Sistem Pengendalian Manajemen

Disajikan oleh: H. Chairil M. Noor

Pertemuan IV
Pusat Pertanggungjawaban
 Batasan Pusat Pertanggungjawaban

Adalah unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas yang dilakukan
Perusahaan merupakan kumpulan pusat pertanggungjawaban, yang masing-masing digambarkan
oleh kotak-kotak dalam bagan struktur organisasi
Adalah struktur sistem pengendalian dan pemberian tanggung jawab kepada sub unit organisasi
yang mencerminkan strategi organisasi.
Merupakan organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas yang dilakukan.
 Sifat Pusat Pertanggungjawaban

Mewujudkan • Objective Tujuan pusat Membantu Artinya tujuan

Jika strategi
satu atau pertanggung mengimplemen- organisasi akan
• Target baik,
lebih tujuan jawaban tasikan strategi tercapai

Pusat Pertanggungjawaban agar mencapai

tujuannya,
Esensi / Pentingnya Pusat Pertanggungjawaban

untuk mengukur dan mendorong kinerja unit

organisasi dan manajer unit yang bersangkutan
Esensi dari pusat
pertanggungjawaban
tersebut adalah
agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai .
 Tujuan Pusat Pertanggungjawaban

Sebagai basis perencanaan,

pengendalian dan penilaian
kinerja manajer dan unit
organisasi yang dipimpin
Tujuan Pusat Untuk memudahkan
pencapaian tujuan
Pertanggungjawaban organisasi

Memfasilitasi terbentuknya
good governance
Siapa Yang Memimpin Pusat Pertanggungjawaban ?

Pusat pertanggungjawaban
merupakan salah satu Pusat pertanggungjawaban
elemen dari suatu struktur adalah unit organisasi yang
sistem pengendalian dipimpin oleh seorang
manajemen manajer yang bertanggung
jawab atas aktivitas-
aktivitas pusat
pertanggungjawabannya
 Cara Kerja Pusat Pertanggungjawaban
Hubungan antara input dan output
• Manajemen bertanggung jawab untuk mengoptimalisasi hubungan antara input dan
output

Langsung Operasional
• Departemen produksi, input berupa bahan baku akan menjadi bagian fisik dari barang
jadi yang merupakan output

Tidak Langsung
• Departemen pemasaran, input berupa biaya periklanan ditujukan untuk meningkatkan
hasil penjualan

Kabur/ samar hasil manfaat

• Departemen penelitian dan pengembangan, hasil penelitian dan pengembangan yang
dilakukan pada masa sekarang barangkali tidak dapat diketahui selama beberapa tahun
Manfaat Pusat Responsibilitas / Pertanggungjawaban

Mutu berbagai keputusan dari

berbagai unit akan lebih baik.

Pendelegasian Pusat
Responsibitas yang Berkurangnya beban
digunakan sebagai Top managemen dan
ajang untuk lebih fokus pada
pengembangan manajemen strategi.
kreatifitas dan inovasi.
 Macam-macam Pusat Pertanggungjawaban

Pusat Biaya. • Manajer hanya bertanggung jawab atas biaya yang sedang terjadi. Pusat
Pertanggungjawaban
Lainnya:
Pusat Pendapatan. • Manajer hanya bertanggung jawab atas pendapatan Yang diperoleh.
• Pusat Administrasi dan
Pendukung
Pusat Bebaban • Manajer berdatanggung jawab atas prestasi diukur berdasarkan input • Pusat Penelitian dan
Pengembangan
• Pusat Pemasaran
Pusat Laba. • Manajer bertanggung jawab atas pendapatan dan biaya.

Pusat Investasi. • Manajer bertanggung jawab atas investasi, pendapatan, dan biaya.
 Pusat Pendapatan

Pusat pendapatan adalah

• Contoh: departemen pemasaran
pusat pertanggungjawaban
(penjualan), tidak berwenang untuk
yang prestasi manajernya
menentukan harga pokok ataupun harga
diukur berdasarkan output
jual produk yang dihasilkan. Akan
(pendapatan) yang diukur
tetapi, ukuran utama kinerjanya adalah
secara moneter, akan tetapi
pendapatan yang diperoleh dari
tidak dihubungkan dengan
pemasaran produk tersebut
input-nya (beban).
 Pusat Pendapatan Dalam SPM

