PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN

KELAS XII / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

Siti Hardiati Rukmana

120412403003

PROGRAM STUDI
S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
 KATA PENGANTAR

Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga
saya dapat menyelesaikan contoh perangkat pembelajaran ini. Contoh perangkat ini
dibuat dengan maksud dapat dijadikan sebagai contoh/rujukan dalam pembuatan RPP
pada saat PPL keguruan khususnya untuk program studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran selain itu juga sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Pengembangan Media
Pembelajaran ADP berbasis TIK.
Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-
teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui
kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik. Hasil
belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar
psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil
belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP
dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,
psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LKS dan Kunci LK , LP-1: Penilaian
Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan
Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi
calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga
memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan
keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan
perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

1
 Daftar Isi

halaman
Kata Pengantar 1
Daftar Isi 2

Silabus 3
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 6
LKS 1 13
Kunci Jawaban LKS 1 15
LKS 2 16
Kunci Jawaban LKS 2 18
LKS 3 20
Kunci Jawaban LKS 3 22
LP-1: Penilaian Produk 24
Kunci Jawaban LP-1 25
LP-2: Asesmen Kinerja Proses 31
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 32
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 33
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 34

2
 SILABUS
Nama Sekolah : SMK Negeri I Malang
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Administrasi Perkantoran
Kelas/ Semester : XII / I
Alokasi Waktu : 8 x 45 menit
Standar kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penilaian Alo-
Materi Indikator Pencapaian Sumber
Kegiatan pembelajaran kasi
Pembelajaran Kompetensi Bentuk Contoh Belajar
Teknik Waktu
Instrumen Instrumen

1. Pemahaman konsep
Menentukan
sistem kearsipan dan
Sistem
kriteria sistem
Kearsipan
kearsipan yang efektif
2. Asas Kearsipan
3. Prosedur penyimpanan
arsip
4. Sistem penyimpanan
arsip
5. Prosedur penemuan
kembali arsip
Kognitif : Tes Tes Tulis LP-1: Produk 8 x 45’ 1. LK 1 : Konsep
Produk sistem subjek dan
1. Memahami sistem kearsipan kronologis
2. Memahami kriteria sistem
kearsipan yang efektif 2. LK 2 : Prosedur
3. Memahami 3 Asas Kearsipan penyimpanan dan
4. Memahami Prosedur penyimpanan penemuan kembali
arsip yang baik. arsip (sistem subjek
5. Memahami 5 sistem penyimpanan dan kronologis)
arsip.
3. LK 3 : Perbedaan
6. Memahami prosedur penemuan
sistem subjek dan
kembali arsip dengan cepat dan
kronologis
tepat.

4. Kunci LK 1, 2, 3

5. LP 1: Produk
3
Proses Tes Asesmen LP-2: Proses
Melaksanakan praktek prosedur Kinerja 6. LP 2: Proses
penyimpanan arsip secara sistematis Proses
untuk efisiensi penyimpanan arsip dan 7. LP 3: Psikomotor
penemuan kembali arsip pada saat
arsip tersebut dibutuhkan. 8. LP 4: Pengamatan
Perilaku
Berkarakter
Psikomotor : Tes Assesmen LP-3:
Mempraktekkan langkah-langkah Kinerja Psikomotor 9. LP 5: Pengamatan
penyimpanan arsip secara sistematis Psikomotor Keterampilan
yang meliputi kegiatan mengindeks, Sosial
memberi kode, menyortir,
mengurutkan dan menyimpan. 10. Silabus

11. Modul
Afektif :
Karakter Pengamatan Pengamatan LP-4:
1. Teliti, cermat, tekun, cekatan, rapi perilaku Pengamatan
2. Jujur, loyal, kreatif-inovatif berkarakter perilaku
3. Disiplin berkarakter
4. Dapat dipercaya, menyimpanan
rahasia

4
Keterampilan Sosial Pengamatan Pengamatan LP-5:
Kreatif, menyumbang ide atau Keterampilan Pengamatan
berpendapat, mampu menjaga rahasia, Sosial Keterampilan
melayani permintaan penemuan Sosial
kembali arsip, dan berperan aktif
dalam proses penanganan dan
penemuan kembali arsip.

