Sistem Pengendalian Manajemen

Disajikan oleh: H. Chairil M. Noor

Pertemuan XIV
Manajemen Kualitas Total / Total Quality Management (TQM) dan
International Standard Organization (ISO)
 Definisi Dan Filosofi Dasar TQM

Filosofi dasar dari TQM adalah "sebagai efek dari kepuasan konsumen,
Sesuai definisi dari ISO, TQM sebuah organisasi dapat mengalami kesuksesan."
adalah "suatu pendekatan
manajemen untuk suatu
organisasi yang terpusat pada
kualitas, berdasarkan partisipasi TQC, merupakan perbaikan mutu yang mengubah jalan pikiran
semua anggotanya dan bertujuan karyawan tentang mutu, dengan menekankan pada performance yang
untuk kesuksesan jangka panjang bebas kesalahan (zero defects).
melalui kepuasan pelanggan serta
memberi keuntungan untuk
semua anggota dalam organisasi
serta masyarakat." TQM, jangkauan nya lebih jauh, setelah TQC dicapai dilanjutkan
strategi pengembangan.
 TQM Mempunyai Empat Dimensi
• Ditekankan pada pengembangan perorangan/individu,
Pengembangan
• Implikasinya setiap orang harus senantiasa meningkatkan diri, dalam konteks kompetensi.
profesionalitas.
• Pengembangan dari aspek knowledge, skill dan attitude.

• Hubungan interpersonal yang baik, dan kerjasama tim yang baik,

Hubungan
• Semua komponen harus memberi kontribusi yang bermutu dan memadai,
interpersonal/antar pribadi.
• Setiap orang berusaha untuk selalu meningkatkan kualitas diri.

• Menentukan visi dan misi dan rumusan program pelaksanaan realistis , dan konsisten.
Efektifitas manajerial,
• Menentukan core business dan kompetensi yg konsisten serta kualitas berkesinambungan.
dicapai dengan cara
• SDM kreatifitas dan inovatif, serta keputusan berbasis kepentingan konsumen.

• Harus didukung oleh semua lini/unit departemen,

Produktifitas organisasi, • Didukung sarana dan prasarana yang memadai
• Pengendalian intern yang ketat
Prinsip-prinsip Umum TQM

1. Costumer focus

2. Quality Leadership

3. Stockholder focus
4. Integrated Business strategy
5. Teamwork
6. Empowerment
 Elemen Pokok Total Quality Manajemen (TQM)
Fokus Pada Pelanggan • Pelanggan adalah pihak yang berpengaruh penting dalam menentukan kualitas produk ataupun jasa yang
dihasilkan oleh perusahaan dalam memenuhi kebutuhan ataupun tingkat kualitas yang diinginkannya.
Keterlibatan Karyawan • Karyawan adalah aset sekaligus sumber daya perusahaan yang paling penting dalam mencapai seluruh
Secara Keseluruhan tujuan yang telah direncanakan.
Pemusatan Perhatian • Bentuk perhatian pada peningkatan proses adalah pondasi paling dasar dalam sistem manajemen Total
Pada Proses Quality Manajemen (TQM)

