LEMBAR KERJA ASPEK KOMPETENSI

CATATAN HARIAN (LOG BOOK)

PRAKTIK KERJ LAPANGAN (PKL)

ASPEK KOMPETENSI : Manajemen Konstruksi

NAMA KOMPETENSI : Mampu menjelaskan rapat-rapat yang diadakan (PCM, Show Cause
Meeting, dll)

DI SUSUN OLEH :

SHEILA KARIN AMALIA

NIM : 17 6430 26

PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN

REKAYASAN JALAN DAN JEMBATAN
JURUSAN TEKNIK SIPIL
POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA
2020
 LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR KERJA ASPEK KOMPETENSI
CATATAN HARIAN (LOG BOOK)
PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
ASPEK KOMPETENSI :MANAJEMEN KONSTRUKSI
NAMA KOMPETENSI :MAMPU MENJELASKAN RENCANA KERJA DAN
SYARAT-SYARAT SESUAI DALAM DOKUMEN
KONTRAK

PROGRAM STUDI S-1 TERAPAN

REKAYASA JALAN DAN JEMBATAN
JURUSAN TEKNIK SIPIL
2020

Oleh:
SHEILA KARIN AMALIA
NIM: 17 643 026

Samarinda, 15 Januari 2021

Menyetujui,
Pembimbing I Pembimbing II

Rafian Tistro, ST. MT Budi Nugroho, ST.,M.Eng

NIP. 19640127 199003 1 001 NIP. 19720614 200003 1 001
Mengesahkan,
Ketua Program Studi
S1 Terapan Rekayasa Jalan & Jembatan

Insan Kamil, ST, M.Eng

NIP. 19761020 200604 1 007
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pembangunan jalan merupakan salah satu hal yang selalu beriringan dengan kemajuan

teknologi dan pemikiran manusia yang menggunakannya, karena jalan merupakan fasilitas

penting bagi manusia agar dapat mencapai suatu daerah yang ingin dicapai. Pekerjaan pada

proyek Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu – Sp. M. Said adalah

pekerjaan jalan raya dan perawatannya. Masa pelaksanaan untuk proyek ini adalah selama

240 hari kalender. Lokasi pekerjaan terletak di Kota Samarinda, Provinsi Kalimantan

Timur. Sumber pendanaan untuk pelaksanaan kegiatan ini berasal dari APBD I Tahun

Anggaran 2015.

Pekerjaan Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu – Sp. M. Said pada

ruas jalan Jakarta 1 merupakan jalan yang menghubungkan pusat kota Samarinda –

Jembatan Mahulu. Ruas jalan tersebut sangat penting bagi masyarakat dan pengguna jalan

karena merupakan salah satu pusat perekonomian menuju kota maupun kepedesaan dan

mobilisasi warga Samarinda menuju Jembatan Mahulu, termasuk jalur angkutan

penumpang dan jalan menuju ke Kabupaten /Kota lainnya. Oleh karena itu sangat penting

bagi Pemerintah Kota Samarinda untuk membangun kenyamanan akses ruas jalan tersebut.

Target panjang jalan yang sekarang masih dalam proses pelaksanaan yaitu mulai dari

8+276 sampai 11+450 dimana kondisi saat ini yang telah di Rigid Pavement adalah dari

8+276 sampai 8+651,89 atau 375,89 m dan sisanya masih dalam tahap penyiapan badan

jalan.

Agar proyek jalan ini dapat terlaksana sesuai dengan waktu (schedule) dan biaya yang

sudah ditentukan, maka bukan hanya SDM, dana yang siap, peralatan yang lengkap, namun
 lebih dari itu faktor utama yang lebih menentukan keberhasilan sebuah proyek adalah

adanya Rapat-rapat yang diadakan sebelum proyek berjalan, selama proyek berjalan, dan

selesai proyek.

