Petunjuk Umum:
1. Isikan Identitas Anda ke dalam Lembar Jawaban Ujian Nasional (LJUN) yang
tersedia dengan menggunakan pensil 2B sesuai petunjuk LJUN.
2. Hitamkan bulatan sesuai dengan Kode Soal dan Paket Soal pada LJUN.
3. Setiap butir soal mempunyai 5 (lima) pilihan jawaban.
4. Periksa dan bacalah soal-soal sebelum Anda menjawab.
5. Hitamkan bulatan pada satu pilihan jawaban yang paling tepat pada LJUN.
6. Laporkan kepada pengawas ujian apabila terdapat lembar soal yang kurang jelas,
rusak, atau tidak lengkap.
7. Tidak diijinkan menggunakan kalkulator, HP, atau alat bantu hitung lainnya.
8. Bila diperlukan, lembar soal dapat dicoret-coret.
9. Tidak ada pengurangan nilai pada jawaban yang salah.
10. Periksalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawas ujian.
2. Jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkomunikasi antar ruangan
dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien adalah ….
A. telepon
B. surat
C. radio
D. handphone
E. intercom
Pembahasan :
Media komunikasi kantor adalah sarana penyampaian informasi yang untuk mempermudah
dan memperlancar dalam kegiatan komunikasi kantor baik secara internal maupun eksternal.
Jenis-jenis media komunikasi lisan dan tulisan yang digunakan dalam dunia perkantoran adalah
sebagai berikut :
a. Intercom. Biasa juga dinamakan aiphone (hubungan didalam) adalah alat komunikasi yang
dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu
sendiri, dari satu unit ke unit yang lainnya atau dari satu ruangan ke ruangan yang lainnya.
b. Pesawat Telepon. Yaitu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar
kantor. Jenis-jenis komunikasi pesawat telepon, antara lain :
1) Pesawat tunggal, yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan telepon pribadi/telepon
rumah.
2) PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan
pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (komunikasi tidak langsung)
3) PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan
menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator
(komunikasi langsung).
c. Handphone. Pada prinsipnya sama dengan telepon biasa, hanya dalam hal ini bersifat
mobile (dapat dibawa kemana saja dan tidak terikat oleh tempat).
d. Sosial Media (SosMed). Sarana komunikasi lisan dengan menggunakan jaringan internet,
antara lain : Skype, BBM, LINE, WhatApp, Telegram, Twitter, Yahoo Msg, dll.
e. E-mail. Surat elektronik yang proses pengolahannya dan proses pendistribusiannya melalui
jaringan internet.
f. Faximile. Yaitu mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen/file yang
hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa gambar atau tulisan.
g. Teleconference. Terdiri dari 2 jenis yaitu :
1) Audioconference adalah alat komunikasi lisan kelompok pada 2 tempat yang berbeda
dan 1 orang dengan yang lainnya tidak bisa saling melihat.
2) Videoconference adalah alat komunikasi lisan kelompok yang dapat memungkinkan
saling berkomunikasi secara tatap muka melalui layar atau monitor.
Jawaban pilihan yang benar adalah : E
3. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan
sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan
agar si penelepon tidak kecewa?
A. bapak sedang sibuk tidak bias diganggu !
B. maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan ?
C. tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk !!
D. lain kali saja bapak telepon lagi !
E. maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi !
5. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang
memberikan tugas kepada masing-masing pegawai, hal ini berhubungan erat dengan
prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu….
A. pemusatan koordinasi
B. kekuasaan dan tanggung jawab
C. disiplin
D. kesatuan perintah
E. pembagian kerja
Pembahasan :
Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi adalah sebagai
berikut :
a. Prinsip Koordinasi. Yaitu usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar
tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas
kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari
tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik,
dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
b. Prinsip kekuasaan dan tanggung jawab. Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi
kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggung
jawabannya.
c. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai
seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula
memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
d. Prinsip Rentang Manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi
seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin
dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan
secara optimal.
e. Prinsip Pembagian Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian
tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan
pekerjaan pada suatu unit kerja.
f. Prinsip Tingkat Pengawasan. Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya
pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan
organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. (Sumber : Modul SMK “Prinsip-
Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran).
Jawaban pilihan : B
9. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jika ada pegawai yang tersengat listrik
adalah ….
A. matikan aliran listrik
B. berteriak minta tolong
C. berlari karena ketakutan
D. membantu dengan menarik korban
E. membiarkan karena kita juga takut
10. Jika Anda membuat laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yang paling
tepat adalah ….
A. MS Acces
B. MS Word
C. MS Powre Point
D. MS Publisher
E. MS Excel
11. Berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan kebutuhan barang
….
A. menyiapkan tempat penyimpanan, mengadakan pembelian, menyusun daftar
kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan
B. mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan
biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempat penyimpanan
C. menyusun daftar kebutuhan, menyusun rencana pengadaan,
menyusun kebutuhan biaya, mengadakan pembelian, menyiapkan
tempat penyimpanan
D. mengadakan pembelian, menyiapkan tempat penyimpanan, menyusun daftar
kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan,
E. menyusun daftar kebutuhan, mengadakan pembelian, menyusun kebutuhan
biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempat penyimpanan
12. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah ….
A. setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
B. bagian yang berputar diberi pelumas
C. diletakkan di tempat yang kering
D. kain penyaring dibersihkan dengan bensin
E. bila tidak dipergunakan ditutup
Pembahasan :
Cara pemeliharaan mesin penjilid (Binding Machine)
1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
Pilihan Jawaban : A
(Sumber : Modul BSE Kesekretarisan untuk SMK)
14. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihan kata
yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang ….
