Sistem Pengendalian Manajemen

Disajikan oleh: H. Chairil M. Noor

Pertemuan III
Perilaku Dalam Organisasi
Unsur Penting Dalam Penerapan Pengetahuan Prilaku Organisasi

Unsur Pokok Dalam • Orang, Struktur, Teknologi, Kebijakan Intern, Dan

Organisasi Lingkungan.

• Perbedaan Karakter, Perilaku Termotivasi,

Hakekat Manusia
• Nilai Etika Dan Moral Orang.
 Keselarasan Tujuan (Goal Congruence), Harus mempengaruhi . . . .

Sistem harus mempengaruhi

Alat formal dapat berupa
perilaku yang mendorong Keselarasan tujuan
“rules” dan “perencanaan dan
terjadinya dipengaruhi oleh proses
pengendalian yang
keselarasan tujuan (goal informal dan formal
sistematis”
congruence)

Struktur organisasi yang

berbeda dapat diterapkan Kontroler ikut melakukan
untuk proses perencanaan dan
mengimplementasikan pengendalian
strategi
 Faktor Informal Yang Berpengaruh Pada Keselarasan Tujuan
• yaitu norma-norma tentang perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, mencakup sikap dan etika kerja,
Faktor Eksternal, seperti: Loyalitas pegawai, Kerajinan, Semangat, Kebanggaan kerja

• seperti Budaya sebagai keyakinan bersama, nilai-nilai hidup, norma perilaku yang dimanifestasikan di
Faktor Internal organisasi. Gaya manajemen: sikap manajemen terhadap bawahan, refleksi sikap atasan / CEO thp bawahan

Organisasi • Kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa
Informal mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang terdapat di organisasi yang bersifat informal

Persepsi Dan
• Menyerap informasi dari persepsi dan komunikasi, tindakan apa yang harus diambil untuk mencapai tujuanya.
Komunikasi
Hubungan Yang
• Berbagai kebiasaan yang dianggap wajar dan lumrah dijadikan penngalaman dalam keselarasan tujuan
Umum Diterima
Kerjasama Dan • Kerjasama dan konflik yang dapat diadikan evaluasi dan pelajaran dalam keselarasan tujuan
Konflik
 Iklim Organissi
Iklim Organisasi Perasaan
adalah lingkungan Komunikasi keatas melakukan
& kebawah baik, pekerjaan yang
manusia dimana
bermanfaat,
para pegawai Kadar kepercayaan Struktur organisasi
organisasi yang tinggi, yang jelas
melakukan Kualitas
Pengendalian yang
pekerjaan mereka. kepemimpinan Bertanggung Jawab
bagus,
Agar tercipta suatu yang bagus,
Tekanan pekerjaan Keterlibatan
iklim yang pegawai /
menyenangkan yang nalar,
keikutsertaannya
maka harus Birokrasi yang
terdapat unsur- Imbalan yang adil,
nalar,
unsur, seperti:
 Model Perilaku Organisasi
AUTOKRATIS KUSTODIAL SUPORTIF KOLEGIAL
1. Dasar Kekuasaan Sumberdaya Kepemimpinan Kemitraan
Model ekonomi
2. Orientasi Wewenang Uang Dukungan Kerja tim
Manajemen
3. Orientasi Kepatuhan Rasa aman Prestasi kerja Tanggung
Pegawai & maslahat Jawab
4. Dampak Bergantung Bergantung Keikutsertaan Disiplin diri
Psikologis Pada Bos Pada organisasi
5. Kebutuhan Nafkah Rasa aman Status dan Perwujudan diri
Pegawai hidup Pengakuan
6. Hasil Minimum Kerjasama Penyadaran Antusiasme yang
Prestasi moderat
 Jenis-jenis Organisasi Dilihat Dari Orientasi Laba

Organisasi • jenis organisasi yang sengaja didirikan untuk membantu manusia

Berorientasi memenuhi kebutuhan ekonomi, khususnya kebutuhan ekonomi para
pendirinya atau pemilik organisasi tersebut. Masyarakat umum mengenal
Ekonomi (Profit organisasi seperti ini sebagai organisasi perusahaan atau secara sederhana
Orientation) disebut Perusahaan

