Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Peran Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi Kelompok dan Organisasi

Kelompok 1:

1. Aufa Rozy Sabila - 1906293341

2. Chika Widyaputri Mulyono - 1906293360

3. Febby Fadia Clarizsa - 1906293404

4. Hartika Syifa Khaerani - 1906293436

5. Jessycarania Jaxentia - 1906293442

1. Sejarah dan Istilah Pengertian

Pengertian komunikasi organisasi tumbuh dari program pelatihan

keterampilan dan teknik komunikasi yang dirancang untuk para manajer bisnis dan

industri yang diselenggarakan atas kerja sama dunia bisnis dan industri dengan

perguruan tinggi. Tujuan program pelatihan ini yakni untuk meningkatkan

kemampuan komunikasi persuasi yang efektif untuk menciptakan produktivitas dan

efisiensi kerja karyawan. Program pelatihan ini mencapai puncaknya menjelang

Perang Dunia 2 dimana terjadi kerja sama antara tiga kekuatan masyarakat Amerika

Serikat yang dikenal sebagai The Triple Alliance: Academe, The Military, and

Industry dan berhasil menyelenggarakan program Training Within Industry (TWI).

TWI ini merupakan program darurat dan kampanye besar besaran dalam keterampilan

dasar komunikasi untuk menyebarkan teknik pengajaran pada jutaan orang di dunia

industri dan militer untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Program

darurat-massal-monumental ini menghasilkan tiga paket komunikasi penting untuk

peningkatan produktivitas kerja yaitu 1) JIT (Job Instruction Training) untuk

mengajarkan bagaimana para pekerja harus melaksanakan tugas, 2) JMT (Job

Methods Training) yaitu mengajarkan penyederhanaan pekerjaan, diadaptasi dari time

and motion studies yakni metode pengukuran waktu dan gerak yang diajarkan oleh

aliran scientific management, 3) JRT (Job Relations Training) yaitu mengajarkan

masalah masalah manusiawi tenaga kerja dalam pelaksanaan tugas seperti keluhan,

kemangkiran, motivasi, dan alkoholisme, yang merupakan aplikasi dari ajaran human

relations.

Pidato dan penulisan bisnis adalah pelatihan berbicara dan menulis efektif

serta efisien bagi para manajer bisnis dan industri untuk bisa menyukseskan

pelaksanaan fungsi manajemen. Komunikasi bisnis adalah teknik komunikasi lisan

dan tertulis yang digunakan jajaran manajemen dalam kegiatan produksi bisnis, dan

administrasi sehari hari yang bersifat rutin. Komunikasi administrasi diartikan sebagai

komunikasi internal formal yang terkait dengan fungsi manajemen dan komunikasi ini

paling baik dianggap sebagai bentuk komunikasi sosial atau komunikasi manusia

yang mengandung lima elemen yaitu komunikator yang menyampaikan pesan kepada

seorang penerima dengan maksud mempengaruhi perilaku penerima pesan tersebut

sebagaimana terlihat dari tanggapan yang diberikannya. Sedangkan komunikasi dalam

organisasi mencakup komunikasi internal organisasi dan eksternal antara organisasi

dengan lingkungan, selain itu tidak hanya berfungsi sebagai jaringan yang

menghubungkan anggota anggota organisasi menjadi satu kesatuan tetapi sistem

komunikasinya juga berfungsi sebagai alat yang membuat organisasi mengait pada

lingkungannya.
2. Definisi

Beberapa definisi komunikasi organisasi menurut para ilmuwan, yaitu:

a. Lee Thayer (1968)

Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi di dalam

organisasi dan komunikasi yang terjadi di antara organisasi dengan

lingkungannya, yang mendefinisikan organisasi maupun menentukan

kondisi-kondisi eksistensinya dan arah pergerakannya.

b. Jorge Schement (2002)

Komunikasi organisasi adalah proses (melalui mana) orang

membentuk, mengelola, dan menafsirkan perilaku-perilaku dan simbol-simbol

entah verbal atau nonverbal), baik dengan sengaja maupun tidak sengaja,

melalui interaksi (dengan perantaraan atau langsung), di dalam dan lintas

konteks organisasi tertentu.

c. R. Wayne Pace dan Don F. Faules (1994)

Komunikasi organisasi dapat diberi definisi sebagai pemampangan dan

penafsiran pesan-pesan antar satuan-satuan komunikasi yang menjadi bagian

dari suatu organisasi. Sebuah organisasi terdiri dari satuan-satuan komunikasi

yang saling berhubungan secara hierarkis dan berfungsi di dalam sebuah

lingkungan.

d. Gerald M. Goldhaber (1993)

Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan pertukaran

pesan-pesan di dalam sebuah jaringan hubungan-hubungan saling

ketergantungan yang bertujuan untuk mengatasi ketidakpastian lingkungan.

