MAKALAH

MANAJEMEN KEARSIPAN

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM KRONOLOGIS/TANGGAL

Disusun oleh :

Kelompok 4

Siti Nurul Fatkah (7101420040)

Laely Ramandhani (7101420083)

Zelsa Bygail Arizona (7101420172)

Atikah Hawa Citarahma (7101420286)

Dea Anggita Ramadhani (7101420379)

Dosen Pengampu :

Dr. Nina Oktarina, S.Pd., M.Pd

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAR NEGERI SEMARANG

 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyusun makalah
ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam makalah ini kami membahas
materi mengenai Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Kronologis Atau Tanggal.

Makalah ini dibuat dengan berbagai pengumpulan informasi dan beberapa

bantuan dari berbagai pihak untuk membantun menyelesaikan tantangan dan
hambatan selamma mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu
dalam penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada makalah ini dan
masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk
memberikan saran serta kritik yang dapat membangun kami. Besar harapan kami
semoga makalah sederhana ini akan berguna dan bermanfaat bagi setiap orang yang
membacanya.

Semarang, 5 September 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
BAB I ...................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 2
1.3 Tujuan ....................................................................................................... 2
1.4 Manfaat ..................................................................................................... 3
BAB II ..................................................................................................................... 4
PEMBAHASAN ..................................................................................................... 4
2.1 Penyimpanan Kearsipan Dengan Sistem Kronologis Atau Tanggal ........ 4
2.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Kronologis atau Tanggal . 4
2.3 Kelebihan dan Kelemahan Penyimpanan Arsip Dengan Sistem
Kronologis atau Tanggal. .................................................................................... 6
2.4 Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip dalam
Sistem Kronologi Atau Tanggal ......................................................................... 6
2.5 Contoh penyimpanan arsip dengan system kronologi atau tanggal ......... 7
2.6 Prosedur Penemuan Kembali Arsip Dengan Sistem Kronologis Atau
Tanggal ................................................................................................................ 9
BAB III ................................................................................................................. 11
PENUTUP ............................................................................................................. 11
3.1 Kesimpulan .................................................................................................. 11
3.2 Saran ........................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam sebuah perusahaan, terdapat satu kegiatan administrasi yaitu

adalah kearsipan. Kersipan adalah suatu jenis kegiatan di dalam kantor
yang paling banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor
pemerintah maupun swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip, atau
dokumen-dokumen yang dikategorikan penting. Kegiatan ini lebih dikenal
dengan nama administrasi kearsipan. Kearsipan memiliki peranan penting
dalam kegiatan administrasi yaitu sebagai pusat ingat dan sumber
informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,
perumusan kebijakan, penilaian dan masih banyak lagi. Namun masih
banyak kantor yang kurang memperhatikan kondisi kersipannya. Hal ini
bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya adalah kurangnya
kesadaran karyawan, khususnya pimpinan kantor atau perusahaan.
Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga atau karyawan
khusus yang ahli di bidang kearsipan. Dengan adanya keterampilan dalam
masalah kearsipan akan membantu tugas pimpinan dalam kelancaran
mekanisme pekerjaan yang bersangkutan.

Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan

yang sesuai dengan ruang lingkup perushaan atau menurut kebijakan
perusahaan itu sendiri. Prosedur kearsipan terdiri atas prosedur permulaan
dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat untuk surat-
surat masuk meliputi administrasi pembuatan suarat, pencatatan dan
pengiriman.

Ada beberapa sistem penyimpanan yaitu penyimpanan arsip dengan

sistem abjad, penyimpanan arsip dengan sistem kronologis atau tanggal,
penyimpanan arsip dengan sistem nomor, dan penyimpanan dengan sistem

1
 subjek atau pokok soal. Pada makalah ini yang akan kita bahas adalah
penyimpanan arsip dengan sistem konologis atau tanggal.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah pada makalah ini

adalah :

1. Apa yang dimaksud penyimpanan kearsipan dengan sistem kronologis

atau tanggal?
2. Bagaimana cara penyimpanan arsip dengan sistem krnologis atau
tanggal?
3. Apa kelebihan dan kelemahan penyimpanan arsip dengan sistem
kronologis atau tanggal?
4. Apa saja jenis-jenis peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip
dalam system kronologi atau tanggal?
5. Apa saja contoh penyimpanan arsip dengan system kronologi atau
tanggal?
6. Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem kronologis
atau tanggal?

1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan pembuatan makalah ini

adalah:

1. Untuk mengetahui dan menjelaskan apa yang dimaksud dengan

penyimpanan arsip dengan sistem kronologis atau tanggal.
2. Untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan arsip dengan sistem
kronologis atau tanggal.
3. Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan penyimpanan arsip dengan
sistem kronologis atau tanggal.
4. Untuk mengetahui jenis-jenis peralatan dan perlengkapan penyimpanan
arsip dalam system kronologis atau tanggal.

