1. Biaya bahan baku langsung (direct material cost) tercantum dalam FPB 2. Biaya tenaga kerja langsung (direct labor cost) tercantum dalam daftar upah 3. Biaya overhead manufaktur (semua biaya tidak langsung), tercantum di dalam bukti pembayaran lainnya

GAMBAR Siklus kegiatan antara Gudang-Produksi-Akuntansi

Prosedur Administrasi persediaan 1. Prosedur pembelian bahan dan administrasi keuangannya 2. Prosedur penerimaan bahan pesanan

Secara umum prosedur pembelian bahan baku mengikuti tahapan : 1. Rencana pembelian bahan baku dimulai dari adanya permintaan pembelian bahan dari bag. gudang persediaan atau dari unit produksi. Formulir permintaan pembelian dibuat rangkap 3 : -. Asli dikirim ke bag. Unit persedian -. Copy 1 disimpan sebagai arsip gudang -. Copy 2 diserahkan ke unit lain yang meminta bahan

Gambar Prosedur pembelian bahan dan administrasi keuangannya (219)

2. Bagian atau unit pembelian atas dasar permintaan pembelian bahan tersebut lalu membuat order pembelian (OP). Order pembelian ini dibuat rangkap 5 untuk maksud sbb: -. Asli dikirim ke pemasok berdasarkan tender -. Copy ke-1 untuk bag. Akuntansi sebagai informasi bahwa perusahaan sedang memesan bahan -. Copy ke-2 diserahkan untuk bag. Gudang sebagai informasi bahwa perusahaan sedang memesan barang -. Copy ke-3 diserahkan untuk bag. Yang meminta bahan sebagai informasi bahwa permintaannya sedang dipesan -. Copy ke-4 untuk arsip bagian pembelian itu sendiri

3. Prosedur penerimaan dan penyimpanan bahan : Bahan baku yang diterima dari pemasok (suplier) harus diperiksa terlebih dahulu secara seksama dan teliti. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menerima bahan pesanan sbb : -. Menerima surat pengantar pengiriman dan mencocokkannya dengan copy OP bahan yang disimpan sebelumnya dari unit pembelian -. Memeriksa keadaan bahan secara fisik (baik jumlah maupun mutunya) -. Menandatangani kolom tanda terima yang terdapat dalam faktur apabila segalanya cocok dan sesuai -. Memasukkan bahan ke gudang bahan baku -. Menyusun laporan penerimaan bahan yang kemudian dikirim ke unit lain. Antara lain ke bag. Keuangan untuk diproses pembayaran, bag. Akuntansi untuk dibukukan ke buku besar bahan

Gambar Prosedur penerimaan bahan pesanan (221)