A. lengkap
B. sopan
C. jelas
D. menarik
E. Benar
Pembahasan :
15. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnya adalah
A. mengadakan pembelian
B. menyusun kebutuhan biaya
C. menyusun rencana pengadaan
D. menentukan tempat pembelian
E. menyiapkan tempat penyimpanan
Pembahasan :
Prosedur penyusunan daftar kebutuhan barang habis pakai :
a. menyusun daftar alat tulis yang disesuaikan dengan kebutuhan rencana kegiatan kantor
b. menyusun perkiraan biaya yang diperlukan dalam pengadaan barang tersebut setiap bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, semester atau
tahunan
(Sumber : Buku “Kompetensi Sekretaris Profesional)
16. Jika kita akan menggandakan dalam jumlah banyak dengan harga yang murah, maka
lebih baik menggunakan ….
A. printer
B. photokopi
C. mesin offset
D. stensil
E. risograph
Pembahasan :
Mesin pengganda dokumen adalah peralatan yang digunakan untuk memperbanyak atau
menggandakan sebuah dokumen sesuai dengan kebutuhan. Adapun jenis2 mesin yang
digunakan antara lain :
a. Fotocopy. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang paling banyak digunakan
pada saat ini. Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan
diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas dan bahan kimia (tinta) serta muatan listrik
statis yang menghasilkan salinan baru. Kemampuannya dapat mengganda dokumen 5-25
lembar/menit.
b. Stensil. Mesin ini merupakan mesin pengganda yang umum digunakan dikantor2 karena
ekonomis. Dpat mengganda dokumen diatas 100 lembar dalam waktu relatif. Akan tetapi
dokumen asli yang akan digandakan harus menggunakan kertas master (Stensil sheet).
Mesin stensil ada 3 macam : Mesin Stensil Manual, Mesin Stensil Elektrik dan Mesin
Stensil Elektronik.
c. Scanner. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang dapat mencopy dokumen
berupa gambar, foto sesuai dengan aslinya. Penggunaan mesin ini harus melalui perangkat
komputer.
d. Printer. Salah mesin pengganda dokumen yang saat ini juga banyak digunakan diberbagai
instansi baik pemerintah atau swasta.
e. Risograph. Mesin ini juga dinamakan mesin RISO, merupakan mesin perangkat untuk
mencetak dan menyalin/mengganda dokumen dengan kecepatan tinggi hingga mencapai
120 lbr/menit dan pengoperasiannya lebih/paling murah dari mesin2 pengganda lainnya.
(sumber : www.panicatcampus.blogspot.com)
Pilihan jawaban : E
17. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah ….
A. memisahkan antara surat dinas dan pribadi
B. mencatat surat ke dalam kartu kendali
C. menentukan kode klasifikasi dan indeks surat
D. mengambil kartu kendali i sebagai ganti buku agenda
E. menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepada pengarah
Pembahasan :
Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar (Mail Handling). Khususnya bagian
pencatat surat adalah sbb :
a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap
Inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang
dianggap penting.
b. Pemeriksaan lampiran.
c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine)yang merupakan stempel
agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel
agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan surat, nomor
agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas agenda.
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan
harian untuk surat masuk
Pilihan Jawaban : B
18. Untuk memastikan surat yang dikirim kepada pihak lain diterima dengan tepat dan tidak
salah alamat maka perlu dicatat dalam buku ….
A. verbal
B. agenda tunggal
C. klaper
D. ekspedisi ekstern
E. kartu kendali
19. Fasilitas yang berisikan informasi e-mail yang tidak diperlukan lagi, baik e-mail yang
telah anda kirim atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail anda adalah ….
A. trash
B. draft
C. spam
D. inbox
E. sent
Pembahasan :
Trash adalah icon dalam email yang berfungsi untuk mengetahui dokumen2/file yang sudah
tidak perlukan lagi....
20. Seorang dokter yang membuka usaha prakteknya akan sangat tepat jika dokter tersebut
memilih sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan ….
A. sistem wilayah
B. sistem tanggal
C. sistem nomor
D. sistem abjad
E. sistem pokok masalah
21. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/
plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat
bersifat sementara adalah ….
A. map
B. snelhecter
C. briefordner
D. portepel
E. map tanpa daun
22. Jika dalam sebuah daftar klasifikasi terdapat : 5 masalah utama, 10 submasalah dan 30
sub-submasalah maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah ….
A. 5 guide
B. 10 guide
C. 15 guide
D. 40 guide
E. 45 guide
Pembahasan :
Sistem pengarsipan dokumen berdasarkan subjek (Masalah) harus berpatokan pada daftar
klasifikasi MASALAH UTAMA – SUB MASALAH – SUB SUB MASALAH. Yang jadi
patokan adalah :
a. Jumlah laci yang digunakan harus berdasarkan pada jumlah MASALAH UTAMA di
dalam daftar klasifikasi. Jika MASALAH UTAMA ada 5, maka laci yang dibutuhkan 5
b. Jumlah guide berdasarkan SUB MASALAH yang ada di daftar klasifikasi, jika terdapat
10 sub masalah, maka guide yang dibutuhkan berjumlah 10 guide.
c. Jumlah folder, disesuaikan pada SUB-SUB MASALAH yang terdapat pada daftar
klasifikasi.
Jawaban pilihan : B
23. Jika dalam sebuah kegiatan wawancara, terdapat gangguan seperti rusaknya peralatan
perekaman dan listrik yang padam, maka hal yang paling tepat dilakukan adalah ….
