KORESPONDENSI

BISNIS
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis / Semester 7
Sesi 7

STIE YASA ANGGANA GARUT

PENGANTAR

 Kini seseorang dapat menulis dan mengirim surat melalui

komputer, via electronic mail atau e-mail.
 Untuk dapat menulis dan mengirim surat dengan e-mail,
seseorang harus memiliki seperangkat komputer yang
sudah dilengkapi dengan modem, telepon, dan
berlangganan dengan salah satu jasa internet provider.
Melalui surat eiektronik ini seseorang dapat mengirim surat
ke berbagai wilayah di dunia dengan cepat, mungkin hanya
memakan waktu beberapa detik
 ALASAN KORESPONDENSI DAN JALUR
KOMUNIKASI MELALUI KORESPONDENSI

 Efisiensi merupakan salah satu alasan orang

berkorespondensi
 Surat dapat mewakili kehadiran seseorang untuk
berkomunikasi apalagi dalam dunia bisnis
 Karena ia ingin berkomunikasi dengan pihak lain yg berada
ditempat yg berbeda dng jarak yg relatif jauh
 Alasan biaya, untuk dapat bertapa muka dan berbicara
langsung diperlukan biaya perjalanan.
 Alasan berkomunikasi dengan audience
 PENGERTIAN
 Korespondensi >>>>> bahasa belanda dan inggris
 Mengandung pengertian hubungan antara satu pihak dengan
pihak lainnya ( individu dengan individu, organisasi dengan
organisasi )
 Surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain
 Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait sering
disebut dengan istilah korespondensi (correspondence). Pendek
kata, korespondensi atau surat menyurat merupakan salah satu
kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.
( Purwoko, 1997:180 )
DASAR2 KORESPONDENSI BISNIS
Pengertian Surat dan Surat Bisnis
Fungsi Surat Bisnis
Pengelompokan Surat
Bagian Surat dan Bentuk Surat
Bahasa Surat
Format Lipatan Surat dan Amplop
SURAT DALAM ARTI LUAS
 Sutrina Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada
fihak lain.baik atas nama pribadi atau kedinasan“.
 Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat
merupakan sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan dapat berupa;
 pemberitahuan,
 pernyataan,
 perintah,
 permintaan,atau
 laporan
SURAT BISNIS
 Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat
bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
badan yang menyelenggarakan kegiatan
usaha bisnis seperti perdagangan,
perindustrian, dan usaha jasa.
 Termasuk surat bisnis antara lain surat
pesanan, surat penawaran, surat pengiriman
barang, surat penagihan, surat pembayaran,
dan surat aduan.
FUNGSI SURAT

 Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau

permohonan, dan buah pikiran atau gagasan.
 Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian
jual-beli, surat nikah, surat akte kelahiran, kartu penduduk,
surat ijin mengemudi, dan surat ijin usaha.
 Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan.
 Bukti historis, misalnya surat-surat bersejarah (surat perintah
sebelas maret). Pedoman kerja, misalnya surat keputusan
dan surat perintah (instruksi).
BAHASA SURAT
Bahasa surat untuk surat dinas dan
surat bisnis, sebaiknya menggunakan
bahasa yang baik dan benar, sesuai
dengan kaidah-kaidah yang berlaku
dalam surat menyurat. Sedangkan untuk
pribadi, bahasa surat yang digunakan
tergantung dari masing-masing pribadi
(tidak baku)
PRINSIP PENULISAN SURAT
1. Correctness (kebenaran) : Surat harus ditulis secara
benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang
sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” .
Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca
,maupun kalimat.
2. Concisceness (keringkasan) : Surat harus
menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa
yang sederhana dan tidak bertele-tele.
3. Completeness (kelengkapan) : Surat harus memuat
informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi
pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan
pengirim
4. Clarity (kejelasan) : Menggunakan bahasa yang jelas,
yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang
berbeda.
5. Courtesy (kesopanan) : Surat harus sopan, dalam arti
dapat menjaga perasaan orang lain dan menghormati
hak-haknya.
PENGELOMPOKKAN SURAT

Personal Letters

Formal Letters

Business Letters
 PENGELOMPOKAN SURAT
MENURUT WUJUDNYA MENURUT ISI & PENGIRIMNYA

a. Surat bersampul a. Surat Pribadi

b. Kartu Pos b. Suat Dinas
c. Warkat Pos c. Surat Bisnis
d. Telegram dan Teleks d. Surat Sosial
e. Memorandum (memo)
f. Surat Tanda Bukti

MENURUT JUMLAH SASARAN MENURUT SIFATNYA

a. Surat Biasa a. Surat Sangat Rahasia
b. Suat Edaran b. Suat Rahasia
c. Pengumuman c. Surat Terbatas
(Confidential)
d. Surat Biasa
 PERSONAL LETTERS

ADALAH SURAT YANG DIBUAT OLEH SESEORANG

YANG ISINYA MENYANGKUT KEPENTINGAN PRIBADI.

