TUGAS BAHASA INDONESIA

MAKALAH TENTANG MANAJEMEN PERKANTORAN

CAHAYA PUTRI ANISA 01201840001

ERIKA ESA PUTRI 01201840037
KHOIRUNNISA 01201840002
WANTI 01201840017
WARDAH LESTARI 01201840033

PROGRAM STUDI MANAJEMEN S1

FAKULTAS EKONOMI

INSTITUT BISNIS & INFORMATIKA KOSGORO

JAKARTA

2018
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama allah yang maha pengasih lagi maha penyayang,

puja dan puji syukur kami panjatkan kehadirat-nya, yang telah

melimpahkanrahmat, hidayah, dan inayah-nya sehingga kami dapat

merampungkan penyusunan makalah ilmiah Bahasa Indonesia dengan judul

“Manajemen Perkantoran” tepat pada waktunya.

Penulisan makalah ini telah semaksimal mungkin kami upayakan dan

didukung bantuan berbagai pihak, sehingga dapat mempelancar dalam

penyusunannya. Untuk itu tidak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini

namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadarai sepenuhnya bahwa

masih terdapat kekurangan baik dari segi penyusunan bahasa dan spek

lainnya.

Akhirnya penyusunan sangat mengharapkan semoga dari makalah ini dapat

diambil manfaatnya dan besar keinginan kami dapat menginspirasi para

pembaca untuk mengangkat permasalah lain yang berkaitan pada makalah

selanjutnya

Jakarta, Oktober 2018

i
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang

B. Rumusan Masalah

C. Tujuan

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

B. Administrasi Perkantoran

B.1 Kegiatan Administrasi Perkantoran

B.2 Sasaran Administrasi Perkantoran

C. Organisasi Perkantoran

D. Sistem Perkantoran

E. Pengertian Perkantoran Modern

E.1 Pekerjaan Perkantoran

E.2 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Modern

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA
 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiapmanusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi

anggota dari beberapa macam organisasi, seperti organisasi sekolah,

perkumpulan olahraga, kelompok musik, militer ataupun organisasi

perusahaan. Sebagai contoh, organisasi perusahaan atau

departemen pemerintah dikelola secara lebih formal dibandingkan

kelompok olahraga atau rukun tetangga. Persamaan ini terutama

tercermin pada fungsi-fungsi manajerial yang dijalankan. Fungsi-fungsi

manajerial tersebut adalah universal. Sifat ini merupakan hasil dari

kenyataan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah sama di mana

saja, dalam seluruh organisasi pada dan waktu kapan saja. Seperti

dalam kasus manajemen jepang, penerapan fungsi-fungsi dan

prinsip-prinsip dasar manajemen sebagian besar sama dengan

manajemen barat. Bahkan Takeo Fujisawa, salah seorang pendiri

perusahaan Honda Motor, pernah mengatakanbahwa “manajemen

jepang” 95% mengambil oper cara-cara manajemen barat. Namun

memang perbedaan yang 5% itulah yang membuat manajemen

 2

Jepang dipandang tidak sama dengan manajemen Barat. Manajemen

jepang pada hakikatnya menitik beratkan karyawan atau sumber daya

manusia sebagai modal utama dan terpenting dalam organisasi.

Berbeda dengan manajemen barat, karyawan tidak semata-mata

dianggap sebagai salah satu unit produksisaja, melainkan sebagai

manusia-manusia utuh. Perbedaan penerapan ini terutama karena

pengaruh variabel budaya Jepang. Gaya manajemen Jepang

Sebenarnya mirip dengan manajemen partisipatif dalam manajemen

Barat. Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa

manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan

lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen :

1. Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi dan pribadi.

2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling

bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga

keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan

kegiatan-kegiatanyangsaling bertentangan dari pihak yang

berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan,

maupun kreditur, pelanggan,konsumen,suplier,serikat kerja,

assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.

