BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan
Tebet Dental Clinic merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak
dibidang kesehatan khususnya kesehatan gigi yang berorientasi pada jasa
konsultasi, perawatan berkala dan pengobatan masalah gangguan pada gigi yang
dapat dialami oleh sebagian besar manusia, yang didirikan pertama kali di
Jakarta Selatan yang tepatnya berada di Jalan Tebet Barat 8 No. 18, RT.010
RW.003, Kelurahan Tebet Barat, Kecamatan Tebet, Kota Administrasi Jakarta
Selatan 12810. Tebet Dental Clinic didirikan oleh Drg. Agus Kadrianto pada
tahun 1980.
Tebet Dental Clinic secara resmi telah berbadan hukum melalui Surat Izin
tetap Penyelanggaraan Praktik Berkelompok Dokter Gigi (PBDG) Tebet Dental
Clinic dengan Nomor S660/1.779.3, kemudian disahkan juga oleh Kepala Suku
Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan bernama Dr. Togi Asman
Sinaga. M. Kes dengan nomor 643/2009 pada tanggal 27 Oktober 2009. Tebet
Dental Clinic juga memiliki Surat Ijin Praktek dengan nomor 056/PBDGT/41002/Yankes/X/2014 yang berlaku sampai dengan tahun 2014. Tebet Dental
Clinic juga memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yaitu 02.399.238.1015.000.
Tebet Dental Clinic merupakan perusahaan yang berbentuk Perseroan
Terbatas (PT) dengan nama PT. Aka Intica Prima, karena Tebet Dental Clinic
memiliki beberapa pemegang saham. Tebet Dental Clinic memiliki struktur
organisasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda beda
antar masing masing bagian, dimana tidak hanya terdapat satu dokter saja,
38

39

melainkan terdapat 16 dokter berpengalaman yang bekerja secara bergantian

sesuai dengan shift yang telah dijadwalkan dan memiliki 20 perawat yang akan
membantu dokter dokter dalam menjalankan tugasnya. Tebet Dental Clinic
dipimpin oleh seorang komisaris direktur yang dalam menjalankan tugasnya
dibantu oleh direktur dan bagian personalia yang terdiri dari bagian akuntansi
dan bagian kasir.
Tebet Dental Clinic telah melayani pasien sebanyak lebih dari 2000 pasien
sejak berdiri tahun 1980. Pasien yang datang ke clinic tersebut tidak hanya
berasal dari Indonesia, melainkan juga sudah terdapat beberapa pasien yang
berasal dari luar negeri, baik Singapura, Malaysia, Amerika dan lain sebagainya.
Di Tebet Dental Clinic juga melayani berbagai macam jenis pengobatan seperti
implant (penanaman gigi), penambalan gigi, pencabutan gigi, pemutihan gigi,
ortodentik (pemasangan kawat gigi), pembersihan karang gigi, pembuatan
macam-macam gigi palsu baik yang permanen maupun tidak dan perawatan
saluran akar.
Sistem yang diterapkan oleh Tebet Dental Clinic masih semi manual, karena
dalam sistem transaksi dan pembukuannya masih dibuat secara manual, hanya
saja kwitansi sudah menggunakan program komputer namun belum sempurna
dan belum lengkap. Dengan menggunakan sistem yang semi manual, maka akan
muncul beberapa kendala dalam pengolahan data transaksi, baik dalam
pembukuan,
karyawannya.

data

pasien,

data

karyawan,

maupun

dalam

penggajian

40

3.2

Struktur Organisasi Perusahaan

STRUKTUR ORGANISASI
PT. AKA INTICA PRIMA
TEBET DENTAL CLINIC

Clinic

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Clinic Tahun : 2011

Sumber : Tebet Dental Clinic

41

3.3 Uraian Tugas dan Tanggung jawab

1. Komisaris
Tugas Pokok : melakukan pengawasan serta memberikan nasihat kepada
Direktur dalam menjalankan Perusahaan.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan seluruh karyawan dan
bawahan
2. Bertanggung jawab memberikan keputusan pengeluaran keuangan dalam
klinik
3. Berperan penting sebagai penentu pelaksanaan kegiatan

2. Direktur
Tugas Pokok : menghormati tanggung jawab dan wewenang Komisaris
untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat atas kebijakan dalam
pengelolaan perusahaan.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas segala bentuk kinerja para karyawan
2. Membuat perencanaan pada perusahaan
3. Mengatur jadwal praktek Dokter
4. Mengevaluasi kinerja Dokter klinik dan karyawan karyawan yang lain
5. Membantu Komisaris dalam memeriksa laporan keuangan
6. Bertanggung jawab terhadap income dan outcome klinik
3. Dokter Gigi Pelaksana Harian
Tugas Pokok : Bertanggung jawab dan melakukan segala bentuk kegiatan
medis yang berlangsung di klinik tempat Dokter tersebut bertugas.

