LECTURE NOTES

Warehouse Management Systems

Topik 2

Warehouse Process:
Receiving and Put-Away

Warehouse Management Systems – R0

 LEARNING OUTCOME

LO1: Explain the role of warehouses and inventory within the supply chain and
warehousing issues in an integrated logistics

• Mahasiswa diharapkan mampu mengidentifikasi proses dan komponen utama

dalam sistem gudang
• Mahasiswa mampu menggunakan pendekatan yang sesuai dalam mengelola
personil, sistem dan proses yang digunakan dalam menjalankan gudang sesuai
dengan fungsinya
• Mahasiswa diharapkan mampu untuk menerapkan dan mengembangkan sistem
operasi gudang dan prosedur layanan

OUTLINE MATERI (Sub-topic):

Warehouse process: receiving and put-away
- Receiving
- Pre-receipt
- In handling
- Preparation
- Offloading
- Crossdocking
- Recording
- Quality control
- Put Away

Warehouse Management Systems – R0

 ISI MATERI

RECEIVING AND PUT-AWAY

Dalam konsep operasi gudang secara umum, beberapa proses warehouse dapat
meliputi pre-receipt, receiving, put-away, storage, picking, replenishment, value-adding
service and dispatch. Termasuk juga di dalamnya aktivitas dan proses pemindahan barang
langsung dari penerimaan barang tanpa atau melalui proses put-away. Proses warehouse
lainnya dapat berupa stock counting dan inventory control.
Dengan memastikan dan mengatur proses dengan tepat atau sesuai dan beroperasi
secara optimal, maka perusahaan tidak hanya akan memperbaiki akurasi dan efisiensi tetapi
juga mendapatkan keuntungan teknologi baru yang tersedia. aktivitas warehouse dalam
persentase biaya, menekankan pentingnya pemilihan, pengemasan, dan operasi pengiriman
diilustrasikan pada Gambar 1.

Gambar 1. Warehouse Activities as a Percentage of Total Cost

A. RECEIVING
Pada proses receiving, terdapat proses dan jadwal mengantarkan produk, unloading,
counting, verifying, dan inspecting of material (Myerson, 2015). Receiving, goods-in or in-
handling adalah proses yang penting pada proses warehouse. Dengan memastikan produk
telah diterima dalam kuantitas yang benar, dalam kondisi yang baik serta sesuai waktu yang
tepat adalah satu dukungan utama dalam operasi warehouse.

Warehouse Management Systems – R0

 Proses receiving di gudang dapat meliputi beberapa tahapan aktivitas berikut ini:
1. Pre-receipt
Pertama, kita harus memastikan bahwa supplier memberikan produk dalam cara yang
paling tepat. Warehouse manager seharusnya ikut terlibat dalam menentukan dan menyetujui
mengenai kemasan, jumlah item per karton, karton per palet, TiHi (case per lapisan, lapisan
per palet) dan pemberian label khusus, serta mode transportasi yang digunakan untuk
memastikan bahwa produk yang dipesan kompatibel dengan fasilitas penyimpanan.

Gambar 2. Proses Warehouse

Hal yang perlu dipertimbangkan baik dari pihak eksternal dan internal terutama
warehouse manager dalam proses pre-receipt diantaranya:
1. Ukuran dan tipe karton;
2. Tipe kemasan pengangkutan karton, plastik, totes, logam stillages, gulungan cages,
palet;
3. Ukuran dan tipe palet.
4. Label yang spesifik seperti deskripsi produk, barcode, dan kuantitas
5. Posisi label pada karton dan palet
6. Kuantitas karton.
7. Mode transportasi, kuantitas dan frekuensi pengiriman.