 3

Menurut ahli manajemen Peter Drucker efekktivitas adalah melakukan

pekerjaan yang benar (doing the right things),sedang efiensi adalah

melakukanpekerjaan dengan benar (doing things right). Dan adapun

definisi yang dikemukakan oleh Stoner yaitu, Manajemen adalah

proses perencanaan pengorganisasian,pengarahan, dan pengawasan

usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-

sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi

yang telah ditetapkan. Dan kita bisa menyimpulkan bahwa pada

dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai pekerja dengan

orang-orang untuk menentukan,menginterpresitasikan dan mencapai

tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksaan fungsi-fungsi perencanaan

(planning),pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau

kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan

pengawasan (controlling). Manajemen bukan hanya merupakan ilmu

atau seni, tetapi kombinasi dari keduanya. Kombinasi ini tidak dalam

proporsi yang tetep tetapi dalam proporsi yang bermacam-macam.

 4

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai

berikut :

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran ?

2. Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran ?

3. Apa yang dimaksud dengan organisasi perkantoran ?

4. Apa yang dimaksud dengan sistem perkantoran ?

5. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran modern ?

C. Tujuan

Adapun tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan

pengertian manajemen perkantoran ?

2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan

administrasi perkantoran?

3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan

organisasi perkantoran ?

4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan

sistem perkantoran?

5. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan

manajemen perkantoran modern

 5

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi

perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang

sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa

keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan

untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan

manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan.

Sedangkan definisi manajemen perkantoran (Gie, 2000) menurut

beberapa ahli antara lain :

1. WH Evans (1963) : fungsi yang menyangkut manajemen dan

pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai

pengolahan bahan keterangan,komunikasi,dan ingatan organisasi;

2. Arthur Grager (1958) : Fungsi tata penyelenggaraan terhadap

komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi;

3. William Leffingwell dan Edwin Robinson (1950) :cabang ilmu

manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan

 6

perkantoran secara efisien,kapan, dan di mana pekerjaan itu harus

dilakukan;

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson (1950) :cabang ilmu

manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan

perkantoran secara efisien,kapan, dan di mana pekerjaan itu harus

dilakukan;

5. George Terry (1966) : perencanaan,pengendalian, dan

pengorganisasian perkantoran, serta penggerakan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun Intitute of Administrative Management (Anonymous, 2002)

Pada pertengahan tahun 1990-an mendefinisikan manajemen

perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang

memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan,mencatat, dan

menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun

mengomunikasikannya guna mengamankan aset rganisasi serta

mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai

tujuan organisasi.
 7

B. Administrasi Perkantoran

Pengertian administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang

berhubungan langsung dengan sisitem administrasi dalam sebuah

ruang lingkup kantor. Sistem manajemen dalam sebuah ruang lingkup

perkantoran ini salah satu bagian dari manajemen yang memberikan

informasi sesuai dengan bidang administrasi yang dibutuhkan untuk

menunjang berjalannya suatu kegiatan secara efektif. Adapun

pengertian administrasi perkantoran secara umum, secara etimologi

kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu Ada yang memiliki

arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, dan

memenuhi. Dalam pandangan sempit, administrasi perkantoran

adalah seluruh kegiatan yang bersifat teknis dan memiliki fungsi atau

peran penting dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, menyediakan

keterangan untuk pimpinan, serta membantu keefektifan organisasi

perusahaan. Secara luas, administrasi perkantoran adalah suatu

kegiatan merencanakan, mengarahkan, mengorganisir,

menyelenggarakan, mengawasi berbagai pekerjaan yang

berhubungan dengan ruang lingkup kantor dan tata usaha secara

tertib.
 8

Pengertian administrasi perkantoran yang dikemukakan oleh para ahli:

1. Suparjati

Administrasi perkantoran merupakan suatu proses kerja sama

dalam ruang lingkup kantor demi mencapai tujuan yang ditetapkan

dengan melaksanakan fungsi manajemen.