• Seperti tersirat dari namanya, ukuran keberhasilan organisasi seperti ini

Organisasi Nirlaba bukan laba melainkan ukuran-ukuran lain sesuai dengan tujuan awal
(Not For Profit pendirian organisasi. Demikian juga orientasinya bukan kepada pemilik
Organization) tetapi kepada para konstituen yang dilayaninya. Artinya, organisasi nirlaba
lebih berorientasi kepada kesejahteraan para konstituen tidak pendirinya
 Jenis-jenis Organisasi Dalam Perusahaan

• setiap manajer bertanggung jawab bagi fungsi-fungsi dispesialisasi

1. Struktur Fungsional, seperti produksi dan pemasaran

• para unit manajer bertanggung jawab bagi aktivitas-aktivitas dari

2. Struktur Unit Bisnis, masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang
semi independen dari perusahaan

3. Struktur Matriks, • unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab rangkap

 Struktur Organisasi Fungsional
Struktur funsional, didalamnya manajer bertanggung jawab atas fungsi yang terspesialisas seperti prioduksi dan pemasaran

Gagasan utama dari struktur fungsional adalah bahwa seorang manajer membawa keahlian khusus untuk mengambil
keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik yang berlawanan dengan manajer umum atau lainnya.

Kelemahannya terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektifitas manajer fungsional secara terpisah, karena tiap fungsi
memberikan kontribusi

Organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer dari fungsi yang
berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas

Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahan dengan produk dan pasar yang beragam
 Bagan Struktur Organisasi Fungsional

CEO

Manajer Manajer
Manufaktur Pemasaran

Manajer Manajer Manajer Manajer

Pabrik 1 Pabrik 2 Wilayah 1 Wilayah 2
 Struktur Unit Bisnis
Bentuk organisasi unit Keuntungan Kerugian
bisnis dari organisasi
dirancang untuk
menyelesaikan masalah adanya kemungkinan bahwa
struktur unit bisnis, yang terdapat pada struktur organisasi ini bisa
berfungsi untuk pelatihan bagi masing-masing staf unit bisnis
didalamnya para unit struktur fungsional. Unit menduplikasi sejumlah pekerjaan
manajer bertanggung bisnis bertanggung jawab manajemen secara umum
yang dalam organisasi fungsional
jawab atas aktivitas dari atas seluruh fungsi yang dikerjakan di kantor pusat
masing-masing unit, dan ada dalam produksi dan
unit bisnis berfungsi pemasaran sebuah unit bisnis lebih dekat dgn
sebagai bagian semi ptoduk. Unit bisnis produksi, manajer unit bisnis dpt jumlah spesialis dalam
independen dari tersebut bertanggung membuat keputusan produksi menjalankan fungsinya menjadi
perusahaan. jawab untuk melakukan dan pemasaran yang lebih sangat sedikit.
perencanaan dan dibandingkan dgn yg diputuskan
koordinasi kerja dari oleh kantor pusat.
departemen pemasaran
dan departemen produksi. Memberi reaksi cepat terhadp
ancaman atau peluang baru.
 Struktur Organisasi Unit Bisnis

CEO

Manajer Unit Manajer Unit

Bisnis X Bisnis Y

Manajer Manajer Manajer Manajer

Pabrik X Pemasaran Pabrik Y Pemasaran
 Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki

tanggung jawab ganda

Setiap manajer fungsional dapat memberikan pengaruh dan intruksinya

kepada manajer proyek

Akan terjadi kebingungan bagi manajer proyek dalam mengambil keputusan

karena banyak instruksi dan masukan dari manajer lainnya
 Struktur Organisasi Matriks
CEO
Staff