YANG TERMASUK DALAM KATEGORI

SURAT PRIBADI ANTARA LAIN :

SURAT PERKENALAN, SURAT CINTA, SURAT

UNDANGAN PERKAWINAN, SURAT BELASUNGKAWA,
SURAT UCAPAN TERIMA KASIH, DAN SEJENISNYA.
 FORMAL LETTERS

ADALAH SURAT YANG ISINYA BERKAITAN DENGAN KEPENTINGAN

TUGAS DAN KEGIATAN DINAS INSTANSI

YANG TERMASUK KE DALAM

SURAT DINAS ANTARA LAIN ;;;;;;

SURAT UNDANGAN DINAS, SURAT PENGUMUMAN, SURAT EDARAN,

SURAT PENGANTAR, SURAT TUGAS, SURAT NOTA, SURAT
INSTRUKSI, SURAT KAWAT, SURAT KUASA, SURAT PERJALANAN
DINAS, SURAT MEMO, DAN SURAT KEPUTUSAN
BUSINESS LETTERS
Adalah surat yang digunakan oleh orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti
perdagangan,
perindustrian,
dan usaha jasa
(misalnya perusahaan angkutan, perusahaan
bangunan, perusahaan asuransi, perusahaan
perhotelan, perusahaan rental video cassette, koperasi,
bumn, dan perbankan)
BAGIAN UMUM SURAT
1. KEPALA SURAT/KOP SURAT,
2. TANGGAL PEMBUATAN SURAT,
3. NOMOR, LAMPIRAN, DAN PERIHAL/HAL,
4. KLASIFIKASI / SIFAT
5. ALAMAT TUJUAN, D:\data-surat\jkw\srt_tagihan.doc

6. SALAM PEMBUKA,
7. PARAGRAF PEMBUKA,
8. PARAGRAF ISI,
9. PARAGRAF PENUTUP,
10. SALAM PENUTUP,
11. TANDA TANGAN,
12. NAMA JELAS PENANDA
13. TEMBUSAN DAN
14. INISIAL
KEPALA SURAT

STIE “YASA ANGGANA” GARUT

Alamat : Jalan Otto Iskandardinata No. 278A Tarogong Garut
Tlp. 0262-2334549, 0262-9144459 Fax. 0262-233549
e-Mail : stieya278a@yahoo.com

Garut, 8 Desember 2014

TANGGAL
SURAT Tasikmalaya, 8 Desember 2014
BENTUK SURAT
 Bentuk lurus penuh (full block style )
 Bentuk lurus (block style )
 Bentuk setengah lurus (block style )
 Bentuk bertekuk (idented style )
 Bentuk paragraf penghubung
(hanging paragraf style )
 NOMOR, LAMPIRAN,
PERIHAL/HAL
Nomor : 013/STIE.YA-K.II/XI/2007
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Kunjungan Studi Lapangan

Kepada Yth. Kepala Pusat Studi Ekonomi

Yth. Bapak Cucu Hindartina Jalan Halilintar No. 112 Karangampel
Jalan Ciendog No. 10
Jakarta Pusat 44110
Garut

NAMA DAN ALAMAT SURAT

 Dengan hormat, Salam Sejahtera,
Salam Pramuka,
Salam Pembuka Saudara Tyo yang terhormat,
Dan Isi Surat Assalamu’alaikum Wr. Wb..
Salam perjuangan
dll

SECARA GARIS BESAR ISI SURAT MENCAKUP

TIGA HAL YAITU
PARAGRAF PEMBUKA, ISI DAN PENUTUP.
 CONTOH PARAGRAF PEMBUKA
 Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa …..
 Dalam rangka Seminar Pendidikan 2007, kami akan mengundang
sejumlah wartawan untuk jumpa Pers.
 Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak
pelaksanaan Seminar Pendidikan 2007 di STIE “Yasa Anggana” Garut
 Sehubungan surat saudara nomor ……. Tanggal …… kami ingin
menyampaikan hal-hal sebagai berikut :

CONTOH PARAGRAF PENUTUP

 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih
 Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Suadara.
 Demikian surat ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan
kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
SALAM PENUTUP, TANDA
TANGAN, NAMA JELAS JABATAN
 Hormat kami,
 Hormat saya,
 Wasalamu’alaikum Wr. Wb..