2. William Spriegel dan Ernest Daview

Administrasi perkantoran merupakan pemberian yang mengarah

kepada seluruh kegiatan operasional, seperti transportasi,

penjualan,manufacturing, dan pengelolaan gudang. Ruang lingkup

perkantoran suatu ruang atau tempat dilaksanakannya proses

kegiatan pengelolaan administrasi perkantoran.

Tujuan Administrasi Perkantoran

1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi

baik secara lisan maupun tertulis dengan relasi memperhatikan

norma dan lingkungan masyarakat.

2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk

merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan

mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

 9

3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam

mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur

untuk mendukung tugas pokok lembaga.

4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi

informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi

sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

6. Menerapkan mengembangkan kemampuan mengelola

administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat

dilaporkan dan dipertanggung jawabkan.

B.1 Kegiatan Administrasi Perkantoran

Kegiatan administrasi perkantoran adalah bagian dari

manajemen yang memberikan informasi layanan bidang

administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara

efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain :

1. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan

kantor

2. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses

oleh yang membutuhkan

 10

3. Pengadministrasian seluruh kegiatan

4. Menginventarisasi peralatan kantor

Menurut Quible (2001), ada lima jenisfungsi pendukung

administrasi perkantoran, yaitu :

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggadaan.

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu administrasi yang membutuhkan

pendapat,keputusan, dan keterampilan perkantoran yang

memadai.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang kritis dan kreatif

desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat

keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan

perencanaan,pengorganisasian,pengukuran, dan pemotivasian.

 11

B.2 Sasaran Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya

adalah pekerjaan perkantoran office work) walaupun demikian, sasaran

administrasi perkantoran sebenarnya ebih luas lagi cakupannya

C. Organisasi Perkantoran

Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen

yang sangat berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara

efektif dan efisien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah

organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber

dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini

didefinisikan oleh Robbins (2003) sebagai aktivitas yang menentukan

tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya,

bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada

siapa akan dilaporkan hasilnya, dan di mana keputusan mengenai hal

tersebut akan dibuat.

Menurut Robbins (2003), Gitlow (2001),dan Cortada (2001), ada 6

prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur

organisasi :

1. Spesialisasi Pekerjaan

Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tugas dalam

organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan.

 12

Spesialisasi menjadi standar bagi dunia industri di seluruh dunia,

terutama pekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah.

Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan

kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir

atau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar

pengalaman dan skill, terbukti dapat meningkatkan produktivitas

seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.

2. Departementalisasi

Unsur ini merupakan dampak dari penerapan spesialisasi

pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa

dalam satu departemen. Kategori lain dalam departementalisasi

adalah berdasarkan wilayah atau geografi. Perusahaan yang

mempunyai target market regional, nasional maupun internasional

biasanya memilih jenis ini.

3. Sentralisasi dan Desentralisasi

Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil

keputusan dalam organisasi. Jika pengambilankeputusan

dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa

organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi dan jika

sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins

(2003)mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat di mana

 13

pembuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di

perusahaan. MenurutGomez-Meija, balkin dan Cardy (2004),

desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan

wewenang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada

orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan

perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tindakan dapat

dilakukan dengan cepat dalam menyelesaikan masalah.

D. Sistem Perkantoran

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan produser yang

membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk

melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang

aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem (Quible, 2001)

adalah :

1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien

2. Salah satu alat pengendalian biaya

3. Untuk mengenfisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor

4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi

5. Alat bantu organisasi dalammenerapkan fungsi-fungsinya.

 14

Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :

1. Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem

tidak berfungsi secara optimal

2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah motode atau

prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau

prosedur bagian atau departemen yanglain.

3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode,prosedur,atau

sistem baru yang akan diterapkan perusahaan.

