MEDIA MENGAJAR

Otomatisasi Tata Kelola

Sarana dan Prasarana
Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata
Kelola Perkantoran
UNTUK SMK/MAK KELAS XII
BAB 1

Menganalisis Perencanaan Kebutuhan

Sarana dan Prasarana Kantor

Sumber: Pixnio.com
 Peta Konsep

Menganalisis Perencanaan Kebutuhan

Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan
Analisis Bentuk-bentuk Kebutuhan Sarana
Kebutuhan Sarana Pengusulan Sarana
Kebutuhan Sarana Formulir Rencana dan Prasarana
dan Prasarana dan Prasarana
dan Prasarana Kebutuhan Kantor
Kantor

Pengertian Prosedur
Perencanaan Perencanaan
Kebutuhan Sarana Kebutuhan Sarana
dan Prasarana dan Prasarana
 Pendahuluan

Teknologi yang canggih merupakan

salah satu kebutuhan sarana dan
prasarana di kantor. Tersedianya
teknologi akan berdampak pada
aktivitas yang dilakukan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan.
Demikian halnya dengan pendidikan,
tempat berlangsungnya proses
belajar mengajar (PBM), juga
memerlukan sarana dan prasarana
yang cukup memadai. Oleh karena
itu, dalam bab ini akan dibahas
mengenai hal-hal yang harus
dipersiapkan untuk melakukan
perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana.
Sumber: Pxhere.com

Gambar 1. Ruang pertemuan menggunakan projector control yang saat

ini menjadi kebutuhan sarana dan prasarana di kantor.
 A. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan proses

mempersiapkan suatu tindakan atau pelaksanaan dengan
menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk mencapai tujuan
dengan memanfaatkan sumber daya secara tepat guna dan
memaksimalkan setiap rangkaian proses pencapaian tujuan dalam sebuah
kantor.
Sumber: Pxhere.com
Hal yang perlu diperhati Gambar 2. Perencanaan kebutuhan dapat
kan dalam perencanaa
a. Kesesuaian dengan ke n:
butuhan dan kemampu
an karena barang-bara didiskusikan dalam sebuah tim unit kerja .
tepat akan menjadi sum ng yang tidak
ber pemborosan.
b. Kesesuaian dengan ju
mlah dan tidak terlalu be
c. Mutu yang selalu baik rlebihan dan kekuranga
agar dapat dipergunakan n.
d. Jenis alat atau baran secara efektif
g yang diperlukan haru
efisiensi kerja. s tepat dan dapat meni
ngkatkan
2. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Prosedur Persyaratan
a) Menganalisis kebutuhan. a) Berdasarkan alternatif
b) Menginventarisasi sarana b) Realistis
dan prasarana yang ada. c) Ekonomis
c) Mengadakan seleksi. d) Fleksibel/luwes
d) Menyediakan dana. e) Rencana harus dilandasi
e) Memberikan wewenang partisipasi
untuk melaksanakan
tugas penyediaan sarana Sumber: Commons.wikimedia.org
dan prasarana. Gambar 3. Kegiatan perencanaan kebutuhan
dilaksanakan seefektif mungkin.
 B. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana ini adalah
suatu kegiatan mengamati dan mempelajari
tentang apa saja yang menjadi kebutuhan
sebuah instansi/kantor pada masa sekarang dan
di masa mendatang. Analisis sangat berguna untuk
menghindari sarana dan prasarana yang Sumber: Pxhere.com
tidak digunakan di lembaga pendidikan. Gambar 4. Analisis kebutuhan guna menghindari
kebutuhan yang tidak terpakai.

JKA : Jumlah Kebutuhan Alat

JAD : Jumlah Alat yang Dibutuhkan
JAS : Jumlah Alat yang Disediakan
FGA : Faktor Guna Alat
 C. Pengusulan Sarana dan Prasarana

1. Menampung semua
usulan kebutuhan sarana 3. Memadukan rencana
dan prasarana yang 2. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan
diajukan oleh setiap unit kebutuhan sarana dan prasarana yang telah
kerja dan atau prasarana untuk periode disusun dengan
menginventarisasi tertentu. perlengkapan yang tersedia
kekurangan sarana dan sebelumnya.
prasarana.

5. Memadukan rencana 6. Memadukan rencana

(daftar) kebutuhan kebutuhan sarana dan
4. Menetapkan rencana
perlengkapan yang urgen prasarana dengan dana Sumber: Pixnio.com
pengadaan akhir.
dengan dana atau anggaran atau anggaran yang
yang tersedia. tersedia. Gambar 5. Kegiatan rapat pengusulan kebutuhan sarana
dan prasarana oleh unit kerja.
D. Bentuk-bentuk Formulir Rencana Kebutuhan
Formulir Model Golongan A

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan B

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan C

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan D

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan E

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
 E. Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Apa yang Bagian mana yang Kapan Siapa yang

dibutuhkan? membutuhkan? dibutuhkan? membutuhkan?
• Logistik yang • Bagian ini menyangkut • Ketepatan waktu • Pegawai merupakan
dibutuhkan harus lokasi atau tempat (timing) untuk unsur terpenting
dapat menjamin penyelenggaraan melakukan atau tidak dalam seluruh proses
semua kegiatan. melakukan sesuatu administrasi.
penyelenggaraan sangat penting dalam
perusahaan menjadi menentukan berbagai
lebih baik. maksud.

Sumber: Pixabay.com
Gambar 6. Komputer adalah salah satu fasilitas
yang paling dibutuhkan oleh seluruh unit kerja.
 STUDI KASUS
• Studi Kasus 1
Anda merupakan staf administrasi bagian sarana dan prasarana. Suatu hari, Anda diminta pimpinan Anda untuk mengadakan
perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana di kantor Anda. Sebagai tenaga administrasi yang andal, Anda diharapkan untuk
menganalisis masalah yang akan timbul ketika menyusun perencanaan dengan menggunakan pendekatan teori kebutuhan sarana dan
prasarana kantor. Buatlah laporan dan analisis hasil perencanaan Anda.
• Studi Kasus 2
Fungsi utama adalah keseluruhan aktivitas pokok yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan dalam perencanaan kebutuhan sarana
dan prasarana. Bagaimana jika dalam suatu sekolah tidak memiliki sarana dan prasarana yang tidak memadai? Berikan alasan dan
solusi Anda terhadap kasus tersebut.
• Studi Kasus 3
Ruang kelas merupakan salah satu kebutuhan yang telah ditetapkan oleh Kemendikbud. Apakah ruang kelas pada sekolah Anda sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan? Jelaskan.
• Studi Kasus 4
Bagaimana solusi Anda jika dalam melakukan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana di suatu perusahaan percetakan tidak
berjalan dengan lancar?
• Studi Kasus 5
Buatlah perencanaan sarana dan prasarana dengan menggunakan formulir yang telah Anda pelajari sesuai dengan kondisi sekolah
Anda. Selanjutnya, kumpulkan hasil laporan Anda kepada Bapak/Ibu guru.