PAPER ANNOTATION

Title Blending Information and Communication Technology (ICT) with an

Accounting System: The Case of the Egyptian International Motors
Company (EIM)
Author(s) Khaled Dahawy & Khaled Samaha
Journal Cases on Business and Management in the MENA Region: New Trends
and Opportunities
Volume
Year 2011
Pages 9

What is the paper about?

Dalam lingkungan bisnis global yang terkomputerisasi, saling berhubungan, saat ini,
profesi akuntansi harus berurusan dengan sejumlah masalah kompleks yang tidak pernah ada
di masa lalu misalnya, bagaimana menangkap dan mencatat transaksi dan peristiwa bisnis
baru, mengembangkan bisnis dan informasi bernilai tambah. proses, menciptakan peluang
rantai nilai baru, menyebarkan pengetahuan yang berguna ke beragam konsumen informasi,
dan memberikan layanan jaminan di seluruh spektrum kegiatan ekonomi. Penggunaan
sistem informasi akuntansi otomatis telah menjadi bagian integral dari sistem akuntansi di
seluruh dunia. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) biasanya terdiri dari kumpulan komponen
terintegrasi yang dibentuk untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data
keuangan, dan menyediakan informasi yang berguna yang mendukung manajer dalam
pengambilan keputusan.
Tujuan utama SIA adalah pengumpulan dan pemrosesan data aktivitas bisnis secara
efisien dan efektif; memproses data menjadi informasi yang akurat, tepat waktu, dan
berguna, namun tetap menetapkan kontrol yang memadai untuk memastikan bahwa data
dicatat dan diproses secara akurat. Kehadiran AIS otomatis yang dirancang dengan baik
akan mengarah pada peningkatan efisiensi melalui penyediaan informasi yang tepat waktu;
keuntungan organisasi yang lebih tinggi dengan meningkatkan efisiensi dan efektivitas
rantai pasokannya; meningkatkan pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi
yang akurat secara tepat waktu, di samping berbagi pengetahuan dan keahlian yang lebih
mudah.
Namun, keputusan yang berkaitan dengan pilihan dan penerapan sistem akuntansi
terkomputerisasi sangat sensitif terhadap faktor budaya, ekonomi, dan lingkungan termasuk
keterampilan TI, penganggaran TI, dan resistensi pengguna akhir. Faktor-faktor tersebut
berbeda secara dramatis antara negara maju dan berkembang. Selain itu, dalam konteks
negara berkembang, realitas budaya, politik, dan ekonomi masing-masing negara seringkali
sangat berbeda; oleh karena itu, keputusan sistem informasi akuntansi otomatis harus
dipelajari dalam konteks lingkungan mereka sendiri.
What is the aim of the study?

Kasus ini bertujuan untuk menyelidiki pengembangan sistem akuntansi otomatis

yang didesain ulang di perusahaan swasta Mesir yang merencanakan perubahan material
dalam sistem akuntansi dan struktur organisasinya melalui integrasi sistem teknologi
informasi dan komunikasi. Dengan kata lain, kasus ini mencoba untuk mengeksplorasi
keputusan strategis perusahaan mengenai pilihan implementasi sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi, masalah yang ditemui selama proses implementasi, dan tindakan yang
diambil untuk mengambil alih masalah ini untuk mendapatkan manfaat desain ulang sistem
akuntansi yang potensial. Pelacakan desain ulang sistem akuntansi otomatis menyoroti
beberapa faktor kunci keberhasilan implementasi dan menekankan bahwa mendapatkan
komitmen manajemen puncak untuk proses implementasi sistem akuntansi otomatis
merupakan prasyarat untuk sukses.

Why is it important?

Untuk tetap kompetitif dan semakin canggih di pasar, bisnis harus berinvestasi dalam
sistem informasi akuntansi otomatis jika mereka ingin bertahan dalam jangka panjang,
apakah ini melalui outsourcing atau solusi internal. Namun, Manajer tidak boleh membuat
keputusan satu kali apakah akan melakukan outsourcing atau tidak.
Menghadapi masalah ini CEO dan manajer departemen IS telah memutuskan untuk
mengubah rencana mereka untuk membangun perangkat lunak yang dibuat khusus secara
keseluruhan menggunakan alat Oracle. Pada saat ini, personel departemen SI telah siap
untuk menghasilkan program yang dibuat khusus yang memiliki semua keunggulan
perangkat lunak siap pakai Oracle keuangan dan pada saat yang sama dirancang khusus
untuk kebutuhan perusahaan. Keputusan ini tampaknya layak karena personel IS telah
dilatih dengan sangat baik dalam menggunakan alat Oracle, selanjutnya ketika dilatih untuk
menggunakan keuangan Oracle, personel IS menjadi sangat terbiasa dengan desain dan
antarmuka program yang sudah jadi.

What is the approach/method used to acquire the data?

Untuk mulai membangun sistem baru yang dibuat khusus, manajer departemen SI
ditugaskan oleh CEO untuk memimpin tim personel SI bersama dengan kelompok karyawan
dari berbagai departemen yang akan terpengaruh. Rencana implementasi sistem baru yang
terlibat
1. Menambah jumlah personel departemen IT dari 5 menjadi 11,
2. Mengembangkan studi terperinci yang komprehensif (oleh personel TI Senior) yang
mencakup kebutuhan spesifik dari situasi saat ini di setiap departemen, memberikan
solusi untuk masalah, dan mendiskusikan kebutuhan ini dengan para programmer,
 3. Membandingkan status saat ini, masalah dan desain Oracle Financials untuk bagian
yang dipelajari. Pada saat itu para programmer telah merumuskan tulang punggung
sistem yang hampir identik dengan Oracle Financials dan siap untuk
menyesuaikannya dengan penyesuaian yang diperlukan untuk memecahkan
kebutuhan yang ditemukan dari analisis,
4. Menetapkan struktur organisasi dengan cara baru yang dapat mengakomodasi
penambahan setiap perusahaan, lisensi, departemen, dan/atau divisi baru, dan
terakhir
5. Penjadwalan implementasi setiap bagian sistem dalam hubungannya dengan
pengguna akhir.

