TUGAS 4 dan 5: MEMPROSES SURAT/DOKUMEN DAN

MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPAN

Anda adalah seorang sekretaris pada perusahaan kontraktor, yaitu PT. Mitra Bangun
Persada, Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949,
email: mitrabangunpersada@gmail.com. Pimpinan anda adalah bapak Dedi
Kusuma Wardana, MT., sebagai Direktur Operasional.

A. Petunjuk Pengerjaan
1. Saat ini di meja anda terdapat 11 surat masuk dan surat keluar.
2. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan.
3. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format buku agenda yang telah disediakan.
Dengan tanggal terima surat masuk adalah H+3 dari tanggal surat.
4. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam
map snelhecter dengan menggunakan Sistem Kronologis.
B. Bahan dan Alat
1. Format buku agenda surat
2. Map Snelhecter
3. Guide
4. Kertas label
5. Perforator
6. Stapler
C. Hasil yang diharapkan
1. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi
2. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan
Sistem Kronologis.
 PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email:
mitrabangunpersada@gmail.com.

Nomor : 015/MBP/I/2017 10 Januari 2017

Hal : Permintaan daftar harga

Kepada
Yth. Pimpinan CV Delta Nusantara
Jl. Agus Salim No. 30
Jakarta

Dengan hormat,

Kami informasikan kepada Saudara, bahwa kami adalah perusahaan kontraktor nasional yang sering
menggunakan produk-produk bahan bangunan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud meminta daftar harga dan informasi lain mengenai
produk bahan bangunan yang Saudara jual. Apabila harga produk Saudara bersaing, kami akan
mempertimbangkan untuk membeli produk bahan bangunan dari perusahaan Saudara.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional
 PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email:
mitrabangunpersada@gmail.com.

Nomor : 016/MBP/I/2017 13 Januari 2017

Hal : Permintaan penawaran

Kepada
Yth. Pimpinan EL’SES Komputer
Jl. C. Simanjuntak No.38
Yogyakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara No. 05/EL’S/I/17, kami bermaksud untuk mengetahui lebih detail
mengenai produk teknologi informasi yang Saudara jual.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud meminta daftar harga dan informasi:
A. Jenis produk
B. Spesifikasi produk
C. Potongan harga
D. Cara pembayaran
E. Cara pengiriman barang

Agar kami dapat segera mempertimbangkan untuk melakukan pemesanan, kami harap Saudara segera
mengajukan penawaran tertulis secepatnya.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional
 PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email:
mitrabangunpersada@gmail.com.

Nomor : 019/MBP/I/2017 15 Januari 2017

Lampiran : Bukti pembayaran
Hal : Pesanan printer

Kepada
EL’SES Komputer
Jl. C. Simanjuntak No.38
Yogyakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 10 Januari 2017 yang lalu dengan No.
012/EL’S/I/17, kami sangat tertarik pada printer yang Saudara tawarkan.
Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan printer merk Epson tipe L220 Print Scan
Copy sebanyak 5 unit. Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima pada awal Januari
2017. Bersama surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar 50% dari pembayaran
keseluruhan pesanan dan 50% sisanya akan kami selesaikan setelah barang sampai di tempat kami.
Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang baik kami mengucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional
 PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email:
mitrabangunpersada@gmail.com.

Nomor : 022/MBP/I/2017 24 Januari 2017

Lampiran : Foto barang rusak
Hal : Komplain

Kepada
EL’SES Komputer
Jl. C. Simanjuntak No.38
Yogyakarta

Dengan hormat,

Pesanan kami berupa 5 unit printer merk Epson tipe L220 Print Scan Copy dengan nomor
faktur FT0928471881220017 sudah tiba di perusahaan kami. Kami ucapkan terima kasih atas
komitmen Saudara untuk mengirimkan pesanan kami tepat waktu.
Kami menerima laporan dari bagian IT bahwa ada 2 unit printer yang Saudara kirim
mengalami eror pada catridge warna hitam, sehingga tidak dapat digunakan dengan sempurna.
Berdasarkan informasi pada kartu garansi, catridge tidak termasuk dalam klaim layanan purna jual.
Untuk itu kami bermaksud menanyakan apakah ada garansi catridge dari perusahaan Saudara,
mengingat barang tersebut belum kami pergunakan sama sekali.
Sambil menunggu jawaban dari Saudara dan atas kerjasama yang baik kami mengucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional
 PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email:
mitrabangunpersada@gmail.com.

Nomor : 025/MBP/I/2017 29 Januari 2017

Lampiran : 1 lembar bukti transfer
Hal : Pesanan mobil

Kepada
PT Nasmoco
Jl. Bimasakti No.50
Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2017 tentang penawaran mobil, kami tertarik
untuk membelinya.

Adapun mobil yang kami pesan adalah dua unit mobil Toyota Inova tipe G 2.1 warna silver. Bersama
ini kami lampirkan bukti transfer pembayaran uang muka sebanyak 40% sebagaimana yang Saudara
minta. Sisa pembayaran akan kami lunasi setelah pesanan mobil kami terima.

Kami harap mobil yang kami pesan dapat diterima paling lambat tanggal 15 Februari 2017. Atas
perhatian dan kerjasama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional
 PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022) 587949, email:
mitrabangunpersada@gmail.com.

