Anda di halaman 1dari 13

INFORMATION CAPITAL READINESS

Information capital menjadi salah satu modal dalam menciptakan nilai dalam
ekonomi (lihat Gambar 9-1). Information capital yang terdiri dari sistem, database,
perpustakaan, dan jaringan, menjadi informasi dan pengetahuan yang penting bagi organisasi.
Information capital, seperti human capital memiliki nilai dalam konteks strategi. Dalam
penerapan customer oriented strategy, sistem informasi yang dimiliki perusahaan akan
memberikan banyak keuntungan. Sistem tersebut akan memberikan informasi tentang
preferensi pelanggan dan perilaku pelanggan, customer relationship, serta penanganan
retensi.
Dalam penerapan product leadership strategy akan membutuhkan informasi untuk
meningkatkan desain dan pengembangan proses produk melalui alat seperti pemodelan tiga
dimensi, prototyping virtual, dan CAD / CAM. Dengan demikian, information capital, seperti
halnya human capital, harus dikelola agar selaras dengan strategi yang diterapkan oleh
perusahaan. Kerangka umum yang diperkenalkan sebelumnya untuk mengatur intangible
capital adalah:
1.
Menjelaskan information capital
2.
Menyelaraskan information capital dengan strategi
3.
Mengukur kesiapan information capital

DESCRIBE MODAL INFORMASI


Kerangka empat tingkat (Gambar 9.2), menyediakan taksonomi yang berguna untuk
menggambarkan information capital. Information capital terdiri dari dua komponen:
infrastruktur teknologi dan aplikasi information capital.
Infrastruktur teknoligi meliputi teknologi-teknologi seperti mainframe pusat dan
jaringan komunikasi, dan keahlian manajerial, seperti perencanaan dan keamanan standar
bencana, diperlukan untuk memungkinkan pengiriman yang efektif dan penggunaan aplikasi
information capital. Sebuah aplikasi information capital, paket informasi, pengetahuan, dan

teknologi, dibangun berdasarkan infrastruktur teknologi untuk mendukung proses utama


dalam internal organisasi untuk melakukan inovasi, manajemen pelanggan, manajemen
operasi, dan peraturan dan sosial.
Sebuah aplikasi pemrosesan transaksi, seperti sistem ERP,. Aplikasi analisa bertujuan
untuk mengembangkan analisis, interpretasi dan berbagi informasi dan pengetahuan yang
dimiliki organisasi.
Transformational applications mengubah model bisnis yang sudah berjalan dari
perusahaan. Transformational applications dapat berubah menjadi aplikasi transaksi dalam
melayani konsumen. Seperti sistem interaktif yang digunakan oleh Levi Strauss, dapat
menciptakan custom tailor jeans yang sesuai dengan keinginan dari konsumen tersebut.

Secara simultan infrastruktur teknologi dan aplikasi information capital membentuk


portofolio information capital. Seorang eksekutif harus memahami bagaimana
merencanakan, menentukan prioritas untuk, dan mengelola portofolio information capital
yang mendukung strategi mereka. Strategy maps memberikan titik acuan untuk tujuan
information capital.
Portofolio information capital untuk mendukung proses inovasi dapat mencakup :
(1) tingkat transaksional CAD/ CAM dan pembangunan sistem manajemen pipa.
(2) tingkat pengetahuan analitik manajemen system (KMS) untuk berbagi informasi
praktek terbaik di antara desainer produk, dan
(3) sistem interaktif transformasi yang memungkinkan pelanggan untuk langsung
merancang produk mereka sendiri (misalnya antarmuka pelanggan Dell).
Seluruh portofolio dan inovasi teknologi mendukung proses portofolio information
capital. Proses manajemen pelanggan biasanya dimulai pada tingkat transaksional melalui
manajemen hubungan pelanggan (CRM). Software CRM menyediakan berbagai aplikasi
termasuk otomatisasi tenaga penjualan, pemrosesan order, dan manajemen call center.

Aplikasi tingkat Analytic menyediakan pengukuran profitabilitas pelanggan dan kemampuan


data mining untuk segmentasi customer.
Manajemen rantai pasokan (SCM) dan manufaktur persyaratan perencanaan (MRP)
adalah tipikal dari sistem transaksional yang mendukung proses manajemen operasi. Aplikasi
ini mengintegrasikan berbagai sistem seperti pengendalian persediaan, pemrosesan order,
pembelian, dan perencanaan kapasitas yang sebelumnya terpecah-pecah. Tingkat Analytic
appikasi mungkin termasuk sistem untuk menganalisa produk dan kualitas, aktivitas proses
dan produk biaya, waktu siklus dan analisis keluhan. Aplikasi pelacakan paket seperti yang
diperkenalkan oleh UPS dan FedEx telah menjadi sistem transformasional.