A. mencatat hasil wawancara dengan lengkap
B. mencari kesempatan lain
C. tidak mencatat hasil wawancara
D. meminjam teman lain setelah selesai
E. mencatat hal-hal yang penting
24. Jika kita akan menggandakan dokumen dalam jumlah sedikit dan hasil yang baik dan
berwarna maka sebaiknya kita menggunakan ….
A. printer
B. stensil sheet
C. photokopi
D. risograph
E. cetak offset
25. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan sistem
penyimpanan yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah sistem ….
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. tanggal
E. pokok masalah
26. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberikan ijin untuk
meninggalkan negaranya untuk bepergian ke negara negara asing disebut ….
A. visa
B. fiscal
C. paspor
D. surat tugas
E. yellow card
27. Dalam menentukan informasi yang akan digunakan untuk melakukan perjalanan dinas,
yang harus diperhatikan adalah, kecuali ….
A. bertanggungjawab
B. berpengalaman
C. banyak kemudahan
D. terpercaya
E. banyak diskon
29. Rapat yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu persoalan atau masalah yang sedang
dihadapi oleh suatu organisasi adalah rapat ….
A. formal
B. terbuka
C. penjelasan
D. perundingan
E. pemecahan masalah
30. Dokumen rapat yang dapat dijadikan sebagai sarana pengingat jalannya rapat dan hasil
rapat itu sendiri disebut ….
A. risalah
B. undangan
C. laporan
D. notula
E. program kerja
31. Cara penyusunan notula dengan mencatat seluruh pembicaraan tanpa menghilangkan
atau menguruangi percakapan atau kejadian dalam rapat, merupakan cara penyusunan
….
A. laporan
B. notula harfiah
C. notula rangkuman
D. risalah
E. rangkuman
32. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait
dengan rapat tersebut. Cara yang dapat ditempuh dalam pendistribusian notula yang
tempatnya jauh adalah, kecuali ….
A. dikirim melalui jasa pos
B. dikirim melalui jasa paket
C. dikirim melalui e-mail
D. dikirim langsung
E. dikirim melalui jasa kurir
33. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system) adalah
metode dana….
A. bertambah
B. tetap
C. rata-rata
D. menurun
E. Tidak tetap
34. Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran suatu trasnsaksi adalah….
A. nota asli
B. copi nota
C. faktur asli
D. copi faktur
E. bukti memo
35. Bentuk penataan ruang rapat yang paling tepat untuk penyelenggaraan yang jumlah
pesertanya hanya jajaran direksi adalah ….
A. model kelas
B. model T
C. model terbuka
D. model V
E. model persegi panjang
36. Sebagai seorang sekretaris Anda diminta untuk menyusun semua pengeluaran yang
berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil. Salah satu metode pencatatan dana kas
kecil adalah dengan metode dana tetap artinya ….
A. dana kas kecil naik
B. dana kas kecil turun
C. dana kas kecil tetap
D. dana kas kecil berubah
E. dana kas kecil habis
37. Agar dokumen transaksi keuangan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat maka
penyimpanan dokumen tersebut menggunakan sistem ….
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. kronologis
E. pokok masalah
38. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor
sebaiknya kita ….
A. layani untuk berdebat
B. minta maaf saja sudah cukup
C. minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik
D. biarkan saja karena pelanggan tidak teliti
E. melayani dengan setengah hati
2. Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah
mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil,
maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah…....
a. Printer dotmatriks
b. Printer inkjet
c. Printer laser
d. Printer buble jet
e. Printer laser dan inkjet
Pembahasan :
a. Printer Dot Matrix merupakan printer yang menggunakan pita sebagai alat percetakan. Karena
menggunakan pita untuk menampilkan output ke kertas, hasil percetakan printer dengan dot
matrix agak kasar dan kurang bagus. Dengan menggunakan printer ini, cetakan dapat langsung
dirangkap dengan karbon. Sebab sistem pencetakannya masih menggunakan sistem ketukan.
Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun
tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan
ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang
tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis
ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per
second). Beberapa printer jenis ini berkecepatan 500 cps. Meskipun saat ini teknologi printer
sudah semakin canggih, namun printer dot matrix masih diproduksi. Sebab printer dot matrix
dapat digunakan untuk mencetak dokumen tembusan, yang biasanya digunakan untuk membuat
kwitansi, bon, dan dokumen keuangan lainnya. Printer jenis ini digunakan untuk membuat
naskah/dokumen berupa kertas stensil (stensil paper) yang akan digandakan menggunakan mesin
stensil.
3. Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah
dengan…........
a. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Attachment
b. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Draft
c. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Inbox
d. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Sent
e. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Trash
4. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih
pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi
menerapkan prinsip…......
a. pembagian kerja
b. pendelegasian wewenang
c. tingkat pengawasan
d. kesatuan perintah
e. koordinasi
Pembahasan :
Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi
sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam
pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik
itu secara fisik maupun non fisik.
5. Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan
keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah.......
a. Ms. Office Word
b. Ms. Office Excel
c. Ms. Office Power Point
d. Ms. Office Access
e. Ms. Office Publisher
6. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah ....
a. Undangan rapat
b. Daftar hadir peserta
c. Agenda rapat
d. Makalah
e. Notula rapat
7. Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta
yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut: (1) Dari
bandara Cengkareng langsung ke PT Sucofindo untuk menemui Direktur PT Sucofindo pada pukul
08.30, (2) Pertemuan dengan Kepala Dinas Perindustrian DKI Jakarta pada tanggal 5 Maret pukul
11.00 dilanjutkan makan siang, (3) Menjadi pembicara pada seminar nasional “Teknologi
Komunikasi” di Universitas Pembangunan Jaya pada tanggal 6 Maret pukul 10.00-14.00, (4)
Berangkat dari Yogyakarta pukul 06.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA. 235, (5)
Kembali ke Yogyakarta pukul 17.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA.245. Apabila
kegiatan di atas dibuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan, maka urutan yang tepat adalah...........