Manajer Manajer
Fungsi A Proyek X

Manajer Manajer
Fungsi B Proyek Y

Manajer Manajer
Fungsi C Proyek Z
 Peranan Manajer Dalam Organisasi
Ketrampilan Ketrampilan
Lazimnya Stakeholder dari dalam Ketrampilan teknis. hubungan antar konseptual.
organisasi (inside stakeholders) yang manusia.
terdiri dari tiga kelompok yaitu pemilik
modal (stcokholders), manajer, dan
Karyawan (employee). Ada beberapa Kemampuan Kemampuan untuk Seorang manajer
persyaratan yang harus dimiliki oleh seseorang untuk bekerja sama, harus mempunyai
seorang manajer, diantaranya seorang mengaplikasikan memahami, dan kesiapan dan
ilmu pengetahuan memomtivasi orang kemampuan mental
manajer harus memiliki ketrampilan lain merupakan untuk
manajerial (manajerial skills) yang yang dimilikinya,
khususnya ketrampilan mengananlisis dan
berupa: ketrampilan teknis (technical hubungan antar mendiagnosis
skill), ketrampilan hubungan antara pengetahuan yang
sangat khusus atau manusia yang harus masalah-masalah
manusia (human skill) dan ketrampilan spesialis. dimiliki oleh yang bersifat
konseptual (conseptual skill). seorang manajer. kompleks.
 Sistem Pengendalian Formal
Aturan-aturan sebagai perangkat
Beberapa tipe aturan dalam
tulisan yg memuat semua jenis Baik sistem formal maupun proses
pengendalian ini, yakni :
instruksi dan pengendalian : informal pada dasarnya mampu
Pengendalian fisik, manual-manual,
instruksi, pembagian kerja, prosedur memberkani pengaruhnya pada
pengamanan sistem, dan sistem
standar operasi, manual, dan perilaku manusia dalam organisasi.
pengendalian tugas.
tuntunan etis.

Penting untuk diperhatikan oleh

Sedangkan untuk dapat menjalankan
para perancang sistem pengendalian
strategi organisasi secara efektif,
formal, perihal aspek yg berkaitan
maka mekanisme formal harus
dgn proses informal seperti etos
berjalan seiring dengan mekanisme
kerja, gaya manajemen, dan budaya
informasi.
yg melingkupi.
 Beberapa Tipe Aturan Dalam Pengendalian Formal
Pengendalian Fisik
• Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password komputer, televisi
pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian
Manual-manual
• Manajemen memutuskan aturan-aturan yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang
diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi diperbolehkan dan dipertimbangkan
Pengamanan Sistem
• Berbagai pengamanan sistem dirancang kedalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar
informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan
Sistem Pengendalian tugas
• Didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif
dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan

Suatu perencanaan strategis
akan melaksanakan tujuan dan
strategi organisasi.
Proses Kendali Secara Formal
Seluruh informasi yang tersedia
dipergunakan untuk membuat
perencanaan ini.
Jika tidak memuaskan, maka
umpan balik yang diterima akan
mendorong dilakukannya
tindakan-tindakan korektif di
pusat tanggungjawab serta
kemungkinan dilakukannya
revisi dalam rencana
Perencanaan strategis tersebut
kemudian di konversi menjadi
anggaran tahunan yang fokus
pada pendapatan dan belanja
yang direncanakan untuk
masing-masing pusat tanggung
jawab.
Jika memuaskan, maka pusat
tanggung jawab menerima
umpan balik dalam bentuk
pujian atau penghargaan lain.
Pusat tanggung jawab ini juga
dituntun oleh aturan-aturan dan
infornasi formal lain dan
menjalankan operasi-operasi
yang ditugaskan, dan hasilnya
kemudian di nilai dan
dilaporkan.
Hasil-hasil aktual kemudian
dibandingkan dengan anggaran
untuk menentukan apakah
kinerjanya memuaskan atau
tidak.

merancang dan mengoperasikan
informasi serta sistem pengendalian
menganalisis program dan proposal
anggaran dari berbagai segmen
perusahaan serta mengkonsolidasikan
ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan
Fungsi Kontroler
menyiapkan pernyataan keuangan
dan laporan keuangan (ternasuk
pengembalian pajak ) kepada para
pemegang saham dan pihak
eksternal lainnya
melakukan supervisi audit internal
dan mencatat prosedur pengendalian
untuk menjamin validitas informasi,
menetapkan pengamanan yang
memadai terhadap pencurian dan
kecurangan serta menjalankan audit
operasional
menyiapkan dan menganalisis
laporan kinerja, menginterpretasikan
lapioran ini untuk para manajer,
mengembangkan personel dalam
organisasi pengendali dan
berpartisipasi dalam pendidikan
personal manajemen dalam
kaitannya dengan fungsi pengendali.
 Fungsi Pengendalian Adalah Fungsi Staf
Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun
mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan
informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.

Seorang pengendali barangkali bertanggungjawab untuk mengembangkan dan

menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta
merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen.