Warehouse Management Systems – R0

2. In-handling
Salah satu tantangan utama bagi seorang manajer gudang adalah bagaimana
mencocokkan jam kerja dengan deskripsi pekerjaan. Penanganan produk (material handling)
harus dikelola agar dapat seminimal mungkin agar jam kerja dapat berkurang dan berdampak
pada pengurangan biaya. Hal ini tentu tergantung pada operasi tenaga kerja atau bagaimana
pekerja beroperasi dalam gudang. Aktivitas ini umumnya dapat mencapai antara 48% hingga
60 persen dari total biaya gudang tergantung pada jumlah otomatisasi yang dimanfaatkan.

3. Preparation
Menurut Richards (2017), terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan sebelum
barang atau produk dikirim. Langkah pertama adalah memastikan bahwa pemasok
memberikan ke gudang ketika kita telah memutuskan untuk dilakukan pengiriman. Sebagai
contoh, sulit bagi perusahaan pengiriman paket untuk mematuhi pemesanan karena sifat dari
pengiriman mereka. Namun, perusahaan pengiriman berharap untuk diberikan waktu
pengiriman yang spesifik, meskipun ini bukan pilihan yang lebih disukai mereka.
Dengan menyediakan waktu pengiriman untuk setiap pemasok atau subkontraktor,
kita berada dalam kendali dan dapat mencocokkan jam kerja kita untuk dapat bekerja secara
efektif. Booking-in atau sistem dermaga penjadwalan perlu digunakan. Awalnya perlu
diputuskan kapan akan menerima produk ke gudang. Kemudian harus mencocokkan panjang
slot waktu ke waktu dan diperkirakan durasi untuk memenuhi tugas. Selain itu perlu
dipertimbangkan slot untuk waktu bukan jam kerja karena setiap pengiriman mungkin akan
berbeda durasinya.
Misalnya, suatu proses membutuhkan waktu 30 menit untuk offloading sepanjang
13,6 meter (45 kaki) menggunakan trailer palletized dan 15 menit lebih lanjut untuk
memeriksa dan memindahkan palet ke tempat penyimpanan, sedangkan kontainer 20 kaki
loose-loaded bisa membutuhkan waktu hingga tiga jam, tergantung pada jumlah SKU dan
staf yang dikerahkan. Oleh karena itu, kita perlu untuk menyimpan catatan dari waktu yang
dibutuhkan untuk setiap jenis pengiriman dan berbagi informasi ini dengan tim pemesanan.
Hal ini akan memberikan informasi yang tepat mengenai jumlah tenaga kerja dan
peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas, sehingga membuat perencanaan banyak
lebih mudah. Oleh karena itu, kemudian diperkenalkan sistem penjadwalan dock yang dapat

Warehouse Management Systems – R0

membantu dalam mengalokasikan slot waktu yang akurat, mengukur produktivitas, mengatur
tenaga kerja dan juga memeriksa demurrage dan denda biaya.
4. Offloading
Offloading merupakan proses penurunan barang untuk di masukan kedalam gudang.
Alat-alat yang biasanya digunakan dalam proses offloading diantaranya adalah forklift truck,
dan berbagai macam pallet. Sebelum proses offloading dimulai, terdapat beberapa hal yang
harus dilakukan diantaranya seperti mengecek waktu booking untuk offloading, mengecek
segel pada kendaraan yang membawa barang, mengecek barang dan lain-lain.
Pada saat proses offloading terdapat beberapa staf yang berada di dalam kontainer
yang bertugas untuk mendorong dan mengarahkan barang keluar. Lalu terdapat dua jenis truk
forklift yang dibutuhkan, truk pertama bertugas menurunkan kontainer dari truk atau trailer
sedangkan truk yang kedua berfungsi untuk mengangkut barang yang diturunkan ke pallet
yang kemudian akan dibawa oleh staf ke gudang. Tetapi cara ini tidak efektif dikarenakan
banyaknya waktu yang dibuang oleh staf karena staf yang mengurus pallet harus menunggu
staf lain selesai untuk dapat bekerja.
Sekarang terdapat alat forklift yang dapat menurunkan juga sekaligus memindahkan
barang ke pallet. Hal ini untuk mengurangi resiko dan bahaya dalam proses offloading.
Seperti ketidaksesuaian antara berat benda dengan kekuatan truk forklift. Selain itu, juga akan
berbahaya bagi staf yang bertugas untuk memindahkan pallet dikarenakan bisa saja terjadi
kecelakan saat mengarahkan truk forklift ke pallet yang ada.