5
 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
Satuan Pendidikan : SMK Negeri I Malang
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : Kelas XII / Semester I
Materi Pembelajaran : Menentukan Sistem Kearsipan
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

II. Kompetensi Dasar : Menentukan Sistem Kearsipan
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk :
a) Memahami Prosedur penyimpanan arsip yang baik.
b) Memahami sistem penyimpanan arsip (Sistem Subjek dan Kronologis)
c) Memahami prosedur penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

2. Proses:
Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk
efisiensi penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip saat arsip tersebut
dibutuhkan yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
a) mengindeks,
b) memberi kode,
c) menyortir,
d) mengurutkan dan
e) menyimpan.

B. Psikomotor
Mempraktekkan langkah-langkah penyimpanan arsip secara sistematis yang
meliputi kegiatan mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan dan
menyimpan.

6
C. Afektif
1. Mengembangkan sikap berkarakter arsiparis, meliputi :
a) Teliti, cermat, tekun, cekatan, rapi
b) Jujur, loyal, kreatif
c) Disiplin
d) Dapat dipercaya,
e) Dapat menyimpanan rahasia
f) Kreatif-inovatif
2. Keterampilan sosial:
a) Berkomunikasi
b) Bekerjasama
c) Melayani

IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif
1. Produk
a) Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip dengan
mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan
kunci jawaban.
b) Siswa dapat mendeskripsikan sistem penyimpanan arsip dengan
mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci
jawaban
c) Siswa dapat menjelaskan prosedur penemuan kembali arsip secara cepat
dan tepat dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : produk
sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses
Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara,
sehingga siswa dapat melakukan prosedur penyimpanan arsip dengan langkah-
langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2.
Proses meliputi:
a) mengindeks,
b) memberi kode,
c) menyortir,
d) mengurutkan dan

7
 e) menyimpan.

B. Psikomotor
Disediakan warkat dan peralatan pengarsipan meliputi: alat tulis, paper klip,
map, perforator, dan stapler. Siswa dapat melakukan proses penyimpanan arsip sesuai
prosedur penyimpanan dengan cepat dan tepat. Siswa melaksanakan tugas ini sesuai
dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif
1. Karakter :
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai
membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, cermat,
tekun, cekatan, rapi, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat
menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku
berkarakter.
2. Keterampilan sosial :
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai
membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial dalam
menyumbang ide atau berpendapat, mampu menjaga rahasia, melayani permintaan
penemuan kembali arsip, dan berperan aktif dalam proses penanganan dan
penemuan kembali arsip sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran : Tugas proyek berupa simulasi penanganan arsip
dikombinasikan dengan inquiry.

VI. Bahan
- Lembar Kerja 1, 2, 3

8
 VII. Alat dan Media
1. Alat terdiri dari :
 10 (sepuluh) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 sampai
dengan 15 surat,
 Alat Tulis Kantor (ATK),
 Peralatan penyimpanan arsip,
 LCD dan Laptop
2. Media terdiri dari Slide tentang :
 Sistem Subjek dan Kronologis
 Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Sistem Subjek dan
Kronologis)

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan
Penilaian oleh
Kegiatan Pengamat

1 2 3 4
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor,
keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian
system kearsipan, kreteria system kearsipan yang efektif, prosedur
penyimpanan arsip, dan metode-metode penyimpanan arsip .

Guru meminta siswa untuk menyampaikan tentang surat apasaja yang

biasanya masuk dalam sebuah organisasi. Semua siswa menyebutkan jenis
surat masuk dalam perusahaan sesuai pengetahuan mereka.
2. Guru menunjukkan contoh surat-surat masuk yang ada dalam perusahaan
dilanjutkan dengan penelaahan perihal dan tanggal surat. Guru
menghubungkan perihal-perihal dan tanggal surat tersebut dengan
pengelolaan arsip sistem subjek dan kronologis.