Nomor : 028/MBP/I/2017 4 Februari 2017

Lampiran : Bukti pembayaran
Hal : Pesanan ATK

Kepada
PT Gading Murni
Jl. Tanah Abang IV No.12
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 11 Januari 2017 yang lalu dengan No.
67/GM/I/17, kami sangat tertarik pada produk ATK yang Saudara tawarkan.
Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan ATK berupa
No. Jenis Barang Merk Jumlah Barang Harga Satuan Total Harga
1 Ballpoint Uchida 100 buah Rp 15.000 Rp 1.500.000
2 Marker Staedler 100 buah Rp 10.000 Rp 2.000.000
3 Kertas A4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp  4.000.000
4 Kertas F4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000
Jumlah Rp 11.500.000

Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima pada akhir Februari 2017. Bersama
surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar 30% dari pembayaran keseluruhan pesanan
dan 70% sisanya akan kami selesaikan setelah barang sampai di tempat kami.
Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang menyenangkan kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional
 D
CV DELTA NUSANTARA
N
Alamat: Jl.Agus Salim No.30Jakarta, Telp. (021) 785672, Fax. (021)
785673, email: deltanusantara@yahoo.com.

Nomor : 021/DN/I/2017 15 Januari 2017

Lampiran : Katalog produk
Hal : Penawaran produk bahan bangunan

Kepada
Yth. Pimpinan PT Mitra Bangun Persana
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa surat permintaan Saudara tanggal 10 Januari 2017 dengan No.
015/MBP/I/2017 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan Saudara.

Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk bahan bangunan yang berkualitas
dengan standar SNI. Bersamaan dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk bahan
bangunan yang kami jual beserta harganya.

Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk bahan bangunan dari
perusahaan kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Risky Budi Utomo, S.E.

Manajer Pemasaran
 EL’SES Komputer
E Alamat: Jl.C Simanjuntak No.38, Yogyakarta Telp. (0274) 548927, Fax.
(0274) 548928, email: elseskomputer@gmail.com.

K
Nomor : 056/EK/I/2017
Lampiran : Katalog produk
17 Januari 2017

Hal : Penawaran komputer

Kepada
Yth. Pimpinan PT Mitra Bangun Persana
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa surat permintaan Saudara tanggal 13 Januari 2017 dengan
016/MBP/I/2017 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan Saudara.
Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk komputer dan periperal yang
dapat menunjang pekerjaan perusahaan Saudara sebagai kontraktor yang berbasis IT. Bersamaan
dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk yang kami jual beserta harganya.
Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk dari perusahaan kami.
Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran
 PT GADING MURNI
G Alamat: Jl. Tanah Abang IV No.12 Jakarta Pusat, Telp. (021) 276482,
Fax. (021) 276483, email: gadingmurni@yahoo.co.id

M
Nomor : 078/GM/I/2017
Lampiran : Katalog Produk
4 Januari 2017

Hal : Penawaran ATK

Kepada
Yth. Pimpinan PT. Mitra Bangun Persana
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa surat Saudara tanggal 29 Desember 2016 dengan nomor
025/MBP/XII/2016 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan katalog
ATK dari Saudara tersebut.

Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk ATK yang dapat menunjang
pekerjaan perusahaan Saudara sebagai kontraktor berskala Nasional. Bersamaan dengan surat ini kami
melampirkan katalog produk-produk yang kami jual beserta harganya.

Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk ATK dari perusahaan kami.
Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran
 PT GADING MURNI
G Alamat: Jl. Tanah Abang IV No.12 Jakarta Pusat, Telp. (021) 276482,
Fax. (021) 276483, email: gadingmurni@yahoo.co.id

M
Nomor : 085/GM/I/2017
Lampiran : Bukti pengiriman barang
19 Januari 2017

Hal : Pengiriman ATK

Kepada
Yth. Pimpinan PT. Mitra Bangun Persana
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tanggal 16 Januari 2017 dengan nomor 030/MBP/I/2017 tentang komplain
barang yang rusak. Kami menyampaikan permohonan maaf kepada Saudara. Perlu kami informasikan
bahwa sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih dahulu pasti akan dipastikan proses packing
yang aman. Namun, kami belum mengetahui penyebab pasti setelah barang sampai ditempat saudara
barang mengalami kerusakan.

Bersamaan dengan surat ini barang – barang tersebut sudah kami kirim kembali ke perusahaan
saudara melalui jasa ekspedisi JNE dengan nomor resi pengiriman CGKI800064166016. Dengan
estimasi lama pengiriman 1-2 hari kerja. Semua biaya pengiriman kembali merupakan tanggung
jawab kami.

Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran
 PT. JAYA SERVIS LESTARI
Alamat: Jl. Pemuda No.67 Bandung, Telp. (022) 787748, Fax. (022)
787749, email: jayaservislestari@gmail.com.

5 Februari 2017

No. : 51/JST/II/2017
Hal : Perbaikan mobil

Kepada
PT. Mitra Bangun Persada
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung

Dengan hormat,

Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap mobil perusahaan Saudara dengan nomor D 4546 MA,
ternyata mengalami kerusakan yang cukup berat pada sistem kelistrikan. Kami tidak berani
melakukan tindakan perbaikan sebelum mendapat persetujuan dari Saudara.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon persetujuan Saudara untuk memperbaiki kerusakan
tersebut dengan perkiraan biaya sebesar Rp 1.500.000,00.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rendra Saputra
Direktur