5. Checking
Checking merupakan proses pengecekan barang yang telah sampai. Idealnya, setelah
barang diturunkan maka barang kemudian langsung dibawa kedalam gudang. Tetapi,
kepercayaan merupakan salah satu issue di sini. Jika perusahaan tidak percaya terhadap
barang yang dibawa oleh supplier 100% akurat setiap pengiriman, maka perusahaan harus
dilakukan pengecekan. Pengecekan yang dilakukan tidaklah harus mengecek semua barang
yang ada melainkan mengambil sembarang sampel yang ada atau melihat jumlah pallet yang
ada.
Beberapa supplier sudah memperkenalkan dan mengaplikasikan GFR (Good Faith
Receiving), dimana barang yang diterima tidak perlu dicek lagi. Pengecekan secara acak
dilakukan dan setiap barang yang cacat maka akan di kembalikan ke supplier. Meskipun
begitu, tanpa GFR pun sebenarnya manajer gudang dapat menentukan ke akuratan

Warehouse Management Systems – R0

pengiriman dari suatu supplier dengan mengecek ke akuratan pengiriman terakhir.
Pengecekan dilakukan menggunakan laporan yang ditulis diatas kertas.
Biasanya pengecekan yang dilakukan adalah sekitar 10% dari keseluruhan barang.
Jika ditemukan kecacatan maka akan dilakukan lagi pengecekan yang menyebabkan
terkadang seluruh barang dicek. Penggunaan barcode dapat mempercepat pengecekan
barang. Setelah barang dicek kemudian barang akan dipindahkan ke gudang atau area
selanjutnya untuk mengecek kualitas barang.

6. Cross Docking
Cross docking adalah proses dimana produk dipindahkan secara langsung dari tempat
masuknya barang ke tempat pengiriman tanpa memasukan produk tersebut ke tempat
penyimpanan. Cross docking digunakan sebagai teknik untuk menggabungkan inventory dari
berbagai supplier (Ross, 2015). Cross docking membutuhkan sistem untuk mengidentifikasi
produk yang harus di-crossdocked dan sebuah proses yang harus diposisikan ditempat
tertentu agar dapat dikenal oleh petugas.
Setelah didaftarkan, produk harus dibawa langsung ke area pengiriman dan lokasi
penempatan sementara produk harus tercatat pada sistem, mengingatkan petugas bahwa
produk sedang menunggu untuk dikirim. Proses ini harus tercatat secara detail agar datanya
tersimpan secara kronologis. Cross docking secara signifikan digunakan pada produk yang
dapat cepat rusak oleh pedagang eceran pada sistem distribusi mereka dimana mereka
menerima produk dari berbagai pemasok dan memperkuat hubungan antara mereka untuk
pengirimiman ke berbagai toko.

7. Recording
Recording tergantung pada produk yang memungkinkan adanya syarat dan standar
lain selain kode produk, deskripsi produk, dan jumlah produk pada saat kedatangan.
Informasi lain yang mungkin tertera adalah nomor seri dari produk. Pemindaian barcode
sangat ideal dilakukan untuk pencatatan rekor produk.

8. Quality Control
Setelah barang diterima, produk yang bernilai tinggi seperti makanan, produk
berbahaya, produk yang sensitif terhadap suhu dan obat-obatan membutuhkan pengecekkan
yang ketat. Proses ini harus dilakukan dengan cara yang tepat dan seefisien mungkin untuk

Warehouse Management Systems – R0

menghindari terjadinya kemacetan dan produk dapat masuk kedalam sistem dengan cepat.
Apabila terdapat masalah, barang harus segera dipindahkan ke tempat karantina tertentu, atau
jika ruang yang menjadi masalahnya, maka pindahkan ke tempat penyimpanan. Akan tetapi,
tetap harus diidentifikasi terlebih dahulu apakah barang tersebut cacat atau sedang menunggu
hasil test.

