STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

LEGAL DEPARTMENT

PT DAYALIMA ABISATYA (DAYALIMA FAMILY)

A. MAKSUD DAN TUJUAN

Standard Operating Procedure (“SOP”) digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan proses
kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan Legal & Compliance Department, termasuk namun
tidak terbatas pada proses Review/Drafting Perjanjian Kerjasama (“PKS”), Legal Advice/Opinion,
Pendirian Badan Hukum dan Perizinan Perusahaan, Legal Research, dan Permintaan Dokumen
Legalitas, agar seluruh proses terdokumentasi baik dan sesuai dengan tata kelola perusahaan yang
baik.

B. RUANG LINGKUP

1. PROSES REVIEW/DRAFTING PKS.

Mencakup aktivitas pada proses pembuatan PKS atau dokumen Legal, mulai dari aktivitas
penawaran ke calon Pelanggan sampai dengan PKS ditandatangani oleh Para Pihak.

Alur Bisnis:

a. CAM/User melakukan penawaran kepada calon Pelanggan dengan mengirimkan Proposal

dan Surat Penawaran yang telah dibubuhi tandatangan yang berwenang, serta
melampirkan dokumen lain yang dibutuhkan terkait penawaran atau kerjasama.

b. Proposal yang dilampirkan ke Pelanggan/Vendor/Partner harus memuat HAKI

Perusahaan.

c. Dalam hal calon Pelangggan/Vendor/Partner setuju terhadap penawaran atau kerjasama,

CAM/User mengajukan permintaan Legalitas dari calon Pelanggan yaitu : SIUP, TDP, Akta
Pendirian + SK, Akta Perubahan Terakhir + SK, NPWP, Surat Kuasa (apabila diperlukan).

d. Atas permintaan dari CAM/User melalui email, PIC Legal akan membuat draft PKS dengan
melakukan pengecekan terhadap dokumen pendukung PKS & dokumen Legalitas calon
Pelanggan/Vendor/Partner yang disampaikan oleh CAM/User.

e. Parallel dengan proses pada huruf (d), Legal akan mengupdate request Pekerjaan baru
dalam system dengan memuat kolom: Nama Pelanggan/Vendor/Partner, Nama Project,
PIC CAM/User, Jangka Waktu Perjanjian, PIC Legal, Status Perjanjian, dan kolom
Keterangan.
 f. Dalam hal terdapat dokumen Legalitas calon Pelanggan/Vendor/Partner yang sudah
expired, maka calon Pelanggan/Vendor/Partner wajib mengisi draft Surat Pernyataan
yang telah disediakan oleh Legal DLA.

g. Dalam melakukan review/drafting PKS, PIC Legal wajib mencantumkan/menambahkan

klausul sebagai berikut apabila belum ditemukan dalam draft PKS, yaitu:

o Kerahasiaan;

o Hak Atas Kekayaan Intelektual;

o Anti Penyuapan.

h. Dalam hal PKS telah selesai di review/drafting oleh PIC Legal, maka draft PKS tersebut
akan di kirimkan kepada CAM/User untuk diteruskan kepada Pelanggan/Vendor/Partner.
Hal tersebut akan berlangsung sampai dengan PKS tersebut dapat difinalisasi.

i. Dalam hal draft PKS telah di finalisasi dengan Pelanggan/Vendor/Partner, maka Legal
akan menyiapkan draft PKS yang telah di print, dan Head of Legal membubuhkan paraf
tiap halaman, kemudian menyerahkannya kepada GA Department untuk di deliver
kepada Direksi, terkait penandatanganan PKS.

j. Dalam hal Pelanggan/Vendor/Partner adalah Pihak yang terlebih dahulu mengirimkan

hardcopy draft PKS, maka PIC Legal harus melakukan pengecekan kembali untuk
menyesuaikan hardcopy PKS sesuai dengan hasil finalisasi Para Pihak dan pemenuhan
ketentuan huruf (g) diatas, kemudian melanjutkan ke proses penandatangan
sebagaimana ditentukan dalam huruf (i) diatas.

k. Setelah draft PKS yang sudah ditandatangan oleh Para Pihak diterima oleh Legal, maka
Legal akan melakukan scan PKS dan mengirimkan scan tersebut kepada CAM/User untuk
di arsip juga oleh CAM/User, sedangkan draft PKS asli akan disimpan dalam arsip Legal.

l. Legal wajib selalu melakukan monitor terhadap PKS yang memerlukan perpanjangan,
perubahan dan/atau penambahan.

m. Dalam hal memerlukan perpanjangan, Legal akan memberikan notifikasi kepada

CAM/User paling lambat 1 (satu) bulan sebelum jangka waktu PKS berakhir.

2. LEGAL ADVICE/OPINION

Mencakup aktivitas pada proses pemberian Legal Advice/Opinion sampai diterima oleh User.

