LECTURE NOTES

Warehouse Management Systems

Topik 5

Warehouse Management Systems

Warehouse Management Systems – R0

 LEARNING OUTCOME

LO2: Apply appropriate approaches to managing personnel, systems and processes used in
the warehouse function

• Mahasiswa diharapkan mampu mengidentifikasi masalah dan memberikan

beberapa solusi alternatif
• Mahasiswa diharapkan mampu membuat perencanaan sistem gudang dan
manajemen operasi gudang
• Mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan standar keputusan inventori dan
prosedur di gudang
• Mahasiswa diharapkan mampu mengevaluasi strategi operasi gudang dan
manajemen operasi

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

• Why does a company need a WMS
• Choosing a WMS
• Selecting the right WMS
• Selecting a partner
• Software as a service
• Cloud computing

Warehouse Management Systems – R0

 ISI MATERI

WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS)

A. Why does a company need a WMS

Penggunaan teknologi secara signifikan dapat meningkatkan produktivitas gudang,
meningkatkan pemanfaatan, mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Ketika pelanggan saat ini menjadi lebih menuntut kecepatan dan kecanggihan, tentu
dibutuhkan pertukaran data yang akurat, aman, cepat. Selain itu, ketika persaingan menjadi
lebih ketat, perusahaan perlu memiliki perangkat teknologi informasi untuk mendukung
bisnis dan membangun keandalan, kecepatan, kontrol, dan fleksibilitas ke dalam operasi
gudang. Hal ini sejalan dengan kemampuan untuk berkomunikasi secara real time sangat
penting di dunia teknologi yang bergerak cepat saat ini.
Jika sebuah perusahaan ingin bersaing secara efektif, perusahaan perlu
memperkenalkan sistem manajemen gudang yang real-time. Biaya untuk sistem ini telah
berkurang secara signifikan selama beberapa tahun terakhir dan hari ini, karena perusahaan
dapat menyewa sistem setiap bulan menggunakan perangkat lunak dalam bentuk software as
service (SaaS) dan komputasi awan, di mana perusahaan dapat membayar sesuai penggunaan,
berbagi sumber daya dan hanya menggunakan fungsionalitas yang dibutuhkan perusahaan.
Sistem manajemen gudang (Warehouse Management System) dapat berdiri sendiri atau dapat
menjadi bagian dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Meskipun beberapa perusahaan yang beroperasi dengan sistem berbasis kertas (paper
based) mampu memperkenalkan praktik terbaik ke dalam gudang seperti memperbaiki tata
letak gudang dan meminimalkan waktu tempuh dengan memiliki barang dengan penjualan
tercepat yang paling dekat dengan pengiriman, mereka dapat meningkatkan lebih jauh dan
menjadi lebih produktif dengan memperkenalkan teknologi perangkat lunak ke dalam
gudang.
WMS dapat memproses data dengan cepat dan mengoordinasikan pergerakan di
dalam gudang. Bantuan WMS dapat menghasilkan laporan dan menangani transaksi dalam
volume besar seperti yang dialami dalam operasi e-commerce. Pengenalan teknologi baru ke
dalam operasi perusahaan tidak hanya meningkatkan daya saing di pasar yang menantang
tetapi juga dapat berperan penting dalam memenuhi permintaan pelanggan yang terus
meningkat.

Warehouse Management Systems – R0

Berikut ini beberapa manfaat potensial dari memiliki WMS termasuk yang berikut:
a) Visibilitas dan ketertelusuran stok real-time;
b) Peningkatan produktivitas;
c) Catatan stok yang akurat;
d) Pengurangan miss-picks;
e) Pengisian otomatis;
f) Pengurangan return;
g) Pelaporan yang akurat;
h) Peningkatan daya tanggap;
i) Visibilitas data jarak jauh;
j) Peningkatan layanan pelanggan; dan
k) Minimasi dokumen

B. Pemilihan WMS
Ketika pimpinan perusahaan sebagai pengambil kebijakan memutuskan untuk
memilih WMS yang akan diterapkan, maka hendaknya terlebih dahulu decision maker
tersebut harus memahami bagaimana kebutuhan perusahaan dan persyaratan bisnis utama.
Hal ini tidak hanya untuk hari ini tapi beberapa waktu ke depan (jangka pendek, menengah
dan jangka panjang). Oleh karenanya, amat diperlukan untuk memahami strategi perusahaan
yang digunakan, memastikan bahwa kebutuhan spesifik yang akan terpenuhi dengan memilih
solusi yang paling cocok dengan tujuan bisnis perusahaan.
Untuk memastikan bahwa sistem yang dipilih adalah yang tepat untuk operasi sebuah
organisasi atau perusahaan, terdapat beberapa panduan praktek terbaik menurut BASDA dan
Sage Accpac, diantaranya:

1) Membentuk tim proyek.