2
 5. Untuk mengetahui contoh penyimpanan arsip dengan system kronologi
atau tanggal.
6. Untuk mengetahui prosedur penemuan kembali arsip dengan system
kronologis atau tanggal.

1.4 Manfaat

Makalah ini diharapkan dapat bermanfaat oleh berbagai pihak. Secara

teoritis, makalah ini diharapkan dapat memberikan berbagai informasi yang
berguna bagi yang membacanya.

3
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Penyimpanan Kearsipan Dengan Sistem Kronologis Atau Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan
mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu
indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang
sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi
jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena

bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu
nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga
sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari
Januari, Februari, sampai dengan Desember), dan jumlah tanggal pada
setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci

Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide

Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

2.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Kronologis atau Tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya

sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:

a. Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah
penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut

4
 dibuat. Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana
tertanggal 1 Maret 2013.

b. Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub

tanggal. Contoh:Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama
(2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c. Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode

dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai
penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat
pencarian kembali arsip.

d. Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi,

menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak
pada hari yang sama.

e. Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan

arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal
1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret,
di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan
sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks
untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

5
2.3 Kelebihan dan Kelemahan Penyimpanan Arsip Dengan Sistem
Kronologis atau Tanggal.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis atau memiliki

kelebihan dan kelemahan. Adapun kelebihan sistem tanggal adalah:

a. Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan

tanggal jatuh tempo
b. Sederhana dan Mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi

Sedangkan kekurangan penyimpanan arsip sistem kronologis yaitu:

a. Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila peminjam

menyebutkan perihal arsip
b. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal
penyimpanan
c. Tidak semua unit pengolah dalam organisasi cocok
menggunakan sistem ini
d. Pembuatan kode tidak dapat murni 100%, tapi harus
ditambahkan dengan kode abjad.

2.4 Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip dalam

Sistem Kronologi Atau Tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan

arsip sistem kronologis antara lain:

a. Filling cabinet
Disesuaikan dengan dasar klasifikasi yang sudah dibuat.
Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk
satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan,
jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b. Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci
memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan).

6
 Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide
sebanyak bulan tersebut.
c. Hanging folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak
jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan,
maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan
tersebut.
d. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat
arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm
x 7.5 cm.
e. Kotak sortir/ Rak sortir
Rak sortir adalah alat yang berguna sebagai tempat memilah-
milah surat untuk disimpan ke folder masing-masing berdasarkan
jenis surat tersebut.

2.5 Contoh penyimpanan arsip dengan system kronologi atau tanggal

Contoh penyimpanan arsip dengan system kronologi atau tanggal antara

lain :

a. Kuitansi
Kuitansi merupakan contoh penyimpanan kronologis yang masih
banyak dilakukan di Indonesia. Hal ini dikarenakan susunan
pembukuan umumnya kronologis dan dengan susunan waktu yang
sama (kronologis) akan memudahkan pencarian bukti-bukti keuangan
yang tercatat pada pembukuan.
Dari empat sistem penyimpanan yang dapat dipilih untuk
penyimpanan kuitansi, yang paling mudah dikerjakan dan dapat
membantu penemuan kuitansi dengan cepat bilamana sewaktu-waktu
diperlukan adalah system kronologi dengan system abjad sebagai kode
tambahan.

7
b. Cek
Dalam contoh ini, susunan dokumen diatur berdasarkan waktu
seperti tahun, bulan, dan tanggal sebagai petunjuk pokok. Penggunaan
cara kronologis dalam filing terjadi jika dokumen merupakan rangkaian
arsip yang menyangkut satu masalah yang sama dan berasal dari orang
yang sama pula, perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat.
Oleh karena itu indeksnya mungkin nama instansi atau masalah, namun
judulnya adalah tanggal. Penulisan indeksnya tanggal-bulan-tahun,
tahun-bulan-tanggal harus dalam bentuk angka.
Contoh: 260476 = tanggal 26 bulan keempat (april) tahun 1976
atau sebaliknya 760426.
Di Indonesia cek-cek yang sudah diuangkan di bank tidak
dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan dalam buku
yang disebut kasstukken. Sistem penyimpanan cek ini adalah sistem
kronologis yaitu berdasarkan tanggal cek diuangkan.
c. File Tindak Lanjut (Follow up File)
Follow up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu
dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan atau bulanan,
bahkan dapat juga pertahun sesuai keperluan. Jika yang disimpan pada
follow up file adalah surat-surat maka yang dipergunakan adalah laci,
almari arsip dengan susunan map-map menurut tanggal, mingguan atau
bulanan. Jika yang disimpan adalah formulir (kuitansi) maka yang
dipergunakan adalah kotak atau map ordner dengan penyekat (guide)
tanggal, mingguan atau bulanan yang diperlukan. Untuk map biasanya
paling banyak sejumlah 3 bulan atau 63 buah map.
d. File arsip in-aktif
Sistem kronologis sering digunakan pada penyimpanan arsip in
aktif. Sebagaimana yang kita ketahui, rrsip dinamis adalah srsip-arsip
yang masih dipergunakan di perkantoran. Arsip dinamis terdiri dari
arsip aktif dan arsip in aktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
pemakaiannya masih tinggi. Sedangkan arsip in aktif adalah arsip yang