42

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :

1. Melakukan pemeriksaan terhadap Pasien
2. Menentukan metode pengobatan yang akan digunakan
3. Membuat rekam medis sesuai dengan penyakit yang dialami oleh pasien
4. Menuliskan resep yang dibutuhkan oleh pasien
4. Bagian Kasir
Tugas Pokok : Bertanggung jawab atas kegiatan dan pelaksanaan
administrasi dan data pasien.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Mencatat data pasien dalam rekam medis dan bertanggung jawab atas
pengarsipan rekam medis
2. Melayani pasien dalam melakukan pembayaran atas jasa konsultasi dan
pengobatan
3. Mencatat transaksi pembayaran dan metode pengobatan yang dilakukan
pada pasien
4. Melakukan penyerahan data kwitansi dan uang yang diperoleh dari
pembayaran pengobatan pasien ke bagian akuntansi
5. Bagian Akuntansi
Tugas Pokok : Bertanggung jawab dalam pembuatan jurnal penerimaan kas
harian dan jurnal penerimaan kas bulanan klinik berdasarkan kegiatan
administrasi.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Bertugas dalam pembuatan jurnal penerimaan kas harian dan jurnal
penerimaan kas bulanan
2. Bertanggung jawab atas jurnal yang dibuat

43

6. Perawat
Tugas Pokok : Bertugas membantu kinerja Dokter dalam kegiatan
pengobatan pasien.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan medis yang digunakan pada
saat Dokter melakukan pemeriksaan dan pengobatan pasien
2. Membantu dalam membersihkan dan merapikan peralatan dan
perlengkapan medis yang digunakan setelah Dokter melakukan
pemeriksaan dan pengobatan pasien
3.4 Sistem yang Berjalan
3.4.1 Dokumen / Formulir yang Digunakan
Dokumen dokumen yang digunakan pada Tebet Dental Clinic Drg. Agus
Kadrianto & Associate meliputi :

Rekam Medis
Catatan data pasien dan keterangan pengobatan yang dilakukan
dokter.

Kwitansi pembayaran
Kwitansi pembayaran merupakan bukti pembayaran setelah
melakukan konsultasi dan pengobatan.

44

3.4.2 Unit Terkait

Pasien

Dokter

Bagian Kasir

Bagian Akuntansi

Gambar 3.2 Unit yang saling terkait secara langsung

Sumber : Proses bisnis Tebet Dental Clinic Drg. Agus Kadrianto & Associate

3.4.3 Prosedur
Tebet Dental Clinic merupakan sebuah perusahaan jasa yang
bergerak dibidang kesehatan yang memiliki 16 dokter yang bertugas.
Kegiatan dalam Tebet Dental Clinic Drg. Agus Kadrianto & Associate
dimulai ketika pasien datang atau men-telepon ke clinic yang akan dilayani
oleh bagian kasir, bagian kasir akan menanyakan apakah pasien pernah
melakukan pengobatan sebelumnya. Apabila belum, bagian kasir akan
meminta data pasien untuk dicatat dalam kartu rekam medis. Kemudian
bagian kasir akan memberitahukan nama dokter dan jadwal praktek dokter
tersebut untuk dipilih oleh pasien yang bersangkutan. Bagian kasir juga
akan menjelaskan bahwa sebelum dilakukan pengobatan ataupun
konsultasi, pasien diminta untuk membuat janji sebelumnya untuk
memastikan dokter memiliki jadwal praktek dihari yang dimaksud.
Pasien

datang

atau

men-telepon

untuk

membuat

reservasi

pengobatan yang akan dilayani oleh bagian kasir, kemudian bagian kasir
menanyakan kepada pasien nama pasien dan nama dokter yang menangani