Dalam manajemen konstruksi, Rapat-rapat sangat perlu diadakan agar tidak terjadi

kesalah pahaman antara owner, kontraktor, dan konsultan pengawas. Seperti rapat PCM

yang diadakan sebelum proyek berjalan ini sangat berguna untukk menyamakan persepsi

kemudian menyepakati beberapa hal agar tidak menimbulkan masalah dalam pelaksanaan

pekerjaan. Disamping itu ada juga beberapa rapat pada pelaksanaan secara berkala /

mingguan, Show Cause Meeting, dan juga rapat-rapat tertentu karena adanya permasalahan

yang mendesak terkait dengan pekerjaan konstruksi dilapangan.

1.2 Deskripsi Proyek

Kota Samarinda merupakan ibu kota Kalimantan Timur. Datar dan berbukit antara 10-

200 meter diatas permukaan laut. Dengan luas wilayah 718 km2. Kota Samarinda

berbatasan dengan Kabupaten Kutai Kartanegara disebelah barat, timur, selatan dan utara.

Kota Samarinda beriklim tropis basah, hujan sepanjang tahun. Suhu udara antara 24-32 oC,

dengan curah hujan rata-rata 162 mm, dan kelembaban udara rata-rata 82,7%. Curah hujan

dan kondisi tanah yang kadar lempungnya tinggi membuat sarana transportasi jalan yang

ada disamarinda harus lebih teliti dalam pembangunannya, transportasi jalan yang ada di

Kota Samarinda merupakan bagian dari sistem transportasi regional yang menghubungkan

Kota Samarinda dengan kota/kabupaten lain di provinsi Kalimantan Timur. Sebagaian

besar jalan yang ada di Kota Samarinda sudah memiliki permukaan yang beraspal dengan

kondisi baik. Jalan merupakan prasarana transportasi yang menghubungkan antara daerah

satu dengan daerah lainnya yang tentunya memenuhi syarat aman, nyaman, dan lancar bagi
para pengguna jalan baik menggunakan kendaraan maupun berjalan kaki. Sehubungan

dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka pembangunan pun berkembang

semakin pesat terutama di bidang konstruksi jalan guna menciptakan tatanan kota yang

baik.

Kota Samarinda merupakan salah satu kota yang berperan serta dalam melaksanakan

pembangunan di bidang konstruksi, misalnya pembangunan gedung-gedung baru, jalan-

jalan pendukung di seluruh pelosok Samarinda, sehingga perekonomian daerah akan selalu

menampilkan grafik yang meningkat. Selain itu alasan lain digunakannya perkerasan kaku

pada ruas jalan Jakarta 1 karena  jalan beton tersebut  lebih kuat, awet dan bebas

perawatan. Dengan beberapa alasan tersebut maka penulis mengambil judul untuk

penulisan laporan praktek kerja lapangan ini yaitu Pembangunan Jalan Outer Ring Road

jembatan Mahulu – M.Said.

Nama Kegiatan : Peningkatan Daya Saing Invenstasi Sektor Jalan dan Jembatan

Nama Proyek : Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu Sp

M.Said

Lokasi : Kota Samarinda Provinsi Kalimantan Timur

Pemilik Proyek : Pemerintah Daerah Kota Samarinda,

Kontraktor Pelaksana : PT. PRAMPUS INTI PUSPITA

Konsultan Supervisi : CV. LUNDAYEH BORNEO CONSULTANT

Konsultan Pengawas : CV. Rima Cipta Consultant

No. Kontrak : 603/02-A.24/KONT/KPA/V/2015

No. SPMK : 16/SPMK/RUTIN/VIII/2015

Tanggal Kontrak : 6 Mei 2015

 Tanggal SPMK : 11 Mei 2015

Konstruksi : Pemabangunan Jalan

Nilai Kontrak : Rp. 38,918,834,000

Cara Pembayaran : Sertfiat Bulanan/Monthly Certifacate

Masa Pelaksanaan : 168 Hari Kalender

Masa Pemeliharaan : 30 Hari Kalender

Sumber Dana : APBD I tahun anggaran 2015

1.3 Aspek Kompetensi

Aspek Kompetensi yang diambil adalah Manajemen Konstruksi dengan Nama

Kompetensi Mampu Menjelaskan Rapat-Rapat yang Diadakan (PCM, Show Cause

Meeting dll).