4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi

Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon

dan Laudon, 2004; Odgers, 2005) sebagai berikut :

1. Input

Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber

daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasanya dijumpai

adalah data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari

dalam maupun luar organisasi.

2. Processing

Biasanya, aktivitas ini akan secara otomatis

mengklasifikasikan,mengorvesikan,menganalisis,serta

memperolehkembali data atau informasi yang dibutuhkan.

15
 15

3. Output

Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output,

berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang

tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistrubusikan

kepada bagian atau pegawai yang mebutuhkan.

Untuk itu, kualitas output mempunyai dampak yang signitifikan

terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi

output pada suatu subsistem (departemen atau bagian)

tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau

bagian) yang lain.

4. Feedback

Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem,

karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi

danmemperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik

lagi. Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang

dibutuhkan berbeda dari satu sistem ke sistem yang lain.

5. Pengawasan

Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga

memiliki dimensiinternal dan eksternal. Dimensi internal

tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem

yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara,

 16

peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada

sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.

E. Manajemen Perkantoran Modern

Pada masa globalisasi ini, manajemen perkantoran menjadi salah satu

pengetahuan yang perlu dipelajari oleh semua orang. Tidak hanya

penting bagi mereka yang baru pertama kali menginjakkan kakinya

dalam dunia perkantoran, tetapi juga penting bagi mereka yang sudah

puluhan tahun bekerja. Pada dasarnya, tidak seorang pun mampu

menyelesaikan pekerjaan kantor dengan usahanya sendiri. Individu

yang bekerja di mana pun akan memerlukan orang lain dan kerja

sama di antara mereka untuk dapat menyelesaikan sebuah pekerjaan.

Istilah ‘modern’ di perkantoran seringkali dikaitkan dengan

pemakaian komputer,penyimpanan arsip elektronik,serta perabotan

modern lainnya. Teknologi semacam itu ditujukan hanya sebagian

pekerjaan kantor, khususnya yang bersifat fisik. Modern dalam buku

ajar ini cenderung lebih tekankan pada modernisasi cara berfikir dan

cara bekerja. Pekerja sebaiknya memahami fenomena yang terjadi di

sekitarnya dan menganalisisnya secara induktif dan memahami

pikiran-pikiran objek. Dalam menginterpretasikan sesuatu, selain

berdasarkan pengetahuan empiris, pekerja juga perlu memikirkannya

 17

secara holistik.Oleh karena itu, berfkir dan bertindak modern adalah

kegiatan yang dilakukan secara holistik. Dengan

bertindakdemikian,pekerja dapat mengemukakan gagasan-gagasan

yang inovatif dan lebih responsif dan adaptif terhadap perubahan

Pengertian manajemen dalam bagian ini adalah pengertian yang

paling dasar, praktis, dan sederhana. Dalam dunia perkantoran yang

semakin kompleks, pengertian manajemen bisa mencakup berbagai

hal, mulai dari yang bisa diamati secara langsung, seperti budaya

organisasi,etos kerja,nilai, dan norma.

Istilah manajemen secara umum bisa digunakan untuk bermacam-

macam organisasi, baik yang menghasilkan laba maupun jasa,

misalnya perusahaan besar/kecil/sedang, sekolah, rumah sakit, dan

sebagainya. Istilah tersebut juga digunakan untuk mengelola berbagai

pekerjaan kantor, sepeti manajemen sumber daya manusia,

manajemen pembelanjaan atau keuangan.

