TOTAL QUALITY MANAJEMEN

DALAM MANAJEMEN MUTU

PERUSAHAAN
Pendahuluan

Globalisasi

Daya saing/
kompetisi

Consumer
based product
Dalam era global, persaingan menjadi makin tajam. Hanya
perusahaan yang dapat menghasilkan kualitas barang atau jasa
yang sesuai dengan tuntutan pelanggan yang dapat
memenangkan persaingan

Mutu merupakan salah satu kebijaksanaan penting dalam

meningkatkan daya saing produk yang harus memberi kepuasan
melebihi atau paling tidak sama dengan produk pesaing

Mutu produk merupakan salah satu unsur utama dalam bauran

pemasaran yang dapat meningkatkan volume penjualan dan
memperluas pangsa pasar
Perusahaan pada hakekatnya terdiri dari kumpulan
orang-orang dan peralatan operasionalnya.
Sehingga upaya pencapaian tujuan dalam
memaksimalkan keuntungan dan berhasil atau
tidaknya suatu misi perusahaan untuk mencapai
tujuan tergantung pada  Pengendalian mutu   yang
dilakukan pihak manajemen yang menjalankan
perusahaan.
Salah satu ilmu yang berorientasi pada kualitas
dan merancang ulang sistem organisasi dalam
mencapai tujuannya adalah Total Quality
Management (TQM).
Total Quality Management

TQM dapat di artikan sistem manajemen yang
berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer
satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan sekali
benar (right first time), melalui perbaikan
berkesinambungan (continuous improvement) dan
motivasi karyawan.
• Menurut Fancy Tjipto (1996), TQM adalah suatu pendekatan dalam menjalankan
usaha yang mencoba untuk memaksimalkan daya saing organisasi melalui
perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
Lanjutan ...
Prinsip-prinsip dalam TQM harus bersumber dari atas ke
bawah dan beroperasi dari bawah ke atas bila diinginkan
berjalan secara efektif, ini bisa dicapai bila organisasi
menganut sistem desentralisasi.

TQM

TIM Output

Kepemimpinan
Produk

Gambar: Struktur pelaksanaan TQM

 People

Culture Communication

Costumer
Supplier

System Process

Commitment

Gambar: Inti TQM

Inti TQM

Inti dari TQM adalah bagaimana memberikan
kepuasan kepada customer, baik itu mutu pelayanan
maupun mutu produk.


Semua bisa tercapai jika proses, sistem, dan people
saling terintegrasi satu sama lain. Dan semuanya itu
dibarengi oleh komitmen terhadap pencapaian
perbaikan mutu serta mengkomunikasikan tujuan
semua lini. Pencapaian ini juga sangat dipengaruhi
oleh budaya kerja perusahaan.
 Program TQM

Perbaikan Berkesinambungan

Mengurangi Pemborosan &

Kesalahan Kepuasan Pelanggan Terpenuhi

Mengurangi Biaya Menaikan Penjualan

Meningkatkan Keuntungan

Gambar: Diagram manfaat TQM dalam perusahaan

Manfaat TQM

Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan
TQM khususnya bagi pelanggan, perusahaan, maupun
staf dan karyawan.

Manfaat tersebut didasarkan pada sistem kerja dari
program TQM yang berlandaskan pada perbaikan
berkesinambungan atau berkelanjutan.

Hal ini akan mengurangi berbagai bentuk pemborosan
dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Yang pada
akhirnya akan meningkatkan profit atau keuntungan.
Sistem Nilai Kaizen

Kaizen merupakan istilah Jepang terhadap continuous
incremental improvement. Kai berarti perubahan dan
Zen berarti baik. Jadi Kaizen berarti melakukan
perubahan agar lebih baik secara terus menerus dan
tiada berkesudahan.

Aspek perbaikan dalam Kaizen mencakup orang
(manusia) dan proses.

Sistem nilai Kaizen adalah perbaikan / penyempurnaan
yang berkesinambungan yang melibatkan setiap orang
dalam organisasi (Masaki Imaa).
Lanjutan ...
Unsur-unsur Kaizen terangkum dalam Payung
Kaizen (Kaizen umbrella), yaitu:

Fokus pada pelanggan,

Pengendalian kualitas terpadu (total quality control),

Robotik,

Gugus kendali kualitas,

Sistem saran,

Otomatisasi,

Disiplin ditempat kerja,

Pemeliharaan produktivitas terpadu (total productive
maintenance),

Kanban,
Lanjutan ...

Penyempurnaan kualitas,

Tepat waktu (just in time),

Tanpa cacat (zero defect),

Aktivitas kelompok kecil,

Hubungan kerjasama karyawan – manajemen,

Pengembangan produk baru.
Peranan Manajemen Puncak
Manajemen puncak memegang peranan dan
tanggungjawab untuk melakukan beberapa hal
sebagai berikut:

Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan,

Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen
dengan mengalokasikan sumber daya,

Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional
silang,

Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan
kebijakan dan audit,

Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu
Kaizen.
Peranan Manajemen Madya
Keterlibatan manajemen madya meliputi:

Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran
Kaizen sesuai pengarahan manajemen puncak melalui
penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional
silang.

Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional.

Menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar.

Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui
pelatihan intensif.

Membantu karyawan memperoleh dan alat pemecah
masalah.
Peranan Penyelia (Supervisor)
Penyelia bertanggungjawab dalam:

Mempergunakan Kaizen dalam peranan fungsional.

Memformulasikan rencana untuk Kaizen dan memberikan
bimbingan kepada karyawan.

Menyempurnakan komunikasi dengan karyawan dan
mempertahankan moral tinggi.

Mendukung aktivitas kelompok kecil (seperti gugus mutu)
dan sistem saran individual.

Mengintroduksi disiplin di tempat kerja.

Memberikan saran Kazen.
Peranan Karyawan
Setiap karyawan memiliki tanggungjawab untuk:

Melibatkan diri dalam Kaizen melalui sistem saran dan
aktivitas kelompok kecil.

Mempraktikan disiplin di tempat kerja.

Melibatkan diri dalam pengembangan diri yang terus
menerus supaya menjadi pemecah masalah yang lebih baik.

Meningkatkan ketrampilan dan keahlian kinerja pekerjaan
dengan pendidikan silang.
Kaizen dan Kualitas

Dalam lingkungan Total Quality Management, kualitas
ditentukan oleh pelanggan.


Cara menetapkannya yaitu, kualitas selalu dapat
diperbaiki secara berkesinambungan. Kaizen
merupakan konsep luas yang mendorong kualitas
melalui perspektif Big Q (semua orang terlibat, baik
internal maupun eksternal).
Pengendalian Kualitas dengan Sistem PDCA
Konsep PDCA merupakan pedoman bagi setiap manajer
untuk proses perbaikan kualitas (quality improvement)
secara terus menerus tanpa henti tetapi meningkat ke
keadaan yang lebih baik.

8 1
2
3
7
4

6 5
Lanjutan …
Siklus pelaksanaan perbaikan terus menerus dalam
perusahaan:

Mencari permasalahan,

Mencari penyebab permasalahan,

Meneliti penyebab masalah yang dominan,

Membuat rencana perbaikan,

Melaksanakan tindakan perbaikan,

Meneliti hasil tindakan perbaikan,

Standarisasi,

Membuat rencana berikutnya.
 Plan Do Check Action

Follow-up

Corrective
Action

Improvement

Gambar:
Relationship between control and improvement under P-
D-C-A Cycle
Lanjutan …
Banyak perusahaan yang gagal memperoleh manfaat dalam implementasi
program TQM, ini disebabkan beberapa faktor berikut:

Manajemen puncak tidak melihat suatu alasan untuk berubah.

Manajemen puncak tidak memperhatikan dan tidak mengikutsertakan
karyawan.

Manajemen puncak tidak bertanggungjawab terhadap program TQM
dan penerapannya didelegasikan pada pihak lain.

Manajemen dan karyawan tidak sepakat pada apa yang terjadi.

Perusahaan kehilangan minat pada program TQM setelah enam bulan
sebagai akibat kurangnya komitmen.

Tujuan yang tidak jelas dan tidak ada target atau pengukuran kinerja
sehingga kemajuan tidak bisa diukur.
Implementasi TQM
Jika perusahaan telah memutuskan untuk mengimplementasikan
program TQM, maka perencanaannya harus dilakukan oleh
menajemen puncak dan informasikan kepada seluruh karyawan.

Pimpinan puncak harus menetapkan tujuan (goal) yang harus dicapai

dari implementasi program TQM, seperti:

Apa yang harus diubah?

Apakah tujuanna ingin memberdayakan karyawan?

Apakah ingin meningkatkan loyalitas pelanggan?

Tujuan yang diterapkan secara jelas menunjukkan bahwa

pimpinan mengetahui apa yang dicari dan ini menjajdi dasar
Untuk dapat mengorganisasikan program TQM mencapai
tujuannya.