Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor

Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala agar tetap dalam
keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan
menimbulkan kekurangan atau kerusakan.

Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang
selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau rusak
dengan yang baru.

Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan
yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif adalah
memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi.

Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin istirahat sesuai
dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi
pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya.

Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akibat
kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam
perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak membatu
untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting.

Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu:

1. Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts)

2. Service perorangan (individual service calls)
3. Service kantor (company operated service)
1. Kontak Pemeliharaan

Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang memberikan service produksi
mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumennya. Ini
dianggap lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan.

Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih
dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih banyak
dipilih oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi.

2. Service Perorangan

Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan"
karena service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan
jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan.

Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian besar
mesin sedang dipakai atau tidak dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan
service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal
daripada kontrak pemeliharaan.

3. Service Kantor

Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh kantor yang bersangkutan.
Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan
kelengkapan kantor. Biaya mungkin bisa lebih rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi
cukup untuk garapan sepenuhnya pegawai bagian pemeliharaan.

Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat
dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil
pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun service
kontrak. Dalam hal ini sebaiknya menggunakan service kantor.

Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat ditempuh dengan
cara sebagai berikut:

1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor

2. Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor
3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau
diborongkan kepada perusahaan lain.
4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan
mesin-mesin kantor yang baru.