MANAJEMEN PERKANTORAN MARYANI SEPTIANA, S.Sos.

,
M.Hum.
MINGGU 2
 Capaian Pembelajaran
01 Mampu memahami Prinsip Organisasi

Mampu Memahami Definisi Tujuan Organisasi

02 Perkantoran
Mampu menjelaskan dan Mengidentifikasi dalam
03 Merancang, Menganalisa dan Mendeskripsikan
Pekerjaan

04 Mampu Memahami Konsep Sistem

Mampu Memahami dan Mengidentifikasi
05 Alat-alat Sistem
 Prinsip Organisasi
Menurut (.Manullang, 1994) Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik
perlu kita perhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut :
•Perumusan tujuan yang jelas
•Pembagian kerja dan Delegasi Kekuasaan
•Rentang kekuasan
•Tingkatan-tingkatan pengawasan
•Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
•Koordinasi
 Tujuan Organisasi
secara umum
Jangka Pendek atau bisa disebut dengan tujuan operasional

Jangka Menengah atau bisa disebut tujuan taktis

Jangka Panjang atau disebut dengan tujuan strategis

 Tujuan Organisasi

1 Sebagai wadah untuk

bersama-sama menca
pai tujuan dengan efek
tif dan efisien. 2 Meningkatkan kemampuan,
kemandirian, dan
sumberdaya yang dimiliki

3
Sebagai wadah bagi

4
Sebagai wadah untuk
individu yang ingin
mencari keuntungan
memiliki jabatan,
secara bersama-sama
penghargaan dan
pembagian kerja

6
Organisasi dapat membantu
individu untuk menambah

5
Organisasi berperan
dalam pengelolaan pergaulan dan memanfaatkan
lingkungan secara waktu dengan baik
bersama-sama

7 Sebagai wadah untuk memiliki

kekuasaan dan pengawasan
2.1 PRINSIP ORGANISASI

 6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi

• Spesialisasi pekerjaan
• Departementalisasi
• Rantai komando
• Rentang pengawasan
• Sentralisasi dan Desentralisasi
• Formalisasi
2.2 STRUKTUR ORGANISASI

• Struktur Garis

Direktur

Sekretaris Bendahara Manajer Operasi

Supervisor Supervisor
 • Struktur Garis dan Staf

Direktur Utama

Asisten Direktur Utama

Direktur Direktur Direktur Direktur

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Supervisor Supervisor
 • Struktur Fungsional

Rektor

Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III

Bidang Akademik Bidang Administrasi Bidang Kemahasiswaan

Dekan

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

• Struktur Produk

Direktur Utama Astra Company

Direktur Toyota Direktur Daihatsu Direktur Honda

Astra Motor Astra Motor Astra Motor

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran Personalia
• Struktur Komite

Presiden

Menteri Menteri Pejabat

Komite :
Negara Negara Setingkat
KPU, KPPU
Dep Non Dep Menteri
 • Struktur Matriks

Direktur Direktur Direktur

Produksi Keuangan Pemasaran

Manajer
Proyek A

Manajer
Proyek B
 MERANCANG,
MENGANALISA, DAN
MENDESKRIPSIKAN
PEKERJAAN

Rancangan pekerjaan didefinisikan Gomez-Meija, dkk (2004)

sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas tugas
yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan.

3 HAL PENTING YANG BERPENGARUH

• Analisis alur kerja
• mendeskripsikan bagaimana pekerjaan sebagai input dan menambah nilai
terhadap sebuah pekerjaan yang nantinya akan dilanjutkan oleh
pekerjaan lainnya.
• Strategi bisnis yang diambil
• Bagaimana struktur organisasi
yang paling tepat dengan strategi tersebut
Ada 5 pendekatan menurut Gomez-
Meija, dkk (2004):
PENYEDERHANAAN PEKERJAAN, berupa tugas yang selalu berulang
ulang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas.
PEMEKARAN PEKERJAAN, Menurut (Szilagy, 1980) memekarkan sebuah
pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
PEROTASIAN PEKERJAAN, Memungkinka merotasi karyawan diantara
pekerjaan yang ada tanpa mengubah alur pekerjaann.
PEMERKAYA PEKERJAAN, Dilakukan untuk membuat pekerjaan jadi
menarik dan menantang bagi karyawan.
DESAIN PEKERJAAN BERDASARKAN TIM, Pendekatan ini dengann
memberikan wewenang bagaimna amenyelesaikan pekerjaan yang
diberikan( Champion dan Higs, 1995).
 ANALISIS PEKERJAAN

Merupakan pengumpulan informasi yang

akan digunakan dalam memebuat kepututan
tentang pekerjaan. Hal ini dengan identifikasi
tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari
pekerjaan tertentu.

