MAKALAH

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Disusun oleh :
Kelompok 4
 Cantika Adira D.W ( 11219418 )
 Destiara Wanodya K.N ( 11219684 )
 Faroq Al Farizi ( 12219302 )
 Hanif Akbar A ( 12219720 )

KELAS 1EA02
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN
UNIVERSITAS GUNADARMA

Mata Kuliah : PKTI 1C

Dosen : Yulia Eka Praptiningsih
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan kemajuan teknologi informasi, industri maupun
bisnis pada beberapa puluh tahun terakhir, memberikan dampak semakin
berperannya peranan aplikasi yang sangat canggih untuk mempercepat
kinerja dunia usaha pada umumnya dalam menghasilkan produk. Mulai dari
aplikasi CAD (Computer Aided Design), aplikasi management dan sebagainya.
Aplikasi yang akan dibahas dalam penulisan ini yaitu SAP (system
Aplication and Product in Data Processing), didalam perindustrian aplikasi ini
mempunyai peranan yang sangat vital, yaitu mengintegrasikan semua jaringan
bisnis, software dan sebagainya agar tercipta suatu keuntungan waktu yang
lebih banyak
Beberapa pihak sangat di untungkan dengan terciptanya aplikasi ini
antara lain pada bidang financial, human capital management, business suite,
customer relationship management, product lifecycle management, supply
chain management, supplier relationship management. Begitu juga dalam
industri seperti industri otomotive, banking, chemicals, healthcare, logistics
service providers, mining, oil dan gas, public sector, retail. Keuntungan yang
dapat diperoleh adalah untuk dapat mengintegrasikan semua aplikasi bisnis
atau software CAD untuk menciptaka suatu hubungan yang harmonis dan
terkinian (updating).
Dalam aplikasi bidang ini, sudah banyak industry yang menggunakan
aplikasi SAP ini, dengan bahasa pemrograman generasi ABAP keempat ini,
pengguna sangat dimudahkan untuk menggunakan system aplikasi ini dan
mendorong mereka untuk menggunakan tool-tool yang ada di SAP ini pada
bilah kiri screen perangkat computer yang kita gunakan.
Aplikasi ini dapat menambah daya saing pengguna untuk mencari suatu
pekerjaan karena sekarang sudah banyak industry yang mempercayakan
system pengintegrasianya menggunakan aplikasi SAP (System Aplication and
Product in Data Processing).
Oleh karena itu makalah ini dibuat dengan harapan dapat membantu
dalam memahami tentang proses bisnis dan fungsi dalam SAP.
 BAB II
PEMBAHASAN
Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP :

1. Data Transaksi
Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh:
membuat purchase order, setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu
dokumen tertentu.
2. Master Data
Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi utama
bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer
master.

Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh

modul aplikasi dalam sistem SAP.

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti
integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan
customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
Proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing
meliputi :

1. Rangkaian proses end-to-end

End-to-end bisa diartikan mengoptimalkan seluruh kinerja dan langkah-

langkah yang efisien di setiap proses sehingga mampu menghilangkan
hambatan-hambatan prosedural secara komprehensif sehingga
sejumlah waste (pemborosan) dapat dihilangkan.
Cara terbaik untuk mendorong proses end-to-end adalah
menitikberatkan fokus kepada pelanggan dan menghubungkan semua orang
untuk mewujudkan realitas pengalaman pelanggan yang baik. Untuk mencapai
hal ini, berarti organisasi akan membawa semua anggota bersama-sama untuk
memahami bagaimana mengetahui, memenuhi , dan melewati harapan
pelanggan.

Budaya kolaboratif dalam pemecahan masalah menjadi salah satu upaya

untuk seluruh anggota organisasi belajar menciptakan ketergantungan sama
lain. Ketergantungan antar departemen yang ini akan membantu mereka
dalam mengatasi masalah. Hal ini terjadi selama masalah dianggap sebagai
suatu pembelajaran, tidak saling menyalahkan. Dengan kolaborasi setiap
anggota organisasi akan menyadari bahwa mereka memiliki peran yang sama
penting dalam menciptakan kepuasan pelanggan.

2. Proses Procurement to Payment

Pengertian dari kata Procurement yang dalam terjemahan bahasa

indonesianya berarti "Pengadaan", menurut businessdirectory.com adalah
kegiatan membeli dan menerima barang atau jasa.Proses ini dimulai dari
persiapan barang atau jasa apa yang ingin dibeli hingga persetujuan untuk
melakukan pembayaran ke pihak ketiga.

Secara umum, beberapa kegiatan yang termasuk dalam tugas pengadaan

antara lain:
1. Perencanaan pembelian,
2. membuat prosedur standar pengadaan barang/jasa,
3. membuat spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan secara detail dengan
informasi yang didapat dari departemen/bagian lain yang memintanya,
4. pencarian supplier/vendor yang tepat dengan melihat penawaran serta
rekam jejaknya secara detail
5. membuat perbandingan biaya pembelian dari supplier/vendor

a) negosiasi harga, jangka waktu pembayaran (term of

payment),pengiriman (shipping), dll.

b) memutuskan pembelian dari suplier/vendor

c) membuat kontrak

d) melakukan kontrol jumlah persedian di gudang

e) menerima tagihan pembayaran dari vendor/supplier

3. Proses Order to Cash
Order-to-cash adalah siklus proses dari customer order sampai
diterimanya pembayaran. Ini adalah prioritas utama supply chain, di mana
keseluruhan supply chain seharusnya dirancang mulai dari customer service,
sehingga supply chain tidak hanya menjadi support function namun
menjadi core process, bahkan profit center.