Alur Bisnis:

a. User mengajukan permintaan Advice/Opinion terhadap suatu topik atau permasalahan

kepada Legal melalui email.
 b. PIC Legal akan merespon berdasarkan skala prioritas dan tingkat urgensi.

c. Dalam hal memerlukan riset mendalam berdasarkan Peraturan atau visit ke Instansi
tertentu, maka Legal akan menginformasikan kepada User berserta dengan estimasi
waktu yang dibutuhkan.

d. Dalam proses penyampaian Advice/Opinion kepada User, PIC Legal akan

menyampaikannya dengan membalas email User, serta melampirkan Dasar Hukum yang
applicable dengan topik atau permasalahan terkait (apabila diperlukan).

3. PENDIRIAN BADAN HUKUM DAN PERIZINAN PERUSAHAAN

Mencakup aktivitas pada proses pendirian Badan Hukum serta penerbitan Perizinan
Perusahaan yang diperlukan.

Alur Bisnis:

a. Legal wajib untuk selalu update terhadap regulasi/perizinan baru yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis Perusahaan agar Perusahaan selalu memenuhi ketentuan yang telah
ditetapkan oleh Pemerintah.

b. Legal akan melakukan riset mendalam terhadap teknis pendirian Badan Hukum atau
penerbitan Perizinan Perusahaan dan Dasar Hukum yang diperlukan.

c. PIC Legal dapat berkonsultasi dengan Instansi terkait atau berkonsultasi dan bekerjasama
dengan Vendor (apabila diperlukan).

d. PIC Legal akan mengisi setiap formulir atau dokumen yang diperlukan dengan
bekerjasama dengan departemen lain dalam hal memerlukan advice/data dari
departemen tersebut.

e. Dalam hal pendirian Badan Hukum serta penerbitan Perizinan Perusahaan telah selesai,
maka PIC Legal wajib melakukan scan terhadap dokumen tersebut dan hardcopy wajib di
filling dengan aman dan rapi.

f. Legal wajibs melakukan monitoring terhadap seluruh Perizinan dan/atau dokumen Legal
yang memerlukan perpanjangan atau pembaharuan.

4. LEGAL RESEARCH

Mencakup aktivitas pada proses riset atas regulasi dan perizinan baru, atau permasalahan
yang dihadapi oleh Perusahaan.

Alur Bisnis:

a. Legal menerima permintaan Research melalui email, atau Legal dengan inisiatifnya
sendiri melakukan Research terhadap regulasi, perizinan baru, atau permasalahan yang
dihadapi Perusahaan.
 b. PIC Legal wajib melakukan riset mendalam terhadap Peraturan atau visit ke Instansi
terkait.

c. Dalam proses penyampaian Legal Research kepada User/Management, PIC Legal akan
menyampaikannya melalui email serta melampirkan Dasar Hukum yang applicable
dengan topik atau permasalahan terkait.

5. PERMINTAAN DOKUMEN LEGALITAS

Mencakup aktivitas pada proses pemberian Dokumen Legalitas dalam proses Bidding,
penawaran kerjasama, dan kebutuhan lainnya.

Alur Bisnis:

a. User mengajukan permintaan Dokumen kepada Legal melalui email.

b. User wajib memberikan list dokumen yang diperlukan serta alasan memerlukan
Dokumen terkait, dapat berupa Formulir Pendaftaran Bidding, Surat Konfirmasi
Kerjasama, dll.

c. PIC Legal akan menyiapkan Dokumen yang dimaksud dalam hal syarat permintaan
Dokumen telah diterima Legal secara lengkap.

d. PIC Legal akan menyampaikan Dokumen Legalitas melalui email balasan kepada User.
 SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)

LEGAL DEPARTMENT

PT DAYALIMA ABISATYA (DAYALIMA FAMILY)

No. Layanan Waktu Kerja T&C Pengguna

Layanan
1. Review Perjanjian 3 hari kerja Setelah semua dokumen All User
pendukung diterima secara
lengkap oleh Legal.

2. Drafting Perjanjian 3 hari kerja Setelah semua dokumen All User

pendukung diterima secara
lengkap oleh Legal.

3. Legal Advice/Opinion a. Realtime a. Realtime : diberikan pada All User

b. 3 sd. 5 hari waktu yang bersamaan
kerja dengan permintaan Legal
Advice/Opinion;
b. 3-5 Hari Kerja : dalam hal
diperlukan riset
mendalam atas Peraturan
PerUUan, atau
memerlukan kunjungan
ke instansi tertentu;

4. Pendirian Badan 30 sd. 60 hari Tergantung pada kesiapan Management

Hukum kalender berkas dan keputusan bulat
dari Management.

5. Pendaftaran Perizinan 1 sd. 30 hari Tergantung pada kesiapan User & Legal
kalender berkas, sistem pendaftaran,
dan juga SLA masing-masing
Instansi Pemerintah;

6. Legal Research 3 – 5 hari kerja Riset mendalam mendalam All User

atas Peraturan PerUUan, atau
memerlukan kunjungan ke
instansi tertentu;
7. Permintaan Dokumen 1 hari kerja Dokumen Legalitas/Tender di All User
Legalitas/Tender upload di sistem 365 dan user
yang membutuhkan dapat
mengunduh sesuai kebutuhan.