8
 frekuensi penggunaannya sudah mulai rendah. Arsip in aktif dapat
disimpan dengan mempergunakan sistem kronologis, karena:
1. Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan yang
cepat masih dapat ditawar.
2. Jumlah arsip sangat banyak, sehingga pengelolaannya
memerlukan sistem yang mudah.
3. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem
kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.
Arsip-arsip pada file in aktif baisanya dikelompokkan menurut
jenis, misalnya kuitansi, cek dsb. Selanjutnya arsip sejenis dari bulan
yang sama dimasukkan ke dalam boks-boks yang disusun menurut bulan.
Boks-boks bulan dikumpulkan dalam rak (shelf) menurut kelompok
tahun yang sama. Demikian seterusnya sehingga almari-almari disusun
menurut urutan tahun, dari tahun kecil (tua) ke tahun yang besar (muda).

2.6 Prosedur Penemuan Kembali Arsip Dengan Sistem Kronologis Atau

Tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah

sebagai berikut.

a. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat.

Contoh: Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno
Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip
tersebut adalah 5 Februari 2012.
b. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide
februari didalam hanging folder 5.
c. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil
arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
d. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar
pinjaman arsip (lembar 2).
e. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file.

9
Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis
perlengkapan arsip.

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya

menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

a. Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan.

contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak
diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut
adalah Retno Ismaningsih.
b. Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
c. Tentukan kodenya menjadi Is.
d. Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide
berkode I dan hanging folder Is.
e. Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk
kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode
surat 5 Februari 2012.
f. Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012,
dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
g. Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan
lembar pinjam arsip (lembar 1).
h. Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
i. Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis
perlengkapan arsip.

10
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal
arsip dibuat. Ada lima langkah penyimpanan arsip sistem tanggal seperti
memeriksa surat/berkas, mengindeks, mengode, menyortir, dan menempatkan.
Penyimpanan arsip sistem tanggal memiliki kelebihan yaitu cocok untuk
kegiatan yang berkaitan dengan tanggal jatuh tempo dan praktis, serta memiliki
kekurangan yaitu tidak semua unit cocok dengan sistem ini, pembuatan kode
tidak murni, dan pengguna sistem ini sering lupa.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis sangat sesuai untuk unit

pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. Sistem
kronologis ini digunakan pada kegiatan surat-menyurat yang belum begitu
banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu tempat
untuk periode tertentu baik bulanan maupun tahun. Namun jika organisasi
sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya lebih
beragam dalam segala aspek sehingga sistem ini kurang memadai untuk
diterapkan.

3.2 Saran

Agar tercapainya penyimpanan arsip dengan sistem kronologis yang,

maka setiap komponen-komponen yang digunakan untuk penunjang
berjalannya sistem kronologis haru dipenuhi dengan baik.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Ulyluthfia 2016, KEARSIPAN SISTEM TANGGAL,

ulyluthfiaadm.blogspot.com, tanggal akses 6 September 2021, <
https://ulyluthfiaadm.blogspot.com/2016/03/kearsipan-sistem-
tanggal-penyimpanan.html >.

Arifiani 2014, Sistem Kearsipan, arifianizone.blogspot.com, tanggal akses

10 September 2021, <
http://arifianizone.blogspot.com/2014/04/bacalah-rangkuman-
materi-di-bawah-ini.html?m=1 >.

Utami, D. S 2015, SISTEM KRONOLOGIS ATAU SISTEM TANGGAL

DALAM KEARSIP, tanggal akses 10 September 2021, <
https://desiwaveat.blogspot.com//2015/05/sistem-kronologis-atau-
sistem-tanggal.html >.

Novyanti, R 2010, Sistem Kronologis, rikanovyanti.wordpress.com, tanggal

akses 10 September 2021, <
https://rikanovyanti.wordpress.com/2010/06/16/sistem-kronologis/
>.

Dino, A 2014, Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal, anugerahdino.com,

tanggal akses 10 September 2021, <
https://www.anugerahdino.com/2014/02/penyimpanan-arsip-
sistem-tanggal.html?m=1 >.

12