1.4 Manfaat Kompetensi

Adapun beberapa manfaat dari adanya kompetensi ini dalam proyek yaitu:

a. Mampu mengatur tata cara pelaksanaan rapat persiapan pekerjaan (PCM) untuk

menghilangkan keraguan dan perbedaan tentang dokumen kontrak dan turunannya;

b. Mengetahui tujuan dan jenis-jenis rapat yang diadakan dalam suatu kegiatan proyek;

c. Dapat mengetahui hal-hal yang dibahas dalam masing-masing rapat; dan

d. Mengetahui tahapan-tahapan pelaksanaan masing-masing rapat.

 BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Konstruksi

Pengertian manajemen yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk

mencapai sasaran atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusaahaan dan

organisasi (Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia). Manajemen befungsi untuk

melaksanakan semua kegiatan yang diperlukan dalam pencapaian tujuan dengan batas-

batas tertentu.

Dan pengertian Konstruksi menurut Bahasa Indonesia lebih dekat dengan kata

dari Bahasa Belanda “Konstruktie”, karena kata Konstruksi yang dimaksudkan disini

adalah wujud sesuatu bangunan.Sehingga kata Konstruksi berupa kata benda. Jadi

Konstruksi disini terjemahan langsung dari Bahasa Inggris yaitu dari kata “Construction”,

yang berarti pembangunan. Konstruksi adalah susunan dan hubungan bahan bangunan

yang disusun sedemikian rupa sehingga penyusuna tersebut menjadi satu kesatuan yang

dapat menahan beban dan menentukan pola bangunan.

Jadi, definisi Manajeman Proyek Konstruksi adalah suatu metode untuk mencapai

suatu hasil dalam bangunan atau infrastruktur yang dibatasi oleh waktu dengan

menggunakan sumber daya yang ada secara efektif melalui tindakan-tindakan yang sesuai

fungsinya. Adapun fungsi tersebut sebagai berikut:

a. Perancanaan ( Planning )

b. Pengorganisasian ( Organising )

c. Pelaksanaan ( Actuating )

d. Pengawasan ( Controlling )
2.2 Rapat

2.2.1 Pengertian Rapat

Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan

sesuatu, sidang, majelis. Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi

yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk

memberikan penjelasan, memecahkan auatu persoalan dan sekaligus mengadakan

perundingan demi memperoleh suatu hal yang disepakati / disetujui bersama

(Rambe, 1993).

Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi

sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut

kepentingan bersama (Rozanna, 1995).

Menurut Wursanto (1987), diuraikan bahwa rapat adalah :

1. Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang

sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun

pemerintah.

2. Alat untuk mendapatkan mufakat, melaui musyawarah kelompok.

3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah

untuk mufakat.

4. Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.

5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi

sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangut

kepentingan bersama.
 6. Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para

anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan

dengan kepentingan organisasi.

2.2.2 Tujuan Rapat

Menurut Endang (2011), beberapa tujuan diadakannya rapat yaitu :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3. Sebagai alat koordinasi antar internal atau antar eksternal.

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang

sedang terjadi.

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

7. Dan lain-lain.

2.2.3 Jenis-Jenis Rapat

Menurut Endang (2011), rapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis,

yaitu:

1. Berdasarkan Tujuan:

a. Rapat Penjelasan

Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan

menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

b. Rapat Pemecahan Masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan

pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

 c. Rapat Perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan

tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah

agar tidak merugikan kedua belah pihak.

1. Berdasarkan Sifat:

a. Rapat Formal (Formal Meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu

perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan

semua peserta rapat memperoleh undangan.

b. Rapat Informal (Informal Meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi

dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa

undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

c. Rapat Terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota

organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak

bersifat rahasia.

d. Rapat Tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan

tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang

menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh

diketahui oleh umum).

2. Berdasarkan Jangka Waktu:

 a. Rapat Mingguan

b. Rapat Bulanan

c. Rapat Semester

d. Rapat Tahunan

3. Berdasarkan Frekuensi:

a. Rapat Rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa,

misal mingguan, bulanan.

b. Rapat Incidential

Rapat incidential ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan

terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan

dengan segera.