Definisi manajemen sumber daya manusia adalah semua kegiatan

yang mengatur pengikutsertaan manusia dalam organisasi

(memperoleh tenaga kerja,mengembangkan tenaga kerja,kompensasi

integrasi,mempetahankan diri,memisahkan diri, dan manajemen

produksi).
 18

Arti umum kata manajemen berasal dari Bahasa Inggris, yaitu management;

to manage, yang berarti “ mengurusi”. Arti khusus kata manajemen selalu

dikaitkan dengan pimpinan atau manajer (dan kepemimpinan), yaitu orang

yang melakukan kegiatan memimpin dalam suatu organisasi. Secara umum,

manajemen berarti suatu organisasi sebagai suatu rangkaian langkah yang

terpadu yang mengembangkan suatu organisasi sebagai suatu sistem yang

bersifat sosio-ekonomi-teknis. Prinsip utama dalam pelaksaan manajemen

adalah bahwa peran manajemen menciptakan keseimbangan antara

kepentingan-kepentingan tiga golongandalam organisasi, yaitu pemilik,

pekerja,dan konsumen, termasuk pemerintah,pemasok, dan masyarakat luas.

Kepentingan pemilik adalah memperoleh keuntungan sebesar besarnya

dengan biaya serendah-rendahnya; kepentingan pekerja adalah

mendapatkan imbalan sesuai dengan tenaga dan pikiran yang dikeluarkan;

sedangkan kepentingan konsumen adalah memperoleh layanan sesuai

dengan biaya yang mereka keluarkan. Apabila salah satu kepentingan ada

yang terabaikan, maka keseimbangan akan goyah sehingga menghambat

jalannya sistem secara keseluruhan. Dan disinilah diperlukannya

manajemen.
 19

E.1 Pekerjaan perkantoran

Objek utama dalam kegiatan manajemen perkantoran adalah pekerjaan

perkantoran atau pekerjaan/kegiatan-kegiatan yang ada di kantor.Isyilah lain

yang digunakan untuk pekerjaan kantor adalah tata usaha,paper

work,kesekretariantan. Berdasarkan fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu

pelayanan dalam komunikasi arsip dinamis,cakupanpekerjaan kantor adalah

sangat luas. Dapat dikatakan bahwa peran tata usaha adalah melancarkan

kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya

karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Pengertian tata usaha menurut Adi Warsidi, tata usaha adalah rangkaian

kegiatan dalam menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan,

menyampaikan, dan menyimpan bahan-bahan informasi yang diperlukan

dalam rangka usaha bersama mencapai tujuan organisasi.

Contoh-contoh pekerjaan kantor atau tata usaha yang diberikan oleh George

R. Terry adalah catatan (records); angka(figures) dan perhitungan

(computation); penyimpanan produk-produk milik perusahaan; dan

komunikasi intern dan ekstern. Dari Lembaga Ilmu administrasi Negara

Republik Indonesia (LAN RI), penggolongannya adalah pengelolaan surat,

penyimpanan surat/arsip,penerimaan tamu,pelayanan telepon,pembuatan

laporan,korespondensi,penggandaan,perhitungan,komunikasi/kerja

sama,kepemimpinan,hubungan staf dan pimpinan.

 20

Dari John H. MacDonald, ia menyebutnya sebagai kepegawaian perkantoran

(office personnel), metode perkantoran (office methods), perlengkapan

perkantoran (office equipment), faktor-faktor fisis dalam kantor (phisycal

factors), biaya perkantoran (office costs), haluan perkantoran (office policies).

Pekerjaan/kegiatan perkantoran sebenarya mencakup seluuh kegiatan

yang ada di kantor. Pekerjaan tersebut dapat dirinci sebagai berikut :

1. Menerima pesanan-pesanan barang atau jasa, mengantarkan, dan

mengirimkannya dengan kapal.

2. Membuat rekening.

3. Surat menyurat/korespondensi, mendikte, mengetik surat.

4. Menyimpan arsip dinamis dan arsip inaktif, serta arsip statis

Menurut Charles O. Libbey, yang membagi pekerjaan perkantoran menjadi 9

besar kelompok yang masing-masing terdiri dari 9 hingga 10 butir, pekerjaan

perkantoran sangat luas cakupannya. Kesembilan kelompok tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (office space). Pekerjaan perkantoran dalam

kelompok ini meliputi menata ruang dan dekorasinya, mengatur

sirkulasi udara, cahaya, suara dan warna, serta mengatur

kenyamanan bagi yang bekerja di dalam ruangan tersebut.

