TUGAS SIA

Kelompok 8

Filda Roberth (616030118105)

Firdaus Borrong (616030118026)

Margaretha Reski Sariayu (616030118014)

A. Bagan Alir

MULAI

Mengambil pesanan
pelanggan

Persetujuan kredit

Jika YA
melebi Tidak dapat
hi disetujui

TIDAK
Memeriksa
ketersediaan
persediaan

Jika YA Konfirmasi ke
persedi Pelanggan
aan
tidak

TIDAK
Pelangg
YA TIDAK
Merespon an ingin Pesanan DIbatalkan
permintaan tetap
pelanggan memesa

Mengambil dan
mengepak pesanan

Mengirim pesanan

Penagihan faktur

Pemeliharaan piutang Penerimaan SELESAI

Kas
B. Deskripsi Prosedur
1. Entri pesanan penjualan dimulai dari pelanggan. Terdiri dari empat langkah dalam proses
entri pesanan penjualan yaitu
 Mengambil pesanan pelanggan. Pesanan pelanggan dicatat oleh pegawai ke dalam
komputer. Namun, di masa IT ini perusahaan berusaha membuat sistem dimana
pelanggan diharapka memasukkan entri data sendiri. Dengan cara pembuatan skema
dimana pelanggan didorong untuk melengkapi sebuah formulir di situs perusahaan dan
cara kedua yaitu menggunakan electronic data interchange ( EDI ) untuk mengirimkan
pesanan secara elektonik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan
pesanan penjualan perusahaan
 Persetujuan kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi
pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal
untuk penjualan tidak dibutuhkan, sedangkan bagi pelanggan yang melebihi batas
kreditnya tidak dapat disetujui.
 Memeriksa ketersediaan persediaan. Mengecek apakah persediaan cukup untuk
memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut
kemudian akan membuat kartu pengambilan barang ( picking ticket ). Kartu
pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk
melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Jika persediaan tidak mencukupi
untuk pesanan maka akan di konfirmasikan kepada pelanggan apakah ingin tetap
memilih memesan ( misalnya jumlah pesanannya dikurangi, mengganti produk lain,
atau menunggu sampai barangnya ada ) atau tidak melanjutkan pesanan tersebut
( dibatalkan ).
 Merespon permintaan pelanggan . Dalam merespon permintaan pelanggan perusahaan
menggunakan software khusus yaitu sistem manajemen pelayanan pelanggan
(Customer Relationship Management – CMR). Sistem CRM bertujuan untuk
mempertahankan pelanggan dan mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan
yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
2. Pengiriman
 Mengambil dan mengepak pesanan. Kartu pengambilan barang yang dicetak dengan
entri pesanan penjualan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja
bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi
produk mana dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan.
 Mengirim pesanan. Setelah departemen membandingkan perhitungan fisik persediaan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah
yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke
bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Departemen pengiriman menyimpan
salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengonfirmasikan pengiriman
barang ke kurir. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan
 dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah
dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim.
3. Penagihan
 Penagihan faktur. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur
penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan
kemana harus mengirimkan pembayaran.
 Pemeliharaan piutang. Fungsi piutang usaha yaitu menggunakan informasi dalam
faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut
ketika pembayaran diterima.
4. Penerimaan kas. Ini merupakan proses terakhir dalam siklus pendapatan . dalam proses
ini yang dilakukan adalah menangani kiriman uang pelanggan kemudian menyimpannya
di Bank.

C. Ancaman dan Pengendalian

1. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid pengendalian : pengendalian integritas
pemotretan data, pembatasan akses ke data induk, dan tinjauan atas seluruh perubahan
terhadap data induk.

2. Pengungkapan yang tidak diotorisasu atas informasi sensitif, pengendalian :

pengendalian akses dan enkripsi.

3. Kehilangan atau penghancuran data, pengendalian : backup dan prosedur pemulihan

bencana.

4. Kinerja buruk, pengendalian : laporan manajerial

5. Pesanan yang tidak lengkap/tidak akurat, pengendalian : pengendalian akses ke data

entri data, pembatasan akses ke data induk.