4. Berdasarkan Nama

a. Rapat Kerja

Rapat kerja ialag rapat atau pertemuan para karyawan dan

pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan

tugas suatu instansi.

b. Rapat Dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan

atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di

instansi pemerintah).

c. Musyawarah Kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

2.2.4 Syarat-Syarat Rapat

Syarat-syarat rapat menurut Endang (2011) yaitu:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi,

perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus

dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada

yang disembunyikan serta prasangka).

4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta

rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mecapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta harus

mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik,

antara lain:

A. Persiapan Rapat

Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat;

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun;

3. Penentuan tempat;

4. Akomodasi;

5. Konsumsi; dan

6. Media/peralatan.

B. Pelaksanaan Rapat

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

 2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat.

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.

11. Waktu.

2.3 Rapat Pada Pekerjaan Konstruksi

2.3.1 PCM (Pre Construction Meeting)

Pre Construction Meeting atau disingkat PCM merupakan istilah lain dari

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak yang sering digunakan oleh para pelaku

pengadaan Jasa Konstruksi di lapangan. Apapun jenis kontrak yang digunakan,

dalam pelaksanaan Kontrak Kerja Konstruksi sebelum pelaksanaan pekerjaan

wajib dilaksanakan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak. Sama seperti yang

tertuang pada gambar diatas, Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak

dilaksankaan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak diterbitkannya SPMK

dan sebelum pelaksanaan pekerjaan. Pihak-pihak yang terlibat dalam rapat

yaitu :

 PPK

 Wakil Sah PPK dan/atau Direksi Lapangan

  Penyedia Pekerjaan Konstruksi

 Unsur Perancangan/Penyedia Jasa Perancangan

 Unsur Pengawasan/Penyedia Jasa Pengawasan

Rapat ini bertujuan agar adanya kesamaan persepsi/pemahaman antara

para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Kontrak Pekerjaan Konstruksi.

Ketentuan terkait Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak ini juga telah

tertuang dalam Model Kontrak Pekerjaan Konstruksi/Syarat-Syarat Umum

Kontrak Standar Dokumen Pemilihan (SDP) Pengadaan Pekerjaan Konstruksi

Lampiran II Permen PUPR Nomor 07/PRT/M/2019 tentang Standar dan

Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi melalui Penyedia. Dalam Rapat Persiapan

Pelaksanaan Kontrak, beberapa hal yang dibahas dan disepakati meliputi :

1. RMPK

2. Pelaksanaan RKK

3. Organisasi kerja

4. Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan;

5. Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang diikuti uraian tentang metode kerja

yang memperhatikan Keselamatan dan Kesehatan Kerja;

6. jadwal pengadaan bahan/material, mobilisasi peralatan dan Tenaga Kerja

Konstruksi;

7. penyusunan rencana pengukuran/pemeriksaan bersama;

8. hal-hal lain yang dianggap perlu

2.3.2 Show Cause Meeting

 Show Cause Meeting (SCM) diadakan oleh Pejabat Dinas terkait dalam

hal ini Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Rapat diadakan dikarenakan adanya

kondisi kontrak kerja yang dinilai kritis dan berpotensi waktu pelaksanaan

tidak sesuai dengan jadwal penyelesaian pekerjaan yang telah dibuat.

Karena kontrak dinyatakan kritis dalam hal penanganan pekerjaan, maka

kontrak kritis harus dilakukan dengan rapat pembuktian SCM. Pejabat Dinas

dalam hal ini PPK harus memberikan peringatan tertulis atau dikenakan

ketentuan tentang kontrak kritis kepada kontraktor mengenai keterlambatan

dalam melaksanakan pekerjaan

A. Ketentuan Kontrak Kritis sebagai berikut:

Sesuai dengan Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK 06A-BAB VII

B6 Angka 39.2, kontrak dinyatakan kritis apabila:

1. Periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari kontrak), realisasi

fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 10% dari rencana.

2. Periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak), realisasi

fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 5% dari rencana.

3. Rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak, realisasi fisik

pelaksanaan terlambat kurang dari 5% dari rencana dan akan melampui

tahun anggaran berjalan.

B. Penanganan Kontrak Kritis sebagai berikut:

Penanganan Kritis Periode I dan Periode II

 1. Pada saat kontrak dinyatakan kritis, Direksi pekerjaan menerbitkan surat

peringatan kepada kontraktor/penyedia dan selanjutnya

menyelenggarakan Show Cause Meeting (SCM).

2. Dalam SCM PPK, Direksi pekerjaan, direksi teknis dan penyediah

membahas dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai

oleh Penyediah dalam periode waktu tertentu (uji coba pertama) yang

dituangkan dalam Berita Acara SCM Tingkat Pertama.

3. Apabila penyediah gagal pada uji coba pertama, maka dilaksanakan SCM

II yang membahas dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang harus

dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (Uji coba kedua)

yang dituangkan dalam Berita Acara SCM II.

4. Apabila Penyedia gagal pada uji coba tahap kedua, maka diselenggarakan

SCM III yang membahas dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang

harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (uji coba

ketiga) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM III.

5. Pada setiap uji coba yang gagal, PPK harus menerbitkan surat peringatan

kepada Penyedia atas keterlambatan realisasi fisik pelaksanaan pekerjaan.

Dalam hal setelah diberikan SCM III yaitu Rencana fisik pelaksanaan 70

% - 100 % dari kontrak, realisasi fisik pelaksanaan terlambat kurang dari 5 % dari

rencana dan akan melampui tahun anggaran berjalan dan Penyediah tidak mampu

memenuhi kemajuan fisik yang sudah ditetapkan, PPK melakukan rapat bersama

atasan PPK sebelum tahun anggaran berakhir, dengan ketentuan:

1. PPK dapat memberikan kesempatan untuk menyelesaikan sisa pekerjaan

paling lama 50 (lima puluh) hari kalender dengan ketentuan:

a. Penyedia secara teknis mampu menyelesaikan sisa pekerjaan paliung

lama 50 (lima puluh) hari kalender, dan

b. Penyedia dikenakan denda keterlambatan sesuai SSSK apabila

pemberian kesempatan melampui masa pelaksanaan pekerjaan dalam

kontrak.

2. PPK dapat langsung memutuskan Kontrak secara sepihak dengan

mengesampingkan pasal 1266 kitab Undang-Undang Hukum Perdata; atau

3. PPK dapat menunjuk pihak lain untuk melaksanakan pekerjaan. Pihak lain

tersebut selanjutnya dapat menggunakan bahan/peralatan, Dokumen

kontraktor dokumen desain lainnya yang dibuat oleh atau atas nama

penyedia. Seluruh biaya yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan Pihak

Lain sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyedia bedasarkan kontrak

awal

Berita Acara Show Cause Meeting Sekurang-kurangnya Berisi :

 Uraian Penyebab Keterlambatan

 Pencapaian kemajuan pekerjaan dan deviasi keterlambatan

 Penetapan jenis pekerjaan yang mengalami keterlambatan

 Penetapan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan pada masa uji

coba

 Penetapan metoda pelaksanaan

 Penetapan jumlah, jenis dan kapasitas peralatan

  Penetapan jenis dan jumlah bahan/material

 Penetapan Sumber Daya Manusia/pekerja

 Penetapan batas waktu uji coba

 Penetapan kemajuan pekerjaan dalam kurun waktu uji coba

2.3.3 Rapat Secara Berkala / Mingguan / Bulanan

 Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan

biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.

 Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan

membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

 Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan

sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan

program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

 Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali.

Contohnya rapat dewan komisaris.

2.3.4 Rapat Keadaan Mendesak

Karena adanya kondisi Pekerjaan/Pelaksanaan yang memerlukan diadakan

rapat segera, seperti adanya bencara alam, kelalaian dalam pelaksanaan,

perubahan struktur, perubahan material/bahan dan lain sebagainya yang harus

disegerakan untuk melakukan rapat.