• a. Kegiatan Promosi dan

adalah, konsentrasi SPM terhadap Iklan
1. Aktifitas
nilai pendapatan dan komponen- awal/dasar: • b. Kegiatan mencari order
komponen pembentuk dan melayani order
pendapatan tersebut. Nilai dan
komponen tersebut diawasi dan
dikontrol dgn baik sehingga
target penjualan dpt dicapai. • a. Kegiatan Pengepakan
2. Aktifitas
Aktifitas pemasaran dan penjualan Lanjutan:
• b. Kegiatan Pengiriman
terbagi atas: • c. Administrasi Keuangan
Departemen Yang Terkait Dengan Pusat Pertanggungjawaban Pendapatan
Departemen Departemen Bagian Penagihan Bagian Bagian
Bagian umum,
Marketing, Produksi, (Piutang), Pembelian, Keuangan

a. Melakukan Riset a. Memproduksi a. Mencatat semua piutang a. Menyediakan Bertanggung

kebutuhan bahan jawab Bertanggung jawab
Pasar. barang jadi sesuai dari penjualan & membuat menyediakan
target penjualan. skedul penagihan piutang baku untuk memperlancar
proses produksi. birokrasi budget untuk
b. Melakukan target kebutuhan
penjualan berdasar penjualan dan
b. Menagih pembayaran b. Mencari penagihan. penjualan,
Riset Pasar. b. Mempertahankan piutang sesuai dengan produksi,
mutu produk sesuai alternatif bahan
jadwal pembayaran. baku bila pembelian bahan
c. Menyusun Strategi standar. baku, dsb.
c. Sedapat mungkin dibutuhkan.
penjualan & Proker
yang jelas. c. Mengembangkan menghindari penghapusan
piutang dan berusaha terus c. Mempertahankan
& mengubah desain
d. Menjalin Hubungan melakukan penagihan. kualitas bahan baku
sesuai kebutuhan
baik dengan customer yang dibeli.
pasar. d. Mempersiapkan laporan
bulanan, baik laporan
e. Mengembangkan penjualan maupun laporan
potensi SDM bagian piutang yg out standing.
Marketing.
 Pusat Pertanggungjawaban Biaya

Adalah konsentrasi Terhadap tujuan Dan kegiatan

sistem pengendalian efisiensi biaya dalam operasional secara
manajemen kegiatan produksi umum
 Aktifitas Pembiayaan
Secara umum tindakan manajemen
untuk mengendalikan (controll) biaya,
adalah mengikuti prosedur sebagai
berikut:
Penetapan anggaran biaya perdepartemen.
Menyusun anggaran cash flow untuk memenuhi kegiatan
pembiayaan baik biaya produksi maupun operasi
Melakukan analisis biaya (riview) untuk menilai kelayakan
pembiayaan sebelum pengalokasian anggaran biaya
Melakukan evaluasi pada akhir periode, berapa perbandingan
antara anggaran dengan realisasi biaya.
 Analisis Biaya

Kategori Biaya Anggaran Realisasi Variance

Biaya Bahan Baku perUnit/Kg

Biaya TKL perUnit/Kg

Biaya OVH perUnit/Kg

Biaya Umum & Administrasi

Biaya Pemasaran
 Karakteristik Biaya

• adalah Pusat aktifitas pembiayaan yang manfaatnya belum

Cost Center, dirasakan dan sifatnya merupakan kalkulasi biaya perUnit,
yang terdiri dari system dan prosedur.

• adalah Pusat aktifitas pembiayaan yang masa manfaatnya sudah

Expense Center, dirasakan, untuk melaksanakan fungsi managerial,
pengendalian, dan operasional lainnya.
 Departemen Yang Terkait Dengan Pusat Biaya

Departemen produksi, bertanggung jawab dalam menyusun

Sesuai dengan prinsip 1 kebutuhan biaya produksi, mengawasi pengalokasian biaya
manajemen, penanggung dan mencari tindakan efisiensi jika memungkinkan.
jawab pusat biaya ini
adalah semua unit yang Departemen umum dan pemasaran, bertanggung jawab
saling bekerjasama. Namun 2 dalam mengawasi biaya gaji, biaya umum, biaya operasional
beberapa departemen yang serta biaya pemasaran, diusahakan harus efisiensi.
menjadi pusat-pusat
pertangguangjawaban biaya Departemen keuangan, bertanggung jawab menyusun cash
adalah sebagai berikut:
3 flow dan menilai kewajaran setiap biaya dari setiap
departemen. Dan departemen lainnya.
 Efisiensi dan Efektivitas

Konsep input, output, dan biaya

digunakan untuk menjelaskan makna • adalah perbandingan output terhadap input
efisiensi dan efektivitas, yang Efisiensi • Efisiensi = Input : Output # It does the things
merupakan dua kriteria kinerja pusat right
pertanggungjawaban dinilai.