 Berdasarkan penjelasan beberapa definisi di atas, definisi operasional

komunikasi organisasi yaitu: Komunikasi organisasi adalah proses pertukaran pesan

yang berlangsung di antara orang-orang yang berperan dalam jaringan hubungan

saling ketergantungan demi efektivitas pencapaian tujuan organisasi yang sudah

ditetapkan. Komunikasi organisasi juga berlangsung untuk menggerakkan

kegiatan-kegiatan karyawan secara terkoordinasi dengan tujuan mencapai tujuan

organisasi.

3. Ciri-Ciri Komunikasi Organisasi

a. Komunikasi organisasi sebagai proses

Komunikasi organisasi bukan peristiwa-peristiwa yang terjadi secara terpisah,

melainkan sebagai proses yaitu bersifat dinamis, berlangsung terus-menerus,

terus berubah, serta berkesinambungan satu sama lainnya. Secara lebih detail,

komunikasi organisasi sebagai proses pertukaran pesan yang melibatkan para

anggota organisasi yang berlangsung secara tanpa henti (perilaku dan kegiatan

organisasi).

b. Terstruktur

Komunikasi organisasi melibatkan orang-orang berkedudukan serta berperan

berbeda-beda berdasarkan struktur hierarkis, yaitu hubungan interdependen

mengikuti chain command yang berjenjang. Praktik pada umumnya yaitu

komunikasi diinisasikan oleh atasan kepada bawahannya. Hal inilah yang

membentuk struktur komunikasi yang menjamin keteraturan, rutinitas,

stabilitas, dan keteramalan sebuah organisasi.

c. Bertujuan jelas (intentional)

Komunikasi organisasi sifatnya intensional yaitu memiliki tujuan yang

sifatnya rasional dan jelas. Tujuan yang dimaksud ialah tujuan keseluruhan
 organisasi, tujuan masing-masing divisi organisasi, dan tujuan karyawan

secara individu.

d. Multi jenjang (levels of communication)

Komunikasi organisasi berlangsung multi jenjang sesuai latar ikatan atau

konteks kerangka kegiatan yang berbeda-beda. Konteks ataupun latar yang

dimaksud mengacu pada jumlah orang yang terlibat dalam komunikasi yang

terbagi menjadi lima jenjang: jenjang intrapersonal, interpersonal, kelompok,

organisasi, dan teknologi (Lee Thayer, 1968: 30-32). Komunikasi dapat

berlangsung hanya pada satu jenjang atau pada multi jenjang sekaligus.

a. Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi pada diri sendiri

melalui tindakan berpikir dan refleksi.

b. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antar individu, biasa

disebut one-to-one atau dyadic communication.

c. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang melibatkan beberapa

orang yang berkumpul karena kedekatan tempat ataupun hubungan,

biasa disebut small group communication.

d. Komunikasi organisasi adalah jaringan sistem data yang memadukan

seluruh anggota organisasi menjadi satu kesatuan dan menghubungkan

organisasi dengan lingkungan.

e. Komunikasi teknologi, melibatkan penggunaan alat teknologi

informasi seperti telepon, komputer, dan surat elektronik.

e. Dapat diramalkan

Komunikasi organisasi melibatkan orang dengan kedudukan dan peran yang

berbeda-beda serta berusaha menjaga pola hubungan yang stabil berdasarkan

aturan yang rigid. Oleh karena itu, komunikasi bersifat dapat diramalkan
 sehingga tidak menimbulkan kejutan dalam aspek apapun. Komunikasi dalam

organisasi bahkan pada umumnya dapat diantisipasi oleh calon penerima

pesan yang biasanya merupakan bawahan.