Sistem yang Terintegrasi • Walaupun banyak sekali kemampuan dan ruang lingkup kerja yang membentuk departementalisasi secara
horizontal ataupun vertikal, namun diperlukan suatu sistem yang terintegrasi secara baik
Pendekatan Strategi dan • Pendekatan strategi dan sistematik merupakan salah satu bagian yang penting dalam Total Quality
Sistematik Manajemen (TQM) dalam mencapai seluruh visi, misi, dan tujuan perusahaan.agar bisa disalurkan
Peningkatan secara • Untuk agar mampu mendorong perusahaan dalam melakukan analisis dan melahirkan cara yang lebih
Kontinyu efektif dalam mencapai tujuan dan memenuhi harapan seluruh pihak yang berkaitan di dalamnya
Keputusan berdasarkan • Untuk mendapatkan seluruh informasi terkait performa perusahaan, maka Anda memerlukan data untuk
Fakta mengukurnya
• Dalam kegiatan sehari-hari perusahaan, pasti akan mengalami adanya perubahan baik itu dalam hal strategi,
Komunikasi
kebijakan, jadwal ataupun cara pelaksanaannya
 Keuntungan Implementasi Total Quality Manajemen (TQM)
• TQM bisa mengurangi biaya seluruh perusahaan, khususnya pada bidang scrap, rework,
Penghematan Biaya
layanan lapangan, serta pengurangan biaya garansi
• Perusahaan mempunyai produk ataupun layanan yang lebih baik daripada kompetitor lain dan
Kepuasan Pelanggan
interaksi pada pelanggan juga akan cenderung bebas dari kesalahan
• Lebih fokus dalam meningkatkan kualitas dalam suatu proses daripada memeriksa kualitas
Mengurangi Cacat
menjadi sebuah proses
Peningkatan Moral • Keberhasilan dari diimplementasikannya TQM akan terus dirasakan dan terbukti mampu
Karyawan mengarah pada peningkatan yang nyata atas moral karyawan
Membuat Perusahaan Kuat • TQM sangat membantu Anda dalam memahami tingkat persaingan dan mengembangkan
Menghadapi Kompetisi strategi yang efektif ketika menghadapi suatu kompetisi dagang
Mengembangkan Sistem • Adanya sistem komunikasi yang salah dan juga tidak memadai serta prosedur yang kurang
Komunikasi Memadai baik adalah masalah pengembangan organisasi
Progress yang Selalu • TQM akan membantu menjangkau setiap proses yang dibutuhkan untuk mengembangkan
Ditinjau strategi perbaikan tanpa henti.
Siklus PDCA Perangkat Utama TQM Untuk Perbaikan Secara Terus Menerus (Keizen)
• Pada tahap ini, tim menentukan masalah, mengumpulkan
Plan dan menganalisis data, menetapkan pengukuran dan
merumuskan solusi untuk meningkatkan kualitas. P
• Tim mengimplementasikan proses baru dan menguji
Do hasilnya terhadap hasil yang diharapkan dari Quality
Management System.
A PDCA D
• Tim ini mengukur keefektifan dan melakukan
Check penyesuaian untuk memperbaiki proses kualitas baru
sampai hasil yang diinginkan tercapai.

Act
• Proses perbaikan yang baru diterapkan, semua pihak
diberi tahu dan dilatih mengenai proses dan metrik baru
C
yang ditetapkan untuk memantau keefektifan proses mutu
 Siklus PSCA Memperbaiki Sebelum Implementasi (W. Edwards Demming)
• Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk
Plan memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi P
• Sebelum Implementasi proses yang telah direncanakan,
Study dilakukan studi atau penelitian dengan cermat dan teliti
A PSCA S
• Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap
Check sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya

• Menindaklanjuti hasil untuk perbaikan yang diperlukan,

Act seperti modifikasi proses & perbaikan sebelum C
implementasi berikutnya
Tujuh Alat Pengendalian Kualitas (Kaoru Ishikawa,1968)
1. Lembar Periksa (Checksheet)
2. Grafik (Histogram)
3. Pemisahan Masalah (Stratifikasi)
4. Peta Kendali (Control Chart)
5. Diagram Pencar (Scatter Diagram)
6. Diagram Pareto (Pareto Diagram)
7. Diagram Sebab – Akibat (Fishbone Diagram)

