MENERIMA TELEPON

PEMERINTAH KABUPATEN SANGGAU

RSUD M. Th.
DJAMAN
Jalan Jenderal Sudirman no. Telpon (0564) 21070,
Fax ( 0564 ) 22959
S A N G G A U 78512 No. Dokumen : Revisi : Halaman :

1/2

Terbit Tanggal : Ditetapkan

Standar
Direktur RSUD M.Th. Djaman
Prosedur
Operasional Kabupaten Sanggau

dr. H. Edy Suprabowo, MKM

NIP. 19650902 199503 1 001
Pengertian Telepon berasal dari bahasa Yunani yaitu terdiri dari buah kata yaitu
tele yang berarti jauh, dan phone berarti bunyi. Telepon merupakan
pesawat atau alat penerima getaran bunyi dari jarak jauh. Pengertian
telepon dalam kehidupan sehari-hari mengandung pengertian mikrofon
dan telepon. Mikrofon berfungsi sebagai pengirim suara (yang
menghadap mulut), sedangkan telepon berfungsi yang menerima suara
(yang menempel pada telinga).
Tujuan Sebagai acuan langkah-langkah penerapan optimalisasi pelayanan dalam
berkomunikasi khususnya komunikasi via telepon
Kebijakan Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah M. Th. Djaman
Kabupaten Sanggau No. Tahun Tentang Kebijakan Menerima
Telepon di Rumah Sakit Umum Daerah M. Th. Djaman Kabupaten
Sanggau
Prosedur 1. Menerima telepon bagi Operator sebagai berikut :
a. Pada saat telepon berbunyi, angkat gagang telepon sesegera
mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama.
b. Jangan mengangkat telepon yang sedang bordering dengan
kasar, karena hal itu menunjukkan ketidak senangan dan ketidak
sopanan terhadap orang yang ada di sekitarAnda.
c. Menyebutkan nama puskesmas dan member salam kepada
penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak
terburu-buru.
d. Kalimat yang diucapkan saat telepon diangkat “Selamat
Pagi/Siang/Sore/Malam, RSUD M.Th.Djaman, ada yang bisa
dibantu?”
e. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara tanpa terkesan
menginterogasi, misal: dengan siapa saya bicara? Ada yang bias
saya bantu?
f. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
g. Sambungkan segera kepada orang yang dituju,
h. Jelaskan siapa dan dari instansi mana yang menelepon tersebut
kepada orang yang dituju.
i. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka operator
 MENERIMA TELEPON
PEMERINTAH KABUPATEN SANGGAU

RSUD M. Th.
DJAMAN
Jalan Jenderal Sudirman no. Telpon (0564) 21070,
Fax ( 0564 ) 22959
S A N G G A U 78512 No. Dokumen : Revisi : Halaman :
2/2

harusmengucapkan “Terima kasih sudah menunggu, tapi maaf

yang bersangkutan tidak berada di tempat, silahkan
bapak/ibu/mas/mbak telpon kembali”
j. Operator telepon harus bias menerima pesan yang ingin
disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas,
tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bias
dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang
dimaksud.
k. 11.Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan
ucapkan kembali salam ‘selamat pagi/siang /sore”
l. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon
terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
2. Pelaksanaan
a. Salam pembuka, ucapkan:  " Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam
Ruang ............, dengan perawat ............ ada yang bisa
dibantu?" (Nada suara lemah lembut, jelas dan sopan). 
b. Jika ingin bicara dengan pejabat/staflain, dicatat dalam Buku
Jurnal Penerimaan Telpon sesuai kolomnya, jam berapa, dari
siapa dan ingin bicara dengan siapa. 
c. Setelah dicatat, lalu disambungkan. Jika yang dituju ternyata
tidak di tempat, ditanyakan apakah ada pesan atau tidak.
d. Jika ada pesan ditulis di Buku Jurnal Penerimaan
Telpon sesuai kolomnya. Jika ingin penjelasan tentang
RUANGAN, berikan informasi sbb:
1) Jelaskan secara ringkas sesuai dengan brosur Puskesmas dan
alamat e-mailnya.
2) Catat nama, alamat dan nomor telepon. 
3) Setelah selesai, ucapkan "terima kasih atas perhatian
ibu/bapak, selamat pagi/siang/sore".
Unit Terkait Semua Unit Terkait