MAKALAH

PERANCANGAN PERUBAHAN
MATA KULIAH MANAJEMEN PERUBAHAN

DISUSUN OLEH:

HERNA MARLINA

195130022

DOSEN PENGAMPU : NOVIANSYAH, M.KES

HALAMAN JUDUL

KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KESEHATAN

UNIVERSITAS MITRA INDONESIA

2021
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................1
A. LATAR BELAKANG..........................................................................................................1
A. RUMUSAN MASALAH......................................................................................................2
B. TUJUAN...............................................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................................................3
A. ANALISIS KEBUTUHAN PERUBAHAN.........................................................................3
A. PERUMUSAN PERUBAHAN............................................................................................4
B. PERENCANAAN PROYEK................................................................................................5
BAB III PENUTUP.........................................................................................................................7
A. KESIMPULAN.....................................................................................................................7
B. SARAN.................................................................................................................................7
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................................8

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dinamika kehidupan selalu mengalami perubahan baik dalam segi ekonomi, soail,
politik, budaya, teknologi bahkan kesehatan. Perubahan merupakan sebuah konsep
kehidupan agar menjadi lebih baik. Perubahan yang dilakukan tidak hanya menyangkut
tatanan kehidupan tapi menyangkut masalah etika dan perilaku kehidupan. Konsep
perubahan dicontohkan kehidupan-kehidupan terdahulu dengan turunnya pembawa
kebenaran melalui pedoman hidup yang mengatakan bahwa Tuhan tidak akan merubah
nasib suatu kaum apabila kaum tersebut tidak merubah nasibnya sendiri. Selain itu, akan
lebih baik jika manusia perlu mengusahakan untuk mencapai hal yang lebih baik dalam
kehidupan selanjutnya (Wanuri, 2011).
Perputaran kehidupan jelas akan berubah. Namun, terdapat hal yang tidak berubah
yaitu perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, sebuah perubahan sangat perlu dilakukan
pengelolaan bahkan perancangan agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan dan mencapai tujuan dari perubahan yang akan
dilakukan. Konsep manajemen perubahan menjadi sangat penting sebagai suatu ilmu dan
seni untuk melakukan pengelolaan perubahan agar apa yang menjadi perancangan sebuah
perubahan lebih fleksibel termasuk menyesuaikan kondisi lingkungan dan segera
beradabtasi (Wanuri, 2011).
Persyaratan Perencanaan Perubahan (planning of change) merupakan persyaratan
yang ada di ISO 9001:2015. Setiap perubahan sangat perlu direncanakan, diperkenalkan
dan diimplementasikan secara terkendali. Ketika organisasi menentukan kebutuhan untuk
perubahan maka harus dilakukan secara terencana. Jadi, persyaratan nyata dari standar
ISO 9001: 2015 adalah bahwa organisasi perlu membuat rencana ketika melakukan
perubahan, sehingga dapat memastikan bahwa perubahan dilakukan dengan benar.
Merencanakan perubahan dengan benar dapat membantu menghindari konsekuensi
negatif seperti kegagalan, pengerjaan ulang, atau pembatalan & penundaan layanan;
Perubahan ini justru harus dapat menghasilkan konsekuensi positif seperti pengurangan

1
 output yang tidak sesuai, atau mengurangi insiden kesalahan manusia. Tujuan
perencanaan perubahan adalah untuk menjaga kemampuan organisasi untuk terus
menyediakan produk dan layanan yang sesuai selama perubahan. Organisasi harus
mempertimbangkan tindakan yang dapat mengurangi potensi dampak negatif dari
perubahan, seperti melakukan uji coba sebelum implementasi penuh, atau menentukan
tindakan yang akan diambil ketika perubahan tidak berhasil dilaksanakan (WQA. 2019).
Oleh karena itu, dalam penulisan makalah ini akan dipaparkan perancangan sebuah
perubahan dengan melakukan analisisi kebutuhan perubahan, perumusan perubahan dan
perencanaan proyek dalam melakukan perubahan.

A. RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah:
1. Bagaimana analisis kebutuhan dalam perancangan perubahan?
2. Bagaimana perumusan dalam perancangan perubahan?
3. Bagaimana perencanaan proyek dalam melakukan perancangan perubahan?