Kelompok staf yang mengelola kesiapan strategis lainnya, termasuk aset berwujud
dan aset berwujud organisasi dan keuangan, juga membutuhkan information capital. Tingkat
efektivitas potensial telah diperkenalkan untuk pengelolaan keuangan melalui sistem ERP
dan telah diperkenalkan di sebagian besar organisasi selama tahun 1990-an sistem transaksitingkat ini mendukung aplikasi analitik seperti biaya berdasarkan aktivitas dan analisis
keuangan dan kerangka pengelolaan keuangan transformasional seperti pangsa - nilai
pemegang dan manajemen berbasis nilai. Pengenalan sistem ERP memiliki dampak positif
pada bidang HR, anatara lain employee records dan benefit program. Sistem HR berbasis web
memungkinkan karyawan langsung mengontrol benefit program. Sistem ERP juga
memberikan kemudahan compliance reporting, dan proses rekrutmen berbasis Web. Proses
perencanaan strategis bergantung pada sistem transaksi dari proses lainnya, terintegrasi
melalui data warehouse.

Infrastruktur fisik meliputi:


Aplikasi infrastruktur (aplikasi bersama seperti e-mail, kemampuan internet,
mobile computing)

manajemen Komunikasi (jaringan broadband, intranet)

Manajemen data (data warehouse terpusat)

Keamanan dan resiko (kebijakan keamanan, perencanaan bencana, firewall)

Channel manajemen (situs Web, call center)

manajemen Facility (mainframe skala besar, peternakan server, LAN)

Infrastruktur manajemen mencakup:

manajemen TI (IS perencanaan, negosiasi perjanjian tingkat layanan pemasok)


Arsitektur dan standar (untuk data, komunikasi, teknologi, dan sebagainya)

pelatihan pendidikan IT, manajemen pendidikan)

IT R&D (teknologi yang sedang berkembang)

MENYELARASKAN INFORMATION CAPITAL DENGAN STRATEGI


Eksekutif harus memastikan bahwa portofolio information capital mereka sejalan
dengan proses internal strategis pada strategi organisasi mereka peta beberapa organisasi
telah mencapai keberhasilan dengan menjalankan serangkaian pertemuan setelah peta strategi
mereka jalankan. Dalam setiap pertemuan, setiap peserta mengembangkan rencana
information capital yang terintegrasi untuk tema strategis di peta strategi, seperti memberikan
respon yang cepat atau memahami segmen konsumen yang dilayani. Peserta pertemuan ini
berasal dari semua lini organisasi, seperti halnya bagian SDM dan TI. Dengan cara ini,
keahlian profesional TI serta yang spesialis lainnya dibawa untuk menanggung pada modal
informasi yang diperlukan untuk setiap komponen strategi. Hasil dari pertemuan ini
dikomunikasikan kembali ke seluruh lini organisasi yang terkait dengan rencana tersebut.
Ingat bahwa Consumer Bank. diperkenalkan dalam Bab 7 (lihat Gambar 14), sedang
melakukan strategi solusi pelanggan berdasarkan pada membangun hubungan pribadi antara
pelanggan dan perencana keuangan (lihat Gambar 9-5). Untuk proses cross-sell dalam
manajemen pelanggan tema, tim lokakarya mengidentifikasi sistem self-manajemen
portofolio pelanggan sebagai aplikasi transformasional yang akan memungkinkan pelanggan
untuk menganalisis dan memanipulasi rencana keuangan mereka sendiri Tim lokakarya

mengidentifikasi aplikasi analitik untuk cross-selling -pelanggan profitabilitas sys-tem dan


