KOMUNIKASI ORGANISASI

DAN PENCITRAAN
ORGANISASI
DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

• Komunikasi, sebagai kata yang abstrak, pada dasarnya sulit didefinisikan.

Komunikasi memiliki sejumlah arti. Para pakar telah membuat banyak upaya untuk
mendefinisikan komunikasi. Namun, menetapkan satu definisi tunggal terbukti tidak mungkin
dan tidaklah berguna, utamanya melihat pada berbagai ide yang dibawa dalam kata
komunikasi. Definisi mana yang dipilih, tergantung kegunaannya, dalam hal apa definisi itu
diperlukan.
• Tahun 1976, Frank Dance dan Larson mengumpulkan 126 definisi komunikasi yang
berlainan, dan mengidentifikasi tiga dimensi konseptual penting yang mendasari perbedaan
dari ke-126 definisi temuannya itu.
Pertama, tingkat observasi atau derajat keabstrakannya:
yang bersifat umum, misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses
yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan. yang bersifat khusus, misalnya definisi yang menyatakan bahwa
komunikasi adalah alat untuk mengirimkan pesan militer, perintah, dan sebagainya melalui telepon, telegraf, radio, kurir dan sebagainya.
• Kedua, tingkat kesengajaan (intensionalitas): yang mensyaratkan kesengajaan, misalnya definisi yang
menyatakan bahwa komunikasi adalah situasi-situasi yang memungkinkan suatu sumber mentransmisikan suatu
pesan kepada seorang penerima dengan disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima. Sedangkan definisi
yang mengabaikan kesengajan, misalnya Gode (1959), yang menyatakan komunikasi sebagai proses yang
membuat sesuatu dari semula dimiliki oleh seseorang atau monopoli seseorang menjadi dimiliki dua orang atau
lebih.
• Ketiga, tingkat keberhasilan dan diterimanya pesan: yang menekankan pada keberhasilan dan diterimanya pesan,
misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi untuk mendapatkan
saling pengertian. Sedangkan yang tidak menekankan keberhasilan, misalnya definisi yang menyatakan bahwa
komunikasi adalah proses transmisi informasi. Dalam hal ini informasi ditransmisikan, tetapi tidaklah penting
diterima atau dipahami (Littlejohn dan Foss, 2009:7).
TUJUAN KOMUNIKASI BAGI ORGANISASI

• Ada 3 (tiga) tujuan utama dari komunikasi organisasi, yaitu :

1. Sebagai Tindakan Organisasi.
Komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasikan sebagian atau seluruh tugas dan fungsi organisasi yang di bagi-bagi dalam
bagian yang melaksanakan visi dan misi organisasi di bawah pimpinan atau manajer serta bawahan mereka. Tanpa komunikasi, maka organisasi
hanya merupakan kumpulan orang – orang yang terbagi dalam tugas dan fungsi masing – masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa
keterkaitan satu sama lain (tanpa sinkronasi dan harmonisasi). Organisasi tanpa komunikasi dan koordinasi samadengan organisasi yang
menampilkan aspek individual dan bukan menggambarkan aspek kerjasama.
2. Membagi Informasi (Information Sharing)
Salah satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi
mengarahkan manusia dan aktivitas dalam organisasi. Sebuah informasi atau pertukaran informasi berfungsi untuk membagi kemudian
menjelaskan informasi tentang tujuan organisasi, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mancapai hasil dari pengambilan keputusan.
3. Menampilkan Perasaan dan Emosi
Di dalam organisasi terdapat sekumpulan manusia yang bekerja sendiri maupun bekerjasama dengan orang lain. Mereka mempunyai kebutuhan
dan keinginan, perasaan dan emosi yang harus di ungkapkan kepada orang lain.
FUNGSI KOMUNIKASI ORGANISASI

Secara umum, fungsi komunikasi dalam organisasi menurut Sendjaja (1994) adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Informatif
Organisasi dapat di pandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang di dapat memungkinkan setiap
anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan – peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap
fungsi regulatif, yaitu:
a) Berkaitan dengan orang – orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang di sampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah – perintahnya di laksanakan sebagaimana mestinya.
b) Berkaitan dengan pesan, yaitu pesan – pesan regulatif yang pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk di laksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang di
harapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang di lakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar di
banding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan
tugas dan pekerjaannya dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu :
a) Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, news latter) dan laporan kemajuan organisasi.
b) Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
• Fungsi penting komunikasi organisasi menurut Brent D. Ruben antara lain:
1. Mengoordinasikan aktivitas individu, kelompok atau unit – unit lain dalam organisasi.
2. Memberikan pengarahan organisasi secara keseluruhan.
3. Memfasilitasi pertukaran informasi dalam organisasi.
4. Menjamin adanya arus timbal balik (two way flow information) antara organisasi dan
lingkungan eksternal (di luar) organisasi.
STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI

• Menurut Effendi (1993: 301) strategi komunikasi adalah paduan dari perencanaan
komunikasi (communication planning) dan manajemen komunikasi (communication
management) untuk mencapai suatu tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut strategi
komunikasi harus dapat menunjukan bagaimana operasionalnya secara taktis harus
dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) bisa berbeda sewaktu-waktu
bergantung pada situasi dan kondisi.
• Dengan demikian dapat dipahami bahwa strategi komunikasi merupakan paduan dari
perencanaan dan manajemen komunikasi yang dilakukan oleh organisasi untuk mencapai
tujuan bersama.
JENIS JENIS CITRA

• Menurut Frank Jefkins (2003) dalam bukunya Hubungan Masyarakat menyebutkan adanya beberapa citra yakni;