B. TUJUAN
Tujuan dalam penulisan makalah ini yaitu:
1. Mengetahui analisis kebutuhan dalam perancangan perubahan.
2. Mengetahui perumusan dalam perancangan perubahan.
3. Mengetahui perencanaan proyek dalam melakukan perancangan perubahan.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. ANALISIS KEBUTUHAN PERUBAHAN

Adanya kesenjangan dianggap sebagian sebuah kebutuhan. Dalam pandangan
Kaufman menyatakan bahwa kebutuhan merupakan perbedaan/kesenjangan yang muncul
antara sesuatu yang diharapkan (results, consequences, or accomplishments) dan sesuatu
yang terjadi secara aktual. Kesenjangan yang terjadi antara kondisi ideal yang diharapkan
dan kondisi aktual yang terjadi, menjadi sebuah hal yang perlu dikaji secara mendalam.
Pengkajian atas hal tersebut dapat dikatakan sebagai analisis. Analisis merupakan
penyelidikan terhadap suatu peristiwa guna mengetahui keadaan sebenarnya (sebab-
musabab, duduk perkara, dan lain sebagainya). Dengan demikian, usaha yang dilakukan
untuk menyelidiki suatu peristiwa yang terjadi akibat adanya suatu kesenjangan antara
kondisi ideal yang diharapkan dengan kondisi aktual yang terjadi, secara sederhana
merupakan suatu kegiatan yang disebut sebagai analisis kebutuhan.
Di dalam padangannya, Kaufman menyatakan bahwa analisis kebutuhan
merupakan proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi kesenjangan yang terjadi
antara hasil yang diperoleh secara aktual dan hasil yang diharapkan. Kesenjangan yang
dianggap paling krusial menjadi prioritas untuk segera dikaji kembali guna menemukan
kondisi sebenarnya dan kebutuhan yang timbul, sehingga cara atau solusi yang paling
tepat untuk mengatasi kesenjangan dan memenuhi kebutuhan yang timbul dapat
teridentifikasi. Analisis kebutuhan yang dilakukan untuk menganalisa kesenjangan,
mengidentifikasi kebutuhan dan menentukan solusi yang tepat merupakan sebuah proses
yang kompleks. Hal tersebut diperkuat oleh Allison Rossett yang menyatakan bahwa di
dalam analisis, seseorang mengidentifikasi peluang, menemukan dan mendeskripsikan
masalah, menyatakan pertanyaan, membangun hipotesa, mengurangi kemungkinan,
menggambarkan hubungan antar bagian dan elemen yang ada, memisahkan fakta dan

3
 fiksi serta memberikan penilaian dan rekomendasi. Dengan demikian terlihat bahwa
kegiatan analisis kebutuhan merupakan sebuah hal yang kompleks.

Beberapa tujuan di dalam analisis kebutuhan Menurut Rochayadi (2008):

a. Menyediakan informasi untuk perencanaan.
Hasil analisis kebutuhan dapat berupa identifikasi tujuan, penentuan jangka waktu
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, atau spesifikasi area penempatan sumber
dan usaha.
b. Diagnosis atau identifikasi masalah Analisis kebutuhan digunakan untuk
memecahkan masalah.
c. Terfokus untuk mencari proses atau sistem yang tidak efektif sehingga dapat
dilakukan perbaikan.
d. Menentukan kriteria penilaian.
Analisis kebutuhan sebagai komponen dari beberapa model evaluasi. Hasilnya
menjadi bagian dari hasil evaluasi atau sebagai dasar penentu kriteria evaluasi.
e. Memuji atau mengkritik institusi
Hasil analisis kebutuhan dapat digunakan untuk menentukan apakah usaha
pendidikan atau pelatihan di perusahaan berjalan efektif dan efisien atau tidak

A. PERUMUSAN PERUBAHAN
Perumusan dalam perubahan perlu melakukan berbagai identifikasi untuk
berlanjut pada perencanaan proyek yang akan dijalankan (WQA, 2019), sebagai berikut:
1. Identifikasi kebutuhan untuk perubahan. Misalnya, Organisasi mengidentifikasi bahwa
Organisasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan jika Organisasi menerapkan
proses pembelian bahan baku yang memiliki waktu pengolahan lebih singkat.
2. Identifikasi tujuan perubahan dan konsekuensi potensial.
Tujuan identifikasi ini untuk mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan
kepuasan pelanggan, tetapi satu konsekuensi negatif dapat berupa harga yang lebih