Hormat Kami,

Hormat Kami,
DR. Bambang Huhuyy, SE., M.Ba
NIP : 1313130388
DR. Susilo Enjang Wiranata, SE., M.Ba
Direktur
BAHASA SURAT
Harus memperhatikan aturan-aturan yang
berlaku. Surat-surat resmi atau surat-surat
bisnis, kata hendaknya memenuhi syarat yang
baik atau baku, lazim, dan cermat. Jangan
menggunakan kata-kata yang belum diakui
kebakuannya, seperti gimana, ngapain, kenapa,
kasih, dan bikin.
Kata-kata tersebut yang sudah baku adalah
bagaimana, mengapa,..Dll.
kesekte
tariatan

korespo
ndensi
SEKRETARIAT / SECRETARIAT
 SEKRETARIAT ADALAH BAGIAN ORGANISASI YANG MENANGANI
PEKERJAAN DAN SEGALA URUSAN RUMAH TANGGA ORGANISASI
YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
 SEKRETARIS ADALAH ORANG ( ANGGOTA PENGURUS, MAN POWER
) YANG MEMILIKI TUGAS DAN FUNGSI MELAKSANAKAN PEKERJAAN
TULISMENULIS, SURATMENYURAT
 KESEKRETARIATAN ADALAH BERBAGAI IKHWAL YANG ADA
KAITANNYA DENGAN BERBAGAI AKTIVITAS SEKRETARIAT

DALAM ERA MANAJEMEN MODERN PERAN SEKRETARIS

DIPANDANG SANGAT STRATEGIS
KARENA MENGALAMI PELUASAN PERAN TUGAS DAN FUNGSI,
SEKRETARIS DIANGGAP SEBAGAI JANTUNGNYA OGANISASI
( SEBAGAI PLANER, KOORDINATOR, TEAM WORK, IMPLEMENTER )
KORESPONDENSI FILLING PERKANTORAN
 FUNGSI SEKRETARIAT
SECARA UMUM
 SEBAGAI TEMPAT MENGATUR / PENGENDALIAN JALANNYA
ORGANISASI YANG DIJALANKAN OLEH SEKRETARIAT ATAU ANGGOTA
ORGANISASI KAINNYA
 SEBAGAI TEMPAT BERKUMPUL ANGGOTA ORGANISASI UNTUK
MENYAMPAIKAN IDEA / GAGASANNYA

KELENGKAPAN IDEAL
SEKRETARIAT
 RUANG ADMINISTRASI

 RUANG TEMPAT
BERKUMPUL
 PAPAN STRUKTUR
ORGANISASI
 PAPAN INFORMASI

 PAPAN PROGRAM KERJA

 LEMARI ARSIP

 ALAT KOMUNIKASI

 DLL SESUAI KEBUTUHAN

KEARSIPAN

 ADALAH KUMPULAN DARI SURAT-SURAT YANG TERJADI

KARENA AKSI, TRANSAKSI, TINDAK TANDUK DOKUMENTER
YANG DISIMPAN SEHINGGA PADA SUATU SAAT DIBUTUHKAN
DAPAT DIPERSIAPKAN UNTUK MELAKSANAKAN TINDAKKAN
SELANJUTNYA

 HASIL SEMINAR DOKUMENTASI/ARSIP KEMENTRIAN,

 JAKARTA-28 PEBRUARI 1957 )

 TUJUAN KEARSIPAN ADALAH UNTUK MENJAMIN

KESELAMATAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN TENTANG
PLANING, ACTION, DAN PENYELENGGARAAN KEHIDUPAN
ORGANISASI SERTA MENYEDIAKAN BAHAN
PERTANGGUNGJAWABAN
DINAMIS

STATIS

AKTIP

IN AKTIP
 URAT NADI
KOMUNIKASI

PERANAN
ARSIP
PUSAT INGATAN

ALAT BANTU
PIMPINAN
MEMBUAT PERENCANAAN
MERUMUSKAN KEBIJAKAN
DECESION MAKING
PROGRES REFORT
CONTOH :::::::::::::::::::::::::::
LANGKAH SEDERHANA PENGURUSAN
SURAT
KONSEP/outline
KONSEP KETUA / SEKRETARIS

DIKETIK LENGKAP
ARSIP

TO CC

DITANDATA- SENDING
EDITING DIGANDAKAN
NGANI ( ASLI )

JANGAN DULU
DISTEMPEL
CONTOH :::::::::::::::::::::::::::
LANGKAH SEDERHANA PENGURUSAN SURAT
LANJUTAN
SURAT
SEKRETARIS
DITERIMA

DICATAT/
REGISTRASI

DISERAHKAN
KE KETUA

TINDAK LANJUT
DISPOSISI
ARSIP
 Hatur Nuhun

JANGANLAH BERLEHA-LEHA

DI DEPAN SANA ...KEKASIH SUDAH MENUNGGU

UNTUK DI PINANG