4. Proses Inventory/Warehouse Management

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi

menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan
rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju
berdasarkan permintaan. Adapun kendala yang biasa dihadapi dalam
pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung
rentang waktu barang disimpan. Sehingga pada pengaplikasiannya dibutuhkan
kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan
efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang
disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.

Warehouse Management System atau Sistem Manajemen Pergudangan

merupakan kunci utama dalam suppply chain (rantai pasok), dimana yang
menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di
dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan),
putaway (penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan).
Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-
proses yang ada dengan menggunakan suatu teknologi seperti WiFi LAN, Radio
Frequency, Biztalk, Email dan teknologi informasi lainnya. Dengan WMS, kita
dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik,
pemakaian space gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas
proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan
lebih akurat pada setiap waktu. Dalam WMS sendiri ada beberapa konsep yang
bisa digunakan yaitu FIFO (first in - first out) , LIFO (last in – first out) & FEFO
(first expired – first out). FIFO (first in – first out) sering diartikan bahwa barang
atau material yang pertama kali masuk ke gudang harus yang pertama kali
keluar. Begitu pula sebaliknya dengan LIFO (last in – first out), berarti bahwa
yang terakhir kali masuk justru harus pertama kali keluar. Dari ketiga konsep
tersebut diatas, biasanya konsep yang paling banyak digunakan adalah FIFO
(first in – first out), akan tetapi untuk saat ini hampir seluruh produk akan
mulai mengarah pada sistem FEFO walaupun untuk produk spare-part
sekalipun. Tentu saja FEFO ini diperlukan untuk fungsi gudang yang banyak
berfungsi sebagai hubungan keluar masuk dari berbagai sumber.

Beberapa keuntungan dari penggunaan sistem WMS adalah, antara lain :

- Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu pergudangan

dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang
dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus
secara manual dan dilakukan banyak orang.
- Ensure Accurate Inventory Data Dengan WMS kita mengetahui semua
transaksi inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam
waktu kapan pun (real time).
- Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization Dengan WMS kita
dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan
tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur
penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.
- FIFO Implementation Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik
dan sesuai dengan prisip FIFO (First In First Out), bahkan ada informasi
terbaru bahwa software WMS saat ini dapat menerapkan FEFO (first
expired first out).
- Automated Data Collection Pengumpulan data dapat dilakukan secara
otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data
terminal (PDT) dan barcode scanner.
- Cycle Counting Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam
menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut
dibutuhkan untuk menghitung produktifitas gudang dan mempermudah
upaya peningkatannya Jika penerapan WMS ini telah optimal, maka
keuntungan diatas dapat dicapai dan pada akhirnya dapat memberikan
keuntungan pada perusahaan.
SAP Data Archiving

Pengarsipan Data adalah proses menghapus data massal dari basis data
SAP yang dikombinasikan dengan penyimpanan data yang sedang
berlangsung di media sekunder. Setelah dihapus, data yang diarsipkan ini
masih dapat diakses oleh pengguna akhir melalui Interface Standar SAP
mereka atau alat pihak ketiga. Volume besar data yang terakumulasi dalam
basis data SAP R / 3 memiliki dampak signifikan pada kinerja sistem, waktu
respons dialog, waktu yang diperlukan untuk membuat cadangan sistem dan
akhirnya keseluruhan biaya penggunaan .

Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator
serta harus direncanakan dengan baik antar departement. Tujuan system
administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti
menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa
mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar
menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini,
kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data
agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.

Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya

yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical
team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi
investasi penambahan hardware terpenuhi.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dengan selesainya penulisan makalah ini maka dapat ditarik

kesimpulan bahwa kita dapat mengenal ERP, SAP, Modul – modul
yang ada di SAP dan kita dapat mengetahui secara general cara kerja
dari SAP yang ada sehingga dapat meningkatkan efisiensi, serta kita
dapat memahami proses bisnis dan fungsi dalam SAP, serta dampak
integrasi dan parameter integrasinya.

B. Saran

Semoga dengan adanya makalah inidapat membantu pembaca untuk

mengetahui betapa pentingnya proses bisnis dan fungsi dalam SAP.
Penulis menyadari dan memohon maaf atas segala kekurangan
dalam makalah ini, oleh karena itu penulis mengharapkan segala
kritik dan saran yang membangun dari para pembaca agar menjadi
pembelajaran untuk kedepannya.
 DAFTAR PUSTAKA

 Muhammad Nurcahyo Pratomo, 2019. Data – data di SAP

https://www.academia.edu/24360821/SAP_SYSTEM_APPLICATION_AND_PROD
UCT_IN_DATA_PROCESSING._ ( Diakses pada tanggal 01 November 2019 )

 Anonymous, 2017. Pengertian dan fungsi SAP

http://ppic1908.blogspot.com/2017/01/pengertian-dan-fungsi-sap-system.html. (
Diakses pada tanggal 01 November 2019 )

 Anonymous, 2019. Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

https://www.coursehero.com/file/pjni9i/Proses-Bisnis-dan-Fungsi-dalam-SAP-
Sistem-SAP-dikembangkan-dengan-tujuan-untuk/ ( Diakses tanggal 05 November
2019 )