Divisi Hukum Perusahaan

 Menurut Pusat Pembinaan dan

Pengembangan Bahasa Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan, SURAT
didefinisikan sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain.
 FUNGSI dan TUJUAN diterbitkannya suatu surat oleh
perusahaan kepada perusahaan, instansi, lembaga
dan/atau pihak lain, diantaranya adalah:
a. Undangan Rapat;
b. Sebagai Pengantar Dokumen Lainnya, seperti:
Kontrak (Perjanjian), Berita Acara, Notulen
Rapat, dll;
c. Sebagai balasan atau menjawab surat dari pihak
lain;
d. Permintaan suatu dokumen, persetujuan,
tanggapan dan hal lainnya yang sejenis;
e. Menyampaikan suatu informasi tertentu
(pemberitahuan); dan lain-lain.
Surat Eksternal (Surat Bisnis) dapat menjadi
suatu dasar hukum dalam suatu dokumen
hukum yang mengikat pihak perusahaan
dengan pihak lain.
Contoh:
Mencantumkan Surat Eksternal (Surat Bisnis)
sebagai dasar dibuatnya suatu Perjanjian
(Kontrak) atau MoU atau Addendum
Perjanjian.
1. KEPALA SURAT (KOP SURAT).
2. TEMPAT dan TANGGAL SURAT DITERBITKAN.
3. NOMOR.
4. LAMPIRAN (Menyebutkan jumlah dan jenis
lampiran, apabila ada).
5. PERIHAL (Pokok Utama Surat).
6. KEPADA (Tujuan Surat).
7. ISI SURAT.
8. KOLOM TANDA TANGAN (Jabatan Penerbit
Surat, Tanda Tangan, Nama Terang dan Nomor
Badge).
9. TEMBUSAN (apabila ada).
 Dibuat dalam kertas ukuran A4.

 Orientasi: Portrait.

 Margin: Atas 5,7 cm (atau menyesuaikan dengan Kop Surat),

Kanan, Kiri, dan Bawah 2,5 cm.

 Dicetak (print) pada kertas HVS A4 berkop resmi PT PUPUK

SRIWIDJAJA PALEMBANG.

 Apabila Surat Eksternal (Surat Bisnis) dibuat dengan jumlah

halaman lebih dari satu, maka halaman kedua dan
berikutnya dapat menggunakan kertas berkop khusus atau
kertas polos.
 PT PUPUK SRIWIDJAJA PALEMBANG
Jalan Mayor Zen
Palembang - 30118
Certificate No. ID03/0303 Certificate No. GB97/9643

Telepon : (0711) 712111, 712222 Website : http://www.pusri.co.id Faksmili : (0711) 712100

Palembang, Juli 2012

Nomor :
Lampiran :
Perihal :

Kepada Yth.
Direktur Utama PT Pupuk Indonesia (Persero)
Jalan Taman Anggrek – Kemanggisan Jaya
Jakarta Barat

(Jenis Huruf: Times New Roman, Ukuran Huruf 12, Rata

Penuh/Justify, dan khusus nama atau nama jabatan serta instansi
tujuan dicetak tebal/bold).
 SEBAIKNYA, Isi Surat tersusun dari 3 (tiga)
komponen, yaitu:
i. Pendahuluan,
ii. Maksud Penyampaian Surat, dan
iii. Penutup.

 Menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan

benar (baku).
 Pendahuluan dalam Isi Surat adalah suatu prolog
sebelum masuk kedalam Maksud Penyampaian
Surat.

 Dimulai dengan frase: Dengan hormat,

 Pada alinea selanjutnya atau setelah frase di

atas, kata atau frase yang biasa digunakan pada
Pendahuluan, antara lain:
 Sehubungan dengan …
 Memperhatikan …
 Dalam rangka …
 Maksud Penyampaian Surat adalah bagian
inti dari Surat Eksternal (Surat Bisnis),
disinilah penerbit surat memaparkan apa
yang hendak disampaikannya kepada pihak
yang menjadi tujuan surat.

 Bentuk Maksud Penyampaian Surat dapat

dalam bentuk: (i) narasi per paragraf, atau
(ii) butir per butir.
Contoh Penutup dalam suatu Surat Eksternal
(Surat Bisnis), antara lain:
a. Demikian disampaikan, atas perhatian dan
persetujuan Bapak diucapkan terima kasih.
b. Demikian disampaikan, atas perhatian dan
arahan Bapak diucapkan terima kasih.
c. Demikian disampaikan, atas perhatian Bapak
diucapkan terima kasih.
d. Demikian disampaikan, atas perhatian dan
kerjasamanya diucapkan terima kasih.
e. Demikian disampaikan, atas perhatiannya
diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT PUPUK SRIWIDJAJA PALEMBANG
   Times New Roman,
  12, Bold, dan Rata
Penuh (Justify).
Eko Sunarko
Direktur Utama
 
Tembusan:
 Yth. Dewan Komisaris PT Pupuk Sriwidjaja
Palembang;
 Arsip. Times New Roman, 12, dan
Rata Penuh (Justify).
Contoh Surat Eksternal