a. 1 – 2 – 3 – 4 – 5
8. Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah .......
a. SIM, KTP, akte kelahiran
b. akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian
c. curiculum vitae, C1, proposal
d. akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae
e. surat kelahiran, surat lamaran, check
9. Untuk penyelengaraan rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang tidak
termasuk syarat rapat yang baik adalah ..........
a. partisipasi aktif dari peserta
b. selalu dalam pengawasan pimpinan
c. perdebatan berdasarkan argumentasi
d. suasana terbuka
e. tidak ada monopoli
Pembahasan :
Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif,
berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat
berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak
otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat
berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap
peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi
bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu
mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik
secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa
arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas
10. Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan
dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin
dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah….......
a. menekan tombol star
b. menekan tombol numeric
Pembahasan :
Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy adalah sbb :
1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada
posisi yang tepat di tengah.
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF
11. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan data yang
menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data .......
a. Primer
b. Sekunder
c. Kontinue
d. Internal
e. Eksternal
Pembahasan :
Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk
dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data ada
beberapa jenis, antara lain :
1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,
antara lain :
a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan
keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder
3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif
4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur
12. ”If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer” maksudnya “apabila
pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan”. Oleh
karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan
pelanggan internal adalah…........
a. memperoleh pelayanan yang sesuai
b. pelayanan yang cepat dan tepat
c. mendapatkan pelayanan yang adil
d. mendapatkan pelayanan yang ramah
e. perlakuan terhadap pegawai secara adil
14. Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience.
Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah…....
a. Ms. Office Word
b. Ms. Office Excel
c. Ms. Office Power Point
d. Ms. Office Access
e. Ms. Office Publisher
15. Suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM, dalam
pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ........
a. Abjad
b. Masalah
c. Nomor
d. Kronologis
e. Geografis
16. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar
yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa
tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing,
retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang
akan diolah merupakan tahapan….........
a. orginating-recording
b. clasifiying
c. sorting
d. communicating
e. reproducing
Pembahasan :
Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb :
a. Orginating – Recording (Pencatatan) . Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan
data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau
formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data
yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa
kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.
17. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode
laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...........
a. 500 buah
b. 400 buah
c. 365 buah
d. 265 buah
e. 100 buah
18. Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula
adalah….......
a. Ditulis namanya
b. ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan
c. ditulis nama peserta yang bersangkutan
d. dibuat daftar hadir dan dilampirkan
e. ditulis jumlah dan nama peserta
19. Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat
adalah buku .........
a. Agenda
b. Verbal
c. Kleper
20. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu
atau pelanggan, yaitu….........
a. kontak mata secara langsung
b. tatapan mata bersahabat
c. tatapan mata kosong
d. tatapan mata disertai senyuman
e. tatapan mata berbinar
21. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak,
maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah….......
a. Risograph
b. Mesin stensil
c. Mesin fotokopi
d. scanner
e. mesin offset
22. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang
baik adalah .........
a. singkat, jelas, padat, berisi
b. jelas, lengkap, berbobot, sopan
c. jelas, lugas, menarik, sopan
d. singkat, padat, sopan, santun
e. jelas, bermakna, menarik, singkat
23. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang
harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu....
a. Segera menyampaikan permohonan maaf
b. Melayani pelanggan yang datang duluan
c. Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu
d. Mendengarkan keluhan pelanggan
e. Dimohon sabar untuk menunggu giliran
24. (1) membuat surat permohonan, (2) surat diserahkan ke bendahara, (3) didistribusikan kepada bagian
yang membutuhkan, (4) diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan
barang, (5) petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang, (6) meminta persetujuan
kepada pimpinan atau kepala, (7) apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk
melakukan pembelian, (8) sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji. Urutan prosedur
pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah…...........
Pembahasan :
Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah
pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb :
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang.
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
25. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang
tepat digunakan adalah….......
a. Stappler
b. Gunting
c. Shredder
d. Cutter
e. Snelhecter
26. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-
map file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah…...........
a. Lemari
b. Filing Cabinet
c. Laci kartu
d. Locker
e. Cabinet peraga
27. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat,
pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ..........
a. Lingkaran
b. Persegi empat
c. Huruf U
d. Workshop
e. Klasikal
28. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang
disediakan adalah ..........
a. 10000 buah
b. 1000 buah
c. 100 buah
d. 50 buah
e. 10 buah
Pembahasan :
Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang dalam
suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah
(Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder).
Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey :
000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN
500 Permintaan/Penawaran
510 Penawaran/promosi
520 Pesanan
520 Pesanan Rupa-rupa
521 Pesanan beras
522 Pesanan jagung
523 Pesanan gula
524 Pesanan Terigu
525 Pesanan Minyak
526 Pesanan Kedelai
527 Pesanan Kacang tanah
528 Pesanan Kacang Hijau
529 Pesanan Telur
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
29. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out
ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk
memenuhi kebutuhan..........
a. Praktis
b. Fisik
c. Emosional
d. Ekonomis
e. Psikis
30. K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan,
kesehatan dan keselamatan kerja adalah .............
a. setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan
pekerjaan
b. setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya
c. setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien
d. setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya
e. untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan
kerja
31. Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika pekerjaan atau
jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega. Hal yang tidak perlu
diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah…......
a. rambut panjang diikat atau disanggul
b. tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris
c. menggunakan make up secara sederhana
d. badan selalu bersih dan tampak segar
e. mengenakan pakaian sesuai selera
32. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan
prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah…..........