aplikasi-ani transaksi File Pelanggan un terintegrasi memahami proses segmen pelanggan
berbagi kebutuhan untuk sistem profitabilitas pelanggan, serta umpan balik pelanggan
terpisah untuk penelitian sistem pasar langsung. Lokakarya ini tidak dapat mengidentifikasi
aplikasi transformasional untuk proses ini.
Kotoran proses channel yang sesuai diperlukan pondasi-tion kuat dari sistem
transaksi, termasuk paket perangkat lunak CRM suite, dengan modul untuk manajemen
memimpin, manajemen pesanan, dan otomatisasi tenaga penjualan. Untuk memberikan
respon cepat proses dalam manajemen operasi tema. peserta mengidentifikasi applica-tion
transformasional, customer self-help, dan aplikasi analitik, sebuah praktek terbaik sistem
manajemen pengetahuan masyarakat untuk berbagi teknik penjualan yang sukses antara
telemarketer. Proses perencanaan strategi IC yang diaplikasikan oleh bank mendefinisikan
sebuah portfolio IC dengan 14 aplikasi unik dan 5 proyek infrastruktur IT. Dengan
menyeleksi portfolio aplikasi dan infrastruktur berdasarkan proses internal yang kritikal pada
perwujudan strategi map, pihak eksekutif bisa diyakinkan bahwa informasi capital
perusahaan akan dikaitkan dengan strateginya.
Mengalokasikan Sumber Daya untuk Investasi IC yang Strategis
Investasi pada teknologi informasi telah meningkat terus-menerus selama lebih dari
13 tahun. Kebijaksanaan investasi IT menciptakan keterkaitan strategi tersebut. Pada Gambar
9-5, kita mengidentifikasi set aplikasi capital informasi dan proyek infrastruktur IT yang
dibutuhkan untuk mendukung strategi pada Consumer Bank.

Gambar 9-5 Strategic Information Capital Portfolio : Consumer Bank


Guideline untuk mengembangkan strategi investasi capital informasi, diilustrasikan
pada Gambar 9-6 :
Keseluruhan tingkatan investasi pada proyek capital informasi yang baru

Investasi mix (campuran) yang diinginkan pada proses strategi


Investasi mix (capital) yang diinginkan pada kategori capital informasi

Gambar 9-6 Developing the Information Capital Investment Strategy


Untuk mengetahui potensial keuntungan keseluruhan, tiap investasi softaware harus
dibarengi dengan perubahan organisasi yang sinifikan dan pengembangan dari kompetensi
capital sumber daya manusia yang baru. Sebagaimana contoh ilustrasi, jika kembali ke
portfolio capital informasi yang diinginkan Consumer Bank sebagaimana ditunjukkan pada
Gambar 9-8, bagian A (lihat Gambar 9-5 untuk deskripsi sepenuhnya dari akronim 3 huruf
dalam gambar tersebut). Tabel investasi (Gambar 9-8, bagian B) melihat 3 alternatif :
investasi yang rendah (5% dari pengeluaran capital informasi total), investasi moderate
(10%), dan invetasi besar (15%).

Gambar 9-8 Consumer Bank Information Capital Portfolio/Investment strategy

Meskipun tidak ada guideline yang absolut atau benchmark yang tersedia. Interaksi
antara strategi investasi capital informasi dan portfolio capital informasi memperbolehkan
eksekutif untuk mempelajari tradeoff biaya/keuntungan, sebelum akhirnya menjadikan
variable strategi secara ekonomis muncul sebagai informasi manajemen.

MENGUKUR KESIAPAN CAPITAL INFORMASI


Kesiapan strategi dari aplikasi capital informasi dan infrastruktur merupakan
pengukuran yang berarti dari nilai capital informasi organisasi. Sebagaimana dengan kesiapan
strategis capital sumber daya manusia, kesiapan strategi capital informasi mengukur derajat
kesiapan capital informasi organisasi untuk mendukung strategi perusahaan.
Gambar 9-9 mengilustrasikan skema 6-tingkat. Tingkat 1 dan 2 dipertimbangkan
normal dan operasional. Ingkat 3 dan 4 mewakili aplikasi baru yang sudah diidentifikasi dan
dibiayai, dan aksi yang sedang berlangsung. Kapabilitas belum muncul, namun program
pengembangan aktif untuk menutup gap. Tingkat 5 dan 6 mewakili area problem. Aplikasi
dibutuhkan untuk mendukung strategi, tetapi tidak ada aksi telah diambil untuk menciptakan
dan menunjukan kapabilitas.

Gambar 9-9 Measuring the Strategic Readiness of Information Capital


Manajer bertanggungjawab atas program pengembangan capital informasi dimana
menyediakan penilaian yang subjektif untuk system pengukuran simple yang diilustrasikan
pada Gambar 9-9. Gambar 9-10 menunjukkan bagaimana kesiapan mengukur program
aplikasi dan infrastruktur individu pada Consumer Bank dapat dikelompokkan menjadi report
status portfolio.

