Pertemuan 2 : Pengantar

Manajemen Proyek

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Agung Nugroho, M.Kom
Teknik Informatika – S1
Fakultas Teknik
Universitas Pelita Bangsa
Agung Nugroho, S.Kom, M.Kom

1994 | SDN Pulau Panggung, OKU Sumsel

1997 | MTs Lab Fak Tarbiah IAIN SUKA, Yogyakarta

2000 | SMK PIRI 1, Yogyakarta

2004 | Ilmu Komputer, Universitas Ahmad Dahlan, Yogyakarta

2016 | Magister Komputer, STMIK Eresha, Jakarta

PHP 90%

2012 - Present | Freelance Web Developer HTML + CSS 90%

2011 - 2012 | Web Developer at BP Indonesia Android 85%

Python 83%
2010 - 2011 | OSS Core Engineer at PT Ericsson Indonesia
C# 83%
2008 - 2009 | Radio Database Planner at PT. NextWave subcon NSN

2005 - 2008 | Software Developer at PT Gamatechno Indonesia ➔ www.linkedin.com/in/kangmasagung

2004 - 2005 | Web Programmer at PT Reftindo Sarana ➔ www.fb.me/agung.n
➔ www.koding.web.id
Pengantar Manajemen dan Organisasi
Pertemuan 2
Apa itu Manajemen?
 Manajemen
• Adalah proses terpadu individu-individu di dalam organisasi untuk
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan/ melaksanakan,
dan mengendalikan semua sumberdaya dan aktivitas di dalam
organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan (Nurhayati,
Manajemen Proyek).
• Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dan
penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan (Stoner J.A., RE Freeman dan D.R.
Gilbert Jr. 1995)
 Fungsi Manajemen
Manajemen mencakup fungsi:
• Perencanaan - penetapan apa yang akan dilakukan
• Pengorganisasian - perancangan dan penugasan kelompok kerja
• Personalia - penarikan, seleksi, pengembangan dan penilaian
prestasi kerja
• Pengarahan - motivasi, kepemimpinan, integritas dan
pengelolaan konflik
• Pengawasan
 Fungsi Perancanaan
• Proses untuk menentukan tujuan/sasaran yang ingin dicapai, dan
menentukan langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan
tersebut.

Kegiatan utama dalam Fungsi Perencanaan:

• Menetapkan tujuan/target bisnis
• Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan/target
• Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
• Menetapkan indikator keberhasilan pencapaian tujuan/target
 Contoh perencanaan dalam bisnis

• Menentukan target/rencana penjualan

• Menentukan tingkat kebutuhan tenaga kerja
• Menetapkan modal kerja dan cara mendapatkannya
• Menetapkan tingkat persediaan yang harus disiapkan
• Membuat rencana proyek/rencana pelaksanaan proyek
 Penetapan Sasaran/Target
Dalam menetapkan sasaran gunakan prinsip SMART :

• Spesific, jelas, tidak menimbulkan kerancuan/multi tafsir

• Contoh: Menjadi perusahaan yang lebih baik ... ???
• Harus lebih jelas, misal ditambahkan variabel kinerja seperti penjualan, pendapatan dan kapan targetnya

• Measurable, terukur. Misal penjualan meningkat 25%

• Achievable/Attainable, menantang, realistik, bisa dicapai. Jika sasaran terlalu mudah,
tdk menantang mengakibatkan organisasi tidak all out.
• Realistic, realistis. Meskipun sasaran hrs menantang tetapi tetap harus realistis. Sasaran
yang terlalu tinggi/diluar kemampuan, dapat menyebabkan frustrasi.
• Time Bounded, berbatas waktu, jelas target waktunya.
 Latihan Perencanaan

•Buat suatu rencana pribadi.

•Jelaskan
• Rencana
• Strategi
 Fungsi Pengorganisasian
Proses pemberian perintah, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara
terkoordinir kepada setiap kelompok/ individu untuk melaksanakan rencana.

Kegiatan utama dalam fungsi pengorganisasian:

• Membagi kegiatan-kegiatan dalam kelompok2/unit
• Membagi tugas kepada manajer dan staff di dalam kelompok
• Menetapkan struktur organisasi yg menggambarkan garis kewenangan dan tanggung jawab
• Menetapkan wewenang diantara unit-unit organisasi
• Mengalokasikan sumberdaya, merumuskan dan menetapkan tugas dan prosedur yg diperlukan
• Merencanakan, merekrut SDM, menyeleksi, menempatkan sesuai posisi, melatih dan melakukan
pengembangan
 Fungsi Pengarahan
Proses menumbuhkan semangat/motivasi kepada karyawan/tim kerja
agar giat bekerja serta membimbing mereka dalam melaksanakan
rencana untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Kegiatan utama dalam fungsi pengarahan:

• Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pemberian motivasi
• Memberikan tugas, penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan
pembimbingan konseling
• Menjelaskan peraturan dan kebijakan.
 Fungsi Pengawasan
Pengawasan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sudah sesuai dengan rencana.