45

pengobatannya. Bagian kasir akan mengecek kartu rekam medis pasien

yang bersangkutan dan mengecek jadwal reservasi yang dimiliki dokter
tersebut. Setelah itu, bagian kasir akan memberitahukan perkiraan jam
untuk giliran pasien tersebut. Apabila pasien setuju akan jam yang
disampaikan, bagian kasir akan mencatat nama pasien pada jadwal
reservasi dokter yang bersangkutan.
Pada hari dan jam yang telah dipilih pada saat reservasi, pasien
datang dan melakukan konfirmasi reservasi pengobatan yang telah pasien
buat sebelumnya. Bagian kasir akan mengecek jadwal dokter yang
dimaksud oleh pasien. Setelah mengecek, bagian kasir akan menyerahkan
kartu rekam medis kepada suster dan akan diserahkan ke dokter serta
meminta pasien untuk menunggu di ruang tunggu sampai pada gilirannya.
Setelah pasien dipanggil dan masuk ke ruang periksa, dokter akan
menanyakan keluhan pasien. Setelah mendengarkan keluhan pasien,
dokter melakukan pemeriksaan dan tindakan pengobatan. Dokter
kemudian membuat rekam medis serta mencantumkan harga dari masingmasing tindakan pengobatan yang telah diberikan. Kemudian rekam medis
di serahkan ke bagian kasir melalui perawat.
Setelah itu bagian kasir akan mencatat hasil tindakan dan biaya
tindakan yang telah dituliskan dokter kemudian memberitahu jumlah yang
harus dibayar pada pasien yang bersangkutan. Pasien membayar sesuai
dengan yang diminta. Pasien dapat membayar menggunakan kartu debit
dan tunai. Setelah menerima pembayaran, kasir akan mencetak kwitansi
pembayaran sebanyak 2 rangkap :

Rangkap 1 diberikan ke pasien

46

Rangkap 2 diserahkan kepada bagian akuntansi untuk dibuat

jurnal penerimaan kas harian dan di arsip.

Setiap harinya bagian akuntansi akan membuat jurnal penerimaan
kas harian.
Setiap akhir bulan bagian akuntansi akan membuat jurnal
penerimaan kas bulanan yang akan diserahkan kepada direktur.
3.4.4 File/Catatan
- Jurnal penerimaan kas harian
Merupakan laporan yang dibuat berdasarkan transaksi yang diterima
oleh klinik perharinya.
- Jurnal penerimaan kas bulanan
Merupakan akumulasi dari jurnal penerimaan kas harian selama 1
bulan.
3.4.5 Laporan yang Dihasilkan

Laporan Kunjungan Pasien

Merupakan laporan yang dibuat untuk mengetahui jumlah
kunjungan pasien dan jenis tindakan pengobatan yang sering
dilakukan dengan tujuan untuk melakukan evaluasi sehingga dapat
mengetahui kekurangan dari kualitas layanan dan fasilitas. Laporan
ini memiliki field sebagai berikut : kode laporan, tanggal, kode
pasien, kode tindakan, keterangan.

47

3.5 Event Table dari Sistem yang Berjalan

Event Table Sistem Berjalan
Tebet Dental Clinic Drg. Agus Kadrianto & Associate
Event

Internal
Agent

Start When

Melayani

Bagian

Pasien datang

pendaftaran

Kasir

ke klinik /

pasien

melalui telepon

Activity
- Melayani pasien yang datang/
telepon,
- meminta data pasien untuk
dicatat dalam kartu rekam
medis,
- memberitahukan nama dokter
dan jadwal praktek dokter,
- menjelaskan ketentuan
sebelum melakukan
pengobatan,
- melayani reservasi
pemeriksaan,
- menanyakan nama pasien dan
dokter yang bersangkutan,
- memberitahukan perkiraan
jam untuk giliran pasien,
- memasukkan nama pasien di
daftar reservasi dokter yang
sangkutan

48

Melayani

Bagian

Pasien datang

konfirmasi

Kasir

pada hari

reservasi

reservasi

- Melayani konfirmasi
reservasi,
- mengecek jadwal reservasi
dokter yang dimaksud oleh
pasien,
- menyerahkan kartu rekam
medis ke suster.

Menyerahkan Perawat

Setelah

kartu rekam

melakukan

medis

konfirmasi
reservasi

Melakukan

Dokter

Setelah pasien

pemeriksaan

menyampaikan

dan

keluhan

pengobatan

- Menyerakhan kartu rekam

medis ke dokter,
- menyiapkan perlengkapan
pemeriksaan dan pengobatan.
- Melakukan pemeriksaan dan
pengobatan,
- menulis rekam medis,
- menuliskan harga tiap-tiap
tindakan dan resep bila perlu,
- menyerahkan rekam medis ke
bagian kasir melalui perawat.