4. Ruang Lingkup Komunikasi Organisasi

Berdasarkan ‘penerima’ pesan, komunikasi dapat dibedakan menjadi

komunikasi internal dan komunikasi eksternal organisasi. Sedangkan, bila dilihat dari

‘fungsi’ pesan, komunikasi organisasi meliputi komunikasi formal dan komunikasi

informal.

1. Komunikasi Internal

Secara teknis, komunikasi internal berarti komunikasi yang melibatkan

anggota-anggota organisasi sebagai penerima pesan. Komunikasi internal

berlangsung menurut mata rantai berjenjang (scalar chain) dalam bentuk

jaringan otoritas atau kewenangan. Komunikasi internal dikenal sebagai

komunikasi yang instruktif, kontrol, dan koordinatif yang integratif dan

direktif ke arah tujuan.

2. Komunikasi Eksternal

Berarti komunikasi yang melibatkan orang-orang luar, yang bukan

anggota organisasi, sebagai penerima pesan. Umumnya berlangsung melalui

pejabat yang bertindak atas nama organisasi dengan orang luar, yang

mempunyai kepentingan bagi organisasi. Komunikasi eksternal disebut

komunikasi adaptif dan kontrol terhadap lingkungan demi kelangsungan hidup

organisasi. Sekarang ini, komunikasi eksternal mendapat perhatian besar dari

para pemimpin perusahaan karena kompleksitas persaingan dan perubahan

lingkungan yang terjadi serta untuk pemantapan kedudukan di masyarakat

dengan pembentukan citra perusahaan.

 3. Komunikasi Formal

Berlangsung mengikuti jenjang kewenangan hierarkis yang absah dan

terkait dengan tugas. Komunikasi formal berpusat pada keputusan pimpinan

dan berfungsi untuk pemberian perintah, koordinasi, dan kontrol atas

kegiatan-kegiatan bawahan. Supaya efektif maka diperlukan persiapan dan

perencanaan mengenai tujuan, target penerima pesan, penentuan situasi,

waktu, dan tempat.

4. Komunikasi Informal

Tipe komunikasi ini muncul dari hubungan sosial antar anggota

organisasi dalam bentuk pertemuan individual yang mana tidak melibatkan

pesan tugas. Hubungan yang erat ini dapat berkembang menjadi hubungan

tertutup antar beberapa orang yang dikenal dengan sebutan klik (clique) atau

kelompok eksklusif yang bersifat tertutup dan terdapat peluang menimbulkan

persaingan tidak sehat bahkan konflik.

Secara teknis komunikasi informal disebut grapevine (jaringan batang

anggur) dalam studi komunikasi organisasi. Secara eksklusif merupakan

komunikasi lisan tatap muka, yang dua arah, akrab, dan saling mempercayai,

peka terhadap pesan verbal maupun nonverbal, dan dapat menyalurkan

informasi secara cepat. Kini komunikasi informal juga dapat terjalin melalui

media sosial anggota.

5. Efektivitas Komunikasi Organisasi

Sesuai dengan cirinya, organisasi tentu mempunyai suatu tujuan yang hendak
dicapai, maka komunikasi yang efektif menjadi sangat penting untuk mencapai tujuan
tersebut. Dalam praktiknya, efektivitas dipahami sebagai kemampuan melakukan
suatu tindakan yang benar sesuai arah dan tujuan. Komunikasi ini akan dikatakan
efektif apabila dampak yang dihasilkan sesuai dengan maksud dan tujuan. Pada
dasarnya, peran komunikasi dalam organisasi memiliki 4 tujuan menurut Thayer
(1968) dalam Hardjana (2016), yaitu: (1) untuk memberikan informasi, (2) mengubah
sikap, (3) mengatur, dan (4) memadukan. Namun tidak selalu komunikasi dalam
organisasi ini berjalan efektif. Biasanya ada distorsi dalam melakukan komunikasi
yang membuat pesan atau proses aliran pesan itu tidak tersampaikan atau berjalan
dengan baik.

Distorsi Pesan

Distorsi jika mengacu pada hardjana (2016) adalah kerusakan pesan yang
disebabkan oleh berbagai kesalahan dalam proses penerimaan pesan. Kualitas suatu
pesan sendiri itu yaitu ketika penerima pesan dapat mereproduksi pesan yang diterima
dengan tepat, atau tidak melenceng dari perjalanan proses dalam komunikasi. Pada
dasarnya sumber distorsi pesan dalam komunikasi organisasi terjadi karena beberapa
faktor, seperti faktor pribadi, faktor organisasi, faktor situasi fisik, dan temporal.

