PANDUAN KOMUNIKASI EFEKTIF ANTAR UNIT/

INSTALASI/DEPARTEMEN PELAYANAN
DI DALAM RUMAH SAKIT

I. DEFINISI
Komunikasi Efektif adalah kegiatan komunikasi, yang tepat
waktu, akurat, jelas dan mudah dipahami oleh penerima ,
terutama untuk komunikasi lisan yang diberikan melalui telepon.
Dengan tujuan untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan
keselamatan pasien.
Komunikasi efektif adalah sebuah proses penyampaian
pikiran atau informasi seseorang kepada orang lain melalui
suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul
apa yang dimaksud oleh penyampai pikiran –pikiran atau
informasi (Komarudin,1994, Schermerhorn, Hunt & Osborn,
1994; Koontz & Weihrich, 1998)
Unit kerja adalah perangkat kerja, baik dalam bentuk tim
atau komite, maupun yang ada dalam struktur manajerial rumah
sakit
Unit pelayanan adalah unit kerja dalam struktur manajerial
rumah sakit yang terkait dengan pelayanan pasien

II. RUANG LINGKUP

Semua unit / Instalasi / Departemen pelayanan dilingkungan

rumah sakit umum Islam harapan Anda Tegal

1
III. TATA LAKSANA

Dalam melakukan komunikasi antar unit/Instalasi /

departemen pelayanan masing-masing harus menggunakan
metode komunikasi efektif, agar pesan tersampaikan dengan
baik.
Dalam melakukan komuniaski dengan unit laini RSU Islam
Harapan Anda Tegal digunakan medis sebagai berikut :

a. Melalui Telepon
Komunikasi melalui telepon dilakukan secara santun
langsung dalam pokok pembicaraan dengan tata cara
sebagai berikut:
Tata cara menerima telepon:
1. Siapkan diri ketika akan mengangkat telepon (tidak
sedang berbicara hal lain ketika mengangkat telepon.
2. Ucapkan salam “ Assalamualaikum../Selamat Pagi/
siang/sore/malam, unit…..(sebut unit ) dengan…(sebut
nama), ada yang bisa dibantu?
3. Pastikan identitas penelepon
4. Ciptakan suasana yang nyaman dan hindari tampak
lelah
5. Dengarkan informasi dari penelepon dengan teliti,
hindarkan berbicara dengan orang lain saat sedang
menelepon.
6. Lakukan konfirmasi kepada penelepon berupa Tanya
jawab.
7. Ucapkan terima kasih.
8. Biarkan penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu.

2
 Tata cara menelepon:
1. Siapkan diri ketika menelepon (tidak sedang berbicara
hal lain ketika menelepon).
2. Balas salam penelepon dengan “ Saya…(sebut nama) ,
unit….”
3. Ciptakan suasana yang nyaman dan hindari tanpak
lelah.
4. Berikan infoemasi yang jelas to the point, dan mudah
dimengerti lawan bicara.
5. Tanyakan kembali apakah informasi sudah jelas diterima
dengan Tanya jawab.
6. Lakukan konfirmasi dengan penelepon
7. Tawarkan bantuan kembali: “Apakah masih ada yang
ditanyakan?”
8. Ucapkan terima kasih.
9. Tutup telepon dengan pelan. Apabila terdapat hal yan
penting dibicarakan atau membutuhkan waktu lebih dari
3 menit, maka tatap muka langsung akan membuat
komunikasi lebih efektif.

b. Melalui Rapat koordinasi

1. Rapat koordinasi dilakukan secara rutin dan isidentil,
dalam Rapat koordinasi ini semua pejabat struktural
hadir dan membicarakan mengenai hal-hal terkait
pelayanan maupun informasi – informasi lainnya yang
harus dibahas atau dikoordinasikan dilakukan sesuai
jadwal yang telah ditetapkan.
2. Rapat rutin dilakukan setiap hari dan disebut morning
Report, .dalam morning report juga disampaikan
informasi-informasi terkini sehingga seluruh atasan dapat
mengetahui dan meneruskan informasi tersebut kepada

3
 staff dibawahnya. Koordinasi bersifat dua arah dimana
unit lain dapat melakukan timbale balik terhadap
informasi yang disampaikan oleh unit lain
3. Rapat isidentil dilakukan untuk melakukan koordinasi
antar unit dimana dalam rapat tersebut informasi
diproses sehingga dapat dilakukan tindak lanjut oleh
seluruh peserta rapat, bahkan ketika harus dilaksanakan
oleh seluruh staf rumah sakit.

c. Surat Edaran
Surat edaran merupakan salah satu bentuk
penyampaian informasi tentang perubahan terhadap suatu
hal seperti peraturan / ketentuan tertentu atau informasi
baru. Contoh surat edaran adalah pemberitahuan perubahan
jadwal praktek dokter. Informasi dokter baru, dan lain-lain.
Dalam hal penulisan surat edaran harus diperhatikan
tata cara penulisan yaitu harus sesuai dengan tata naskah
surat edaran dengan kalimat yang rinci dan jelas (tidak
berbelit-belit). Penerima informasi yang tidak mengerti atau
merasa perlu untuk memperoleh informasi lebih lanjut dapat
menghubungi pembuat surat agar informasi benar-benar
dipahami dan dapat dilaksanakan sesuai isi dari surat.

d. Disposisi.
Disposisi dapat digunakan untuk melakukan
komunikasi dari direktur untuk mendapatkan persetujuan
atau pertimbangan ke Yayasan atau dari direktur ke unit lain.
Disposisi dapat digunakan sebagai media dalam
berkomunikasi dan dapat melibatkan banyak unit. Namun hal
yang perlu diperhatikan dalam penulisan pada lembar
disposisi harus jelas, sehingga penerima informasi dapat

4
 memahami informasi sehingga dapat melakukan tindak
lanjut.

e. Diklat
Dalam kegiatan diklat dapat tersampaikan juga informasi
kegiatan-kegiatan yang perlu diikuti oleh
staf/Instalasi/departemen pelayanan untukmenambah
wawasan dan pengetahuan petugas yang ada di Ruamh
sakit

f. Kotak saran
Kotak saran dapat merupakan sarana komunikasi efektif
yang didapat dari unit/instalasi /departemen pelayanan untuk
mendapatkan/ menerima masukan-masukan sehubungan
dengan budaya keselamatan di Rumah sakit

g. Aplikasi
Komunikasi dapat juga melalui SMS, WA, Group WA, Share,
email dan aplikasi yang lainnya

h. Majalah dinding
Komunikasi dapat juga melalui majalah dinding ( madding )
dimana disitu dapat ditampilkan hasil kegiatan-kegiatan yang
telah dilaksanakan dari berbagai unit dan berbagai kegiatan

IV. DOKUMENTASI
-Arsip disposisi
-Arsip surat edaran / pemberitahuan
-Notulen rapat
-Lembar ekspedisi penyampaian surat ke instansi
-Brosur