4
 tinggi (risiko yang perlu ditangani). Rencana dapat dibuat untuk merekrut karyawan,
mencari dan menyetujui pemasok, dan menempatkan proses pada tempatnya.
3. Memastikan integritas
Rencana perlu memastikan bahwa Organisasi tidak memiliki masalah lain karena
perubahan yang akan dilakukan. Organisasi perlu bertanya apakah inspeksi bahan
baku yang masuk perlu diubah karena proses baru ini, atau tidak? Juga, waktu
pelaksanaan proses perlu dilakukan sehingga tidak ada gangguan dalam aliran bahan
baku yang akan mempengaruhi memenuhi persyaratan pelanggan.
4. Menetapkan sumber daya
Identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan rencana, dan tetapkan
sumber daya tersebut.
5. Identifikasi dan komunikasikan perubahan tanggung jawab
Adanya karyawan baru, mungkin timbul kebutuhan untuk manajemen karyawan
tersebut. Kepada siapa orang-orang pembelian baru akan melapor?
6. Melaksanakan rencana: Letakkan rencana dengan menggunakan sumber daya yang
diidentifikasi.
7. Memastikan efektivitas implementasi
Sebelum mempertimbangkan rencana yang akan diselesaikan, penting untuk
memastikan bahwa semuanya telah dicakup dengan memeriksa bahwa tidak ada
masalah yang ada sekarang yang perlu ditangani.

B. PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan proyek dimulai dengan meyakinkan sebuah tim bahwa proyek perlu
dilanjutkan dan dilaksanakan dengan membuat proposal proyek. Terdapat Proyek
eksternal yang mana proposal ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari
tim proyek. Adapun proyek yang bersifat internal, manajemen sebaiknya meminta untuk
membuat proposal untuk mendukung tim proyek dalam membuat rencana yang
sederhana. Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta
menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk menghasilkan
produk yang diinginkan .

5
 Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang. Rencana akan ditinjau
secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan
bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim.
Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan
sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya
perencanaan.
Adapun beberapa isi yang dapat dituliskan dalam sebuah proposal proyek sebagai
perencanaan dalam proyek sebagai berikut:
1. Pendahuluan Perencanaan Proyek
Merupakan langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke user,
terutama user luar.
2. Struktur Kerja
- Tim Proyek
- Programmer
- Pimpinan
- Manajer
3. Diagram Proyek guna menggambarkan bagaimana proyek akan berjalan.
4. Biaya
Biaya proyek sangat perlu dirincikan guna menunjang keberhasilan pelaksanaan
proyek yang direncanakan.
5. Jadwal
Jadwal kegiatan pelaksanaan proyek menjadi sangat penting sebagai gambaran baik
tim maupun klien mengetahui efektifitas waktu dalam proyek yang direncanakan.
6. Pelaporan dan Dokumentasi
Hal ini dilakukan dimulai dari bagaimana proyek direncanakan, terlaksana hingga
proyek berakhir untuk dilakukan pelaporan dan dokumentasi untuk mengetahui
tingkat keberhasilan dan sebagai evaluasi proyek.

6
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa:

1. Analisis kebutuhan perubahan merupakan sutau hal yang kompleks dan

terstruktur untuk dilakukan dalam perancangan proyek
2. Perumusan perubahan dilakukan dengan melakukan identifikasi-identifikasi
guna menentukan perencanaan proyek sesuai dengan kondisi dan situasi
sebagaimana tujuan perubahan yang akan dilakukan.
3. Perencanaan proyek dimulai dari menguatkan tim bahwa proyek perlu
dilanjutkan dengan menuliskan rencana proyek dalam sebuah proposal.

B. SARAN
Perancangan perubahan menjadi suatu hal yang perlu dilakukan dengan
pemikiran yang matang. Sebaiknya dalam perancangan perubahan tetap
melibatkan tim dan mempertimbangkan pendapat-pendapat tim agar proyek yang
direncanakan dengan tujuan adanya perubahan lebih baik dapat tercapai dengan
baik pula.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Worldwide Quality Assurance (WQA). (2019). Memahami Perencaan untuk Perubahan

(Planning of Change) di ISO 9001. https://wqa-apac.com/memahami-perencaan-untuk-
perubahan-planning-of-change-di-iso-9001/ Diakses tanggal 6 Oktober 2021

Rochyadi, R. 2008. Manajemen Pembaharuan. Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah

Wanuri. 2011. Manajemen Perubahan. Jurnal STIE Semarang. Volume 3 Nomor 1

Johanes Papu. 2002. Analisis Kebutuhan Pelatihan

(http://www.epsikologi.com/epsi/industri_detail.asp?id=129) Diakses tanggal 6 Oktober
2021.

8
9