Hal ini berkenaan dengan membentuk tim yang terdiri dari anggota yang dapat berpikir
secara logis terutama ketika memutuskan kebutuhan perusahaan terkait dengan WMS.
Tim ini harus melibatkan beberapa anggota dari bagian atau departemen keuangan,
penjualan, produksi, IT dan tentu saja gudang. Kemudian dilakukan pemilihan
pemimpin proyek dan menentukan peran, tanggung jawab setiap orang dan tingkat
keterlibatan masing-masing. Peran dan fungsi ini akan sangat berkaitan dengan waktu
dan pengambilan keputusan selama ini proses berlangsung.

Warehouse Management Systems – R0

2) Tentukan, catatan, review dan memperbaiki proses saat ini. Beberapa aspek yang
diperlukan dalam tahapan ini diantaranya:
a) Jangan mengotomatisasi proses berlebihan atau rendah
b) Mengumpulkan dan menyusun informasi sebanyak-banyaknya mungkin tentang
proses dan prosedur saat ini.
c) Jangan membuat kesalahan.
d) Gunakan tim proyek dan staf gudang. Perlu dilakukan pengidentifikasian
terhadap proses yang menurut para anggota tim akan membuat frustasi dan
keletihan yang berlebihan dan proses yang berjalan secara tidak efisien.
e) Memahami bagaimana gudang berkomunikasi baik secara internal dengan
departemen lainnya dan eksternal dengan pelanggan, pemasok dan perusahaan
transportasi.

3) Buat daftar fungsi utama yang diperlukan dari sistem baru.

Setiap anggota tim proyek perlu mengkompilasi daftar fungsi utama yang dibutuhkan
sistem, peringkat, dan bobot sesuai dengan kepentingan. Tim diharapkan memperoleh
daftar yang disepakati berkenaan dengan persyaratan utama dari ide-ide yang dihasilkan
oleh anggota tim individu dan dokumen siap untuk dimasukkan dalam persyaratan dan
informasi yang dibutuhkan

4) Memasukkan spesifikasi dan rencana pertumbuhan di masa depan

Hal ini berkenaan dengan analisis ddengan mempertimbangkan peristiwa kemungkinan
masa depan ketika menentukan WMS.

5) Daftar manfaat untuk perusahaan Anda dari WMS

WMS yang tepat dapat memaksimalkan produktivitas kerja, meningkatkan
pemanfaatan dan pengalokasian ruangan, pemanfaatan peralatan dan meningkatkan
tingkat akurasi. Semua ini harus diukur dan disajikan bersama laporan ROI.

6) Mendekati sejumlah vendor; kunjungi beberapa situs referensi

Terdapat sejumlah besar vendor WMS di pasar saat ini yang menawarkan penggunaan
ERP sistem yang menggabungkan WMS, best-of-breed WMS, sistem pengendalian
stok dan sistem lainnya. Kita dapat mengunjungi beberapa situs referensi untuk melihat
efektivitas operasional dan mendiskusikan manfaat sistem WMS ketika akan
dimplementasikan.

Warehouse Management Systems – R0

7) Menghasilkan laporan pengembalian investasi (ROI)
Dalam menentukan sistem operasi warehouse management system yang akan
diimplementasikan, pimpinan harus untuk mempertimbangkan dampak dan fungsinya
terhadap aspek berikut:
a. Kemampuan untuk berinteraksi dengan sistem lain
b. Bersifat modular dan dapat diukur
c. Mudah diakses
d. Kemudahan operasi
e. Memiliki sistem standar
f. Dapat memenuhi beberapa kebutuhan khusus
g. Mampu mendukung praktek gudang terbaik
h. Memiliki kemampuan pelaporan

C. IMPLEMENTASI WMS
Ketika rencana dilaksanakan, segala sesuatu tidak selalu terjadi seperti diharapkan
(Faber, N; Smith, A, 2013). Misalnya, pelanggan dapat mengubah pikiran mereka tentang apa
yang mereka inginkan dan kapan mereka menginginkannya, termasuk pemasok mungkin
akan menyalurkan barang dengan tidak tepat waktu, kegagalan atau rusaknya mesin, catatan
persediaan mungkin tidak akurat, dan berkurangnya staf mungkin karena sakit. Proses kontrol
adalah salah satu cara untuk mengatasi perubahan ini (Faber, N; Smith, A, 2013). Hal ini
terkait dengan umpan balik dan fungsi tindakan korektif dari sistem manajemen. dengan
pemantauan apa yang sebenarnya terjadi dan membuat perubahan yang diperlukan. Fungsi
kontrol akan membuat penyesuaian yang memungkinkan operasi untuk mencapai tujuan yang
ditetapkan dalam rencana ((Faber, N; Smith, A, 2013).
Berkenaan dengan strategi implementasi, terdapat beberapa aturan harus diikuti dan
dipertimbangkan sebelum menerapkan sistem baru:
a. Diskusikan proses bisnis berkenaan dengan waktu yang cocok untuk memperkenalkan
sistem baru. Umumnya ketika periode penjualan dalam kondisi tenang merupakan
waktu yang baik.
b. Mencapai kesepakatan dan persetujuan rencana implementasi yang realistis dengan
vendor dan tim proyek yang ada.
c. Menjamin ketersediaan staf kunci selama pelaksanaan tahap implementasi.
d. Mengusulkan tenggat waktu yang diyakini dalam pencapaian implementasi.