9
 B. Inti
Penilaian oleh
Kegiatan Pengamat
1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan pengertian, daftar klasifikasi subjek, macam alat
bantu dan perlengkapan kearsipan sistem subjek dan kronologis. (Fase 1
MPK)
b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, daftar klasifikasi subjek,
macam alat bantu dan perlengkapan kearsipan sistem subjek dan
kronologis. Guru membagikan satu LKS 1 tiap Kelompok . (Fase 2 MPK)
c. Siswa mendiskusikan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip
sistem subjek dan kronologis. (Fase 3 MPK)
d. Guru menginformasikan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali
arsip sistem subjek dan kronologis. Guru membagikan LKS 2 dan siswa
mengisi LKS yang telah diberikan.
e. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan prosedur
penataan arsip yang efektif, berupa sekumpulan warkat acak
f. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengelolaan arsip mulai dari
mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan, dan menyimpan
arsip dengan sistem subjek dan kronologis dengan benar. (Fase 4 MPK)
g. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan
cara meminta siswa menunjukkan hasil pengelolaan arsip.
Penggalan 2
a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap
kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mendiskusikan kelebihan dan
kekurangan masing-masing sistem dan organisasi yang bagaimanakah
yang cocok untuk penggunaan masing-masing sistem tersebut.
b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang kelebihan dan kelemahan
serta jenis organisasi yang cocok menggunakan masing-masing sistem
tersebut. (Fase 4 MPK)
c. Salah satu kelompok mempresentasikan hasil diskusinya dan kelompok lain
menambahkan jika ada hal yang belum disampaikan oleh kelompok yang
berpresentasi.

10
 Penilaian oleh
Kegiatan Pengamat
1 2 3 4
d. Melakukan evaluasi atau pengamatan tentang perilaku siswa sesuai yang
tercantum dalam format pengamatan keterampilan sosial siswa.

Penggalan 4
a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat
dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja

baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

Penilaian oleh
Kegiatan Pengamat
1 2 3 4
Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman dan
memberi Pekerjaan Rumah

X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengertian, daftar klasifikasi subjek, macam alat bantu dan

perlengkapan kearsipan sistem subjek dan kronologis
2. LKS 2 : Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan
kronologis
3. LKS 3 : Kelebihan, kelemahan, dan jenis organisasi yang cocok menggunakan
masing-masing sistem tersebut.
4. Kunci LKS 1, 2, 3
5. LP 1 : Produk
6. LP 2 : Proses
7. LP 3 : Psikomotor
8. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter

11
 9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
10. Tabel Spesifikasi Penilaian
11. Silabus
12. Modul
13. Media Slide Power Point

Daftar Pustaka
BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan). 2007. Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan
Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan
Menengah.

Sri, Endang. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Susilowati. 2011. Modul Administrasi Perkantoran. Jakarta: Mediatama

12
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 1 : Sistem Subjek dan Kronologis

Tujuan :

1. Memahami tentang pengertian penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis.

2. Memahami pengertian serta tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek.
3. Menyebutkan dan memahami perlengkapan serta peralatan arsip sistem subjek
dan kronologis.
4. Menyusun daftar klasifikasi subjek dan menginterpretasikannya.
Alat :
1. Alat tulis
2. Buku catatan kecil

Rumusan Masalah :
1. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis?
2. Perlengkapan dan peralatan apasaja yang diperlukan dalam penyimpanan arsip
sistem subjek dan kronologis?

Langkah – langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna sistem subjek dan
kronologis dan aplikasinya dalam perusahaan.
2. Mendiskusikan perlengkapan dan alat bantu sistem kearsipan subjek dan
kronologis.
3. Mendiskusikan daftar klasifikasi dan menginterpretasikan maksud dari dafar
klasifikasi tersebut.

Analisis :
1. Menurut pendapat anda, apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem
subjek dan kronologis ?
Jawab : ....................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

13
 .................................................................................................................................
2. Apa yang anda ketahui tentang daftar klasifikasi subjek ?
Jawab : ....................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Sebutkan tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek !
Jawab : ....................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
4. Apa maksud dari daftar klasifikasi berikut.
KEUANGAN A.1 Upah dan Gaji
A.2 Pajak
A.3 Kredit

Jawab : ...............................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................

14
 Kunci Lembar Kerja 1 : Sistem Subjek dan Kronologis

1. Menurut pendapat anda, apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem subjek
dan kronologis ?
Jawab: Penyimpanan arsip sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang
menggunakan dasar isi pokok atau perihal surat untuk penyimpanan dan penemuan
kembali warkat. Penyimpanan arsip sistem kronologis adalah sistem kearsipan yang
mana arsip disimpan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.

2. Apa yang anda ketahui tentang daftar klasifikasi subjek ?

Jawab: Daftar klasifikasi adalah arsip daftar yang berisikan tentang pengelompokkan
arsip berdasarkan masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

3. Sebutkan tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek !

Jawab: a. Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokkan dokumen dapat
dibuat tetap dan seragam.
b. Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul pada tempat yang sama,
dan arsip yang subjeknya saling bersangkutan akan diletakkan berdasarkan.
c. Mengusahakan agar pada saat penemuan kembali, arsip dapat ditemukan secara
mudah, cepat dan tepat.