Kegiatan utama dalam fungsi pengendalian:

• Mengukur prestasi yang telah dicapai => performansi
• Membandingkan prestasi yang telah dicapai terhadap standard
• Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target apa yg harus disiapkan pd saat
perencanaan…??? => Tetapkan standar indikator-indikator ukuran keberhasilan
• Melakukan perbaikan jika menyimpang dari standard
• Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan
• Mencari alternatif solusi atas masalah terkait pencapaian target
• tools ..??? => Milestone/sasaran antara & Fishbone
 Manajer
Personal yang melaksanakan manajemen di dalam suatu organisasi diberi jabatan
sebagai Manajer.

• Manajer secara luas adalah semua pimpinan pada semua level di dalam
organisasi
• Manajer adalah pihak yg bertanggung jawab mengarahkan berbagai upaya untuk
membantu organisasi mencapai tujuannya

Kompetensi
Merupakan pengetahuan, keterampilan dan perilaku konsisten yang ditunjukkan
seseorang dengan kinerja sangat memuaskan
 Kemampuan Manajerial
• Merupakan kemampuan pengelolaan organisasi termasuk
manajemen strategis, personalia, Keuangan, dan Operasi.

• Mengapa para manager/manager proyek perlu memiliki kemampuan

manajerial?
• Manajemen strategis, personalia, keuangan, operasi…
 Gambaran SDM perusahaan

Manajemen Kemampuan Kemampuan

Level Kepemimpinan Manajerial

Staff Level Kemampuan Teknis

 3 jenis keterampilan yg dibutuhkan manajer
(Schermerhorn 1996)

• Technical skill, kemampuan untuk mengaplikasikan

pengetahuan dan pengalaman yg bersifat teknis/spesifik.
• Human skill, kemampuan interpersonal/antarpribadi,
kemampuan untuk bekerjasama, memahami dan
memotivasi orang lain baik individu maupun kelompok.
• Conceptual skill, kemampuan untuk menganalisis dan
mendiagnosis permasalahan kompleks. Meliputi proses
identifikasi masalah, pengembangan alternatif solusi,
mengevaluasi dan memilih solusi terbaik.
 3 Tingkatan level manajer (Schermerhorn 1996)
• First Line Manager, Lower Managers, para manajer yg bertanggung
jawab thd operasional dan tdk mensupervisi manajer lain. Contoh:
mandor, supervisor dll.
• Middle Managers, para menejer yg levelnya di tengah dlm hirarki
organisasi. Mereka bertanggung jawab mensupervisi bbrp manajer
level bawah. Contoh: Manager Pemasaran, Produksi, SDM, Keuangan
dll.
• Top Manager, merupakan manajer yg bertanggung jawab terhdp
kinerja manajemen secara keseluruhan. Biasa jg disebut Top Eksekutif,
CEO, President, Director, VP.
 Tugas Manajer dalam organisasi
Mengelola semua sumber daya dan aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efisien, diantaranya:
• Merancang strategi (Fungsi Perancanaan)
• Menentukan siapa saja yang terlibat dan menentukuna posisi masing-masing yang
terlibat. (Fungsi Organisasi)
• Melakukan penilaian terhadap personil yang terlibat (Fungsi Personalia)
• Memberikan pengarahan, semangat dan motivasi untuk bekerja sama dalam tim (Fungsi
Pengarahan)
• Melakukan pengawasan agar semua yang terlibat dalam tim dapat bekerja sesuai
dengan arah yang ditetapkan (Fungsi Pengawasan)
 Jadi, Apa itu Manajemen?
Proses terpadu untuk merencanakan, mengorganisasikan,
melaksanakan, dan mengendalikan semua aktivitas dan resources
organisasi untuk mencapai sasaran/tujuan organisasi secara efektif dan
efisien.

Manager bertugas Mengelola semua sumber daya dan aktivitas untuk

mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
 Organisasi
• Merupakan sekumpulan orang yang bekerjasama secara terstruktur untuk mencapai tujuan
tertentu.
• Tujuan bersama merupakan aspek fundamental dalamorganisasi, baik formal maupun informal
=> sangat menentukan arah

Ciri-ciri organisasi yang baik

• Adanya tujuan organisasi yang jelas
• Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua anggota
• Tujuan organisasi harus diterima oleh semua anggota
• Adanya kesatuan arah/visi dalam organisasi
• Adanya struktur organisasi
• Adanya kerjasama dan koordinasi
 Bentuk-bentuk Organisasi
• Organisasi Fungsional
• Organisasi dipecah berdasarkan fungsinya,
• Struktur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal
• Organisasi Produk dan Area - berdasarkan orientasi produk
• Organisasi Matriks - koordinasi vertikal dan horizontal
• Organisasi Proyek - berdasarkan proyek.
 Organisasi Proyek
• Tim khusus yang dibentuk sementara dengan scope, waktu dan budget
tertentu
• Tim terdiri dari para spesialis sesuai kebutuhan
• Pimpinan proyek memiliki kewenangan penuh
• Setelah proyek selesai, tim proyek dibubarkan.

Pelaksana Tim Proyek:

• Manajer proyek dan anggota tim bisa dari dalam perusahaan atau luar
• Bahkan bisa seluruh proyek diserahkan kepada pihak luar => konsultan
 Quiz

Jelaskan aspek utama apa saja yang harus

diperhatikan seorang manager dalam
mengelola organisasinya agar dapat
mencapai sasaran/tujuan dengan optimal
Terimakasih
Agung Nugroho
agung@pelitabangsa.ac.id
www.koding.web.id