• adalah perbandingan output yang dihasilkan

Kedua istilah ini digunakan dalam pusat pertanggungjawaban dengan tujuan
perbandingan, bukan dalam pengertian Efektivitas jangka pendek / objective, target / sasaran
mutlak (absolut) • Efektivitas = Output : Tujuan # It does the
right things
 Ciri-ciri Pengendalian Umum Atas Biaya

Pengukuran
Kinerja
Tipe Pengendalian
Keuangan
Variasi Biaya
Penilaian Berbasis
Nol (Zero-Base
Review)
Anggaran Inkremental
(Incremental Budgeting)
Penyusunan
Anggaran
 Penyusunan Anggaran

Manajemen membuat keputusan Menentukan apakah anggaran

anggaran bagi pusat biaya operasi yang diajukan bisa Tugas dapat dibedakan menjadi :
kebijakan yang terpisah dari pusat menggambarkan biaya kinerja Continuing dan Special
biaya teknik sebuah unit secara efisien

Dapat menggunakan teknik Management by Ada dua pendekatan/cara yang

Objective, yaitu proses formal usulan digunakan: Penganggaran
anggaran untuk mencapai tujuan khusus Tambahan (Incremental Budgeting)
dan pernyataan alat yang digunakan untuk dan Penilaian Berbasis Nol (Zero-
mengukur pencapaian tujuan tersebut Base Review)
 Anggaran Inkremental (Incremental Budgeting)
Tingkat biaya sekarang dipakai
sebagai titik awal setelah
disesuaikan dengan inflasi dan
antisipasi perubahan
pekerjaan. Bila ada
penambahan aktivitas, maka
ada penambahan anggaran.
Kelemahannya:
Tingkat pengeluaran yang ada dari pusat biaya
kebijakan, diterima dan tidak diuji ulang selama
proses penyiapan anggaran.
Para manajer pusat ini biasanya ingin
meningkatkan level pelayanan dan dengan
demikian cenderung menuntut penambahan
sumber daya.
 Penilaian Berbasis Nol (Zero-Base Review)
Analisis setiap biaya
discretionary secara
mendalam untuk jangka
waktu lima tahun yang akan
datang. Analisis ini dipakai
sebagai base yang baru. Pada
akhir tahun ke lima dibuat
base lagi.
Perlu dilakukan “bench-
marking”, sehingga diketahui
aktivitas yang terlalu mahal.
Kelemahan:
Memakan waktu dan dapat menimbulkan
pengalaman traumatik bagi seorang
manajer yang akan direview
Para manajer tidak hanya
Memberikan keraguan pada akan melakukan hal yang
tim pencari keterangan terbaik untuk menyesuaikan
seperti memberikan tingkat pengeluaran
jawaban yang tidak mereka, tetapi juga
meyakinkan, yang akan mungkin berusaha untuk
mengakibatkan status quo menghalangi pekerjaan
yang sedang berjalan
 Variasi Biaya

Biaya teknik sangat dipengaruhi oleh perubahan volume jangka pendek

dimana biaya kebijakan cukup terlindungi dari fluktuasi jangka pendek

Para manajer cenderung menyetujui perubahan yang diperlukan untuk

mengatasi perubahan volume penjualan

Dikelompokkan sebagai biaya tetap

 Pengukuran Kinerja

Pengeluaran sesuai
dengan anggaran =
memuaskan Orang diberi
Tujuan utama manajer Pengeluaran melebihi
motivasi untuk
adalah mencapai output anggaran harus dengan
mengeluarkan biaya
yang diinginkan ijin atasan
yang kurang dari
anggaran tanpa
mengurangi output
 Pusat Pendapatan

Pusat pendapatan adalah

• Contoh: departemen pemasaran
pusat pertanggungjawaban
(penjualan), tidak berwenang untuk
yang prestasi manajernya
menentukan harga pokok ataupun harga
diukur berdasarkan output
jual produk yang dihasilkan. Akan
(pendapatan) yang diukur
tetapi, ukuran utama kinerjanya adalah
secara moneter, akan tetapi
pendapatan yang diperoleh dari
tidak dihubungkan dengan
pemasaran produk tersebut
input-nya (beban).
 Pusat Beban
Pusat Beban Teknik Pusat Beban Kebijakan
pusat pertanggungjawaban yang jumlah
Input-nya dapat diukur secara moneter input (beban)-nya yang diestimasikan
Pusat beban adalah pusat
tidak tersedia
pertanggungjawaban yang
prestasi manajernya
diukur berdasarkan input Beban yang dikeluarkan jumlahnya
Input-nya dapat diukur secara fisik
yang diukur secara bervariasi.
moneter, akan tetapi
outputnya tidak diukur. Jumlah rupiah optimal dan input yang Keuangan dikendalikan dengan partisipasi
Dibedakan dua jenis dibutuhkan untuk menghasilkan 1 unit para manajer dalam perencanaan dan
output, dapat ditentukan pelaksanaannya

