JENIS DAN DAUR HIDUP ELEKTRONIK

A. Jenis Umum Arsip Elektronik

Menurut Irwanto Eko Saputra (Winata dan Wuhidin, 2016: 429), arsip
elektronik dapat ditemukan dalam beberapa bentuk berikut:
1. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran.
Misalya, word-processed documents,spreadsheet, dan presentasi.
2. Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya, intranet,
website public, dan arsip transaksi online.
3. arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis:basisdata, sistem
informasi data geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem
informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi
pengelolaan klien, sistem informasi pengelolaan hubungan klien, dan
sistem informasi yang dbuat sendiri.
4. Pesan elektronik dari sistem informasi: e-mail, short messanging
service (SMS), multimedia messanging services (MMS), electronic data
interchange (EDI), pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik),
voice mail, pesan instan (instant messanging), komunikasi multimedia
(misalnya, video conferencing dan teleconferencing).

B. Daur Hidup Arsip Elektronik

Read dan Ginn (Winata dan Muhidin, 2016: 430-431), menyebutkan empat
fase perjalanan arsip elektronik (electronic record life cycle), yaitu sebagai
berikut:
1. Penciptaan dan penyimpanan (creation dan stroge). Penciptaan arsip
elektronik pada umumnya dibuat dan penyimpanannya dalam aplikasi
perangkat lunak tertentu, seperti Word, Excel, Access, dan sebagainya.
Di beberapa organisasi, file elektronik disimpan pada hard drive
computer yang berdiri sendiri atau pada drive bersama pada jaringan
area local (LAN). Beberapa orang mungkin menggunakan perangkat
penyimpanan eksternal seperti CD, tape drive, hard drive magnetic, dan
USB flash drive.
2. Penggunaan dan distribusi (distribution and use). Tahap berikutnya dari
siklus arsip adalah mendistribusikan dan menggunakan informasi yang
terkandung dalam folder dan file elektronik. Distibusi dapat melalui
saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa,
dengan faksimili, atau dengan kurir.
3. Pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip pada umumnya
berkaitan dengan jadwal retensi. Pemeliharaan file elektronik dapat
dijadwalkan secara rutin dengan menyimpan atau membuang file.
4. Disposisi (disposition). disposition). Tahap ini berkaitan dengan
penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip
tersebut disimpan atau dimusnahkan.