KOMUNIKASI DALAM BISNIS

A.  PENTINGNYA KOMUNIKASI

Masalah komunikasi ini adalah inherent (melekat) terhadap kebutuhan manusia.  Rasanya
tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang lain.  Semikian
pula halnya pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sumber kehidupannya, seperti
dinyatakan “Effective Communication Is The Lifeblood Of Every Organization And A Key To
Success In Your Business Career As Well As In Your Personal Life: (Murphy and Peck, 1980:3). 
Artinya komunikasi merupakan “darah sebagai sumber kehidupan” bagi setiap organisasi dan
merupakan kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang.  Dikatakannya
bahwa komunikasi ini sangat penting, sehingga bila tidak ada komunikasi maka organisasi itu
tidak akan berfungsi.  Adapun bentuk organisasi itu, sosial, bisnis, profit atau non profit selalu
ada komunikasi antara individu didalamnya dan antar organisasi saling menukar informasi, ide,
rencana, usul, koordinasi untuk membuat keputusan.

Jalur komunikasi internal yaitu komunikasi di salam organisasi, sangat penting untuk
kelancaran jalannya roda organisasi.  Komunikasi internal dapat memotivasi para pegawai di
dalam organisasi agar bekerja lebih efisien.  Mereka memerlukan informasi yang tepat,
menerima kejelasan tugas dan pengarahan dan mereka juga memerlukan kejelasan tujuan
organisasi, prosedur, dan penyelesaian hal-hal yang bersifat kabur dan kontradiksi.

Sedangkan komunikasi eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang

lain diluar organisasi, seperrti relasi, langganan, konsumen atau dengan masyarakat pada
umumnya.  Komunikasi eksternal ini mempunyai daya jangkau jarak jauh, yang akan
membentuk good will (nama baik), dan membentuk imajinasi reputasi baik dihat masyarakat. 
Reputasi bagi sebuah organisasi dapat berbentuk dengan mengadakan komunikasi secara terus
menerus dengan masyarakat, melalui berbagai cara dan kegiatan, seperti promosi diberbagai
media, menyebarkan pamphlet dan sebagainya.

B.  PENGERTIAN KOMUNIKASI

Salah satu pengertian komunikasi adalah “suatu proses penyampaian dan penerimaan
berita atau informasi dari seseorang ke orang lain.  Suatu komunikasi yang tepat tidak bakal
terjadi kalau tidak penyampaian berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita
menerimanya tidak dalam bentuk distorsi”.  Distorsi ini dapat terjadi karena seseorang
mempersipsi lain dari apa yang dimaksudkan oleh pengirim informasi.  Oleh sebab itu
komunikasi ini sangat erat hubungannya dengan persepsi.  Persepsi pada hakekatnya adalah
proses pengalaman dan pengetahuan yang dialami oleh setiap orang didalam memahami
informasi tentang lingkungannya baik lewat penglihatan, pendengan, penghayatan, perasaan dan
sabagainya.  Antara penglihatan dengan persepsi dapat timbul salah paham, karena apa yang
dilihat, ditafsirkan secara lisan.
Herbert T. mengemukakan bahwa “Communication is the process by which meaning or
knowledge is transferred from one person to another, usually for the purpose of obtaining some
specific goal”.  Komunikasi adalah proses mentrasfer pengetahuan atau makna untuk mencapai
tujuan tertentu.

Krech menyatakan pula “A simple definition of communication would refer to the use of
symbols to achieve common or shared information about an object.”  Definisi yang sederhana
menyatakan bahwa komunikasi adalah kegiatan menggunakan simbol-simbol dalam rangka
menyampaikan informasi tentang suatu objek.

C.  PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Komunikasi dibedakan atas dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. 
Komunikasi vertikal berarti preses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada pihak
pegawai atau sebaliknya.  Dengan demikian komunikasi vertikal dibedakan pula atas komunikasi
ke bawah dan komunikasi ke atas.  Komunikasi ke bawah itu diwujudkan oleh pimpinan dengan
jalam pemberian perintah atau dengan jalan pemberian petunjuk.

Masing-masing komunikasi ke bawah bertujuan:

 Untuk menjamin hubungan yang baik antara pimpinan dan bawahan

 Untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan itu agar tertuju kepada realisasi tujuan
perusahaan.