Kinerja ditentukan dengan kemampuan

manajer untuk menggunakan beban
sesuai dengan jumlah yang dianggarkan
 Pusat Administrasi dan Pendukung

Masalah pengendalian
Pusat administrasi dan
pendukung adalah pusat • Kesulitan pengukuran output
biaya kebijakan yang • Karena outputnya dalam bentuk jasa sehingga
berfungsi untuk memberikan sulit diukur kuantitasnya.
jasa pada pusat • Karena outputnya tidak dapat diukur maka sulit
pertanggungjawaban lain ditetapkan standarnya sebagai pengukur kinerja
 Bagian Anggaran Untuk Pusat Administrasi

Bagian yang membahas biaya pokok dari suatu pusat Bagian yang membahas aktivitas kebijakan dari pusat
administrasi atau pendukung tersebut termaksud biaya administrasi atau pendukung tersebut, termaksud diskritif
untuk tetap berada dalam bisnis (being in business) dari tujuan biaya dan estimasi biaya dari setiap tujuan

Bagian tambahan sangat berguna jika anggaran bernilai

Bagian yang menjelaskan semua pengajuan penambahan
besar dan atau manajemen ingin menentukan tingkat yang
dalm anggaran diluar inflasi
sesuai untuk aktivitas pusat
 Pusat Penelitian dan Pengembangan
Pengendalian terhadap pusat penelitian dan pengembangan
akan menyajikan kesulitan tersendiri, terutama kesulitan dalam Kesulitan dalam menghubungkan hasil yang diperoleh dengan
menghubungkan basil yang diperoleh dengan input dan input
kurangnya keselarasan visi dan misi

Tidak adanya Keselarasan visi dan misi. Masalah keselarasan visi

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh organisasi litbang
dan misi di pusat litbang memiliki kemiripan dengan masalah
merupakan satu kesatuan rangkaian
sama yang terjadi di pusat administrative

Anggaran disusun sesuai dengan rencana strategis perusahaan

Program Litbang. Tidak ada cara ilmiah untuk menentukan (sebagaimana seharusnya), maka persetujuan atas proyek
skala optimum dan anggaran litbang. merupakan sesuatu yang rutin—semata-mata membantu dalam
perencanaan kas dan pegawai.

Pengukuran kinerja, secara reguler, biasanya per bulan atau per

kuartal, hampir semua perusaha membandingkan pengeluaran
aktual dengan pengeluaran yang dianggarkan dari semua pusat
tanggung jawab dan seluruh proyek
 Penelitian Dasar Memiliki Ciri

Tidak terencana, dimana pihak manajemen hanya membuat keputusan

secaraumum mengenai bagian yang harus dieksplorasi

Seringkali ada tenggang waktu yang lama antara dimulainya penelitian

dengan pengenalan produk baru yang berhasil
 Pusat Pemasaran
Aktivitas Logistik
• adalah aktivitas-aktivitas yang terlibat dalam memindahkan barang dari perusahaan ke pelanggan dan
mengumpulkan piutang yang jatuh tempo dari para pelanggaimya

Aktivitas Pemasaran
• Aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh pesanan. aktivitas ini meliputi: uji pemasaran;
pembentukan, pelatihan, dan pengawasan terhadap tenaga penjualan; periklanan; dan promosi penjualan

Kesulitan untuk mencapai goal congruence

• Kesulitan untuk mencapai goal congruence Pusat biaya administrasi ingin melakukan yang terbaik untuk
menghasikan jasa yang baik untuk itu diperlukan biaya yang meningkat

Pembuatan anggaran
• Usulan anggaran dari pusat administrasi terdiri dari komponen seperti biaya minimal yang harus ada, biaya
kebijakan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, penjelasan apabila terjadi peningkatan biaya
 Dua Jenis Aktivitas Yang Berbeda Dibawah Pusat Pemasaran

Satu kelompok aktivitas berkaitan Aktivitas ini disebut sebagai aktivitas

dengan pemenuhan pasokan. pemenuhan pesanan atau pesanan logistic

Kelompok aktivitas lainya berkaitan Hal tersebut merupakan aktivitas

dengan upaya-upaya untuk mendapatkan pemasaranyang sesunggunya dan kadang-
pesanan dan tentu saja, berlangsung kadang disebut aktivitas pemasaran, atau
sebelum satu pesanan diterima. disebut aktivitas pencairan pesanan