 BAB III
HASIL PEMBAHASAN

3.1 Rapat Persiapan Pelaksanaan (Pre Construction Meeting / PCM)

3.1.1 Umum
Pelaksanaan Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu Sp
M.Said telah dilaksanakan penetapan pemenang lelang. Rapat Persiapan
Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi (Pre Construction Meeting) merupakan rapat
yang diselenggarakan oleh unsur-unsur yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan
proyek pembangunan, yang di hadiri oleh:
1. Pihak Satuan Kerja sebagai unsur pengendali, diwakili oleh KPA, PP;
2. Konsultan Perencanaan, diwakili oleh Tenaga Ahli Perencanaan;
3. Direksi Teknis sebagai pengawas teknis, diwakili oleh Konsultan
Pengawasan, Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung yang ditunjuk;
4. Penyedia jasa sebagai pelaksana pekerjaan, diwakili oleh Pimpinan
Perusahaan, Team Leader dan personil-personil yang terlibat dalam
pelaksanaan pekerjaan; dan
5. Pengelola Teknis yang ditunjuk (PPTK)

3.1.2 Pengertian Rapat Persiapan Pelaksanaan

Rapat Pra Konstruksi (PCM) Rapat pra konstruksi atau rapat persiapan
pelaksanaan atau PCM (Pre Construction Meeting) adalah pertemuan pertama kali
antara pengguna jasa dan penyedia jasa setelah diterbitkan SPMK yang berfungsi
membahas berbagai hal menyangkut pelaksanaan pekerjaan. Istilah PCM sudah
sangat dikenal di lapangan dan istilah ini yang sering digunakan. Pengguna jasa
diwakili oleh Kepala Satuan Kerja/Pemimpin Proyek atau Pejabat Pembuat
Komitmen dan dari dinas terkait. Penyedia jasa adalah Kontraktor dan Konsultan
supervisi. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan oleh PPK sebelum PCM ialah:
1. Draft awal Kontrak sebagai acuan awal pelaksanaan;
2. Dokumen Pelelangan yang dapat menjelaskan kualifikasi dan pengalaman
penyedia yang ditunjuk;
 3. SPPBJ;
4. Jaminan Pelaksanaan bersifat unconditional;
5. Kontrak yang telah ditandatangani;
6. SPMK yang telah diterbitkan;
7. Rencana pencairan uang muka;
8. Rencana Pelaksanaan dan Pengendalian Kontrak; dan
9. Perkiraan Serah Terima Pekerjaan
Dan berikut adalah Pembahasan dan kesepakatan dalam Rapat Persiapan
Pelaksanaan Kontrak antara lain:
1. Stuktur organisasi Perusahaan/Proyek;
2. Penyamaan presepsi tentang pasal-pasal yang tertuang dalam Dokumen
Kontrak;
3. Usulan-usulan perubahan mengenai isi dalam pasal-pasal Dokumen
Kontrak;
4. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai
rencana kerja;
5. Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan;
6. Presentasi penyedia jasa dalam rencana penanganan pekerjaan melalui
program untuk penyedia jasa (Rencana Mutu Kontrak);
7. Presentasi Konsultan Pengawas tentang prosedur pengawasan pekerjaan
berdasarkan uraian kegiatan pekerjaan penyedia jasa;
8. Pembahasan kendala yang diperkirakan akan timbul, dan rencana
penangananya;
9. Penetapan masa berlaku ijin kerja (request) dan prosedur pengajuan ijin
mulai kerja pemaparan metode kerja yang akan digunakan;
10. Masalah-masalah lapangan terkait metode pekerjaan;
11. Rencana pemeliharaan dan pengaturan lalu lintas;
12. Pembahasan tentang tanggungjawab masing-masing unsur yang terkait
dalam pelaksanaan pekerjaan;
13. Pembahasan tentang pembayaran prestasi pekerjaan dan syarat-syarat yang
diusulkan untuk pelaksanaan pembayaran;
 14. Fasilitas pendukung yang akan diberikan oleh Pemberi Pekerjaan (Satker);
dan
15. Hal-hal yang belum jelas tertuang dalam kontrak.
Apabila konsultan pengawas memiliki pandangan yang berbeda dengan
hasil Rapat Persiapan Pekerjaan yang telah ditentukan, maka usulan/persamaan
presepsi dapat dilakukan melalui rapat koordinasi yang dilaksanakan pada tahap
selanjutnya. Jika PPK dan Pihak Penyedia telah melaksanakan PCM ini, maka
koordinasi dan tahapan pelaksanaan akan lebih terarah sesuai kesepakatan
bersama demi mewujudkan pembangunan. Hasil rapat persiapan pelaksanaan
kontrak dituangkan dalam Berita Acara Persiapan Pelaksanaan Kontrak, dan
apabila diperlukan perubahan kontrak, maka diterbitkan addendum kontrak.