A. Faktor Pribadi

Faktor pribadi mendorong suatu distorsi pada komunikasi biasanya berawal

dari kecenderungan daya indra terhadap stimulus lingkungan. Faktor pribadi,
diantaranya termasuk:

1. Persepsi

Persepsi dapat terbentuk melalui proses indra, seleksi, dan penafsiran stimulus.
Karena daya tangkap indera ini terbatas, maka ia hanya akan menangkap dan
memfokuskan beberapa stimulus yang terbatas. Hal ini membuat adanya sifat
selektif dari persepsi yang biasanya dilakukan atas dasar minat, daya tarik, dan
kemanfaatan.

2. Kepercayaan

Kepercayaan kita dapat mengubah persepsi kita. Jika kita percaya orang itu
memiliki kecerdasan dan kompeten, kita akan cenderung melihat ia sebagai sosok
yang konsisten tiap melakukan tindakan sesuai dengan apa yang kita percayai
tentang dia.
3. Keterbatasan Bahasa

Bahasa tidak pernah secara sempurna mewakili apa yang dimaksudkan. Hal
ini membuat maksud pesan terkadang jadi tidak sempurna dapat disampaikan
kepada penerima sesuai dengan maksud yang diinginkan.

4. Makna Ganda

Pesan memiliki dua arti yang berbeda. Kita ketahui terdapat pesan yang
memiliki makna denotatif atau secara harfiah sesuai dengan orang, benda, atau
peristiwa yang memang ada atau sebenarnya. Dan juga pesan bermakna konotatif
yang menunjukkan hubungan bagaimana pesan itu harus diterima dan ditafsirkan.

5. Pertentangan Antara Bahasa Verbal dan Nonverbal

Pesan nonverbal bisa menjadi sepuluh kali lipat pesan verbal. Ketika
seseorang penerima pesan melihat adanya ketidaksesuaian antara pesan verbal dan
nonverbal yang diberikan, penerima pesan akan mengacu atau mengambil arti
pesan nonverbal yang ia pahami.

6. Ambiguitas Pesan

Pesan yang tidak jelas atau sengaja disamarkan dapat menimbulkan sebuah
distorsi. Menurut Thayer (1968) dalam Hardjana (2016) ambiguitas pesan dalam
komunikasi ini terdiri dari 3 jenis, yaitu ambiguitas arti, ambiguitas maksud, dan
ambiguitas dampak.

7. Daya Memori

Daya ingat manusia cenderung mendistorsi informasi yang disimpan. Pada

dasarnya jika manusia menerima pesan yang tidak disukai maka ia akan
cenderung memangkas banyak rincian, sehingga membuat ingatan rusak dan/atau
tidak lengkap. Sebaliknya, jika pesan itu hal yang disenangi maka orang
cenderung menambah, mempertajam, dan melengkapi dengan banyak rincian.
 8. Motivasi

Ada tiga jenis motivasi yang dapat mendistorsi suatu informasi, yaitu sikap
terhadap isi pesan, kepentingan pribadi, dan penerima pesan.

B. Faktor Organisasi

1. Kedudukan

Jabatan sendiri mempengaruhi sistem nilai, cara pandang,

pengharapan, dan keterbatasan tertentu yang berbeda dengan orang
berkedudukan lain. Setiap kedudukan menuntut perspektif dan komunikasi
yang berbeda mengenai berbagai persoalan dalam organisasi. Menurut Katz
dan Kahn (1995) dalam Hardjana (2016) menyebutkan bahwa dengan
menduduki jabatan dalam organisasi sendiri sudah mendistorsi pesan dalam
komunikasi organisasi.

2. Hubungan Hierarki

Adanya hubungan vertikal dan horizontal tentu mempengaruhi cara

orang berkomunikasi. Hierarki membuat perbedaan pandangan terhadap
status atau kedudukan peran dalam organisasi. Biasanya bawahan akan lebih
berhati-hati jika berbicara dengan atasan, dan atasan biasanya lebih punya
kendali kontrol pada bawahan.

