TAHAPAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Pada dasarnya kegiatan pengelolaan arsip elektronik/digital setidaknya meliputi dua hal,
yaitu: (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip.
Kegiatan penyimpanan arsip digital merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang dimulai
dari kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru. Alih media arsip
adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke bentuk media arsip lainnya,
dengan menggunakan alat pemindai (scanner) dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi
arsip (Winata dan Muhidin).
Sementara penemuan kembali arsip merupakan kegiatan penemuan kembali arsip-arsip
yang dibutuhkan untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan organisasi.
Tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang
terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik (komputer) (Winata dan Muhidin)
yaitu: Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.
a. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.

Gambar 1 Scanner
Sumber: https://scanmurah.files.wordpress.com/

b. Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah
dinas yang telah di-scan.
c. Membuat hyperlink yaitu menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan.
d. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari: (1) Surat Keputusan Tim
Alih media, (2) Berita acara persetujuan alih media, (3) Berita acara legalisasi alih media, (4)
Daftar arsip usul alih media, dan (6) Daftar Arsip Alih media.
 Membuat Membuat
folder di Membuat kelengkapan
Scan surat
komputer hyperlink administrasi
alih media

Gambar 2 Tahap Penyimpanan Arsip digital

Sementara penemuan kembali arsip digital dapat dilakukan melalui tahapan sebagai berikut
(Muhidin):
a. Menyiapkan perangkat komputer, dimana arsip digital tersimpan.
b. Membuka folder daftar arsip yang menyimpan file arsip yang akan dicari.
c. Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip.
d. Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui fasilitas hyperlink.
e. Melakukan pencetakan (print) arsip.