4. Apa maksud dari daftar klasifikasi berikut.

KEUANGAN A.1 Upah dan Gaji
A.2 Pajak
A.3 Kredit
Jawab: Maksud dari daftar klasifikasi subjek tersebut adalah KEUANGAN sebagai
masalah utama yang mana biasanya digunakan sebagai kode laci. Upah dan Gaji,
Pajak, dan kredit adalah submasalah dari masalah utama keuangan. Ini biasanya
digunakan sebgai kode guide dalam laci filling cabinet atau bisa juga langsung
sebagai kode dari hanging folder, tergantung dari organisasi tersebut.

15
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 2

Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

Tujuan :
1. Menyebutkan dan memahami prosedur kearsipan sistem subjek dan kronologis.
2. Mempraktekkan penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis sesuai prosedur
penanganan arsip
3. Bekerja secara teliti, cermat, rapi, dan cepat dalam proses pengarsipan warkat.

Alat :
1. Alat tulis
2. Buku catatan kecil
3. 10-15 surat untuk diarsip
4. Perangkat penyimpanan arsip

Rumusan Masalah :
Bagaimana prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan
kronologis ?

Langkah Kerja
1. Mendiskusikan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem subjek dan
kronologis.
Setelah siswa memahami penyimpanan dan penemuan kembali arsip, siswa diminta
untuk menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang prosedur penyimpanan arsip
yang dilanjutkan dengan menyimpan arsip dengan menerapkan salah satu sistem
penyimpanan arsip yang ada.
Dengan menggunakan sistem subjek dan kronologis simpanlah arsip yang ada
dihadapan anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
a. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai
dasar penyimpanan surat
b. Mengindeks surat
c. Mmberi kode surat untuk penyimpanan
16
 d. Menyortir surat
e. Mengurutkan surat
f. Menyimpan arsip berdasarkan sistem/metode penyimpanan yang digunakan.

Analisis :
1. Bagaimanakah prosedur penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis agar arsip
tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?
Jawab: ....................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
2. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis agar
arsip tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?
Jawab: ....................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................

17
 KUNCI JAWABAN LKS 2
PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

1. Bagaimanakah prosedur penyimpanan arsip sistem subjek dan kronologis agar arsip
tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?
Jawab: prosedur penyimpanan sistem subjek dan kronologis hampir sama dimulai
dari memeriksa, mengindeks, mengode, menyortir, dan menempatkan. Namun untuk
sistem subjek perlu dibuatkan daftar klasifikasi subjek agar arsip dapat disimpan
dengan baik dan pada tempat yang tepat.
a. Memeriksa: pengecekan apakah surat telah mendapatkan release mark
(perintah menyimpan arsip)
b. Mengindeks: proses menentukan kata-tangkap (caption) suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan.
c. Mengode: memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata
tertentu di atas kertas surat bersangkutan dengan tulisan tangan.
d. Menyortir: Penyortiran perlu dilakukan bila surat yang akan disimpan
jumlahnya cukup banyak. Hal ini berguna untuk memudahkan pekerjaan
penempatan di tempat penyimpanan.
e. Menempatkan: Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode
tempat penyimpanan.

2. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali arsip sistem subjek dan kronologis agar
arsip tersebut mudah ditemukan pada saat dibutuhkan ?
Jawab: Prosedur penemuan arsip sistem subjek adalah sebagai berikut.
a. Tentukan subjek dari surat yang dicari.
b. Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara
mencocokkan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek.
c. Menentukan kode surat.
d. Mencari arsip pada tempat penyimpanan.
e. Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari.
f. Memberikan arsip pada peminjam.
g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
Prosedur penemuan kembali arsip sistem kronologis adalah sebagai berikut.
a. Menentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.
18
b. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip.
c. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

19
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 3 : Perbedaan Sistem Subjek dan Kronologis

Tujuan :
1. Menyimpulkan perbedaan, kelebihan dan kelemahan sistem subjek dan kronologis
dari praktek yang telah dilakukan.
2. Memahami kecocokan penggunaan sistem subjek dan kronologis dalam sebuah
organisasi tertentu.

Alat :
1. Alat tulis (pulpen, kertas)
2. Catatan kecil

Langkah Kerja :
1. Mendiskusikan perbedaan, kelebihan dan kelemahan sistem subjek dan kronologis
dari praktek yang telah dilakukan dan referensi-referensi lain (buku, internet, dll)
2. Mendiskusikan dan menganalisis kecocokan penggunaan masing-masing sistem
tersebut untuk organisasi.