Melayani

Bagian

Menerima

pembayaran

Kasir

rekam medis
dari perawat

- Menginput tindakan dan harga

pengobatan ke kwitansi,
- menerima pembayaran dari
pasien,
- mencetak kwitansi 2 rangkap,
rangkap 1 diberikan kepada
pasien, rangkap 2 diberikan

49

kepada bagian akuntansi.

Membuat

Bagian

jurnal

akuntansi jam operasi

penerimaan

Setiap akhir

- Membuat jurnal penerimaan

kas harian.

klinik

kas harian
Membuat

Bagian

jurnal

akuntansi bulan

Setiap akhir

- Membuat jurnal penerimaan

kas bulanan.

penerimaan
kas bulanan
Tabel 3.1 Event Table Sistem yang Berjalan
Sumber : Proses Bisnis Tebet Dental Clinic Drg. Agus Kadrianto & Associate

50

3.6 Overview Activity Diagram

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram untuk Sistem yang Berjalan

Sumber : Event Table Proses Bisnis Sistem yang Berjalan

51

3.7 Workflow Sistem yang Berjalan

Actor

Activity
Melayani Pendaftaran

Pasien

1. Melakukan panggilan telepon atau datang ke klinik

Bagian Kasir

2. Menanyakan keperluan
3. Meminta data pasien untuk dicatat dalam rekam
medis
4. Memberitahukan nama dokter dan jadwal praktek
dokter
5. Menjelaskan ketentuan sebelum melakukan
pengobatan.

Pasien

6. Menyampaikan keinginan membuat janji

Bagian Kasir

7. Menanyakan nama pasien

8. Menanyakan nama dokter yang bersangkutan
9. Mengecek nama pasien
10. Mengecek daftar reservasi
11. Menyampaikan perkiraan jam untuk giliran pasien
tersebut

Pasien

12. Menyetujui jam konsultasi

Bagian Kasir

13. Mencatat nama pasien didaftar reservasi dokter yang

bersangkutan.
Melayani konfirmasi reservasi

Pasien

14. Melakukan konfirmasi reservasi

Bagian Kasir

15. Menanyakan nama pasien

16. Mengecek daftar reservasi dokter yang bersangkutan

52

17. Mengambil kartu rekam medis pasien

18. Meminta pasien untuk menunggu di ruang tunggu
19. Menyerahkan kartu rekam medis ke dokter yang
bersangkutan
Menyerahkan kartu rekam medis
Perawat

20. Menerima kartu rekam medis dari bagian kasir

21. Menyerahkan kartu rekam medis ke dokter yang
bersangkutan
Melakukan pemeriksaan

Dokter

22. Menerima kartu rekam medis

23. Memanggil Pasien
24. Menanyakan keluhan pasien

Pasien

25. Menyampaikan keluhan

Dokter

26. Melakukan pemeriksaan

27. Menyampaikan hasil pemeriksaan
28. Menyampaikan tindakan yang akan dilakukan
kepada pasien
29. Melakukan pengobatan
30. Menulis rekam medis
31. Menulis biaya atas tindakan pengobatan yang
dilakukan
32. Memberitahukan jadwal pengobatan berikutnya bila
perlu
33. Menyerahkan rekam medis ke bagian kasir melalui
perawat

53

Melayani Pembayaran
Bagian Kasir

34. Menerima rekam medis dari perawat

35. Membuka form kwitansi

Komputer

36. Menampilkan form kwitansi

Bagian Kasir

37. Mengetik tanggal pada form kwitansi

38. Mengetik nama pasien pada form kwitansi
39. Mengetik jenis tindakan pengobatan
40. Mengetik biaya dari tiap-tiap pengobatan
41. Menjumlahkan biaya pengobatan
42. Menerima pembayaran