a. gedung, mesin fotocopy dan finger print
b. mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil
c. pensil, kertas dan tinta
d. gedung, ruangan dan peralatan
e. lukisan, jam dinding, kalender
33. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut
disebut system…..............
a. Imprest
b. Fluktuasi
c. Rutin
34. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi
adalah…........
a. menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan
b. membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
c. mempercepat perkembangan organisasi
d. memberikan pelayanan terhadap staf
e. memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif
35. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda
terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ..............
a. menyortir, membuka sampul , mengagenda
b. membuka sampul, mengagenda, mendisposisi
c. mengagenda, membaca isi, mendisposisi
d. menyortir, mengagenda, mendisposisi
e. membuka sampul, membaca surat, mengagenda
36. Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang
tepat digunakan adalah ..........
a. buku ekspedisi intern
b. stop map folio
c. lembar disposisi
d. map snelhecter
e. buku Ekspedisi ekstern
37. Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah
didasarkan pada banyaknya ..........
a. Masalah utama
b. Masalah pembantu
c. Masalah surat
d. Sub sub masalah
e. Perihal surat
38. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:...
a. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang
telepon
b. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan,
letakkan gagang telepon
c. Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju,
sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon
39. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk atau media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.......... Pernyataan tersebut merupakan pengertian
arsip dari .....
a. UU No. 34 tahun 2009
b. UU No. 1 tahun 1971
c. UU No. 23 Tahun 2014
d. UU No. 1 tahun 2009
e. UU No. 34 Tahun 2014
40. Prosedur untuk melakukan penyimpanan file/dokumen dengan sistem nomor adalah...
a. Memeriksa – mengindeks – mengkode – Menyortir – Menempatkan
b. Mengindeks – Memeriksa – Mengkode – Menyortir – Menempatkan
c. Menyortir – memeriksa – mengindeks – mengkode – menempatkan
d. Memeriksa – menyortir – Mengindeks – mengkode – menyimpan
e. Memeriksa – mengindeks – menyortir – mengkode – menyimpan
41. Suatu proses menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima pesan disebut............
a. Responsif
b. Feedback
c. Encoding
d. Decoding
e. Receiving
42. Melayani pelanggan usia lanjut perlu kesabaran dan perhatian yang lebih, karena pelanggan tipe
seperti ini memiliki ciri............
a. Menyukai hal-hal yang bersifat romantis dan memilih-milih barang
b. Sering menanya barang yang ketinggalan aman dan tidak mudah dirayu
c. Boros dan mudah terpengaruh bujukan pelayanan
d. Keinginan tidak konsisten dan boros
e. Tidak sabar dalam memilih barang dan mudah dirayu
43. Salah satu cara agar menimbulkan kesan positif dan menarik didepan kolega dan pelanggan adalah.....
a. Berpenampilan berbeda dengan pelanggan
b. Berpenampilan bersih dan rapi
c. Menggunakan baju dengan banyak asesoris
d. Berpenampilan lebih dengan bahan baju yang berkualitas tinggi
e. Berpenampilan trendi dengan memakai baju yang modenya sedang in
46. Untuk surat masuk yang memerlukan tindak lanjut, pimpinan menulis petunjuk/instruksi pada.......
a. Lembar Tunjuk Silang
b. Lembar Disposisi
c. Kartu Kendali
d. Surat pengantar
e. Buku Agenda
47. Untuk mempermudah dalam pelacakan kembali, maka penanganan dan pendistribusian surat atau
dokumen yang paling tepat menggunakan.........
a. Buku Korespondens
b. Buku registrasi
c. Kartu tunjuk silang
d. Lembar pengantar
e. Kartu kendali
48. Bentuk surat dengan ciri letak tanggal berada disebelah kanan, tanda tangan berada disebelah kanan,
dan alenia baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada paling bawah setelah tanda tangan adalah
bentuk ................
a. Block style
b. Indent Style
c. Full block Style
d. Semi block style
e. Official style
KAS (1000) + KENDARAAN (5000) + GEDUNG (10000) = HUTANG USAHA (12000) + MODAL
(4000)
a. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 1,000
b. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 5,000
c. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 10,000
d. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 16,000
e. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 11,000
16. Jika uang kas dalam perusahaan bertambah, sumbernya dapat berasal dari hal-hal sebagai berikut,
kecuali.......
a. Penambahan modal
b. Penambahan hutang
c. Penambahan aktiva produktif
d. Penerimaan pendapatan
e. Pembayaran piutang
17. Perusahaan membeli kendaraan untuk digunakan dalam kegiatan usaha dengan harga Rp.5,000,000.
Pengaruh dari transaksi ini adalah............
a. Kekayaan bertambah Rp. 5,000,000
b. Modal berkurang Rp. 5,000,000
c. Sumber pembelanjaan bertambah Rp. 5,000,000
d. Kas bertambah Rp. 5,000,000
e. Hutang bertambah Rp. 5,000,000
18. Laporan tentang kinerja keuangan yang berisi perbandingan pendapatan yang diterima dengan beban
yang dikeluarkan, adalah laporan .........
a. konsumen d. produsen
b. pelanggan e. pengusaha
c. pembeli
Pembahasan :
konsumen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghabiskan atau memanfaatkan barang dan
jasa. Sedangkan produsen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghasilkan atau menciptakan
barang dan jasa, sehingga kedua pihak tersebut dapat melakukan kegiatan ekonomi.
Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan
menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus.