Analisis
Isilah tabel-tabel di bawah ini dengan benar.
PERSAMAAN DAN PERBEDAAN
PERBEDAAN
PERSAMAAN
SISTEM SUBJEK SISTEM KRONOLOGIS

20
 SISTEM SUBJEK
KELEBIHAN KELEMAHAN

SISTEM KRONOLOGIS
KELEBIHAN KELEMAHAN

INSTANSI/ORGANISASI YANG COCOK MENGGUNAKAN

SISTEM SUBJEK SISTEM KRONOLOGIS

21
 Kunci LKS 3 : Perbedaan Sistem Subjek dan Kronologis

Isilah tabel-tabel di bawah ini dengan benar.

PERSAMAAN DAN PERBEDAAN
PERSAMAAN
a. Memiliki prosedur
penyimpanan yang sama
mulai dari memeriksa,
mengindeks, mengode,
menyortir, dan menempatkan.
b.Memiliki perlengkapan dan
alat bantu kearsipan yang
sama.
PERBEDAAN
SISTEM SUBJEK SISTEM KRONOLOGIS
a. Sistem penyimpanan a. Sistem penyimpanan
dan penemuan dan penemuan kembali
kembali arsip arsip menggunakan
menggunakan pokok tanggal, bulan dan
masalah dari arsip tahun dari arsip
tersebut. tersebut.
b. Memerlukan daftar b. Sistem disimpan sesuai
klasifikasi subjek. tanggal masuk tersebut
tanpa memperhatikan
pokok arsip.

SISTEM SUBJEK
KELEBIHAN KELEMAHAN
a. Arsip yang saling berhubungan berada a. Memerlukan tenaga arsiparis yang
pada tempat yang sama atau handal untuk melaksanakan sistem ini.
berdekatan. b. Diperlukan pembuatan daftar
b. Memudahkan arsiparis dalam klasifikasi subjek yang baik terlebih
menemukan kembali arsip karena dahulu.
adanya daftar klasifikasi yang telah
dibuat.
c. Dapat dikombinasikan dengan sistem
kearsipan yang lain.

22
 SISTEM KRONOLOGIS
KELEBIHAN KELEMAHAN
a. Pengarsipan surat didasarkan pada a. Apabila surat tidak dilengkapi dengan
tanggal, jadi tidak perlu melihat hal-hal tanggal maka akan sedikit membuat
yang lain dalam surat. masalah kecil.
b. Tidak perlu menggunakan daftar b. Tidak dapat dikombinasikan dengan
klasifikasi terlebih dahulu sebelum sistem yang lain karena sistem ini
mengarsip surat. berdiri sendiri.
c. Cepat dalam penempatan arsip.

INSTANSI/ORGANISASI YANG COCOK MENGGUNAKAN

SISTEM SUBJEK SISTEM KRONOLOGIS
 Perusahaan besar yang memiliki  Perusahaan yang memiliki tingkat
banyak divisi. surat menyurat minim
 Sekolah  Bagian keuangan perusahaan
 Dinas Pendidikan

23
Nama : Kelas : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Subjek dan Sistem Kronologis?

2. Apa saja perlengkapan dan alat bantu Sistem subjek dan Kronologis? Sebutkan dan
beri penjelasan!

3. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem

Subjek!

4. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem

Kronologis!

5. Langkah apa yang harus dilakukan arsiparis bila suatu surat yang akan dipinjam
tidak diketahui subjeknya? (Menggunakan pengarsipan sistem subjek)

24
 Kunci LP 1 : Produk

1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Subjek dan Sistem Kronologis?

Jawab: Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan dasar isi
pokok atau perihal surat untuk penyimpanan dan penemuan kembali warkat. Sistem
kronologis adalah sistem kearsipan yang mana arsip disimpan berdasarkan tanggal,
bulan dan tahun.

