LEMBAR KERJA PRAKTEK MAHASISWA PRAKTIKUM 7

Mata kuliah : Komunikasi Bisnis

Dosen pengampu : Dr. Ir. Marina Sulistyati, MS.

Disusun oleh :
Kelompok 4 kelas C
Mawar Lestari Febrianti 200110210071
Siti Ghina Fauziah 200110210072
M. Abiyyu Mufid 200110210073
Olga Tessalonika 200110210074
Naurah Nazhifah 200110210075

FAKULTAS PETERNAKAN
UNIVERSITAS PADJADJARAN
SUMEDANG
2023
 Lembar Kerja

Diskusikan dengan rekan sekelompok untuk menjawab pertanyaan berikut :

1. Apa pengertian dari korespondensi?
Korespondensi mengacu pada pertukaran komunikasi tertulis antara individu, organisasi,
atau entitas yang berbeda melalui surat, memo, email, atau media lainnya. Ini adalah proses
pengiriman pesan tertulis dari satu pihak ke pihak lain.
2. Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis?
Korespondensi memainkan peran penting dalam bisnis karena merupakan sarana utama
untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal dan internal. Melalui korespondensi, bisnis
dapat menjalin hubungan dengan pelanggan, pemasok, mitra, dan pihak lainnya.
Korespondensi bisnis juga digunakan untuk meminta informasi, memberikan instruksi,
menyampaikan penawaran, menyampaikan pengumuman, menindaklanjuti masalah, dan
memfasilitasi proses bisnis secara efisien.
3. Siapa saja yang terlibat dalam korespondensi tersebut?
Beberapa pihak yang terlibat dalam korespondensi bisnis meliputi:
 Pemilik atau manajer bisnis yang menginisiasi komunikasi.
 Karyawan yang menulis atau menyusun surat atau email.
 Penerima korespondensi, seperti pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis.
 Departemen atau staf yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memproses
korespondensi, seperti departemen pemasaran, keuangan, atau layanan pelanggan.
4. Bagaimana fungsi surat tersebut?
Surat memiliki beberapa fungsi dalam korespondensi bisnis, antara lain:
 Pertukaran informasi: Surat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis, seperti
permintaan, penawaran, konfirmasi, atau laporan.
 Komunikasi formal: Surat membantu membangun hubungan formal antara perusahaan dan
pihak eksternal, seperti pelanggan atau pemasok
 Dokumentasi: Surat juga berfungsi sebagai bukti tertulis mengenai transaksi bisnis,
perjanjian, atau keputusan yang diambil.
 Pengarsipan: Surat-surat yang dikirim dan diterima dapat diarsipkan untuk referensi dan
pelacakan di masa depan.
5. Bagaimana pengelompokan surat tersebut?
Surat dalam korespondensi bisnis dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan atau
kontennya. Beberapa pengelompokan umum surat bisnis meliputi:
 Surat Permintaan: Digunakan untuk meminta informasi, produk, atau jasa dari pihak lain.
 Surat Penawaran: Berisi penawaran harga, produk, atau jasa dari perusahaan kepada pihak
lain.
 Surat Pemesanan: Digunakan untuk memesan produk atau jasa dari pihak lain berdasarkan
penawaran atau permintaan sebelumnya.
 Surat Konfirmasi: Menyampaikan konfirmasi atau persetujuan terhadap suatu perjanjian,
pesanan, atau janji yang telah dibuat sebelumnya.
 Surat Pemberitahuan: Digunakan untuk memberikan pemberitahuan resmi, seperti
perubahan harga, perubahan kebijakan, atau pengumuman penting lainnya.
 Surat Penutupan: Digunakan untuk mengakhiri hubungan bisnis, seperti surat pengunduran
diri, surat pemutusan kontrak, atau surat penyelesaian.
6. Bagaimana bagian-bagian dari surat tersebut?
Bagian-bagian umum dari surat bisnis meliputi:
a. Kop Surat: Bagian atas surat yang mencakup nama perusahaan, logo, alamat, nomor
telepon, dan informasi kontak lainnya. Ini memberikan identitas perusahaan yang
mengirim surat.
b. Tanggal: Tanggal penulisan surat.
c. Alamat Tujuan: Alamat lengkap penerima surat, termasuk nama perusahaan atau
individu, alamat jalan, kota, kode pos, dan negara.
d. Salam Pembuka: Salam yang sopan dan sesuai konteks, seperti "Kepada Yth." atau
"Dear."
e. Pengantar: Bagian di mana penulis memperkenalkan dirinya, perusahaan, atau tujuan
surat.
f. Isi Surat: Bagian yang menjelaskan informasi utama atau pesan yang ingin disampaikan.
Isi surat harus jelas, singkat, dan terorganisir dengan baik.
g. Paragraf Penutup: Bagian di mana penulis menyimpulkan pesan, menawarkan tindakan
selanjutnya, atau mengucapkan terima kasih.
h. Salam Penutup: Salam penutup yang sopan, seperti "Hormat kami" atau "Salam hangat."
i. Tanda Tangan: Nama penulis atau tanda tangan fisik jika surat tersebut dicetak dan
dikirim melalui pos.
j. Lampiran: Daftar atau lampiran dokumen atau materi yang terlampir bersama surat.
7. Bagaimana bentuk-bentuk dari surat tersebut?
Bentuk-bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat (lay out). Bagian
surat merupakan peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses
itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam menggunakan
bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan,
kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan hanya itu, surat juga memiliki bentuk susunan
atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.
Menurut pola umum dalam surat menyurat terdapat 6 (enam) macam bentuk surat, yaitu :
1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya
surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga
kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar
alias semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih
tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.
2. Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)
Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi
surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan
dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan
pernikahan.
3. Block Style (Bentuk Lurus)
Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor,
 alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal
alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada
penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan
ditempatkan di sisi kanan surat.
4. Indented Style (Bentuk Lekuk)
Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan
yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat
indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok masuk
lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya. Pada
bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup
diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru,
pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya
cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat
menggunakan bentuk surat ini ya.
5. Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)
Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap
bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea
saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam
sejauh lima hentakan dari margin kiri.
6. Official Style (Bentuk Resmi)
Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu
bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan
perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi
penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi
suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri
menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan,
tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.
8. Apakah jenis-jenis dari surat bisnis tersebut?
1. Surat Penawaran (Quotation): Surat ini digunakan untuk mengajukan penawaran harga
atau proposal kepada pelanggan potensial.
2. Surat Pesanan (Purchase Order): Surat ini digunakan oleh pelanggan untuk memesan
produk atau layanan dari pemasok atau produsen.
3. Surat Konfirmasi (Confirmation): Surat ini digunakan untuk mengonfirmasi penerimaan
pesanan atau kesepakatan yang telah dibuat antara dua pihak.
4. Surat Penawaran Kerja (Job Offer): Surat ini digunakan oleh perusahaan untuk
menawarkan posisi kerja kepada kandidat yang berhasil melalui proses seleksi.
5. Surat Resmi (Official Letter): Surat ini digunakan untuk komunikasi formal antara
perusahaan dengan pihak eksternal, seperti surat perjanjian, pemberitahuan resmi, atau
surat pengunduran diri.
6. Surat Permintaan Maaf (Apology Letter): Surat ini digunakan untuk meminta maaf
kepada pihak yang dirugikan akibat kesalahan atau ketidaknyamanan yang ditimbulkan
oleh perusahaan.
7. Surat Pemberitahuan (Notification Letter): Surat ini digunakan untuk memberi tahu
pihak terkait tentang perubahan, pengumuman, atau informasi penting lainnya.
8. Surat Pengunduran Diri (Resignation Letter): Surat ini digunakan oleh karyawan yang
 ingin mengundurkan diri dari perusahaan tempat mereka bekerja.
9. Surat Permintaan Sponsor (Sponsorship Letter): Surat ini digunakan untuk meminta
dukungan finansial atau sponsor dari perusahaan atau individu untuk acara atau proyek
tertentu.
10. Surat Permintaan Informasi (Inquiry Letter): Surat ini digunakan untuk meminta
informasi lebih lanjut tentang produk, layanan, atau kegiatan dari perusahaan lain.
11. Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga (Price Increase Letter): Surat ini digunakan untuk
memberitahukan pelanggan tentang peningkatan harga produk atau layanan.
12. Surat Pemberitahuan Pengiriman (Delivery Notification Letter): Surat ini digunakan untuk
memberi tahu pelanggan tentang pengiriman barang yang telah mereka pesan.

Beberapa hal tersebut merupakan contoh jenis surat bisnis yang umum digunakan. Namun,
penting untuk diingat bahwa format dan konten surat bisnis dapat bervariasi tergantung
pada kebutuhan dan situasi yang spesifik.