2.2.

12 Komunikasi Organisasi (Organizational Communication)

Komunikasi organisasi banyak dipengaruhi oleh teori Frederick Taylor (teori manajemen) dan teori Max
Weber (teori birokrasi) yang melihat bahwa komunikasi dalam organisasi diatur oleh standar yang jelas.
Tahun 60 dan 70-an berkembang pandangan organisasi sebagai suatu sistem, perkembangan
selanjutnya tahun 80-an masyarakat kebingungan dengan rasionalitas dan objektivitas dalam pandangan
sistem dari sinilah muncul pandangan budaya yang melihat dalam organisasi terdapat sejarah, nilai,
ritual dan perilaku anggota organisasi. Musfialdy: Organisasi dan Komunikasi Organisasi Max Weber
merupakan pendiri modern organization studies membentuk studi-studi organisasi modern dengan
menawarkan satu analisis interpretif mengenai birokrasi (1968). Paparannya dapat diringkaskan sebagai
berikut: para anggota menggunakan jenis ideal konsepsi birokrasi untuk memahami kelakuan anggota
lain dan untuk memandu tindakan mereka sendiri; karena mereka semua bertindak dalam pola-pola
yang diorganisir oleh jenis ideal, tindakan-tindakan mereka mengkordinir dalam cara yang sedemikian
sehingga organisasi-organisasi ada secara konsekuensial dan secara bermakna.

2.2.5 Komunikasi Organisasi

Salah satu karakteristik komunikasi organisasi yang paling jelas adalah konsep hubungan, Goldbaher
(1979) mendefinisikan organisasi sebagai “jaringan hubungan yang saling bergantung” (Pace & Faules,
2001: 201). Ketika hal-hal saling bergantung, itu berarti mereka saling mempengaruhi. Hubungan paling
intim yang kita miliki dengan orang lain pada tingkat pribadi, antara teman, teman sebaya, biasanya
disebut sebagai hubungan interpersonal. Dalam komunikasi organisasi dapat dijelaskan sebagai
berikut20 :

2.2.5.1 Komunikasi Internal

Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antar anggota organisasi yang terjadi
untuk kepentingan organisasi seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antar bawahan,
dan sebagainya. Juga komunikasi dapat berupa proses komunikasi primer atau sekunder (menggunakan
media massa). Komunikasi internal biasanya dibagi menjadi dua, yaitu18:

a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari
pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pemimpin
memberikan instruksi, instruksi, informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan
laporan, saran, keluhan, dll kepada pimpinan. Komunikasi dari pimpinan ke staf, dan dari staf ke
pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. Downward Communication
(komunikasi atas ke bawah). Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan,
perintah, pengumuman, rapat, majalah intern Upward communication ( dari bawah ke atas ). Contoh:
staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

b. Komunikasi horizontal, yaitu komunikasi antar sesama seperti dari pimpinan ke bawahan atau sesama
level. Pesan dalam komunikasi ini dapat mengalir di bagian organisasi yang sama atau mengalir antar
bagian. Komunikasi horizontal ini memfasilitasi pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan
masalah. Ini membantu organisasi untuk menghindari masalah dan memecahkan orang lain, serta
membangun moral dan kepuasan kerja.

2.2.5.2 Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar
organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur timbal balik20:

a) Komunikasi dari organisasi ke publik. Komunikasi ini umumnya dilakukan dengan cara yang informatif,
yaitu dilakukan sedemikian rupa sehingga audiens merasa terlibat, setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat mengambil berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi, siaran pers, artikel surat
kabar atau majalah, pidato, dokumenter, brosur dll.

b) Komunikasi dari khalayak dalam organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan
komunikasi yang dilakukan oleh organisasi

2.2.9 Komunikasi Organisasi Formal dan Informal

1. Komunikasi organisasi formal komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja dalam berorganisasi, produktivitas, dan
berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.

2. Komunikasi organisasi informal berkaitan dengan fenomena yang disebut komunikasi jabatan
(posisitional communications) (Redfield, 1953). Hubungan yang dimaksud adalah terbentuk atas antar
jabatan-jabatan bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan. Praktik
komunikasi jabatan ini.

Hambatan Komunikasi : Membangun Komunikasi Efektif dalam Organisasi

Komunikasi sebaiknya dibangun dan dikelola sehingga komunikasi yang terjadi mendukung terhadap
keseluruhan pencapaian tujuan organisasi. Paling tidak ada beberapa langkah yang perlu dilakukan oleh
manajer agar komunikasi yang dilakukan benar-benar efektif dalam pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa langkah tersebut adalah:

a. Meminimalkan Hambatan Komunikasi

Dalam meminimalkan hambatan komunikasi kadang kala terdapat berbagai hambatan dalam
komunikasi sehingga pesan atau informasi yang ingin disampaikan mengalami kesalahan dalam
penafsiran, penerimaan, hingga pemahaman. Akibatnya, reaksi yang diharapkan tidak terjadi.

