ORGANISASI PERKANTORAN

Tujuan:
a. Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu merancang
dan memodifikasi struktur organisasi administrasi perkantoran.
b. Memahami posisi sekretaris dan kesekretariatan di kantor
administrasi modern.
ORGANISASI
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi Manajemen:
•P
•O
•A
•C
PRINSIP ORGANISASI
6 (enam) Prinsip penting dalam mendesain Struktur Organisasi:
1. Spesialiasi Pekerjaan: Pembagian tugas yang spesifik
2. Departementalisasi: pengelompokkan pekerjaan
3. Rantai Komando: Kepada siapa hasil pekerjaan dilaporkan, militer
dan pemerintahan
4. Rentang Pengawasan; memperbanyak manajer pengawas
5. Sentralisasi dan Desentralisasi: Siapa pengambil keputusan
6. Formalisasi: Tertulis dan terdapat tanggung jawab.
STRUKTUR ORGANISASI
• Struktur Garis

Direktur

Sekretaris Bendahara Manajer Operasi

Supervisor Supervisor
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
• Kelebihan:
1. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu
tangan
2. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
3. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling
kenal

• Kekurangan:
1. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika
pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi
tersebut.
2. Pimpinan lebih cenderung otoriter
3. Karyawan lebih sulit berkembang
• Struktur Garis dan Staf

Direktur Utama

Asisten Direktur Utama

Direktur Direktur Direktur Direktur

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Supervisor Supervisor

Penerbit Erlangga
Kelebihan:
1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya
staff ahli
2. Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan
yang luas
3. Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:
1. Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi
dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling
mengenal
2. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
• Struktur Fungsional

Rektor

Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III

Bidang Akademik Bidang Administrasi Bidang Kemahasiswaan

Dekan

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

Penerbit Erlangga
Kelebihan:
1. Pembagian tugas lebih jelas
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan
dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:
1. Sulit melakukan tour of duty (perputaran
pekerjaan)
2. Karyawan merasa ahli sehingga sulit
bekerjasama dan lebih mementingkan
spesialisasinya
3. Tidak ada kesatuan perintah
• Struktur Produk

Direktur Utama Astra Company

Direktur Toyota Direktur Daihatsu Direktur Honda

Astra Motor Astra Motor Astra Motor

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran Personalia

Penerbit Erlangga
• Struktur Komite

Presiden

Menteri Menteri Pejabat

Komite :
Negara Negara Setingkat
KPU, KPPU
Dep Non Dep Menteri

Penerbit Erlangga
• Struktur Matriks

Direktur Direktur Direktur

Produksi Keuangan Pemasaran

Manajer
Proyek A

Manajer
Proyek B

Penerbit Erlangga
2.3 MERANCANG, MENGANALISIS, DAN
MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

• Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses

pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang
diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-
Mejia, dkk, 2004)

Penerbit Erlangga
Tiga Hal Penting dalam Merancang Sebuah Pekerjaan

• Analisis alur kerja (work flow analysis)

• Strategi bisnis yang diambil

• Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut

Lima Pendekatan dalam Merancang
Pekerjaan

• Penyederhanaan Pekerjaan ; Tugas yang berulang 2 = efisiensi dan

efektivitas pekerjaan admin

• Pemekaran Pekerjaan ; korespondensi = pengiriman surat = tanggung

jawab dalam pendokumentasisan

• Perotasian Pekerjaan ; merotasi karyawan = penyegaran

• Pemerkaya Pekerjaan ; agar pekerjaan lebih menarik = bagian

penggandaan juga diberi tugas mendistribusikannya di internal

• Desain Pekerjaan berdasarkan tim ; pembuatan tim dalam sebuah

project
Penerbit Erlangga
Analisis Pekerjaan

• Menganalisis pekerjan merupakan proses pengumpulan

informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan
tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan
mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari
pekerjaan tersebut

Penerbit Erlangga
Mendeskripsikan Pekerjaan

 Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan,

dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah
dokumen tertulis disebut dengan deskripsi pekerjaan.

Penerbit Erlangga
Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan

• Deskripsi pekerjaan secara khusus ; ringkasan dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab
(biasanya terdapat penjelasan hal 2 yang detail)

• Deskripsi pekerjaan secara umum

Empat Elemen Penting Deskripsi Pekerjaan

• Identifikasi informasi ; mengidentifikasikan nama pekerjaan ,lokasi, dan sumber informasi

dari informasi analisis pekerjaan

• Ringkasan pekerjaan

• Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan

• Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum ; karakteristik karyawan yang

dibutuhkandalam melakukan pekerjaan secara baik

Penerbit Erlangga
 2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu:

1. Sebagai pusat informasi

2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan
3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lain, dengan
mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran

Penerbit Erlangga
Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris

• Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab

Sekertaris organisasi
Sekertaris Pribadi

• Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

• Sekertaris senior
• Sekertaris yunior

• Berdasarkan spesialisasi ; memiliki keahlian tertentu

• Sekertaris hukum
• Sekertaris keuangan
Lima Bagian Tugas Sekretaris

• Tugas perkantoran
• Menyiapkan meja kerja pimpinan
• menangani surat menyurat

• Tugas resepsionis
• Menerima jawaban telepon,
• Menerima tamu pimpinan

• Tugas keuangan
• Menangani keuangan pribadi pimpinan

• Tugas sosial
Mengucapkan rasa terima kasih atau bela sungkawa kepada partner pimpinan

• Tugas insidentil
• Menyiapkan agenda rapat
• Menyiapkan pidato dll

Penerbit Erlangga
Tiga Tahapan yang Dilalui Sekretaris

1. Dependance
pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan yang tinggi
pada atasan dan rekan kerja.

2. Independence
seiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap pekerjaan,
sekretaris semakin mampu memahami dan menjalankan
pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi.

3. Interdependence
sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang konstruktif.
Perasaan Dia merasa ikut memiliki perusahaan
Penerbit Erlangga
KUIS :
1. Mungkinkah suatu organisasi menggunakan bermacam macam struktur
organisasi ?

2. Apa arti istilah Centralization dan desentralization berkaitan dengan proses

administrasi di perusahaan ?

3. Peran apa yang dilakukan sekertaris dalam sebuah organisasi ?