Bagian Kasir

43. Memberitahukan total biaya yang harus dibayar

Pasien

44. Menyerahkan pembayaran

Bagian Kasir

45. Menerima pembayaran

46. Memberikan kembalian (jika ada)
47. Memilih tombol print

Komputer

48. Mencetak kwitansi sebanyak 2 rangkap

Bagian Kasir

49. Menyerahkan kwitansi rangkap pertama ke pasien

50. Mendistribusikan kwitansi rangkap 2 ke bagian
akuntansi
Membuat Jurnal Penerimaan Kas Harian

Bagian Akuntansi

51. Membuat jurnal penerimaan kas

52. Menyerahkan jurnal penerimaan kas ke direktur
Membuat Jurnal Penerimaan Kas Bulanan

Bagian Akuntansi

53. Membuat jurnal penerimaan kas bulanan

54

54. Menyerahkan jurnal penerimaan kas bulanan ke

direktur
Tabel 3.2 Workflow Sistem yang Berjalan
Sumber : Event Table Sistem yang Berjalan

3.8 Analisis Temuan Hasil Survei

Permasalahan yang kami temukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai
berikut:
Temuan 1

Tidak ada nomor urut tercetak dalam dokumen kwitansi

yang dibuat oleh Tebet Dental Clinic Drg. Agus Kadrianto
& Associate

Kriteria

Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), Untuk menciptakan

praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus
bernomor urut tercetak.

Sebab

Penggunaan

dokumen

sumber

tanpa

nomor

urut

memungkinkan adanya kesalahan karena suatu transaksi

dapat dicatat lebih dari satu kali.
Akibat

Perusahaan sulit menelusuri transaksi, kecurangan dan

penyalahgunaan dokumen tersebut.

Rekomendasi

Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara

otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada
dokumen tersebut.

55

Temuan 2
Kriteria

Tidak efisiennya waktu dalam mencari data pasien.

Menurut

Jones

&

Rama

(2008),

database

adalah

sekumpulan koleksi data / file yang saling berhubungan.

Sebab

Keterbasan biaya dalam membuat database pasien yang

kita butuhkan.

Akibat

Terjadinya

kecurangan

dalam

menuliskan

jenis

pemeriksaan serta nominal harga pemeriksaan tersebut.

Rekomendasi

Membuat

database

jenis

pemeriksaan

agar

dapat

mengurangi terjadinya kecurangan, seperti menuliskan

jumlah nominal pemeriksaan serta mempercepat dalam
pencatatan pemeriksaan yang dilakukan oleh pasien.
Tabel 3.3 Analisis Temuan Masalah Hasil Survei
Sumber : Proses Bisnis Tebet Dental Clinic Drg. Agus Kadrianto & Associate
3.9 Identifikasi Kebutuhan Informasi
1. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal Penerimaan Kas Harian
Jurnal penerimaan kas harian berisikan informasi mengenai
pendapatan yang diterima oleh klinik perharinya. Jurnal penerimaan kas
harian dibuat berdasarkan nomor kwitansi yang diterima dihari yang
sama dengan tanggal laporan penerimaan kas harian yang akan dibuat.
Jurnal ini memiliki field sebagai berikut: nomor jurnal penerimaan kas
harian, tanggal, kode karyawan, kode member pasien, nomor kwitansi,
jumlah pembayaran, dan subtotal.

56

Jurnal Penerimaan Kas Bulanan

Jurnal penerimaan kas bulanan merupakan akumulasi dari jurnal
penerimaan kas harian yang akan dibuat setiap akhir bulan. jurnal ini
dibuat berdasarkan nomor jurnal penerimaan kas harian. Jurnal ini
memiliki field sebagai berikut : nomor jurnal penerimaan kas bulanan,
tanggal, kode karyawan, nomor jurnal penerimaan kas harian, dan
subtotal.
Jurnal Penerimaan Kas Per-Periode
Merupakan laporan akan penerimaan kas per-periode yang sewaktuwaktu akan diminta oleh direktur. Guna mengetahui jumlah penerimaan
kas yang diperoleh sebelum akhir bulan. Jurnal ini memiliki field sebagai
berikut : Nomor jurnal penerimaan kas per-periode, tanggal, kode
karyawan, nomor jurnal penerimaan kas harian, dan subtotal
2. Laporan Kunjungan Pasien
Merupakan laporan yang dibuat untuk mengetahui jumlah kunjungan
pasien dan jenis tindakan pengobatan yang sering dilakukan dengan tujuan
untuk melakukan evaluasi sehingga dapat mengetahui kekurangan dari
kualitas layanan dan fasilitas. Laporan ini memiliki field sebagai berikut :
nomor laporan kunjungan pasien, tanggal, kode karyawan, kode pasien, kode
tindakan.