2. Apa saja perlengkapan dan alat bantu Sistem Subjek dan Kronologis? Sebutkan dan
beri penjelasan!
Jawab:
Perlengkapan Sistem Subjek adalah
a. daftar klasifikasi: arsip daftar yang berisikan tentang pengelompokkan arsip
berdasarkan masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Terdiri dari masalah
utama, submasalah, dan subsubmasalah.
b. kartu indeks: kartu yang berisi identitas suatu arsip, berukuran 12,5 cm x 7,5
cm. Setiap arsip dibuatkan kartu indeks, jadi tidak ada arsip yang tidak
memiliki kartu indeks.
c. lembar pinjam arsip: lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, lembar yang
pertama diletakkan pada tempat surat yang dipinjam, lembar kedua diberikan
kepada peminjam arsip, dan lembar ketiga diletakkan dalam tickler file sebgai
pengingat.
d. kartu tunjuk silang: petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan arsip
yang berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari suatu dokumen atau arsip
yang dicari pada tempat yang ditunjukkan, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Alat bantu Sistem Subjek adalah sebagai berikut.
a. filling cabinet: Kebutuhan filling cabinet ini disesuaikan dengan daftar
klasifikasi yang sudah dibuat. Satu laci filling cabinet dapat memuat satu
masalah utama.
b. Guide: sekat pembatas. Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka
jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah ditambah dengan

25
 sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu sub masalah, maka jumlah guide
yang digunakan sebanyak jumlah sub-sub masalah.
c. hanging folder: map gantung tempat menyimpan arsip. Hanging folder yang
dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, atau sebanyak jumlah masalah
yang ada pada tingkatan terakhir.
d. rak sortir: Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek.
Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk menentukan berapa
banyak alat sortir yang digunakan.
Perlengkapan Sistem Kronologis adalah sebagai berikut.
a. kartu indeks: kartu yang berisi identitas suatu arsip, berukuran 12,5 cm x 7,5
cm. Setiap arsip dibuatkan kartu indeks, jadi tidak ada arsip yang tidak
memiliki kartu indeks.
b. lembar pinjam arsip: lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, lembar yang
pertama diletakkan pada tempat surat yang dipinjam, lembar kedua diberikan
kepada peminjam arsip, dan lembar ketiga diletakkan dalam tickler file sebgai
pengingat.
c. kartu tunjuk silang: petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan arsip
yang berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari suatu dokumen atau arsip
yang dicari pada tempat yang ditunjukkan, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Alat bantu Sistem Kronologis adalah sebagai berikut.
a. filling cabinet: Kebutuhan filling cabinet ini disesuaikan dengan kebutuhan.
Setiap laci digunakan sebagai tahun.
b. Guide: sekat pembatas. Jika satu laci memuat 1 tahun maka didalamnya
terdapat 12 guide yaitu bulan Januari sampai dengan Desember.
c. hanging folder: map gantung tempat menyimpan arsip. Hanging folder yang
dibutuhkan sebanyak tanggal yang ada yaitu 1 sampai dengan 31.
d. rak sortir: Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat.

26
3. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem Subjek!
Jawab:
Langkah-langkah penyimpanan arsip Sistem Subjek adalah sebagai berikut.
a. Memeriksa: pengecekan apakah surat telah mendapatkan release mark
(perintah menyimpan arsip). Ini dapat dilihat apakah arsip telah diberi tanda
dengan kata-kata dep, arsip, atau simpan.
b. Mengindeks: proses menentukan kata-tangkap (caption) suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Kata tangkap yang digunakan
adalah pokok permasalahan surat.
c. Mengode: memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata
tertentu di atas kertas surat bersangkutan dengan tulisan tangan.
d. Menyortir: Penyortiran perlu dilakukan bila surat yang akan disimpan
jumlahnya cukup banyak. Hal ini berguna untuk memudahkan pekerjaan
penempatan di tempat penyimpanan.
e. Menempatkan: Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode
tempat penyimpanan.
Langkah-langkah penemuan kembali arsip Sistem Subjek adalah sebagai berikut.
a. Tentukan subjek dari surat yang dicari.
b. Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan
subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek.
c. Menentukan kode surat.
d. Mencari arsip pada tempat penyimpanan.
e. Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari.
f. Memberikan arsip pada peminjam.
g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

4. Jelaskan langkah-langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem

Kronologis!
Jawab:
Langkah-langkah penyimpanan arsip Sistem Kronologis adalah sebagai berikut.
a. Memeriksa: pengecekan apakah surat telah mendapatkan release mark
(perintah menyimpan arsip). Ini dapat dilihat apakah arsip telah diberi tanda
dengan kata-kata dep, arsip, atau simpan.