Warehouse Management Systems – R0

 e. Memiliki beberapa acuan tetap dan dapat standby di lapangan.
f. Menunjuk beberapa anggota yang akan bekerja intens di lapangan
g. Mengembangkan agenda pelatihan untuk semua staf dan menjadwalkan program
induksi kepada staf.
h. Jangan usahakan memodifikasi sistem agar bekerja ditempat (tidak ada upaya
perbaikan)
i. Merancanga agar sistem dapat bekerja sebagai awalnya dan sesuai dengan
perencanaan yang ditentukan sebelumnya.
j. Fokus pada timeline yang ada dan perhatikan beberapa jadwal kritis.
Beberapa perusahaan juga akan terlihat untuk melanjutkan menjalankan sistem yang
ada secara paralel sampai sistem baru beroperasi penuh. Hal ini akan berlangsung sampai
semua fungsi berjalan optimal, telah diuji oleh pengguna dan beberapa masalah telah
ditangani.

D. CLOUD COMPUTING
WMS umumnya mengacu pada sekelompok perangkat lunak komputer dan perangkat
keras yang mengintegrasikan bar coding, komunikasi frekuensi radio, perhitungan siklus, dan
operasi yang berhubungan dengan gudang lain untuk mempercepat aliran material dan
memanfaatkan ruang di seluruh gudang (Scavarda, 2012).

Gambar 1. Software as a service: ERP

Warehouse Management Systems – R0

 Pernan ERP system sangat signifikan dalam manajemen sistem gudang seiring dengan
perkembangan teknologi informasi dan digitalisasi data. Sehingga manajemen perusahaan
dan manajemen gudang dapat saling berbagi data secara real dan lebih cepat melalui aplikasi.
Aplikasi ini umumnya dirancang agar mudah digunakan dan mudah diakses selama
terhubung dengan koneksi data atau internet. Pengaplikasian sistem informasi dan ERP pada
sistem gudang memudahkan pengambil kebijakan baik pada level low manager, medium
manajer dan top level manager mampu saling berinteraksi dalam monitor dan pengambilan
keputusan. Berkenaan dengan manajemen sistem gudang, manajer dengan mudah mengontrol
aliran barang dan material baik pada proses penerimaan, penyimpanan dan pengiriman.
Selain itu, konsep sistem informasi memberikan kemudahan dalam relasi manajemen
gudang dan personel gudang terhadap beberapa fungsi lainnya pada perusahaan. Terutama
dengan fungsi produksi, distribusi dan fungsi keuangan. Beberapa perusahaan menggunakan
aplikasi vendor seperti SAP, Oracle, JDE dan beberapa provider open source lainnya.

Gambar 2. User Interface ERP sytems: SAP

Warehouse Management Systems – R0

 Gambar 3. User Interface (control function)

Gambar 4. Tampilan untuk kondisi medium manager: Oracle

Warehouse Management Systems – R0

 KESIMPULAN

Sebuah WMS sangat penting dalam lingkungan yang bergerak cepat saat ini. Informasi
adalah kunci dan data real-time sangat berharga. Pengenalan WMS dapat meningkatkan
kecepatan, produktivitas dan akurasi. Kunci untuk pembelian dan implementasi yang sukses
adalah:
a. Persiapan dan mengalokasikan waktu yang cukup dan sumber daya untuk proyek;
b. Mendapatkan proses Anda tepat sebelum memperkenalkan sistem;
c. Menghasilkan tingkat dasar sehingga manfaat penuh dari sistem dapat dibandingkan;
d. Mendapatkan buy-in dan keterlibatan manajemen senior dan Staf gudang;
e. Memilih pemasok yang paling tepat;
f. Memastikan bahwa semua staf dilatih untuk tingkat yang dapat diterima.

Namun, untuk memulai sebuah proyek WMS Anda harus yakin bahwa Anda akan
mencapai manfaat bisnis yang signifikan. Efisiensi gudang adalah kunci untuk secara
efektif mengelola rantai pasokan dan mencapai terbaik di kelasnya kinerja. Teknologi
bisa menjadi dapat dijangkau dalam hal ini.

Warehouse Management Systems – R0

 DAFTAR PUSTAKA

Richards, G. (2017). Warehouse management: a complete guide to improving efficiency and

minimizing costs in the modern warehouse. Kogan Page Publishers.
Myerson, P. A. (2015). Supply Chain and Logistics Management Made Easy. Old Tappan,
New Jersey: Paul Boger

Warehouse Management Systems – R0