Komunikasi ke atas diwujuudkan dengan pemberian laporan oleh bawahan kepada atasan. 
Komunikasi horizontal bermaksud menjamin hubungan baik antara pimpinan yang setingkat dan
diwujudkan dengan mengadakan pertemuan secara berkala.

Komunikasi ke luar bertujuan menjamin hubungan yang baik antara pihak atasan dari perusahaan
itu dengan pihak luar diwujudkan dengan tilpon, berbicara langsung atau dengan pengiriman
surat.  Komunikasi ke luar termasuk pada kategori eksternal function dari manager.

Komunikasi yang dilakukan hanya satu arah adalah hal yang amat tercela.  Untuk mengetahui
lebih lanjut perlu diranya diterangkan terlebih dahulu tentang proses komunikasi.

 Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan

 Pesan, yaitu isi perintah, instruksi atau pemberitahuan lain, artinya perihal, ide, pikiran,
informasi, opini, dsb
 Saluran atau channel/media, yaitu alat yang dipergunakan oleh komunikator untuk
menyampaikan pesan
 Komunikan, yaitu orang yang menerima pesan
 Efek, yaitu pengaruh akibat hasil komunikasi yang dilakukan komunikator terhadap
komunikan
 Bagi seorang pimpinan yang terpenting adalah unsur yang kelima (efek).  Sukses tidaknya
komunikasi dalam garis besarnya tergantung dari efek kegiatan komunikasi yang dilakukan. 
Semuanya ini harus diadakan pengecekan-pengecekan.  Komunikasi yang cocok tergantung dari:

1.  Keadaan komunikasi atau orang yang menerima pesan

 Bila ditinjau dari sudup bahasa yang menimbulkan masalah adalah rintangan pemahaman
 Dari dasar pendidikan yang menimbulkan rintangan adalah tingkat kecerdasan
 Dari sudut perbedaan latar belakang kehidupan sosial yang dapat menimbulkan rintangan
adalah perbedaan golongan
 Dari sudut perbedaan kedudukan pimpinan atau bawahan yang menimbulkan rintangan
adalah saluran terintangi
 Dari jarak yang memisahkan komunikator dan komunikan yang menimbulkan rintangan
adalah jarak

2.  Adanya saluran atau alat-alat komunikasi yang cukup

 Manusia: sebagai kurir, utusan, pengantar pos, konsul, duta perwakilan luar negri, dsb
 Alat-alat: surat kabar, majalah, radi telepom, saterit komunikasi, televisi

D.  KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi, yaitu:

 Komunikasi vertikal dari atas ke bawah

 Komunikasi vertikal dari bawah ke atas
 Komunikasi horizontal

Fungsi komunikasi dalam organisasi:

 Fungsi integratif: bertujuan untuk menjaga kesatuan individu serta bagian-bagian dalam
organisasi
 Fungsi interaktif: menjaga pertukaran informasi pendapat dan sikap agar individu atau
bagian organisasi dapat mengadakan penyesuaian baik antar sub sistem, dalam organisasi
ataupun dengan dunia lingkungannya.

E.  KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Komunikasi eksternal dilakukan perusahaan dalam hubungan dengan masyarakat , pemerintah

pada umumnya dan khususnya terhadap para konsumen atau langganan.

Komunikasi dengan langganan

Perusahaan dikatak sukses apabila konsumen tetap menjadi langganan dan terbentuk pada
dirinya suatu sikap yang disebut “PATRONAGE BUYING MOTIVE”, artinya suatu sikap
dimana seseorang selalu ingin berbelanja ke toko tertentu saja atau dia hanya ingin memakai
barang X saja, tidak mau diganti dengan barang lain.

Patronage buying motive pada suatu toko dapat terjadi karena adanya komunikasi yang baik
antara pemilik, pelayan toko dengan konsumennya seperti servis memuaskan, barang yang dijual
lengkap, tersedia macam-macam fasilitas seperti lapangan parker, barang yang diantarkan, jika
perlu bisa kredit dsb.

Komunikasi dengan lembaga pemerintah

Disini orang yang bergerak dibidang bisnis harus memahami peraturan yang dikeluarkan
pemerintah.  Kemudian perusahaan selalu berkomunikasi dengan cara mengisi formulir yang
harus diisi, mematuhi segala kewajiban, memperpanjang surat-surat ijin jika sudah habis masa
berlakunya seperti SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan), mendatangi kantor Kotamadya bidang
ekomoni guna mendapat ijin tertentu, ke Kantor Perindustrian, ke Kantor Dinas Perdagangan
dsb.