3. Berikut ini bukan adalah merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan file,
kecuali.....
a. Mouse c. CD-ROM e. Monitor
b. Hard disk d. DVD player
Pembahasan :
Pengertian perangkat keras komputer dan fungsi-fungsinya. Menurut wikipedia perangkat keras komputer
atau hardware adalah perangkat pada komputer yang berbentuk fisik (dapat disentuh).
Antara lain :
1. Input Device : Perangkat input atau masukan
2. Process Device : Perangkat yang menjalankan proses sistem komputer
3. Output Device : Perangkat output / keluaran, menghubungkan sistem keluar
4. Storage Device : Perangkat untuk menyimpan
Ad. 1. Input Device : Input device merupakan perangkat komputer yang memiliki fungsi sebagai input
atau masukan, baik itu perintah maupun koneksi kedalam sistem komputer. Antara lain :
Keyboard : berfungsi untuk mengetik huruf an angka serta perintah pada komputer
Mouse : berfungsi untuk menjalankan perintah klik kiri dan klik kanan, menggerakkan pointer,
serta menjalankan perintah dengan klik
Touchpad : Touchpad berfungsi layaknya mouse, touchpad ini biasanya sebagai pengganti
mouse dan biasa di jumpai pada laptop.
Masih banyak lagi perangkat lainya seperti joystik, scanner, voice recognizer, dan lain-lain.
Ad. 2. Process Device : Perangkat ini merupakan perangkat yang berhubungan dengan fungsi pemrosesan
dalam komputer itu sendiri. Antara lain :
CPU / Processor : merupakan singkatan dari central processing unit atau yang juga dikenal
dengan istilah processor adalah bagian terpenting yang menjalankan sistem komputer. Bisa di
ibaratkan sebagai otak pada komputer.
Memori / RAM (random access Memory) : Memori merupakan perangkat yang menyimpan
proses kinerja komputer untuk sementara. Sehingga membuat pengaksesan data yang sama lebih
cepat. Maka dari itu RAM besar berpegaruh pada kecepatan komputer.
Motherboard : Merupakan perangkat yang menghubungkan perangkat keras komputer antara
satu dan yang lain.
VGA Card (Video Graphic Array) : Biasa juga disebut kartu grafis yang berfungsi untuk
Ad. 3. Output Device : Output device merupakan perangkat komputer yang memberikan output/keluaran,
baik berupa tampilan visual, suara, maupun tampilan cetak, dan lain sebagainya. Antara lain :
Monitor/ Lcd Monitor : berfungsi untuk menampilkan proses komputer dalam bentuk visual/
gambar
Speaker : befungsi untuk mengeluarkan suara dari komputer
Printer : untuk mencetak pada media kertas, dan sebagainya
Ad. 4. Output Device : Perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai media penyimpanan untuk
menyimpan data-data komputer.
Hardisk : Perangkat penyimpanan utama pada komputer, biasanya tampil di komputer dengan
sebutad Drive :C, Drive D, dan seterusnya. Tergantung pembagian partisinya.
Floppy Disk : Biasa dikenal dengan sebutan disket, merupakan penyimpanan luar pertama, sangat
populer semasa sitem DOS, lotus123, sistem komputer jaman dulu. Sekarang sudah jarang dijumpai
dan mulai tergantikan oleh CD/DVD dan Flashdisk.
CD/DVD : Penyimpanan ekternal berbentuk piringan yang bisa menyimpan data.
Flashdisk : Perangkat penyimpanan eksternal yang saatini paling banyak digunakan karena bisa
menyimpan dan menghapus data
4. Unsur-unsur penunjang terhadap adanya jiwa raga dan lingkungan kerja yang sehat disebut...
a. Keamanan kerja
b. Keselamatan kerja
c. Kesehatan kerja
d. Produktivitas kerja
e. Beban kerja
7. Ruang kerja yang memenuhi standar SSLK ( Syarat-syarat Lingkungan Kerja ) adalah ….
a. Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik
b. Lampu penerangan cukup memadai
c. Adanya prosedur kerja dan aturan kerja
d. Tempat kerja harus steril dari debu
e. Semua jawaban benar
Pembahasan :
Syarat-syarat Lingkungan Kerja sebagai berikut :
1) Tempat kerja yang stril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan
bising lainnya
2) Tempat kerja yang aman dari sengatan arus listrik
3) Lampu penerangan yang ukup memadai
4) Adanya aturan atau peraturan keprilakuan.
8. Berikut bukan merupakan keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan alat-
alat komunikasi adalah....
a. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien
b. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
c. Meningkatkan produktivitas kerja
d. Menambah pengeluaran
e. Mempercepat proses pekerjaan
9. Apabila penelepon bersedia menunggu dan atasan bersedia berbicara dengan penelepon
maka sebelum disambungkan kepada atasan, pernyataan yang tepat untuk disampaikan
kepada penelepon adalah....
a. “Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu...”
b. “Ini Bapak/Ibu....”
c. “Silakan berbicara dengan Bapak/Ibu....”
d. “Karena sudah menunggu, ini Bapak/Ibu.....”
e. “Terima kasih, Bapak/Ibu telah bersedia menunggu. Sekarang, Bapak/Ibu dapat
berbicara dengan Bapak/Ibu....”
10. Sesuatu yang membahas apa yang sopan dan pantas disebut....
a. Protokol
b. Media informasi
c. Komunikator
d. Etika
11. Pernyataan yang sesuai untuk disampaikan ketika mengakhiri pembicaraan di telepon adalah....
a. “Terima kasih. Selamat siang.”
b. “Udahan dulu, yah.”
c. “Sampai disini dulu ya, besok disambung lagi.”
d. “Sampai jumpa.”
e. “See you next time.”