Quality Control Seven Tools

1. Lembar Periksa (Checksheet)
Check Sheet atau Lembar Periksa merupakan tools yang sering dipakai dalam Industri Manufakturing untuk
pengambilan data di proses produksi yang kemudian diolah menjadi informasi dan hasil yang bermanfaat dalam
pengambilan keputusan. Contoh Check Sheet :
2. Grafik (Histogram)
Histogram merupakan tampilan bentuk grafis untuk menunjukkan distribusi data secara visual atau
seberapa sering suatu nilai yang berbeda itu terjadi dalam suatu kumpulan data. Manfaat membantu
manajemen dalam membuat keputusan dalam upaya peningkatan proses yang berkesimbungan (Continous
Process Improvement).
3. Pemisahan Masalah (Stratification)
Yang dimaksud dengan Stratifikasi dalam Manajemen Mutu adalah Pembagian dan Pengelompokan data ke
kategori-kategori yang lebih kecil dan mempunyai karakteristik yang sama. Tujuan dari penggunaan
Stratifikasi ini adalah untuk mengidentifikasikan faktor-faktor penyebab pada suatu permasalahan.
4. Peta Kendali (Control Chart)
Control chart (Peta Kendali) merupakan salah satu dari alat dari QC 7 tools yang berbentuk grafik dan dipergunakan
untuk memonitor /memantau stabilitas dari suatu proses serta mempelajari perubahan proses dari waktu ke waktu.
Control Chart ini memiliki Upper Line (garis atas) untuk Upper Control Limit (Batas Kontrol tertinggi), Lower Line (garis
bawah) untuk Lower control limit (Batas control terendah) dan Central Line (garis tengah) untuk Rata-rata (Average)
 5. Diagram Pencar (Scatter Diagram)

Scatter Diagram adalah alat yang berfungsi

untuk melakukan pengujian terhadap seberapa
kuatnya hubungan antara 2 variabel serta
menentukan jenis hubungannya. Hubungan
tersebut dapat berupa hubungan Positif,
hubungan Negatif ataupun tidak ada hubungan
sama sekali. Bentuk dari Scatter Diagram adalah
gambaran grafis yang terdiri dari sekumpulan
titik-titik dari nilai sepasang variabel (Variabel X
dan Variabel Y). Dalam Bahasa Indonesia, Scatter
Diagram disebut juga dengan Diagram Tebar
6. Diagram Pareto (Pareto Diagram)

Pareto adalah grafik batang yang

menunjukkan masalah berdasarkan
urutan banyaknya jumlah kejadian.
Urutannya mulai dari jumlah
permasalahan yang paling banyak terjadi
hingga pada permasalahan yang frekuensi
terjadinya paling sedikit. Dalam Grafik,
ditunjukkan dengan batang grafik
tertinggi (paling kiri) hingga grafik
terendah (paling kanan)
7. Diagram Sebab – Akibat (Fishbone Diagram)
Cause and Effect Diagram adalah alat QC yang
dipergunakan untuk meng-identifikasikan
dan menunjukkan hubungan antara sebab
dan akibat agar dapat menemukan akar
penyebab dari suatu permasalahan. Cause and
Effect Diagram dipergunakan untuk
menunjukkan Faktor-faktor penyebab dan
akibat kualitas yang disebabkan oleh Faktor-
faktor penyebab tersebut.Karena bentuknya
seperti Tulang Ikan, Cause and Effect
Diagaram disebut juga dengan Fishbone
Diagram (Diagram Tulang Ikan).
Kerangka Pemikiran Dalam Perbaikan Mutu Diklat
Secara Berkelanjutan (Dr. W. Edward Demings )
1. Reaksi berantai untuk perbaikan kualitas.

2. Transformasi organisasi.

3. Peran esensial pimpinan.

4. Hindari praktik-prakti manajemen yang merugikan.

5. Penerapan system of profound knowledge

Karakteristik Organisasi Yang Sukses Dalam Membentuk
Fokus Pada Pelanggan (Whitely dalam Tjiptono & Diana-2001)

Visi, komitmen, dan suasana

Penjajaran dengan pelanggan
Kemauan mengidentifikasi & mengatasi permasalahan pelanggan
Memanfaatkan informasi dari pelanggan
Mendekati para pelanggan
Kemampuan, kesanggupan, dan pemberdayaan pegawai
Penyempurnaan produk dan proses secara terus-menerus
 Sistem Produksi Tepat Waktu / Just In Time (JIT)
Kemubadziran dlm
waktu transport dalam
waktu, pekerja mesin yang menganggur,
pabrik tidak efisien,
menganggur (idle time),
Sistem produksi Jepang
dikenal dengan nama Sistem
Produksi Tepat-Waktu (Just
lintasan produksi tidak
In Time). Filosofi dasar dari jadwal produksi yang
keterlambatan material, seimbang terjadi bottle-
sistem produksi jepang (JIT) tidak ditepati,
neck,
adalah memperkecil ke
mubadziran (Elimination of
Waste), antara lain:
terlambatnya pengiriman banyak-nya karyawan
barang, absen, dsb
 Strategi Mengatasi Eliminate Of Waste
Hanya memproduksi jenis
produk yang diperlukan.

Jepang melakukan eliminate of

waste karena jepang tidak punya
resources yang cukup. Jadi dalam
setiap pengambilan keputusan
untuk masalah produksi selalu
menganut kepada prinsip efisiensi,
efektifitas dan produktivitas. Untuk
dapat melaksanakan eliminate
Hanya memproduksi produk waste Jepang melakukan strategi Hanya memproduksi produk
pada saat diperlukan. sebagai berikut : sejumlah yang dibutuhkan.
JIT Pada Inventory
Tantangan JIT Pada Inventory
Prinsip-Prinsip JIT Pada Manufacturing

Good Practices
Management
Inventory
JIT Dalam Proses Produksi
Syarat Minimal Implementasi Metode Keizen

Pemeliharaan
Menghilangkan Tempat Kerja
Pemborosan

Standardisasi

Implementasi
Pemeliharaan Tempat Kerja (5S)

1 4
Seiso Seiketsu
3
Seiton 5
2 Shitsuke
Seiri

(5R) Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin

Menghilangkan Pemborosan

Hal ini juga berlaku bagi

SDM di tempat kerja sumber daya perusahaan
Kegiatan yang tidak memiliki dua lainnya. Kaizen lebih
memberikan nilai kemungkinan : apakah ia menekankan
tambah adalah memberikan nilai tambah menghilangkan
pemborosan. atau tidak memberikan pemborosan daripada
nilai tambah. menambah investasi
bisnis.
Standardisasi

Standarisasi lebih mewakilkan terhadap Standarisasi dipertahankan sampai ada

aktivitasnya, dan standarisasi tersebut karyawan yang dapat mengerjakan suatu
bersifat sementara. aktifitas dengan lebih baik.

Filosofi kaizen menganggap bahwa cara

Tidak ada standar yang bersifat kerja perlu disempurnakan setiap saat
permanen tetapi harus terus diperbaiki. dan tidak ada satu haripun berlalu tanpa
penyempurnaan di dalam organisasi.
 Pengertian ISO (International Standard Organization)

ISO adalah salah satu badan penetap standar internasional yang • Maksudnya, dalam setiap perusahaan yang ingin
terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional di setiap bersaing secara global dapat diukur
negara untuk mengukur mutu sebuah organisasi. kredibilitasnya dengan standar ISO.

• ISO sendiri memberikan spesifikasi kelas dunia untuk

Organisasi ISO yaitu pihak yang berperan dalam
segala macam hal, mulai dari produk, layanan, serta
memfasilitasi perdagangan internasional serta juga sistem, untuk dapat memastikan kualitas, keamanan dan
membuat semuanya berjalan dengan baik. juga efisiensi.

Perusahaan atau brand yang sudah tersertifikat • Pasalnya, perusahaan atau brand tersebut sudah memiliki atau
ISO ini akan lebih berpeluang dalam mempunyai jaminan kualitas produk (barang atau jasa) dari ISO
memenangkan para persaingan pasar global. sehingga akan mendapatkan nilai kepercayaan dari konsumen.
 Manfaat ISO Secara Umum

• Perusahaan yg menetapkan sistem manajemen mutu sesuai

Meningkatkan standar internasional akan terjamin kredibilitasnya. Segala
Kredibilitas Perusahaan kegiatan/aktivitas yang dilakukannya memiliki standar
terbaik dan memberi nilai positif bagi kepuasan konsumen.