B. PUT-AWAY
Setelah barang diterima di warehouse, selanjutnya adalah proses memindahkannya ke
tempat penyimpanan barang. WMS menetapkan beberapa fungsionalitas agar proses ini
efisien yaitu (Ray, 2011):
1. Kalkulasikan resource dan kebutuhan ruang untuk put-away.
2. Izinkan pengiriman langsung (dari penerima ke lokasi penyimpanan).
3. Identifikasi rute put-away terbaik.
4. Dukung strategi put-away berbeda.

Agar sistem dapat bekerja secara efektif, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan untuk di program ke dalam sistem yaitu:
1. ukuran, berat dan tinggi barang
2. Penataan barang diatur sesuai dengan waktu pengeluaran barang yang paling cepat
3. Mengatur data pesanan terbaru
4. Pengelompokkan jenis barang
5. Kombinasi penjualan aktual
6. Ukuran lokasi pallet
7. Kapasitas berat menegangkan

Manajer gudang perlu memperhatikan sistem penyimpanan barang, mengatur dan

menunjukkan lokasi barang diletakkan di tempat yang tetap atau acak agar mudah dicari.
Umumnya, tipe fixed location digunakan peletakkan barang pada lokasi tertentu untuk produk
tertentu. Sedangkan tipe lokasi acak diterapkan dimana palet ditempatkan di slot yang paling
efisien yang tersedia. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan ketika mencari produk meliputi:
1. Karakteristik khusus produk tersebut. Misalnya, barang-barang berbahaya harus
disimpan dilokasi penyimpanan yang khusus dan aman.

Warehouse Management Systems – R0

2. Mengurutkan barang-barang yang paling cepat bergerak ditempatkan dalam barisan
tengah rak sehingga picker tidak harus membungkuk pada saat menjangkaunya dan
membuat waktu kerja picker menjadi lebih cepat.

Manajer gudang juga perlu memperhatikan peletakkan pengelompokkan barang dimana

barang-barang diletakkan sesuai dengan urutan jenis barangnya dan menggabungkan pesanan
yang sering mucul berdampingan pada daftar pick. Hal ini disebut tugas interleaving. Sistem
yang menginstruksikan operator untuk menempatkan sebuah rute palet dengan
mengumpulkan seluruh palet atau memilih salah satu yang diperlukan.

Warehouse Management Systems – R0

 KESIMPULAN

Proses penerimaan sangat penting untuk operasi yang efisien dan efektif dari sebuah
gudang. Setelah itu pastikan juga barang yang sudah diterima dimasukan ke tempat
penyimpanan dengan kuantitas dan kualitas yang tepat. Terdapat lima langkah cepat dalam
membantu operasi gudang untuk meningkatkan produktivitas di proses receiving dan put-
away:
1. Pastikan bahwa anda telah memesan slot kedatangan untuk sebagian besar dari
pemasok anda.
2. Kurangi jumlah pengecekan yang diperlukan pada pengiriman yang masuk.
3. Miliki sistem untuk memprioritaskan barang masuk, misalnya memprioritaskan item-
stock yang rendah dan barang-barang promosi.
4. Rencanakan put-away dengan cermat dan memastikan produk akurat dan efisien.
5. Cross dock sebanyak mungkin.

Warehouse Management Systems – R0

 DAFTAR PUSTAKA

Myerson, P. A. (2015). Supply Chain and Logistics Management Made Easy. Old Tappan,
New Jersey: Paul Boger.
Ray, R. (2011). Enterprise Resource Planning. New Delhi: Tata McGraw Education Private
Limited.
Richards, G. (2017). Warehouse Management. Kogan Page, United States.
Ross, D. F. (2015). Distribution Planning and Control. Chicago, USA: Springer.

Warehouse Management Systems – R0