3. Kewenangan Pembuatan Keputusan

Kewenangan pembuatan keputusan berarti juga kewenangan

penyaringan informasi, koordinasi, pengarahan, dan hubungan. Maka
sentralisasi dibutuhkan untuk melakukan koordinasi dan arus informasi
dalam organisasi. Struktur organisasi ini dibuat untuk membatasi orang-orang
yang memiliki kewenangan agar tidak simpang siur, beda arah keputusan, dll.

4. Beban Muatan

Informasi tidak mengalir merata ke semua orang dan sesuai dengan

tugasnya. Berkat suatu kedudukan tertentu orang jadi menerima informasi
berlebihan, atau kekurangan informasi. Hal ini mengakibatkan seseorang
 yang kelebihan muatan informasi jadi tidak dapat menangkap semua
informasi atau pesan dengan tepat dan benar sehingga sulit untuk
memberikan tanggapan yang efektif pada semua informasi. Begitu juga yang
kekurangan informasi ia jadi merasa bosan, tidak cermat, apatis, dan bahkan
jadi membuat tidak peka terhadap informasi yang diberikan.

5. Hubungan Impersonal

Dalam organisasi terkadang terikat dengan komunikasi formal atau

antar kedudukan yang bersifat impersonal. Hal ini membuat orang
diperlakukan sebagai “jabatan”, sehingga terkadang anggota terpaksa
mengekang emosinya dan juga tidak mengharapkan orang lain mencurahkan
isi hatinya dalam komunikasi. Akibatnya orang jadi tidak peka terhadap
situasi emosi orang lain, seperti memberikan belas kasih, rasa terharu,
simpati, dll. Ini membuat pencarian solusi hanya mengandalkan aturan tanpa
dampak yang ditanggung pada beberapa orang yang terkena.

6. Sistem Aturan dan Kebijakan

Pikiran dan cara orang berkomunikasi memiliki pengaruh dari sistem

aturan dan kebijakan yang dibuat dengan asas impersonalitas.

7. Spesialisasi Kerja

Hasil pendidikan dan pelatihan mempunyai pengaruh pada cara orang

berkomunikasi. Mungkin orang yang lebih terampil akan menggunakan kosa
kata asing yang jarang atau tidak diketahui oleh kalangan yang awam dan
menghambat pemahaman orang awam tersebut.

C. Faktor Situasi Fisik dan Temporal

Kegiatan dalam suatu organisasi tidak selalu berjalan sesuai dengan jadwal.
Kadang ada suatu hal yang mendadak terjadi dan butuh solusi secepat mungkin.
Biasanya dalam situasi terdesak orang tidak dapat berpikir dengan tenang,
cenderung terbawa oleh pikiran emosional ketimbang rasional. Hal ini yang dapat
membuat komunikasi terdistorsi dan tidak lengkap sehingga mengakibatkan reaksi
salah tangkap dan emosional.
6. Praktik Komunikasi Efektif

Komunikasi organisasi dinilai efektif apabila tujuan pesan komunikasi

tercapai. Tingkat efektivitas komunikasi ditentukan oleh penerima pesan, bukan oleh

pengirim pesan. Terdapat dua model yang membahas mengenai hal ini, yaitu

1. Model Penerimaan Kewenangan (MPK)

Dikembangkan oleh Chester Barnard yang menjelaskan komunikasi

formal antara manajer dan bawahannya hanya efektif bila memenuhi

persyaratan sebagai berikut :

a. Bawahan menerima dan dapat mengerti komunikasi atasan;

b. Menurut persepsi bawahan, komunikasi atasan itu tidak bertentangan

dengan tujuan dari organisasi;

c. Menurut persepsi bawahan, komunikasi itu secara keseluruhan tidak

merugikan kepentingan pribadinya; dan

d. Bawahan mampu baik secara fisik maupun mental mengerjakan pesan

komunikasi tersebut.

2. Model Aturan Lima (MAL)

Dikembangkan oleh Keith Davis yang menyatakan bahwa komunikasi

dapat efektif bila secara teknis mematuhi The Rules of Five, yaitu :

a. Receive, penerima pesan secara fisik dapat menerima komunikasi

melalui panca indera;

b. Understand, mengerti isi pesan komunikasi;

c. Accept, mematuhi isi pesan;

d. Use, menggunakan dalam praktik; dan

e. Feedback, memberi umpan balik

Daftar Pustaka

1. Hardjana, A. (2016). Komunikasi Organisasi. Penerbit Buku Kompas.