Komunikasi dengan masyarakat

Perusahaan hidup ditengan-tengah masyarakat, perusahaan tidak berdiri sendiri antara keduanya
terjalin suatu kerjasama dan saling berkomunikasi.

Misalnya dalam merayakan hari-hari tertentu perusahaan harus mengikuti apa yang berkembang
di masyarakat.  Menghadapi Hari Raya Idul Fitri, toko perlu ditata sedemikian rupa guna
menyambut hari raya tersebut, demikian pulan Hari Raya Peringatan Proklamasi 17 Agustus,
Tahun Baru dsb.  Ini merupakan suatu cara berkomunikasi dengan masyarakat.

F.  KOMUNIKASI DALAM ADMINISTRASI

Komunikasi administrasi adalah bentuk komunikasi yang disampaikan dengan mempergunakan

bahasa administrasi.  Agar proses komunikasi ini berjalan secara effisien maka harus
diperhatikan bahwa materi komunikasi tersebut hendaknya memenuhi empat macam persyaratan,
yaitu:

 Singkat (concise)
 Jelas (clear)
 Lengkap (complete)
 Tepat (correct)

Komunikasi administrasi pada dasarnya adalah komunikasi tertulis dan banyak dilaksanakan
dalam prganisasi mengingat bahwa waktu besar artinya tercapai tujuan dan produktivitas usaha. 
Disamping itu juga adanya pertimbangan-pertimbangan:
  Dengan komunikasi administrasi maka terdapat bukti hitam di atas putih yang bermanfaat
sebagai bahan dokumentasi baik bagi yang memberi pesan maupun yang menerima
pesan.
 Merupakan pegangan yang pasti bagi mereka yang menerima pesan
 Bilamana perlu dengan komunikasi admistrasi materinya dapat digandakan dalam waktu
yang singkat. Hal mana sering bahwa si penerina pesan jumlahnya sangat banyak.  Jika
demikian betapa sulitnya dilakukan komunikasi verbal (face to face).

Namun demikian komunikasi administrasi terkandung pula beberapa kerukan, antara lain:

 Mudah menimbulkan berbagai interpretasi manakala materi komunikasi tidak jelas.

Apabila hal ini terjadi maka mudah pula timbul kesalahfahaman (misunderstanding).
 Kenyataan menunukkan bahwa tidak selamanya komunikasi administrasi effektif dan
tidak semua hal dapat dilaksanakan bentuk komunikasi administrasi.

Dalam komunikasi admistrasi, kita menggunakan surat, barang cetakan, dsb.  Bahan-bahan
komunikasi dapat beruta suatu:

 Pemberitahuan
 Pernyataan
 Permintaan
 Permohonan
 Laporan, dll

Surat-surat yang dibuat oleh suatu kantor selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi
sebagai:

 Alat bukti tertulis

 Alat pengingat
 Bukti historis
 Duta organisasi
 Pedoman

Kemampuan menulis surat

      Agar memiliki kemampuan yang baik untuk menulis surat maka seorang komunikator harus
menguasai hal-hal sebagai berikut:

 Pemakaian bahasa atau tata bahasa yang baik dan benar

 Kedudukan masalah yang diperbincangkan seta latar belakangnya

G.  TEKNIK KOMUNIKASI BISNIS

Banyak cara dapat dilakukan dalam komunikasi bisnis, antara lain:

  Mencetak bulletin: diterbitkan secara teratur, memuat informasi tentang perusahaan,
tentang produk baru ataupun kerangka ilmiah/berita umum yang bermanfaat bagi
masyarakat.
 Membuat film documenter: menyangkut proses produksi kemudian disiarkan oleh
televise dalam bentuk berita pembangunan
 Publicity: pimpinan dapat mengundang wartawan datang ke lokasi perusahaan,
kemudian mengadakan wawancara tentang segala sesuatu mengenai perusahaan. 
Publicity ini tidak usah dibayar pemuatannya dalam surat kabar karena dimuatnya dalam
bentuk berita.
 Promosi: semua usaha yang bertujuan meningkatkan penjualan, termasuk kedalamnya
personal selling, advertising, publicity, dan sales promotion.