• Berhubungan dengan manfaat diatas, kepuasan

Meningkatkan pelanggan/konsumen itu menjadi sesuatu yang sangat penting
Kepercayaan Konsumen disebabkan karena akan membuat mereka lebih percaya
kepada perusahaan serta akan menjadi pelanggan setia.
 Manfaat ISO
Meningkatkan Kredibilitas • Sebuah perusahaan yang menetapkan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan standar
Perusahaan internasional akan menjamin kredibilitas perusahaan tersebut.

Meningkatkan Kepercayaan • kepuasan pelanggan/konsumen itu menjadi sesuatu yang sangat penting disebabkan karena akan
Konsumen membuat mereka lebih percaya kepada perusahaan serta akan menjadi pelanggan setia

Jaminan Kualitas Sesuai • Tiap-tiap perusahaan yang ingin memiliki/mempunyai sertifikat standardisasi ISO ini harus dengan
Standar Internasional melalui suatu siklus pasti yang disebut dengan sebutan PDCA.

• Dengan standar ISO, Sebuah perusahaan itu akan menerapkan sistem manajemen khusus yang bisa
Menghemat Biaya
membantu untuk dapat mengetahui kinerja perusahaan.

Mengoptimalkan Kinerja • Mengacu kepada prinsip manajemen mutu, semua standar yangditetapkan supaya dilaksanakan oleh
Karyawan seluruh karyawan.

Meningkatkan Image • Keuntungan yang dapat dirasakan langsung oleh perusahaan dari sertifikasi ISO ialah meningkatnya
Perusahaan image atau brand suatu perusahaan menjadi jauh lebih baik tidak hanya di mata dunia
 Jenis ISO
ISO • adalah sistem manajemen mutu yang paling banyak digunakan, yang pada karakteristiknya ini ialah pendekatan proses yang
9001 bertujuan untuk dapat meningkatkan efektivitas manajemen mutu.
ISO • adalh standar yang berhubungan dengan sistem manajemen lingkungan. Beberapa dari aspek yang harus dipenuhi dalam
14001 standar ini ialah pengelolaan limbah, penghematan energi, penghematan air, serta juga penghematan bahan bakar.
ISO • adalah standar sistem manajemen keamanan pangan. Standar bagi perusahaan pada bidang makanan dan minuman, yang
22000 diharuskan dapat melakukan kontrol internal, dan tiap-tiap produk harus punya rencana proses dan juga pengendalian.
ISP/IEC • adalah standar sistem manajemen keamanan informasi atau juga Informasi Security Managemen System (ISMS). Standar
27001 tersebut dapat diterapkan pada perusahaan di bidang aplikasi IT dan semacamnya.
ISO TS • adalah spesifikasi teknikal untuk sistem manajemen mutu pada bidang industri otomotif. Konsep dari standar ini ialah
16949 perbaikan berkelanjutan, pengendalian rantai pemasok, serta tindakan pencegahan dan perbaikan.
ISO/IEC • yaitu standar berhubungan dengan suatu lembaga pengujian atau laboratorium. Standar tersebut bertujuan untuk dapat
17025 memastikan keakuratan hasil pengujian pada bidang kesehatan, produksi, perdagangan serta perlindungan konsumen.
ISO • Iadalah standar yang berhubungan dengan sistem keamanan rantai pasokan bagi perusahaan yang berisiko tinggi,
28000 Contohnya seperti Bank, pertambangan, hotel, dan lain sebagainya.
ISO • adalah standar yang diterapkan pada sistem manajemen energi supaya perusahaan mempunyai sistem untuk meningkatkan
5001 kinerja, efisiensi, dan juga konsumsi energi.
 Cara Mudah Merumuskan Fishbone Diagram

Analisa tulang ikan dipakai untuk

mengkategorikan berbagai sebab
potensial dari satu masalah atau
pokok persoalan dengan cara yang
mudah dimengerti dan rapi. Juga
alat ini membantu kita dalam
menganalisis apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses
Contoh Kasus
Mengapa produk
percetakan buku
selalu telat ?

Pendekatan
kasus dapat
menggunakan
sbb: 5M, 4 P, 4 P,
5 C, 8 C dll.