27
 b. Mengindeks: proses menentukan kata-tangkap (caption) suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Kata tangkap yang digunakan
adalah tanggal dari surat tersebut. Bisa tanggal surat yang tertera dalam surat
atau tanggal diterimanya surat pada unit kearsipan, ini tergantung kebijakan
perusahaan.
c. Mengode: memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata
tertentu di atas kertas surat bersangkutan dengan tulisan tangan.
d. Menyortir: Penyortiran perlu dilakukan bila surat yang akan disimpan
jumlahnya cukup banyak. Hal ini berguna untuk memudahkan pekerjaan
penempatan di tempat penyimpanan.
e. Menempatkan: Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode
tempat penyimpanan.
Langkah-langkah penemuan kembali arsip sistem kronologis adalah sebagai berikut.
a. Menentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.
b. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip.
c. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

5. Langkah apa yang harus dilakukan arsiparis bila suatu surat yang akan dipinjam tidak
diketahui subjeknya? (Menggunakan pengarsipan sistem subjek)
Jawab:
a. Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat. Contoh: Andika
ingin mencari arsip atas nama Gunawan Wibisono, tetapi dia tidak mengetahui apa
sebjek arsip tersebut. Dengan demikian identitas surat tersebut adalah Gunawan
Wibisono.
b. Indekslah nama tersebut. Indeks dari Gunawan Wibisono adalah Wibisono,
Gunawan.
c. Tentukan kodenya yaitu Wi.
d. Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, di belakang guide Wi.
e. Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.
f. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek.
g. Cari arsip tersebut pada laci yang tertera pada kartu indeks tersebut.
h. Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar

28
 pinjam arsip, lembar 1.
i. Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip, lembar 2.
j. Simpan lembar pinjam arsip, lembar 3 pada tickler file.

29
 LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses :
Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi
penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:
a. mengindeks,
b. memberi kode,
c. menyortir,
d. mengurutkan dan
e. menyimpan.
Prosedur :

1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.
2. Tugasi siswa untuk mengelola arsip berdasarkan jenis dan metode yang telah
dipelajari di awal penjelasan teori.
3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur dan metode yang
ada secara efektif.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan
6. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format
ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor Skor Asesmen
Maksimum Oleh siswa Oleh guru
sendiri
1. Persiapan:
- Kemampuan melakukan 10
klasifikasi 10
- Kemampuan mengurutkan
proses
2 Prosedur pengindekan
Ketelitian 5
Kecermatan 5
Kebenaran 5
Kecepatan 5

3. Prosedur memberi kode

Ketelitian 5
30
 Kecermatan 5
Kebenaran 5
Kecepatan 5
4 Prosedur mengurutkan
Ketelitian 5
Kecermatan 5
Kebenaran 5
Kecepatan 5
5. Prosedur menyimpan
Ketelitian 5
Kecermatan 5
Kebenaran 5
Kecepatan 5
Jumlah 100

Malang, 2014

Siswa Guru

(........................................) (........................................)

Dosen Pembimbing,

(........................................)

31
 LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima
kelompok
2. Tugasi siswa melakukan prosedur penyusunan arsip.
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah
ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format
ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor Skor Asesmen
Maksimum Oleh siswa Oleh guru
sendiri
1 Menyiapkan rangkaian prosedur
20
penataan arsip
2. Mengidentifikasikan kemampuan
20
kerjasama dalam kelompok
3 Mengidentifikasi hal-hal yang
penting untuk diperhatikan dan
20
dilaksanakan dalam prosedur
penyimpanan arisip
4 Mengidentifikasikan ketrampilan
yang ada dalam prosedur 20
penyusunan arsip.
5 Mengindentifikasikan kerapian
dalam mengindeks sampai 20
menyimpan
100
Jumlah

Malang, 2014
Siswa Guru

(........................................) (........................................)

32
 LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter
siswa menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat
perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No Rincian Tugas Kinerja Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat

(RTK) perbaikan kemajuan (C) (B) baik (A)
(D)
1 Teliti,cermat, tekun,
cekatan, dan rapi
2 Jujur
3 Loyal
4 Disiplin
5 Dapat dipercaya
6 Dapat menyimpanan rahasia
7 Kreatif-inovatif

Malang, 2014
Pengamat

(.....................................................)

33
 LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa
itu menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat
perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No Rincian Tugas Kinerja Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat

(RTK) perbaikan kemajuan (C) (B) baik (A)
(D)
1 berkomunikasi
bekerjasama (berperan aktif)
2
melayani
3

Malang, 2010
Pengamat

(…………………....................)

34