DESKRIPSI PEKERJAAN
Hal ini dilakukan dengan menuangkan hal
yang telah didapat dari proses identifikasi,
dijelaskan dan diidentifikasi oleh analisis
pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis.
JENIS DESKRIPSI PEKERJAAN MENURUT
(GOMEZ-MEIJA, BALKIN, & CARDY, 2004)

Deskripsi secara khusus: ringkasan dari tugas,

kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan.
Biasanya mengatur hingga hal yang detil dari sebuah
pekerjaan.
Secar umum, yang mencakup hal-hal dasar
mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab
dari sebuah pekerjaan (Jhonson, 2001).
ELEMEN PENTING DESKRIPSI PEKERJAAN
MENURUT (JONES, 1984):

Identifikasi informasi, dengan identifikasi nama pekerjaan, lokasi, dan

sumber informasi analisis pekerjaan, sidapa yang berwenanf
mendeskripsikan pekerjaan dan semua hal yang menyediakan
informasi mengenai deskripsi pekerjaan

Ringkasan pekerjaan, adalah pernyataan pendek yang meringkas

kewajiiban, tanggung jawab, dan lokasi pekerjaan

Kewajiban dan tanggung jawab

Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum

 KONSEP SISTEM

Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsidan punya aktivitas dan

deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lain. Pengelolaan data dan
informasi merupakan data yang baik akan membuat keputusan maupun
pengontrolan yang dilakukan oleh manajer administrasi.
System terdiri subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu
pencapaian tujuan.
MANFAAT PENDEKATAN SYSTEM (QUIBLE, 2001)

Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien

Salah satu allat pengendali biaya
Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor
Alat bantu pencapaian tujuan organisasi
Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi fungsinya

KERUGIAN NYA
Pengoperasian nya kurang flexible
Tuntutan lingkungan untuk mengibah sebuah metode atau prosedur
akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian
atau departemen yang di suatu organisasi akan ikut berubah
Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau
system baru yang akan diterapkan perusaahaan
Keminginan terdapat resistensi dari angora organisasi
Karakteristik sistem
Menurut Mcleod an schell (2001), karakteristik yang baik adalah:

Flexible. Walaupun system yang efektif adalah system yang terstruktur dan
terorganisir dengan baik, naming sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah
Mudah diadaptasikna, system yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah system yang lama
maupun menggangu fungsi utamanya.
Sistematis, agar berfungsi secara efektif, hendaknya system yang ada
bersifat logis dan sistematis, yaitu system yang dibuat todak akan
mempersulit akti vitas pekerjaan tang telah ada
Fungsional. System yang efektif harus dapat membantu mencapau tujuan
yang telah ditentukan
Sederhana.
Pemanfaatan sumber daya yang optimal
Unsur sistem
Input aliran system. dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber
daya. Diddalam kerja jenis input yang biasa dijumpai adalah data,
informasi dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar
organisasi.
Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan
dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metoode dan
prosedur dalam system
Output. Verupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang
tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan ke pegawai
yang membutuhkan.
Feedback. Pemberiaan umpan balik diperlukan oleh sebuah system,
karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan
memperbaiki system yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
Pengawasan. Dibagi menjadi 2 dimensi internal dan eksternal. Dimensi
internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur system
yang harus ditaati.
Tahapan dalam pengembangan
sistem
Menurut (Quible, 2001) berikut tahapan pengembangan system yang
diajukan:

Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.

Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
Analisis proses yang sedang berjalan.
Rencanakan proses yang dikembangakan.
Buat proses baru.
 JENIS SISTEM
Sistem pada tingkatan operasional: system informasi yang
memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan
dapat menjawab pertanyaan rutin
Sistem pada tingkatan staf (perkantoran). Sistem yang mendukung
pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis maupun pegawai
administrasi.
Sistem pada tingkatan manajemen. Terdapat 2 sistem yang bisa
diklasifikasikan ke sistem ini menurut (Laudon & Laudon, 2004)
◦ Sistem informasi manajemen
◦ Sistem pendukung
Sistem pada tingkatan strategis: sistem yang mendukung
perencanaan jangaka panjang yang dilakukan manajer senior, yang
biasa dikenla dengan nama ESS (executive support system).
MENDETEKSI SISTEM INFORMASI YANG
BERMASALAH:
Menurut (Laudon & Laudon, 2004) terdapat 6 langkah yang dapat digunakan
untuk mendeteksi system yang bermasalah:

Mengidentifkasi masalah. Masalah apakah yang ada di system? Apakah

manajemen, teknologi, organisasi ataukah kombinasi ketiganya
Apakah solusi yang tepat?
Bagaimana solusi yang ditawarkan akan memberikan nilai tambah bagi
organisasi?
Teknologi apa yang diharapkan bisa mengatasi masalah ini?
Perubahan apakah yang dibutuhkan dalam proses organisasi guna
mendukung solusi yang ditawarkan?
Kebijakan manajemen apa yang dibutuhjan untuk masalah yang dihadapi?
 Alat-Alat Sistem
2. Bagan Aliran kerja (Work-flow Chart)
1. Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Alat yang membantu mengidentifukasi tiap langkah
Untuk menyederhanakan proses kerja.
dalam proses kerja spesifik.

3. Bagan Layout kerja (Work-Layput Chart)

Dapat mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang.

4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart)

Proses kerja yang berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.

5. Diagram balok EDP (Electronic Data Processing)

Untuk menggambar sistem yang akan diintergrasikan dengan komputer.
Daftar Pustaka
Gomez-Meija, L, Balkin, D., & Cardy, R. (2004).
Managing human Resource. New Jersey: Prentice
Hall.
Jones, M (1984). Job Description Made Easy.
Personel Journal. May.
Laudon, K., & Laudon, J. (2004). Management
information system. New Jersey: Pearson-Prentice
Hall.
Quible, Z. (2001). Administration office
management, an introduction [Vol. Ke tujuh]. New
jersey: prentice Hall.
Szilagy, A. D (1980). Organiozational Behavior and
Performance edisi kedua. Goodyear: Santa monica
Thank you