Komunikasi persuasive menimbulkan dampak yang lebih tinggi kadarnya dibandingkan dengan
komunikasi informative, yaitu dampak kognitif, dampak afektif dan dampak behavioral.  
Berikut ini adalah teknik-teknik yang dapat dipilih dalam proses komunikasi persuatif:

 Teknik asosiasi: penyajian pesan komunikasi dengan cara menumpangkannya pada

suatut objek peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak.  Teknik ini sering
dilakukan oleh kalangan bisnis/politik.
 Teknik integrasi: kemampuan komunikator untuk menyatukan diri secara komunikatif
dengan komunikan.  Teknik ini biasa digunakan oleh redaktur surat kabar dalam
menyuusun tajuk rencana.
 Teknik ganjaran: kegiatan untuk mempengaruhi orang lain dengan cara mengiming-
iming hal yang menguntungkan atau yang menjadikan harapan.
 Teknik tataan: upaya menyusun pasan komunikasi sedemikian rupa sehingga enak
didengar atau dibaca serta termotivasikan untuk melakukan sebagaimana disarankan oleh
pesan tersebut.
 Teknik red-herring: seni seorang komunikator untuk meraih kemenangan dalam
perdebatan denga mengelakkan argumentasi yang lemah untuk kemudian
mengalihkannya sedikit demi sedikit ke aspek yang dikuasainya guna dijadikan senjata
ampuh dalam menyerang lawan.  Teknik ini dilakukan pada saat komunikator berada
dalam posisi terdesak.

H.  IKLAN SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI DUNIA BISNIS

Untuk dapat menjual hasi produksinya secara luas, pengusaha tentu berusaha mempengaruhi
jumlah permintaan dengan memanfaatkan factor-faktor marketing mix yang harus dikuasai setiap
pengusaha meliputi unsur-unsur:

 Perencanaan produksi
 Penentuan merek dagang
 Penentuan bentuk kemasan
 Kebijaksanaan harga
 Penyusunan saluran penjualan
  Penjualan secara pribadi
 Periklanan dan promosi

Menurut Wright terdapat beberapa unsur iklan sebagai komunikasi.

Unsur-unsur dari iklan:

 Informasi dan persuasi

 Informasi dikontrol
 Terindentifikasinya informasi
 Media komunikasi massa

Dapat disimpulkan bahwa pandangan dari sisi iklan sebagai alat pemasaran dan komunikasi
hampir tidak ada bedanya.  Kecuali pemasaran melalui komunikasi iklan “sekedar alat bantu”
karena masih ada cara-cara komunikasi pemasaran lain (promisi, pameran, pendekatan melalui
salesman).

Titik berat pada pemasan paling tidak mengandung empat unsur:

 Unsur produk: dalam pemasaran harus produk yang benar-benar bernilai ekonomis, lain
dari yang lain atau memang beda
 Unsur harga: “dapat dijangkau” oleh setiap segmen khalayak yang menjadi sasarannya
 Unsur penyebaran: dapat mencapai seluruh segmen yang direncanakan terlebih dahulu
 Unsur komunikasi: alat yang bisa membantu menjual produk kepada konsumen

Bentuk kegiatan unsur komunikasi:

 Personal selling: sebagai metode penjualan yang dilakukan denga bertatap muka antara
penjual dengan pembeli tanpa memerlukan media
 Sales promotion: komunikasi pemasaran yang bentuknya sebagai kegiatan penjualan
dengan memberikan ganjaran kepada konsumen
 Publisitas dan kehumasan: kegiatan komunikasi pemasaran yang tidak
memperkenalkan produk tetapi organisasi pembuatnya
 Iklan: teknik komunikasi sebagai unsur pemasaran

Iklan harus memenuhi keempat hal berikut:

 Komunikasi tidak langsung

 Melalui media komunikasi massa
 Dibayar berdasarkan tariff tertentu yang diketahui umum
 Diketahui secara jelas sponsor atau pemasang iklannya
 KEUNTUNGAN MENJADI MOTIVATOR KOMUNIKASI DUNIA BISNIS

A. POINT OF SALE MATERIAL, SEBAGAI SALAH SATU BENTUK KOMUNIKASI

PRODUK KEPADA MASYARAKAT

Point of sale material atau disebut juga point of purchase material bentuk komunikasi
adanya suatu produk atau jasa tertentu yang ditawarkan kepada masyarakat.
Point of saleh material biasanya dipasang atau diletakkan di tempat-tempat yang strategis di
dekat produk yang ditawarkan di toko pengecer. Bentuknya antara lain : poster, display, shelf
strip, hanging flag, leaflet, asbak, dengan logo atau nama perusahaan atau pesan iklan tertentu.
Point of sale material yan baik merupakan bentuk komunikasi dunia bisnis yang vital dan sangat
efesien untuk mengiring minat pembeli, mengarahkan agar konsumen membeli produk dengan
merek tertentu.