Gambar 9-10 Information Capital Readiness at Consumer Bank


SUMMARY
Pendekatan pengukuran yang ditujukan pada chapter ini menciptakan sebuah cara
pandang baru dalam mengatur pengembangan dan pengalikasian capital informasi. Fokusnya
berubah dari evaluasi kinerja capital informasi berdasarkan statistic biaya dan kehandalan
menjadi evaluasi yang berdasar pada keterkaitan strategi : mengukur bagaimana capital
informasi berkontribusi pada objektif strategi organisasi, secara khusus pada hal yang
kritikal, membedakan proses yang diidentifikasikan dalam perspektif internal sari peta
strategi organisasi.
Capital informasi harus dikelola seperti asset, dengan nilai yang dimilikinya yang
diukur dengan bagaimana dia berkontribusi terhadap strategi organisasi dalam menciptakan
competitive advantage. Teknik pengaitan portfolio dalam chapter ini menyediakan
pendekatan secara praktik untuk mengaitkan asset capital informasi dengan objective strategi
perusahaan.

STUDI KASUS : T. ROWE PRICE

Latar Belakang
T. Rowe Price (TRPA) suatu perusahaan baltimore berdasarkan manajemen asset,
merupakan suatu provider terkemuka jasa investasi untuk investor individu dan program
pensiun perusahaan, dengan $156,3 billion total asset di bawah manajemen di akhir tahun
2001. TRPA melayani sebagai penasihat investasi untuk lebih dari 8 juta akun institusi dan
individu pada T. Rowe Price family no-load mutual fund dan portofolio investasi lainya.
Dengan lebih dari 600 karyawan dan kontraktor dan pengeluaran tahunan yang mencapai
$100 juta, T. Rowe Price Investment Technology Inc. (TRPIT), suatu anak perusahaan TRPA
yang menyediakan jasa manajemen informasi dan teknologi kepada unit bisnis dalam
perusahaan T. Rowe Price.
Situasi
Pada akhir tahun 2000, TRPA mengungkapkan tujuan perusaan secara luas mengenai
penyediaan world class service. Walaupun TRPA memiliki sejarah panjang yang memiliki
kinerja pendanaan yang sangat baik, pasar menjadi semakin ramai untuk manajemen
pendanaan individu dan institusi juga semakin meminta lebih. Pemain besar seperti Fidelity
Investments dan Vanguard meraup market share yang sangat besar dengan memberikan
konstelasi pilihan pendanaan dan customer service yang memiliki funsi tinggi dengan
penggunaan teknologi yang canggih. Manajemen TRPA ditentukan untuk mempertahankan
dan mengembangkan market sharenya.
Sebagai tambahan untuk mendukung tujuan perusahaan ini, TRPIT menghadapi
tantangan dalam IT organisasi secara keselurhan baik untuk menyampaikan dan
mendemonstrasikan nilai teknologi kepada customer dan unit bisnisnya maupun untuk
mengefektifkan dan mengefisiensikan prioritas dan menerapkan sumber daya IT yang langka
di seluruh perusahaan. Dalam merespon tekanan ini, manajemen TRPIT senior yang terkait
dalam usaha untuk meningkatkan proses yang pengukuran kinerja dipilih, dokosolidasi,
dikomunikasikan kepada stakeholder, dan digunakan untuk menginformasikan keputusan
bisnis. Framework manajemen Balanced Scorecard dipilih.
Strategi
Tim fasilitator BSC bekerja dengan kelompok kecil yang terdiri dari pemimpin dalam
TRPIT untuk mengembangkan dan menyetujui suatu daftar tujuan strategis sebagai berikut :

Mendemonstrasikan nilai terhadap unit bisnis

Mendapatkan kumpulan pemehaman mengenai strategi TRPIT pada


semua level

Memastikan lebih cepat, lebih lengkap mengenai kesesuaian dan


eksekusi strategi, baik dalam dan antara unit bisnis

Menilai hasil kinerja dan komunikasi pada regular basis

Membangun akuntabilitas yang lebih besar


Mengevaluasi dan memprioritaskan inisiatif secara lebih cepat dan

efektif.

