Pengertian kartu kendali

Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,

penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain
surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3
warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3
berwarna merah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar
- Alat pelacak surat
- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali

- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan
keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya
biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat
rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat

surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa
dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah
tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa,
maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam
penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.