Kemungkinan-kemungkinan lainnya mencakup memonitor ketaatan pada batas-

batas pengeluaran yang sudah ditetapkan oleh kepala eksekutif, mengendalikan
integritas sistem pencatatan dan menjaga harta dari pencurian dan penipuan.
 Gaya Manajemen, Dipengaruhi oleh Latar Belakang, dan Kepribadian

• meliputi umur, pendidikan formal, pengalaman pada

Latar belakang fungsi tertentu, seperti produksi, teknologi,
pemasaran, atau keuangan.

• meliputi variabel-variabel seperti kempuan manajer

Karakter / kepribadian mengambil resiko dan toleransi ambiguitas
 Gaya Manajemen Implikasinya Terhadap
Pengendalian Manajemen
Gaya Manajemen Puncak • Bagaimana CEO memilih untuk menggunakan informasi tersebut, mengadakan pertemuan-
Mempengaruhi Pengendalian pertemuan peninjauan kinerja, yang pada akhirnya mempengaruhi sistem pengendalian
Manajemen. beroperasi.

Pengendalian Personal • Keberadaan pengendalian personal versus pengendalian impersonal dalam organisasi
Versus Pengendalian merupakan aspek dari gaya manajerial. Manajer berbeda dalam hal seberapa penting
Impersonal. perannya pada anggaran, laporan formal, percakapan informal dan kontak personal lainnya.

Pengendalian Ketat Versus • Gaya manajer mempengaruhi tingkat dari pengendalian ketat versus pengendalian longgar
dalam situasi apapun. Tingkat kelonggaran cenderung meningkat pada tingkatan-tingkatan
Pengendalian Longgar. yang lebih tinggi dalam hierarki organisasi.
 Konsep Gaya Manajemen Puncak
Fungsi pengendalian manajemen di dalam organisasi dipengaruhi Gaya dari pengurus eksekutif mempengaruhi proses pengendalian
oleh gaya manajemen senior manajemen pada seluruh organisasi

Gaya manajer mempengaruhi proses pengendalian manajemen Beberapa manajer sangat tergantung kepada laporan dan
unit usaha, departemen fungsional dan mempengaruhi dokumen-dokumen tertentu, sedang yang lainnya menyukai
pengendalian proses manajemen dalam wilayah fungsional hubungan percakapan dan hubungan internal

Beberapa adalah pengambil resiko, yang lainnya adalah penolak Beberapa manajer berorientasi proses, yang lain berorientasi
resiko tugas

Beberapa manajer berorientasi jangka panjang, yang lainnya

Beberapa bersifat bersahabat, yang lainnya lebih jauh
berorientasi jangka pendek

Beberapa mendominasi pengambilan keputusan, yang lainnya Beberapa menekankan imbalan moneter, sedang yang lainnya
mendorong partisipasi organisasi dalam pengambilan keputusan menekankan imbalan yang lebih luas
Pengendalian Personal Versus Pengendalian Impersonal
Berbagai dimensi dari gaya manajemen secara
signifikan mempengaruhi operasi sistem
pengendalian. Jika laporan yang sama dengan
seperangkat data yang sama berjalan pada frekuensi
yang sama kepada CEO, dua CEO dengan gaya yang
berbeda akan menggunakan laporan ini sangat
berbeda bagi pengelolaan unit usaha
Gaya manajemen mempengaruhi proses pengendalian
manajemen, bagaimana CEO lebih menyukai menggunakan
informasi, melaksanakan rapat-rapat kaji ulang performa,
yang pada gilirannya mempengaruhi bagaimana sistem
pengendalian sebenarnya beroperasi, meskipun jika
struktur formal tidak berubah di bawah CEO baru
 Pengendalian Personal Versus Pengendalian Impersonal

Beberapa manajer berorientasi “angka- Sikap manajer terhadap laporan formal

angka”; mereka menginginkan arus besar
dari informasi kuantitatif dan
mempergunakan banyak waktu menganalisis
informasi dan mengambil kesimpulan
sementara dari informasi itu
mempengaruhi jumlah detail yang mereka
inginkan, frekuensi dari laporan dan bahkan
preferensi laporan berupa grafik dan table,
apakah mereka menginginkan laporan angka
yang didukung dengan komentar-komentar
tertulis