6. Pesanan yang tidak valid, pengendalian : Tanda tangan digital atau tanda tangan
tertulis.

7. Piutang yang tidak tertagih, pengendalian : batas kredit, otorisasi sepsifik untuk
menyetujui penjualan kepada para pelanggan baru atau penjualan yang melebihi batas
kredit seorang pelanggan.
8. Kehabisan stok atau kelebihan persediaan, pengendalian : sistem pengendalian
persediaan perpetual, penggunaan kode batang (barcode) atau RFID, pelatihan,
perhitungan fisik persediaan secara periodik, prediksi penjualan dan laporan aktivitas.

9. Kehilangan pelanggan, pengendalian : sistem CRM, situs swadaya, dan evaluasi yang
tepat atas peringkat layanan ppelanggan.

10. memilih barang yang salah atau kuantitas yang salah pengendalian : teknologi kode
batang dan RFID, rekonsiliasi daftar pemilihan untuk detail pesanan penjualan.

11. pencurian persediaan, pengendalian : batas akses fiisik ke persediaan, dokumentasi

seluruh transfer persediaan, teknologi RFID dan kode batang, perhitungan fisik
persediaan secara periodik dan rekonsialiasi terhadap kuantitas tercatat.

12. kesalahan pengiriman (penundaan atau kegagalan untuk mengirim, kuantitas yang
salah, barang yang salah, alamat yang salah, duplikasi), pengendalian : rekonsiliasi
dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan, daftar pemilihan , dan slip pengepakan,
menggunakan sistem RFID untuk mengidentifikasi penundaan, entri data melalui
pemindai kode batang dan RFID, pengendalian edit entri data (jika data pengiriman
dimasukkan ke terminal), konfigurasi sistem ERP untuk mencegah pengiriman duplikat,

13. kegagalan untuk menagih, pengendalian : pemisahan fungsi penagihan dan

pengiriman, rekonsiliasi secara peirodik atas faktur dengan pesanan penjualan, kartu
pengembalian , dokumen pengiriman

14. kesalahan penagihan pengendalian : konfigurasi sitem untuk memsasukkan data harga
secara otomatis, pembatasan akses ke data induk harga, pengendalian edit entri
data,rekonsiliasi dokumen pengiriman kartu pengambilan bill of lading, daftar
pengepakan untuk pesanan penjualan.

15. kesalahan posting dalam piutang pengendalian : pengendalian entri data, rekonsiliasi
total batch, pengiriman laporan bulanan kepada para pelanggan, rekonsiliasi buku
pembantu piutang dibuku besar umum.

16. memo kredit yang tidak akurat atau tidak valid, pengendalian : pemisahan tugas
otoritasi memo kredit baik dari entri pesanan penjualan maupun pemeliharaan rekening
pelanggan, konfigurasi sistem, untuk memblokir memo kredit kecuali ada dokumentasi
yang sesuai dengan pengembalian barang, barang rusak atau otorisasi yang spesifik oleh
manajemen,
17. pencurian kas, pengendalian : pemisahan tugas-orang yang menandatangani setoran
pembayaran dari para pelanggan seharusnya tidak : a memposting pengiriman uang ke
rekening pelanggan
b. membuat atau mengotorisasi memo kredit
c. merekonsiliasi rekening bank, penggunaan EFT dan FEDI , dan peti uang (lock books)
untuk meminimalkan penanganan pembayaran pelanggan oleh pegawai, mendapatkan
dan menggunakan sebuah UPIC untuk menerima pembayaran EFT dan FEDI dari
pelanggan, segera setelah membuka surat, membuat daftar seluruh pembayaran
pelanggan yang diterima, persetujuan yang segera dan terbatas atas seluruh pengecekan
pelanggan, memiliki dua orang yang membuka seluruh surat yang mungkin berisi
pembayaran pelanggan,penggunaan mesin kasir, setoran harian dari seluruh penerima
kas.

18. masalah arus kas, penanganan : pengaturan peti uang, EFT,atau kartu kredit,diskon
atas pembayaran segera dari pelanggan, anggaran arus kas.