 21

2. Komunikasi (communication). Pekerjaan perkantoran dalam

lingkungan komunikasi mencakup aturan-aturan dan norma yang

diterapkan dalam komunikasi antara pekerja, serta komunikasi antara

organisasi dan lingkungan eksternal.

3. Kepegawaian perkantoran (office personel). Pekerjaan ini terdiri dari

kegiatan menekrut, menyeleksi, orientasi, penerimaan pekerja,

pengembangan, hingga mengurus data-data pekerja, evaluasi kinerja,

merancang spesifikasi dan deskripsi pekerjaan.

4. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment). Pekerjaan

perkantoran mencakup seleksi dan menata perabotan dan

perlengkapan kantor, mulai dari meja kerja, lemari, serta peralatan

elektronik seperti komputer.

5. Peralatan dan mesin (appliances and machines). Pekerjaan

perkantoran dalam kelompok ini meliputi seleksi peralatan dan mesin

yang dibutuhkan oleh kantor, memberi pengamanan dan perawatan.

6. Perbekalan dan keperluan tulis (suplies and stationery). Pekerjaan ini

mencakup pengelolaan perbekalan dan keperluan tulis, serta

penghematan dan perawatannya.

 22

7. Metode (methods). Pekerjaan perkantoran dalam kelompok ini meliputi

pengelolaan cara kerja atau mekanisme suatu pekerjaan dilakukan,

meliputi prosedur, alat yang digunakan, dan berapa lama waktu yang

diperlukan.

8. Arsip dinamis (records). Bagian ini mencakup kegiatan pengelolaan

arsip, yaitu dokumen-dokumen yang sedang dan sudah digunakan

oleh kantor, mulai dari penciptaan, pemakaian, penyimpanan,retensi,

hingga pemusnahannya.

9. Kontrol pejabat pimpinan (executive controls). Pekerjaan perkantoan

ini mencakup pengawasan terhadap pimpinan, mulai dari pemikiran-

pemikiran pimpinan, perilaku, keteladanan, pekerjaan dan hasilnya,

kebijakan dan peraturan, serta pertanggungjawabkannya atas apa

yang telah dilakukannya.

Peranan Tatausaha untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi

tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh Terry dalam

perumusannya mengenai pekerjaan perkantoran. Akhirnya tatausaha

mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan sesuatu

organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan

dan sumber dokumen.

 23

Dengan gelapnya pusat ingatan dan sumber dokumen itu, maka sulitlah pula

kehidupan sesuatu organisasi apabila memerlukan sesuatu keterangan atau

warkat.

Tatausaha mempunyai 3 ciri utama yang berikut :

1. Bersifat pelayanan

2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Ciri yang pertama berarti bahwa tatausaha merupakan pekerjaan

pelayanan.Dalam uraian tentang peranan tatausaha di muka telah dinyatakan

bahwa tatausaha melayani pelaksaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk

mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

Terry menyebut tatausaha sebagai service work (pekerjaan pelayanan) yang

mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan (fasilitating function),

yang dilakukan untuk menolong pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan

srcara lebih efektif. Sedangkan Harry Wylie dan Robert Brecht menyebut

kantor tatausaha sebagai service unit (satuan organisasi pelayanan) yang

tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam

perusahaan. Konsekuensi dari sifat pelayanan itu ialah bahwa tatausaha dan

kantornya tidak bisa berdiri sendiri. Dalam perusahaan tatausaha tidak

langsung mendatangkan laba sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif

seperti misalnya produksi atau penjualan.

 24

Tatausaha hanyalah memberikan berbagai pelayanan dan bantuan agar

satuan-satuan operatif itu benar-benar menghasilkan keuntungan atau tujuan

badan usaha betul-betul tercapai.

Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama

dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berfikir, bertindak.

Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata

“prinsip” bukan hukum-hukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk

praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya.

Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah

fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan

perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya

Administrative office management , dengan mengacu pada Wlilliam H.

Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak

manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan

prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya scietific

office management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari

semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan

yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang

kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan.

 25

E.2 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua

pekerjaan :

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa

yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan,

dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta

pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-

upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan

jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sitem operasi yang tepat, praktik penyimpanan

arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan

tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor mensleksi, melatih,

memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk

mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.

 26

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran

sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat

rencana,menyusun organisasi,dan melakukan pengawasan terhadap

sebagian besar pekerjaan kantor yang harus di laksanakan,serta

memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.

Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu

bukan seseorang penyelia yang semata mata hanya berurusan

dengan tatausahaan saja

2. Tata ruang kantor harus direncankan dengan ilmiah untuk menghandri

gerakan yang tidak perlu,keterlambatan, dan kesukaran untuk

menggapai pekerjaan atau bahan bahan

3. Mesin-mesin dan perlengkapan perlengkapan yang otomatis

hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis

4. Kajian gerakan dan waktu ( time and motion study ) penyederhanaan

kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam perkerjaan

kantor

5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan

akan menjadi lebih efesien dan mengurangi biaya

 27

6. Sistem manajemen arsip / warkat yang diperbaiki harus dikembangkan

sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan

metode pengarsipan yang tidak efesien, penetapan jadwal pemusnaan

arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanakan

perbaikan formulir kantor

7. Hubungan kepegawaian ya kebih ilmiah harus dikembangkan melalui

analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan

perintah

8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan

dikembangkan

9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah

dalampekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa

penyelia mapun pada sikap pegawai.

Dan adapun prinsip manajemen menurut Henry Fayol :

a. Pembagian Kerja (Division of work)

Pembagian kerja kepada individu (karyawan) bertujuan utuk

membangun sebuah pengalaman dan mengasah keahlian pada suatu

bidang agar individu tersebut bisa menjadi lebih produktif dan

menguntungkan. Pengetahuan lebih dibidangnya dan dapat

dimaksimalkan pengetahuannya untuk kelancaran manajemen

perusahaan
 28

b. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and Responbility)

Kedua prinsip manajemen ini merupakan kunci dalam melaksanakan

kerjasama usaha. Dengan fungsi ini manajer akan dapat mengadakan

hubungan keatas maupun kebawah. Artinya harus ada kekuasaan

yang memberikan perintah dan membuat seorang manajer ditaati.

Tugas dan tanggung jawab manajer sangat berat maka diperlukan

manajer yang profesional dalam memimpin perusahaan sehingga

perusahaan dapat berhasil.

c. Disiplin (Discipline)

Perilaku disiplin sangat erat kaitannya dengan wewenang seorang

manajer (Pemegang wewenang). Para pemegang wewenang

diharapkan dapat menanamkan sifat disiplin sehingga bisa memiliki

tanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Disiplin yang dimaksud disini meliputi :

 Kerajinan

 Kesungguhan hati

 Ketaatan

 Kebiasaan

 Kesiapa
 29

d. Kesatuan Perintah (Unity of Command)

Kesatuan perintah merupakan suatu intruksi yang hanya boleh

disampaikan oleh satu atasan/manajer saja. Setiap karyawan harus

mengetahui kepada siapa dia harus bertanggungjawab sesuai dengan

kewenangan yang didapatnya.

e. Kesatuan Pengarahan (Unity of Direction)

Prinsip ini menyatakan bahwa setiap golongan pekerjaan yang

memiliki misi dan tujuan yang sama, harus memiliki satu rencana yang

dipimpin oleh satu manajer saja. Perbedaan dengan prinsip

sebelumnya adalah Unity off command berhungan dengan jalannya

fungsi personalita sedangkan unity of direction berhungan dengan

struktur.
 30

BAB iii

PENUTUP

A. Kesimpulan