B. PRODUSEN MENYESUAIKAN DIRI DENGAN LINGKUNGAN

Sebagai konsumen seringkali menghadapi keragu-raguan, kebingungan dalam

menentukan pilihan, hal ini disebabkan terbatasnya pengertian dan pemahaman terhadap
kemampuan barang untuk memenuhi kebutuhan.Cara-cara memaksa, menyudutkan konsumen
tanpa memberi penjelasan yang benar tentang produk tersebut dapat berakibat macetnya
komunikasi antara produsen dan konsumen.Hal ini disebabkan kekecewaan konsumen karena
merasa tertipu oleh bujukan iklan perusahaan tersebut.
Langkah awal yang harus ditempuh adalah mengetahui dan memperbaiki kebiasaan komunikasi
yang buruk, karena kebiasaan ini menjadi konsumen semakin pasif.

Kemudian langkah-langkah selanjutnya :

a. Jangan memberikan alasan yang sama
b. Jangan menilai kualitas produk secara berlebihan
c. Jangan menjatuhkan produk sejenis dari perusahaan lain
d. Sampaikan informasi yang sewajarnya
e. Tanggapi dengan segera setiap keluhan konsumen
f. Bertindak secara mantap.

C. PERILAKU KONSUMEN

Inti persoalan pemasaran adalah bagaimana konsumen memberikan jawaban terhadap

berbagai rangsangan pemasaran yang bisa diatur oleh perusahaan?Perilaku pembeli sangat
dipengaruhi oleh factor-faktor kebudayaan, social, pribadi dan psikologis.
Strategi pemasaran biasanya tidak akan melupakan peranan opinion leadership. Kadang-kadang
mereka memang bukan individu yang memiliki otoritas formal.Tetapi Karena keahliannya,
kearifannya atau mungkin karismanya mereka jadi sangat dipercaya oleh masyarakat
lingkungannya untuk memberi nasihat-nasihat tentang pemecahan suatu masalah.
Keberhasilan suatu produk ditentukan oleh citra (image) yang positif dari konsumen (pemakai).
Bila citra sebuah produk sudah tertanam, konsumen akan mengalami ketergantungan yang sangat
kuat akan produk tersebut. Oleh sebab itu, bila ekspansi pasar telah dilakukan, harus segera
dilakukan juga penelitian (action research) untuk mengetahui poisisi produk dalam format citra
dalam masyarakat.

D. MENENTUKAN STRATEGI KOMUNIKASI

Strategi komunikasi yang digunakan dalam kegiatan bisnis mempunyai berbagai

tujuan.Selain memberikan informasi yang tepat (pemilihan messages) agar komunikasi
memperoleh gambaran yang benar terhadap produk yang ada, komunikasi juga dimaksudkan
untuk menghindari efek-efek psikologis yang cenderung disertai prasangka-prasangka yang
mengakibatkan tidak tercapainya saling pengertian (mutual understanding).
Komunikasi seringkali diberi makna terlalu sederhana. Komunikasi sesungguhnya merupakan
salah satu cara yang dapat dipergunakan oleh setiap orang untuk mencapai suatu consensus,
sehingga memperoleh apa yang diinginkannya.
Namun demikian, perlu ditegaskan juga bahwa komunikasi semacam itu baru merupan
manifestasi dari naluri. Artinya setiap orang dapat melakukannya tanpa melalui proses belajar
dan berlatih terlebih dahulu. Dengan adanya modernisasi teknologi di pelbagai bidang telah
membuat manusia menciptakan alat-alat untuk mencapai keberhasilan komunikasi.

Beberapa hambatan komunikasi :

1. Bahasa (semantic)
2. Kebisingan (noise factor)
3. Teknik (technical factor)
4. Ketidaksamaan ruang lingkup pengalaman (field of experience)
5. Ketidaksamaan pengetahuan (frame of reference)

Syarat-syarat agar supaya komunikasi menjadi efektif adalah :

1. Menciptakan suasana komunikasi yang menguntungkan
2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan
4. Pesan dapat menggugah kepentingan di pihak komunikan yang dapat menguntungkan
5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaa atau reward di pihak komunikan