What is the approach/method used to analyse the data?

Membangun seluruh perangkat lunak yang dibuat khusus menggunakan alat Oracle.
Personil departemen SI siap untuk menghasilkan program yang dibuat khusus yang memiliki
semua keunggulan perangkat lunak siap pakai Oracle keuangan dan pada saat yang sama
dirancang khusus untuk kebutuhan perusahaan. Keputusan ini tampaknya layak karena
personel IS telah dilatih dengan sangat baik dalam menggunakan alat Oracle, selanjutnya
ketika dilatih untuk menggunakan keuangan Oracle, personel IS menjadi sangat terbiasa
dengan desain dan antarmuka program yang sudah jadi.

What are the key findings?

Mereka memutuskan pembentukan sistem akuntansi otomatis baru sebagai berikut:

1. Membeli paket Oracle Financials,
2. Mempekerjakan perusahaan Oracle Mesir untuk mengelola penyesuaian analisis
kesenjangan yang diperlukan,
3. Memperkirakan biaya penyesuaian yang diperlukan,
4. Mendukung personel departemen SI dengan pelatihan yang diperlukan untuk
implementasi, dan akhirnya
5. Membeli lisensi alat Oracle dan mengizinkan departemen SI perusahaan untuk
membangun modul yang dibutuhkan yang hilang dari Oracle Financials.

Is there any limitation?

Terdapat kesulitan dalam integrasi antara periode pengembangan dan implementasi

sistem akuntansi baru. Implementasinya tidak bisa dilakukan sekaligus untuk semua bagian
yang beragam. Selain itu, tim implementasi tidak dapat menutup perusahaan selama periode
implementasi. Sebaliknya, mereka menerapkan perangkat lunak dalam apa yang mereka
sebut "langkah demi langkah". Misalnya departemen IS dimulai oleh departemen perawatan
mobil. Ketika mereka memigrasikan sistem departemen pemeliharaan ke sistem baru, data
departemen yang diperbarui akan sulit terlihat oleh sistem lama. Namun, transaksi yang
dilakukan di departemen pemeliharaan (misalnya klien membawa mobilnya untuk
diperbaiki) akan berdampak pada beberapa departemen lain seperti akun klien, inventaris,
dan perbendaharaan (tunai). Untuk mengatasi masalah ini departemen SI harus membuat
aplikasi middleware untuk dapat menjaga efek dari link yang ada antara aplikasi baru dan
yang lama. Kedua, departemen SI menyadari kebutuhan untuk menyampaikan satu laporan
yang mencakup data dari perangkat lunak lama dan baru secara bersamaan. Untuk mengatasi
masalah ini departemen SI membuat server gudang data dan memigrasikan batch harian dari
dua platform dan menjelajahinya dengan alat penemu Oracle.

What are the main conclusions and implications in the wider context?

1. Pertama, perusahaan menerapkan sistem Customer Relation Management (CRM).

Sistem ini telah membantu perusahaan dalam menyusun laporan-laporan penting yang
berkaitan dengan pelanggannya.
2. Kedua, perusahaan menerapkan “Mobile Commerce System”, yaitu sistem yang
berbasis layanan mobile yang dipasang pada mesin genggam. Ini diterapkan di pusat
layanan perusahaan. Sistem ini telah membantu operasional perusahaan dengan
mengurangi waktu tunggu, dan memastikan masuknya informasi peralatan/mobil yang
benar saat diterima.
3. Ketiga, perusahaan menerapkan sistem Voice Over Internet Protocol (VOIP), yang
menghubungkan banyak cabang, situs, gedung, dan kantor yang dimiliki perusahaan.
Perkembangan ini memfasilitasi kemampuan untuk berkomunikasi antara berbagai
bagian/karyawan perusahaan dengan biaya nol.
4. Keempat, perusahaan memprakarsai server SMS yang memiliki kemampuan mengirim
ribuan pesan ke pelanggan. Server ini terhubung ke sistem CRM yang memungkinkan
SMS dikirim ke pelanggan yang ditargetkan tergantung pada informasi yang disertakan
dalam SMS.
5. Dan terakhir, perusahaan menghubungkan sistem layanan SMS dengan divisi purna
jual. Tautan ini memungkinkan pembuatan laporan dari data divisi purna jual yang
menentukan janji pemeliharaan yang diperlukan untuk setiap pelanggan individu.

Any other comments

Sistem baru ini menetapkan kemampuan untuk menangani volume transaksi yang
besar tanpa mengurangi kecepatan atau efisiensi. Kemampuan ini membuat karyawan lebih
nyaman dengan sistem karena mereka mulai melihatnya sebagai teman dan bukan musuh.
Dalam survei informal yang diterapkan departemen SI satu tahun setelah implementasi
sistem, ditemukan bahwa karyawan sebenarnya "sangat menyukai" sistem baru dan mereka
merasa "sangat" membantu mereka dalam pekerjaan mereka. Selain itu, banyak karyawan
merasa pelatihan yang mereka terima membuat mereka merasa lebih berharga.