12. Berikut bukan merupakan percakapan atau panggilan telepon yang bernada mengancam atau
mencurigakan adalah....
a. Memakai bahasa informal kepada orang yang belum akrab/asing
b. Tidak bersedia menyebutkan identitas diri
c. Berbicara dengan nada tinggi dan tidak sabar dengan kecenderungan kasar
d. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat dan tidak masuk akal
e. Menyebutkan identitas pada awal menelepon
13. Kegiatan yang berhubungan dengan tulis menulis, mengetik, kearsipan, surat menyurat
terbatas kegiatan kantor adalah pengertian administrasi …….
a. Menurut Kamus Administrasi
b. Dalam arti sempit
c. Dalam arti luas
d. Dari proses
e. Dalam arti statis
Pembahasan :
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan administrasi ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerjasama dalam rangka
pencapaian tujuan.
14. Dibawah ini yang termasuk fasilitas pembuatan presentasi baru adalah ...
15. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi
yang tidak dikenal adalah.....
a. Inbox
b. Drafs
c. Sent
d. Trash
e. Spam
16. Jika pada tanggal 11 Agustus 2010 anda menerima surat yang dikirim 3 (tiga) hari yang lalu
maka tanggal surat yang dicatat pada buku agenda adalah.....
a. 9 Agustus 2010
b. 10 Agustus 2010
c. 11 Agustus 2010
d. 12 Agustus 2010
e. 13 Agustus 2010
17. Anda menjadi sekretaris PT Agung Jaya yang bergerak dibidang textil, pada saat ini
menerima surat pesanan dari PT Alam Raya, jika surat tersebut disimpan dengan
menggunakan sistem abjad, maka akan disimpan pada folder berkode.....
a. Ag b. Aj c. Al
d. Ar e. Pt
Pembahasan :
Pengurusan arsip dengan sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan berdasarkan pada abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama
korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan
dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing
system).
Dalam menetapkan prosedur penyimpanan dan penemuan arsip, terlebih dahulu adalah menetapkan
indeks dan memberi kode pada arsip. Berikut peraturan mengindeks untuk nama orang dan nama
perusahaan atau lembaga.
Peraturan Mengindeks nama orang
1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
18. Apabila suatu kantor sistem penyimpanan dokumen menggunakan sistem tanggal, maka
jumlah folder minimal yang harus disediakan kantor tersebut sebanyak....
a. 12 buah
b. 36 buah
c. 365 buah
d. 376 buah
e. 400 buah
Pembahasan :
Apabila laci penyimpanan tahun 2000 dibuka, maka terlihat isi laci adalah lembar petunjuk (Guide)
dengan judul nama bulan. Di belakang lembar petunjuk diletakkan map atau folder yang diberi tanda
tanggal (jumlah map sesuai umur bulan). Untuk arsip surat keluar tertanggal 1 Mei 2001, disimpan di
belakang lembar petunjuk (Guide) bulan Mei diletakkan di map tanggal 1. Demikian pula, arsip surat
masuk tertanggal 2 Mei 2001 dan diterima pada tanggal 2 Mei 2001, disimpan di belakang lembar
petunjuk bulan Mei dan selanjutnya dimasukkan di map tanggal 2 Mei. Sedangkan surat masuk tertanggal
30 April 2001 dan diterima pada tanggal 5 Mei 2001, arsipnya disimpan di belakang lembar petunjuk
bulan Mei dan disimpan di map tanggal 5 Mei. Jadi, Surat keluar arsipnya disimpan sesuai tanggal surat
dan surat masuk arsipnya disimpan sesuai tanggal penerimaan surat
Panjang 33 – 35 Cm
Tinggi 23 – 24 Cm
Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti
ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau
kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri)
9. Kartu Kendali. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada
kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:
Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam
surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi
adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang
terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman
suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas
20. Mesin yang digunakan untuk memperbanyak naskah atau dokumen adalah.......
a. mesin pengganda
b. mesin penjilid
c. mesin transcriber
22. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan
meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah....
a. Ingkar janji
b. Produk yang kurang baik
c. Pelayanan yang kurang memuaskan
d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
e. Membebaskan pelanggan
Pembahasan :
Dalam upaya mempertahankan loyalitas pelanggan terhadap organisasi atau perusahaan, maka perusahaan
wajib mengembangkan pola layanan terbaik, antara lain dengan cara sbb :
1. Memperhatikan perkembangan kebutuhan dan keinginan pelanggan dari waktu ke waktu,
untuk kemudahan mengantisipasinya;
2. Berupaya memberikan pelayanan terbaik dan menyediakan kebutuhan pelanggan sesuai
dengan kebutuhan dan keinginan atau lebih dari yang diharapkan; dan
3. Memperlakukan pelanggan dengan pola layanan terbaik.
23. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses
komunikasi disebut….
a. Komunikan
b. Perantara e. Feedback
c. Komunikator
d. Media
Pembahasan :
Komunikasi akan berlangsung dengan baik jika terdapat elemen-elemen yang mendukung proses
komunikasi, antara lain meliputi :
a) Pengirim/komunikator (sender/encoder) yaitu pihak yang pesan kepada pihak lainnya.
b) Penulisan dalam bentuk sandi (encoding), yaitu suatu proses penyebaran dalam bentuk
simbol atau kode/sandi.
c) Pesan (message), yaitu serangkaian simbol-simbol yang disampaikan pengirim.
d) Media, yaitu suatu alat bantu atau saluran untuk menyampaikan pesan.
e) Penerima/komunikan (receiver/decoder), yaitu pihak yang menerima pesan dari komunikator.
f) Pembacaan sandi (decoding), yaitu suatu proses pengartian atau menterjemahkan simbol-
simbol oleh pihak penerima pesan.
g) Tanggapan (response), yaitu serangkaian reaksi dari pihak penerima atas pesan-pesan yang
disampaikan kepadanya.
h) Umpan balik (feedback), yaitu respons penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan.