Melakukan pelayanan kelas dunia


Tujuan ini dikomunikasikan sering kepada stakeholder untuk menjelaskan usaha
seperti yang dilakukan BSC TRPIT. Untuk mengembangkan suatu pemahaman startegi
implisit, fasilitator menginterview pemimpin kunci di dalam TRPIT, serta dalam unit bisnis.
Daftar kesuksesan TRPIT menjadi dasar untuk mengembangkan strategy map.
Agenda Perubahan TRPIT
From
TRPA value proposition

Fund performance

TRPIT role
TRPIT strategy
TRPIT knowledge

Tactical support
Implicit
Technical competence

Sourcing emphasis
IT cost emphasis

TRPIT as primary source


TRPIT recovers costs

TRPIT culture

Problem analysis & discussion

Project management

Missed estimates and targets

Workload management

Too many projects

To
Fund performance and
customer service
Strategic partner
Explicitly communicated
Technical competence and
business knowledge
TRPIT as solutions broker
TRPIT
demonstrates
business value
Solution identification and
execution
Shared risk and implication
with business unit
Strategic priorities and
resource allocation

Strategy Map
Walaupun TRPIT hanya satu dari beberapa kontributor terhadap financial
performance keseluruhan TRPA, earning perusahaan (EBITDA) ditunjukkan sebagai tujuan
utama financial TRPIT pada staretgy mapnya. Pengelolaan pengeluaran IT membantu untuk
mengelola kinerja pendanaan, dimana hasilnya secara parsial pengeluaran pendanaan.
Memaksimumkan penciptaan nilai unit bisnis yang menjalankan keseluruhan dari perolehan
asset pendanaan melalui customer service yang superior untuk melakukan kinerja investasi
yang lebih baik dengan penyediaan informasi yang tepat waktu untuk mendanai manajer.
Empat tujuan customer atau partner tertulis dalam suara customer TRPIT yang diimajinasikan
(manajer unit bisnis), mengekspresikan kebutuhannya untuk TRPIT untuk mengelola dan
memenuhi ekspekatsi untuk kinerja pada biaya dan kualitas pelayanan sebelum organisasi
TRPIT terlihat seperti suatu partner yang kredible dalam penggunaan teknologi dalam cara
yang inovatif untuk mencapai strategi unit bisnis.
Tujuan internal process mengelola penyampaian tujuan customer sepanjang tiga tema
yaitu operational excellence, business unit alliance, dan solution leadership. Inovasi
merupakan suatu yang terpendam dalam tiga tujuan learning and growth TRPIT. Dari tiga
tujuan learning and growth tersebut kemudian akan mengarahkan pada kebutuhan akan orang
yang berbakat yang memiliki kepemimpinan dan komunikasi dalam budaya yang berorientasi
pada kontribusi.

10

Mengikuti perkembangan startegy map, TRPIT dengan cepat memulai


mengumpulkan data dan mengkomunikasikan hasilnya. Dalam suatu meeting sepanjang hari
yang dihadiri oleh sekitar empat puluh manajer senior dan level menengah, pemimpin senior
TRPIT dan CEO perusahaan me-release program komunikasi terstruktur secara hati-hati yang
memastikan bahwa tiap anggota TRPIT memahami strategy map dan bagaimana kontribusi
mereka sesuai dengan big picture.

Anecdotes
Dengan menggunakan spreadsheet excel yang terhubung dengan presentasi
powerpoint, TRPIT secara cepat berkembang menjadi suatu laporan empat bulanan yang
interaktif yang membuat manajer dan staf dengan mudah klik melalui tiap tujuan untuk
melihat penilaian, target, dan analisis teks kinerja. Walaupun serangan 11 September
menyebabkan organisasi melewati satu edisi laporan, hal ini menjadi suatu bagian yang
penting proses manajemen strategis dalam TRPIT. Suatu proses formal untuk mengevaluasi
dan memprioritaskan inisatif strategi dibentuk, dan BSC yang dihasilkan dalam fokus analisis
cost benefit, stadard compliance, akuntabilitas untuk manajemen proyek, dan kontribusi
organisasi TRPIT. Survey kepuasan custome dilakukan sebagai bagian usaha scorecard, dan
menyediakan manajer dengan feedback periodic pada progress TRPIT dalam melakukan
kinerja unit bisnis.
Untuk memenuhi spirit tujuan P4, menyediakan kami inovasi yang menciptakan nilai
bisnis, kelompok advokasi customer TRPIT melakukan suatu usaha untuk bekerja dengan
organisasi staf TRPA seperti keuangan, hukum, dan HRD untuk mengidentifikasi dan

11

melakukan mapping proses bisnis kunci, memahami dan memprioritaskan peluang perbaikan,
dan mengembangkan solusi teknologi.
Akhirnya, suatu alat dan disiplin untuk analisis cost-benefit yang dikembangkan oleh
TRPIT dalam mendukung BSCnya yang telah diadopsi dan disponsori oleh CFO perusahaan
dan telah menjadi kesatuan pada proses inisiatif budgetting.

12

13