MANAJEMEN ADMINISTRASI

PERKANTORAN MODERN

Andi Muhammad Irwan,SE.,MM

 BAB 2

ORGANISASI PERKANTORAN
TUJUAN BAB 2

• Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu

merancang dan memodifikasi struktur organisasi
administrasi perkantoran.

• Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di

kantor administrasi modern
2.1 ORGANISASI

Pengorganisasian merupakan salah satu dari

lima fungsi Manajemen

P
O
A
C
2.1 PRINSIP ORGANISASI

6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi

1. Spesialisasi pekerjaan ; pembagian tugas yang spesifik

2. Departementalisasi ; Pengelompokan Pekerjaan, indofood =

manajer makanan instan (indomie, supermie, sarimi, dan kecap
bango)

3. Rantai komando ; kepda siapa hasil pekerjaan dilaporkan ,

militer dan pemerintahan
2.1 PRINSIP ORGANISASI

6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi

4. Rentang pengawasan ; memperbanyak manajer pengawas

5. Sentralisasi dan Desentralisasi ; Siapa pengambil

keputusan

6. Formalisasi ; tertulis dan terdapat tanggung jawab

2.2 STRUKTUR ORGANISASI

• Struktur Garis
Direktur

Sekretaris Bendahara Manajer Operasi

Supervisor Supervisor
• Kelebihan:
1. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu
tangan
2. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
3. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling
kenal

• Kekurangan:
1. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika
pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi
tersebut.
2. Pimpinan lebih cenderung otoriter
3. Karyawan lebih sulit berkembang
• Struktur Garis dan Staf

Direktur Utama

Asisten Direktur Utama

Direktur Direktur Direktur Direktur

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Supervisor Supervisor

Penerbit Erlangga
Kelebihan:
1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena
adanya staff ahli
2. Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan
tujuan yang luas
3. Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right
place”

Kekurangan:
4. Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya
organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga
karyawan tidak saling mengenal
5. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan
organisasi
• Struktur Fungsional

Rektor

Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III

Bidang Akademik Bidang Administrasi Bidang Kemahasiswaan

Dekan

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

Penerbit Erlangga
Kelebihan:
1. Pembagian tugas lebih jelas
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan
dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:
3. Sulit melakukan tour of duty (perputaran
pekerjaan)
4. Karyawan merasa ahli sehingga sulit
bekerjasama dan lebih mementingkan
spesialisasinya
5. Tidak ada kesatuan perintah
• Struktur Produk

Direktur Utama Astra Company

Direktur Toyota Direktur Daihatsu Direktur Honda

Astra Motor Astra Motor Astra Motor

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran Personalia

Penerbit Erlangga
• Struktur Komite

Presiden

Menteri Menteri Pejabat

Komite :
Negara Negara Setingkat
KPU, KPPU
Dep Non Dep Menteri

Penerbit Erlangga
• Struktur Matriks

Direktur Direktur Direktur

Produksi Keuangan Pemasaran

Manajer
Proyek A

Manajer
Proyek B

Penerbit Erlangga
2.3 MERANCANG, MENGANALISIS, DAN
MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

• Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses

pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas
yang diperlukan untuk melakukan sebuah
pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004)
Tiga Hal Penting dalam
Merancang Sebuah Pekerjaan

• Analisis alur kerja (work flow analysis)

• Strategi bisnis yang diambil

• Bagaimana struktur organisasi yang paling

tepat dengan strategi tersebut
Lima Pendekatan dalam Merancang
Pekerjaan

• Penyederhanaan Pekerjaan ; Tugas yang berulang 2 = efisiensi

dan efektivitas pekerjaan admin

• Pemekaran Pekerjaan ; korespondensi = pengiriman surat =

tanggung jawab dalam pendokumentasisan

• Perotasian Pekerjaan ; merotasi karyawan = penyegaran

• Pemerkaya Pekerjaan ; agar pekerjaan lebih menarik = bagian

penggandaan juga diberi tugas mendistribusikannya di internal

• Desain Pekerjaan berdasarkan tim ; pembuatan tim dalam

sebuah project
Analisis Pekerjaan

• Menganalisis pekerjan merupakan proses

pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam
membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini
dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban,
dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut
Mendeskripsikan Pekerjaan

 Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan,

dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan
ke dalam sebuah dokumen tertulis disebut dengan
deskripsi pekerjaan.
Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan

• Deskripsi pekerjaan secara khusus ; ringkasan

dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab (biasanya
terdapat penjelasan hal 2 yang detail)

• Deskripsi pekerjaan secara umum

Empat Elemen Penting Deskripsi
Pekerjaan

• Identifikasi informasi ; mengidentifikasikan nama

pekerjaan ,lokasi, dan sumber informasi dari informasi analisis
pekerjaan

• Ringkasan pekerjaan

• Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan

• Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum ;

karakteristik karyawan yang dibutuhkandalam melakukan
pekerjaan secara baik
2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris,

yaitu:

1. Sebagai pusat informasi

2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan
3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota
organisasi lain, dengan mendistribusikan
informasi secara cepat dan tepat sasaran
Tiga Aspek Jenis Jabatan
Sekretaris

• Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab

Sekertaris organisasi
Sekertaris Pribadi

• Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

• Sekertaris senior
• Sekertaris yunior

• Berdasarkan spesialisasi ; memiliki keahlian tertentu

• Sekertaris hukum
• Sekertaris keuangan
Lima Bagian Tugas Sekretaris

• Tugas perkantoran
• Menyiapkan meja kerja pimpinan
• menangani surat menyurat

• Tugas resepsionis
• Menerima jawaban telepon,
• Menerima tamu pimpinan

• Tugas keuangan
• Menangani keuangan pribadi pimpinan

• Tugas sosial
Mengucapkan rasa terima kasih atau bela sungkawa kepada partner pimpinan

• Tugas insidentil
• Menyiapkan agenda rapat
• Menyiapkan pidato dll
Tiga Tahapan yang Dilalui
Sekretaris
1. Dependance
pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan yang
tinggi pada atasan dan rekan kerja.

2. Independence
seiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap
pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan
menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia
dibutuhkan organisasi.

3. Interdependence
sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang
konstruktif. Perasaan Dia merasa ikut memiliki perusahaan