1. Mirror Image (Citra Bayangan).

Sebuah penggambaran citra yang diyakini dan dianggap benar oleh perusahaan atau pimpinan dalam suatu perusahaan memiliki anggapan
pihak luar perusahaan sudah memandang bahwa perusahaannya memiliki tanggapan baik, padahal tidak selamamnya padandangan diluar
perusahaan selalu baik. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan keinginan yang berbeda dengen realita yang terjadi pada publik luas
mengenai instansi tersebut.
2. Current Image (Citra Kini).
Citra yang erat kaitannya dengan word of mouth atau informasi yang di peroleh dari orang lain. Citra kini berkaitan dengan sepengalanam
seseorang mengenai suatu organisasi/instansi/perusahaan yang kemudian pengalaman yang dia dapatkan diceritakan kepada orang lain.
Hal tersebut tidak akan menjadi sebuah permasalahan ketika yang diceritakan adalah hal positif mengenai instansi, tapi akan menjadi
suatu permasalahan yang serius ketika pengalaman yang di ceritakan adalah sesuatu yang negatif mengenai instansi, yang sifatnya
permusuhan, kecurigaan, prasanga buruk (prejudice) sehingga mengakibatkan munculnya kesalahapaman (misunderstanding) yang
mengakibatkan ketidak percayaan terhadap suatu instansi.
3. Wish Image (Citra Keinginan).
Citra yang harapan dari instansi dan di terima dan dimaknai dengan baik oleh publiknya. Citra keinginan merupakan citra yang
berbanding lurus antara harapan dan hasil, intansi memiliki harapan positif dan publiknya memerima kesan tersebut secara positif
4. Corporate Image (Citra Perusahaan)
Sebuah upaya dari perusahaan mengenai tujuan kedepan perusahaan di mata publiknya, tentang bagaimana citra
perusahaan mendapatkan citra positif, lebih di kenal dan di terima dengan baik oleh publiknya. Humas berperan
untuk mengupayakan dan bertanggung jawab untuk memajukan citra perusahaan yang menjadi salah satu tujuan
utama perusahaan.

5. Multiple Image (Citra Serbaneka).

Merupakan citra pelengkap dari citra perusahaan. Hal ini bisa meliputi logo, atribut identitas, brand name, uniform,
para pekerja profesionalnya yang diidentikkan kedalam citra serbaneka yang diintegarasikan dengan citra
perusahaan.

6. Performance Image (Citra Penampilan).

Citra ini lebih ditujukan kepada subyek dari perusahaan yang berkaitan dengan kinerja atau penampilan diri dari
setiap anggota organisasi sehingga dapat membawa citra organisasi. Hal ini juga bisa dirtikan dengan etika
perusahaan mulai dari menyapa, bersikap, serta berinteraksi dengan pelanngannya
PROSES PENCITRAAN

• Menurut Elvinaro dari bukunya bukunya Dasar-Dasar Public Relations tahun 2002,
elvinaro mengungkapkan bahwa proses pembentukan citra dalam struktur kognitif yang
sesuai dengan pengertian sistem komunikasi dijelaskan oleh John. S. Nimpoerno dalam
laporan penelitian tentang Tingkah Laku Konsumen, seperti yang dikutip Danasaputra,
sebagai berikut :
FAKTOR FACTOR PEMBENTUKAN CITRA

a) Advertising
Periklanan mempengaruhi pembentukan citra sebuah lembaga. Iklan yang ditampilkan berpengaruh dalam membangun citra.
b) public relation
Salah satu metode komunikasi untuk menciptakan citra positif dari mitra organisasi atas dasar menghormati kepentingan bersama.
PR turut mengambil peran dalam pembangunan citra sebuah lembaga, karena PR merupakan ujung tombak sebuah lembaga dalam
bermitra dan mengomunikasikan pesan kepada khalayak untuk membentuk sebuah citra positif.
c) physical image
Kesan fisik sebuah lembaga dapat berpengaruh terhadap pembentukan citra lembaga tersebut.
d) word of mouth
Komunikasi lisan ( Word Of Mouth marketing - WOM) merupakan salah satu alat yang digunakan oleh marketer dalam
menjalankan kegiatan promosinya, selain bentuk promosi yang lainnya seperti iklan, publikasi dan sebagainya. WOM ini
mempengaruhi pembentukan citra lembaga.
e) pengalaman nyata konsumen dalam memakai barang / jasa.
Faktor ini paling berpengaruh langsung dalam membentuk citra, karena dari pengalaman konsumen memakai barang/ jasa ini lah
yang kemudian memunculkan andangan atau persepsi, sehingga lembaga dapat dicitrakan seperti apa di mata konsumen.
STRATEGI MEMBANGUN CITRA

• Salah satu cara untuk membangun citra suatu organisasi salah satunya dengan public
relation, salah satu studi kasus terhadap pembangunan citra yaitu salah satu rumah makan
di manado yang mendapat citra buruk karena suatu kasus, maka dari itu strategi yang
tepat terhadap kasus itu menggunakan public relation yaitu memohon maaf pada semua
pihak yang mendapat imbas dari kasus tersebut
DAFTAR PUSTAKA

• Alo Liliweri, Wacana Komunikasi Organisasi, (Bandung: Mandar Maju, 2004), hlm. 64
• Effendy, Onong Uchjana. 1998. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung PT.
Remaja Rosda Karya
• Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, (Jakarta: Rajawali Pers, 2009), hlm. 173
• Jefkins, Frank. 2007. Public Relations. Jakarta : Erlangga.
• Lengkong,Selvina.e-journal. “Acta Diurna” Volume VI. No. 1. Tahun 2017