Karena itu, komunikator dan komunikan harus bisa meminalisir pesan yang diterima dan disampaikan,
agar tidak timbul hambatan komunikasi. b. Meningkatkan keefektifan dalam Berkomunikasi Dalam
komunikasi perlu diupayakan bagaiman komunikasi bisa ditingkatkan efektivitasnya.

Hambatan komunikasi yang sering terjadi, maka ada dua hal yang harus dilakukan yaitu peningkatkan
keahlian komunikasi individu dan peningkatan komunikasi untk hal-hal yang bersifat organisasional. Di
antara beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan keahlian komunikasi secara individu
adalah peningkatan keahlian dalam mendengarkan melalui seringnya komunikasi, mendorong
komunikasi yang sifatnya dua arah melalui tersedianya media untuk melakukan kritik dan saran yang
bersifat timbal balik.

Peningkatan kesadaran dalam memahami pesan melalui beberapa jenis media maupun simbol,
pemeliharaan kreadibilitas individu dengan membangun karakter dan moral, serta upaya untuk lebih
mengenalkan dan mendekatkan antara berbagai pihak yang melakukan komunikasi melalui pertemuan-
pertemuan yang sifatnya formal maupun informal. Adapun upaya yang dilakukan untuk meningkatkan
kemampuan berkomunikasi yang bersifat organisasional di antara nya adalah tindak lanjut dari setiap
komunikasi yang dilakukan (kadang kala hambatan dari berkomunikasi bukan karena pesannya tidak
tersampaikan, akan tetapi tindaklanjut nya tidak ada), pengaturan cara berkomunikasi si antara
bebrbagai pihak dalam organisasi, serta peningkatan kesadaran dan pemanfaatan media dalam
berkomunikasi.

B. Proses Komunikasi Dalam Organisasi

Proses komunikasi adalah bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya,
sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.
Proses Komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yag efektif (sesuai dengan tujuan
komunikasi pada umumnya).

1. Komunikasi Internal

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur
lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan,
sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen)

Dua dimensi komunikasi internal :

a. Komunikasi Vertikal

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic
communication]. Downward Communication (komunikasi atas ke bawah). Contoh pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern

Upward communication ( dari bawah ke atas ). Contoh: staf memberikanlaporan, saran-

saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

Cara mengatasi hambatan :D. Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Beberapa solusi yang dapat ditawarkan dalam mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam proses
komunikasi organisasi antara lain:

1. Hubungan Antar Personal

Hubungan yang harmonis dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesama sebaya
ataupun dengan atasan, biasanya disebut hubungan antar persona. Suatu anailisis khusus tentang
hubungan antar pesona menyatakan bahwa kita akan berhasil menciptakan komunikasi dalam
organisasi bila melakukan hal-hal berikut ini

a. Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan

b. Menetapkan dan menegaskan identitas kita dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-
besarkan ketidaksepakatan.

c. Menyampaikan informasi kepada oranglain tanpa menimbulkan kebingunngan, kesalahpahaman,

penyimpangan, atau perubahan lainnya yang disengaja

d. Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap mbertahan atau
menghentikan proses

e. Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan persona dan antar pesona
yang efektif f. Ikut serta dalam interaksi social informal tanpa terlibat dalam muslihat Hubungan antar
pesonal cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut yaitu
menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif, menyampaikan
apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri, menyampaikan
pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang
relevan dan penuh pengertian, bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap
menerima secara verbal maupun nonverbal, selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat
terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan ramah, berterus-terang
mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang
tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.

2. Hubungan Posisional

Hubungan posisional ditentukan dengan pendekatan struktur dan tugastugas fungsional anggota
organisasi.

Menurut Koontz dan O’Donnel untuk mengatasi kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif
dan efisien individu dalam organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses komunikasi di organisasi
adalah:

a. Merencanakan penempatan / pengaturan jabatan secara benar. Sebagian dari kegagalan untuk
merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada pengaturan orang-orang dari jabatan yang
diberikan dari atasan sehingga pada akhirnya terjadi kegagalan dalam komunikasi horizontal dan vertikal
yang ada dalam organisasi. Untuk dapat mencairkan kondisi tersebut ada baiknya melakukan rencana
penempatan orang-orang yang ada di organisasi dengan berdasarkan kemampuan dan kesenioritasan
yang diakui oleh individu-individu yang ada dalam organisasi

b. Berusaha menjernihkan hubungan

Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan,

ketidakamanan, ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya
dalam pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya individu yang dapat menjadi jembatan untuk
mencairkan situasi kebekuan komunikasi horizontal dan vertikal antar sesama rekan dan antara
bawahan – atasan..

3. Hubungan Berurutan

Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalam proses ini orang dipuncak
hierarki mengirimkan pesan; kepada orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang
ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua
menjadi pesan orang ketiga. Peran kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor).