YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA (YPLP DASMEN PGRI)

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) PGRI
BIDANG STUDI KEAHLIAN :
1. BISNIS DAN MANAJEMEN ( TERAKREDITASI A )
2. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( TERAKREDITASI A ) .
Jl. Pendidikan No. 04 Telp. (0321) 888846 Fax. 885341 Ploso – Jombang
e-mail : plososmkpgri@yahoo.com website : smkpgriplosojombang.sch.id

Mata Pelajaran : Kearsipan Nama : ……………………

Hari/ Tanggal : No. Peserta : ……………………
Kelas/ Prog Studi Keahlian : X/ OTKP Nama Guru : Lembah Budi Ingsasi, S.Pd
Waktu : 90 Menit

1. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rak. Penempatan arsip seperti ini
disebut...
a. Horizontal
b. Vertikal
c. Lateral
d. Literer
e. Korpori
2. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah...
a. Agar tenteram
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
c. Untuk menjaga kelestarian kantor
d. Agar arsip terus bertambah
e. Untuk menjaga kerahasiaan negara
3. Arsip yang dipergunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor dan masih sering dikeluarkan
untuk keperluan tertentu disebut...
a. Arsip aktif
b. Arsip pasif
c. Arsip inaktif
d. Arsip vital
e. Arsip primer
4. Tempat penyimpanan arsip, di mana penggunaannya memerlukan alat bantu perforator adalah...
a. Stapler dan ordner
b. Stapler dan snelhecter
c. Numerator dan ordner
d. Guide dan numerator
e. Ordner dan snelhecter
5. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, di mana di dalam laci terdapat
deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut...
a. Filling cabinet
b. Ordner
 c. Hanging folder
d. Rotary
e. Snelhecter
6. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pijam arsip ke-1 akan disimpan...
a. Pada tempat penyimpanan arsip yang akan dipinjam
b. Oleh arsiparis
c. Oleh sekretaris
d. Oleh peminjam
e. Pada ticker file
7. Dalam kaidah kearsipan kita harus memperhatikan norma dalam kearsipan, apa yang dimaksud norma
kearsipan ?
a. Pedoman yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan
b. Istilah yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan
c. Kaitan yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan
d. Semua yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan
e. Peraturan yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan
8. PP No. 34 Tahun 1979 mengatur tentang...
a. Penciptaan arsip
b. Pengendalian arsip
c. Pemanfaatan arsip
d. Penyusutan arsip
e. Pemeliharaan arsip
9. Daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan
musnah adalah...
a. Jadwal penyusutan arsip
b. Jadwal retensi arsip
c. Jadwal pemusnahan arsip
d. Jadwal pemindahan arsip
e. Jadwal peyerahan arsip
10. Jumlah arsip yang tidak ditemukan dibagi jumlah arsip yang ditemukan dikalikan 100% adalah
rumus...
a. Angka pemakain arsip
b. Angka kecermatan arsip
c. Angka penilaian arsip
d. Angka penyusutan arsip
e. Angka pemusnahan arsip
11. Penilaian arsip berdasarkan nilai ALFRED, arsip vital berkisar antara...
a. 90%-100%
b. 50%-89%
c. 10%-49%
 d. 0%-9%
e. 50%-99%
12. Yang merupakan ciri dari ordner adalah...
a. Map besar diluarnya terdapat besi penjepit
b. Terbuat dari besi yang sangat tebal
c. Arsip yang akan disimpan di dalamnya tidak boleh dilubangi
d. Dapat memuat kurang lebih 500 surat
e. Dapat memuat kurang lebih 1000 surat
13. Ada beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Kriteria tersebut
adalah...
a. Peralatan harus disesuaikan dengan warna dinding kantor
b. Mempertimbangkan bentuk organisasi, besar atau kecil
c. Mempertimbangkan keadaan lingkungan sekitar
d. Alat tersebut terbuat dari apa
e. Siapa yang akan membuat alat tersebut
14. Jekrekan atau cekrekan adalah nama yang populer di masyarakat untuk menyebut alat...
a. Staples
b. Stapler
c. Streples
d. Steadler
e. Strepler
15. Alat semacam filling cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah...
a. Rotary
b. Ordner
c. Perforator
d. Guide
e. Rak arsip
16. Berikut adalah nama-nama peralatan kearsipan, kecuali...
a. Rak arsip
b. Retensi
c. Ordner
d. Roraty
e. Stapler
17. Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebgai petunjuk, pembatas dan penyangga
deretan arsip disebut...
a. Guide
b. Map
c. Folder
d. Perforator
e. Label
18. Di bawah ini adalah kegiatan yang harus dilakukan dalam menerima surat adalah...
a. Menandatangani bukti pengiriman
b. Membuat lembar disposisi
c. Membuat kartu kendali
d. Mengembalikan surat kepada petugas jika surat salah alamat
e. Mencatat dalam buku agenda
19. Penyortiran surat adalah pengelompokkan surat berdasarkan surat pribadi dan surat dinas. Yang
merupakan ciri-ciri surat dinas adalah...
a. Pada sampul surat tidak ada kepala surat
b. Pada sampul surat tidak ada cap
c. Pada alamat luat ditujukan kepada nama karyawan tanpa jabatan
d. Pada alamat luat diyujukan kepada nama karyawan beserta jabatan
e. Bahasa yang digunakan tidak resmi
20. Dibawah ini yang bukan termasuk kegiatan pengelolaan surat masuk adalah...
a. Pengiriman
b. Penyortiran
c. Penerimaan
d. Pencatatan
e. Penyampaian pesan
21. Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda,
buku ini disebut juga...
a. Daily mail letter
b. Daily letter mail
c. Daily mail record
d. Daily record mail
e. Daily mail letter record
22. Untuk surat yang diterima perusahaan dan dilihat dari keamanan isinya termasuk surat sangat rahasia,
yang biasa disebut atau diberi kode...
a. SRH
b. SR
c. SYR
d. SSR
e. SRS
23. Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabatyang
bersangkutan, jika isinya diketahui atau dibaca oranglain adalah surat...
a. Surat rahasia
b. Surat tertentu
c. Surat dinas
d. Surat biasa
e. Surat sederhana
24. Surat yang dibuat oleh sebuah instanti tertentu yang akan ditujukan kepada instansi/bagian lain dalam
instansi, dinamakan surat...
a. Surat segera
b. Surat masuk
c. Surat keluar
d. Surat penting
e. Surat undangan
25. Konsep surat keluar disusun sesuai bentuk ........ yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
a. Surat
b. Isi
c. Format
d. Format isi
e. Pedoman
26. Pengetikan adalah satu pengelolaan surat keluar yang dilakukan setelah...
a. Penyortiran
b. Pembuatan konsep surat
c. Pembuatan amplop
d. Pencatatan
e. penyimpanan
27. Dibawah ini terdiri macam-macam pengelolaan surat keluar, kecuali
a. pencatatan
b. penandatangan
c. pengetikan
d. penyimpanan
e. pembuatan konsep surat
28. Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali adalah sebagai sarana pengendalian, penataan
arsip dengan pola klasifikasi, dan penyusutan arsip berdasarkan ....
a. pengumpulan arsip
b. penerimaan arsip
c. jadwal retensi arsip
d. jadwal konsep arsip
e. penyortiran arsip
29. Suatu daftar yang berisi pengelompokkan arsip berdasarkan nama wilayah adalah ...
a. daftar nama pengirim
b. daftar nama jabatan
c. daftar klasifikasi
d. daftar nomor urut
e. daftar perihal
30. Mengindeks dalam sistem subjek adalah mencocokan subjek surat dengan...
a. nama pengirim
 b. nama jabatan
c. nama wilayah
d. tanggal terima
e. pokok masalah
31. Suatu  nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi arsip/dokumen untuk tujuan filling
disebut...
a. Mengindeks
b. Caption
c. Daftar klasifikasi
d. Kode
e. DDC
32. Bambang Yudi Chaniago diindeks menjadi....
a. Bambang, yudi, chaniago
b. Yudi, bambang, chaniago
c. Chaniago, bambang, yudi
d. Bambang, chaniago, yudi
e. Yudi, Bambang C
33. Langkah-langkah penyimpanan surat adalah...
a. Memeriksa-mengindeks-mengode-menyortir-menempatkan
b. Memeriksa-mengode-mengindeks-menyortir-menempatkan
c. Memeriksa-mengindeks-menyortir-mengode-menempatkan
d. Memeriksa-mengode-menyortir-mengindeks-menempatkan
e. Memeriksa-menyortir-mengindeks-mengode-menempatkan
34. 1. Tentukan masalah surat yang dicari
2. Tentukan indeks dari masalah tersebut
3. Tentukan kode dari indeks tersebut
4. Cari arsip pada tempat penyimpanan
Langkah-langkah tersebut digunakan dalam mencari arsip menggunakan...
a. Alphabetical filing system
b. Subjectical filing system
c. Chronoligical filing system
d. Numerical filing system
e. Geographical filing system
35. Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah...
a. Melatih petugas kearsipan
b. Menambah tugas sekretaris
c. Mengurangi kebutuhan akan arsip
d. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
36. Penyimpanan arsip di mana arsip dikelompokkan berdasarkan dari isi surat/permasalahan yang ada di
surat, disebut juga...
a. Alphabetical filing system
b. Subjectical filing system
c. Chronoligical filing system
d. Numerical filing system
e. Geographical filing system
37. Sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan karena...
a. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
b. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama
c. Semua orang mempunyai nama
d. Dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama
e. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
38. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci memuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang
dibutuhkan adalah...
a. 30 guide
b. 356 guide
c. 12 guide
d. 31 guide
e. 28 guide
39. Jika tidak diketahui subjek dari surat yang akan disimpan, sedangkan surat disimpan dengan
menggunakan sistem subjek, maka pencarian dapat menggunakan alat bantu yaitu...
a. Kartu indeks
b. Kartu tunjuk silang
c. Kartu nama
d. Caption
e. Kode
40. Jika wilayah utama adalah nama propinsi, maka sub wilayah berdasarkan pembagian menurut wilayah
administrasi negara adalah nama...
a. Kota madya
b. Kecamatan
c. Kelurahan
d. RW
e. Negara