OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

GURU MAPEL : IMAY MAFAJAR,SM

Pengusulan Sarana dan prasarana kantor

Menurut Ali Imron dalam buku perspektif Manajemen pendidikan Berbasis Sekolah , ada
sejumlah langkah penetapan usulan sarana dan prasarana sebelum dilakukan pengadaan
barang , diantaranya sebagai berikut.
1. Menampung semua usulan kebutuhan sarana dan prasarana dari semua unit kerja
atau menginventaris kekurangan sarana dan prasarana
2. Menyusun Rencana kebutuhan sarana dan prasarana untuk periode tertentu
3. Memadukan rencana kebutuhan sarana dan prasarana yang telah disusun dengan
perlengkapan yang tersedia sebelumnya
4. Memadukan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan dana atau anggaran
yang tersedia
5. Memadukan rencana(Daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana yg
tersedia.
6. Menetapkan rencana pengadaan akhir
Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan
Berikut adalah Bentuk-bentuk Formulir Rencana kebutuhan sesuai dengan
golongannya.
1. Formulir Model Golongan
Formulir model (A)
Satuan/Unit :
Provinsi :
Kabupaten /Kota :
Tahun Anggaran :
Macam barang : Barang yang diinginkan
No Merek Spesifikasi Teknis Jumlah
. Jenis Model Ukuran Huruf Volt
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
n

Formulir ini digunakan untuk mengadakan Jakarta

barang yang nantinya akan terspesifikasi
,.......................20.....
secara terperinci agar tidak terjadi kesalahan Unit layanan Pengadaan
dalam pembelian

Nama:.................................
2. Formulir Model Golongan
Formulir model (B)
Satuan/Unit :
Provinsi :
Kabupaten /Kota :
Tahun Anggaran :
Macam barang : Diisi dengan jenis kendaraan yang dibutuhkan perusahaan
No Jenis Merek Jumlah Peruntukan Keterangan
Kendaraan Kendaraan
1 2 3 4 5 6
1
2
3
n
Jakarta ,.......................20..
Formulir ini biasanya digunakan untuk Unit layanan Pengadaan
mengisi jenis kendaraan yang dibutuhkan
perusahaan

Nama:.................................
3. Formulir Model Golongan
Formulir model (C)
Satuan/Unit :
Provinsi :
Kabupaten /Kota :
Tahun Anggaran :
Macam barang : Diisi tentang kebutuhan tanah dan lahan
No Jenis Jumlah luas Peruntukan Keterangan
Tanah yang bagi
dibutuhkan
1 2 3 4 5 6
1
2
3
n
Jakarta ,.......................20..
Formulir ini biasanya digunakan untuk Unit layanan Pengadaan
mengisi tentang penambahan lahan yang
dibutuhkan organisasi
Nama:...............................
4. Formulir Model Golongan
Formulir model (D)
Satuan/Unit :
Provinsi :
Kabupaten /Kota :
Tahun Anggaran :
Macam barang : Biasanya disi oleh pegawai untuk merencanakan peralatan
sarana yang dibutuhkan unitnya
Banyaknya pegawai
Unit (Pemakai sarana/Prasarana)
No Kerja Sarana/prasarana Model Usulan Keterangan
. yang tersedia
1 2 3 4 5 6
1
2
3
n
Jakarta ,.......................20..
Formulir ini biasanya digunakan oleh pegawai Unit layanan Pengadaan
untuk merencanakan secara terperinci jenis
barang atau sarana yang dibutuhkan agar dapat
menunjang pekerjaan didalam unitnya
Nama:...............................
5. Formulir Model Golongan
Formulir model (E)
Satuan/Unit :
Provinsi :
Kabupaten /Kota :
Tahun Anggaran :
Macam barang : Diisi dengan jenis barang yang diajukan
Banyaknya pegawai
Jenis (Pemakai sarana/Prasarana)
No Barang Satuan Alat/sarana yang Rencana Usulan Keterangan
. tersedia
1 2 3 4 6
1
2
3
n
Jakarta ,.......................20..
Formulir ini biasanya digunakan dan diisi Unit layanan Pengadaan
untuk mengetahui tentang ketersediaan
alat/sarana dengan kebutuhan alat/sarana Nama:...............................
yang nantinya akan diusulkan
 A. Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data, diantaranya
distribusi,jenis,jumlah, dan kondisi(kualitas)sehingga berhasil guna, tepat guna, dan
berdaya guna. Dari hal tersebut, akan timbul beberapa pertanyaan, antara lain sebagai
berikut
1. Apa yang dibutuhkan?
a. Fungsi Utama: keseluruhan aktivitas pokok yang harus dilakukan demi
tercapainya tujuan
b. Fungsi penunjang: berbagai usaha atau upaya yang mendukung
pelaksanaan fungsi utama
c. Fungsi Periferal: bersifat kegiatan sosial ,informal,dan kegiatan
seremonial
2. Bagian mana yang membutuhkan ?
3. Kapan dibutuhkan?
4. Siapa yang membutuhkan ?
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor.
a. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
b. Tentukan jenis, kualitas, serta kuantitas sarana dan prasaranaa yang
dibutuhkan
c. Sesuaikan anatara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang
tersedia
d. Sediakan serta gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional
e. Simpan serta pelihara sarana dan prasarana
f. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
g. Hapus sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Kerjakan Tugas di bawah ini sesuai dengan perintah.

1. Fungsi utama adalah keseluruhan aktivitas pokok yang harus dilakukan demi
tercapainya tujuan dalam perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Bagaimana
jika dalam suatu sekolah tidak memilki sarana dan prasarana yang memadai? Berikan
alasan dan solusi anda terhadap kasus tersebut.
2. Ruang kelas merupakan salah satu kebutuhan yang telah ditetapkan kemendikbud.
Apakah ruang kelas sekolah anda sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan ?
jelaskan
3. Bagaimana solusi anda jika dalam melakukan perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana disuatu perusahaan percetakan tidak berjalan lancar
Tugas 2
Buatlah Perencanaan sarana dan prasarana dengan menggunakan formulir yang telah
dipelajari sesuai dengan kondisi seko