25. Rancangan jumlah penerima dokumen adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam
langkah-langkah penentuan kebutuhan dokumen. Untuk menentukan jumlah penerima
dokumen langkah pertama yang harus dilakukan adalah...
a. Hitung jumlah lembar yang akan dicetak
b. Menentukan siapa saja yang akan menerima dokumen
c. Tulis nama dan alamat penerima
d. Input data dengan sistem mail merge pada computer
e. Cetak dan gandakan
26. Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak
komunikator kepada komunikan melalui lisan atau tulisan disebut...
a. Komunikasi verbal
b. Komunikasi satu arah
c. Komunikasi linier
d. Komunikasi non verbal
e. One way communication
Pembahasan :
Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan agar terjalin saling
kesepahaman. Berdasarkan pada media yang digunakan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan
cara :
1. Komunikasi verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui lisan dan
tulisan.
2. Komunikasi non verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui tidak
dengan tulisan dan lisan, melainkan melalui Gerak Tubuh (body motion), pakaian, karakter
fisik, kebiasaan menyentuh (touching behavior), proksemik, paralinguistik, artifak, faktor
lingkungan.
3. Komunikasi linear adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan, baik
berupa komunikasi yang dilakukan secara tatap muka maupun komunikasi yang dilakukan
melalui media tertentu.
29. Mesin pengganda dokumen yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan
biaya lebih murah adalah mesin....
a. Cetak
b. Risograph
c. Stensil
d. Faximile
e. Foto copy
30. Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor disebut
a. Dokumen dinamis
b. Dokumen statis
c. Dokumen inaktif
d. Dokumen niaga
e. Dokumen pribadi
Pembahasan :
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka
atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kertas (kartu, formulir) kertas film, atau media komputer (MMC, HD, Flash Disk dan
cakram (CD).
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 golongan :
a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah
semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik pemerintah maupun swasta karena
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi.
b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau penyelenggaraan sehari-hari kegiatan
adminstrasi negara. Dan arsip statis adalah arsip yang disimpan disuatu lembaga arsip
(ARNAS)
31. Bentuk surat menurut internasional style, dengan ciri letak tanggal serta tanda tangan berada
di sebelah kanan dan alinea baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada di paling bawah
setelah tanda tangan adalah bentuk….
a. Official style
b. Block style
c. Semi block style
d. Hanging paragraph style
e. Indented style
32. Dalam pola baru sistem kearsipan, surat masuk / keluar yang tergolong penting di catat
dalam ....
a. Kartu indek
b. Kartu kendali
c. Buku ekspedisi
d. Lembar pengantar
e. Lembar disposisi
Pembahasan :
Sistem kartu kendali adalah pola kearsipan modern pengganti dari sistem buku agenda dan sistem tata
naskah. Prosedur pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali akan mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali warkat atau surat. Sebab dengan sistem ini, warkat-warkat yang
disimpan sudah dilampiri oleh kartu yang digunakan sebagai petunjuk dalam pengelolaan surat.
33. Apabila sebuah perusahaan mempunyai lingkup arsipnya meliputi wilayah yang luas atau
mempunyai penekanan pada wilayah dalam penyimpanan arsipnya, maka system kearsipan
yang cocok adalah…
a. Sistem geograpis
b. Sistem kronologis
c. Sistem abjad
d. Sistem dewey
e. Sistem subjek
Pembahasan :
Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, yaitu :
a) Sistem Kearsipan berdasarkan Abjad merupakan prosedur penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan
nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
b) Sistem kearsipan berdasarkan Geografis merupakan Filing sistem penyimpanan dokumen,
berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat
34. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang disebabkan oleh
peminjam yang tidak tertib administrasi, maka petugas kearsipan harus menyediakan formulir
khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, formulir tersebut dinamakan…….
a. Kartu indeks
b. Out slip
c. Routing slip
d. Lembar tunjuk silang
e. Lembar disposisi
35. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya
serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan arsip, yaitu….
a. Out slip
b. Jadwal retensi
c. Tunjuk silang
d. Kartu kendali
e. Disposisi
Pembahasan :
a. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu
penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
b. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada
tempat yang ditujukan.
36. Rapat yang dilakukan sewaktu – waktu, jika hanya ingin membahas suatu masalah saja
disebut....
a. Rapat berkala
b. Rapat insidental
c. Rapat koordinasi
d. Rapat Umum
37. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain dan selalu
menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut....
a. Tipe pemberi informasi
b. Tipe inisiatif
c. Tipe pendengar
d. Tipe penyerang
e. Tipe pemersatu
38. surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah....
39. Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-
barang perlengkapan yang dimiliki /dikuasai/diurus, baik yang diadakan melalui
anggaran belanja pembangunan maupun sebagai hasil usaha pembuatan sendiri disebut...
SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran
a. Pemeliharaan perlengkapan
b. Pengadaan perlengkapan
c. Inventarisasi perlengkapan
d. Penyimpanan perlengkapan
e. Pendaftaran perlengkapan
Pembahasan :
Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan
Barang Milik Negara/Daerah.
40. Dalam pengelolaan dana kas kecil ada dua metode, yaitu ………………………………
a. Metode dana tetap dan imprest fund system
b. Metode dana tidak tetap metode fluktuasi
c. Metode imprest dan metode fluktuasi
d. Metode dana tidak tetap dan metode kas kecil
e. Metode dana tetap dan metode kas kecil