3.1.3 Tujuan PCM

Tujuan dari PCM adalah membahas, menyamakan persepsi kemudian
menyepakati beberapa hal agar tidak menimbulkan masalah dalam pelaksanaan
pekerjaan. Dalam rapat masing-masing pihak menyampaikan hal-hal yang
dianggap kurang jelas. Materi yang perlu dibahas dalam rapat tersebut dan
membahas Syarat-syarat Umum dan Khusus Dokumen Perikatan dan membuat
kesepakatan hal-hal penting yang belum terdapat dalam Dokumen Kontrak
maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam
pelaksanaan pekerjaan, tujuannya sebagai berikut:
1. Persamaan pandangan dan pemahaman terkait hal-hal yang mendasar pada
pelaksanaan proyek, seperti: jadwal, alur komunikasi dan koordinasi, alur
persetujuan, kebijakan pengendalian mutu dan Keselamatan Konstruksi
serta mekanisme pelaporan dan pembayaran hasil pekerjaan;
2. Untuk mendapatkan kesepakatan terhadap pelaksanaan kontrak;
3. Penyesuaian seluruh kegiatan dalam RMPK dengan
persyaratanpersyaratan dalam dokumen kontrak;
4. Pemenuhan terhadap kebutuhan data dan informasi terkait proyek; dan
5. Untuk melakukan perubaahan kontrak apabila diperlukan
3.1.4 Materi Yang Dibahas dan Disepakati Bersama:
B. Pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang :
1. Asuransi pekerjaan;
2. Pekerjaan tambah kurang;
3. Penyelesaian perselisihan;
4. Pemeliharaan pekerjaan;
5. Kompensasi;
6. Denda;
7. Pemutusan Kontrak;
8. Dan lain-lain yang dinilai perlu.
C. Tata cara penyelengaraan pekerjaan, perihal:
1. Organisasi kerja;
2. Tata cara pengaturan pekerjaan;
3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan;
4. Jadwal pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil;
5. Penyusunan rencana pemeriksaan lapangan;
6. Sosialisasi kepada masyarakat dan pemeintah daerah setempat mengenai
rencana kerja;
7. Penyusunan program mutu;
8. Dan lain-lain yang dianggap perlu.

3.1.5 Masalah Yang Perlu Dibahas dan Disepakati Bersama:

A. Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan:
1. Organisasi Kerja;
2. Prosedur Kerja, Standar Pekerjaan, Daftar Inspeksi/ Pemeriksaan dan
Syarat Test yang harus dipenuhi;
3. Tata Cara Pengaturan Pelaksanaan Pekerjaan;
4. SOP K3 (Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan) Tempat Kerja;
5. Tata Lingkungan Setempat dan Pengelolaan Lingkungan Hidup; dan
 6. Pendekatan kepada masyarakat dan Pemda. Setempat berkaitan dengan
pelaksanaan dan perijinan (misalnya masalah ijin Quary dan jalan akses ke
Quary).
B. Review dan penyempurnaan terhadap Program & Sub Program Kerja, yang
sesuai dengan target Volume, Waktu dan Mutu:
1. Metode Pelaksanaan dan Metode Kerja;
2. Time Schedule (Jadwal Waktu Pelaksanaan) dan Rencana Kerja;
3. Material Schedule (Jadwal Pengadaan/ Penyediaan Bahan);
4. Equipment Schedule (Jadwal Penyediaan/ Penggunaan Peralatan);
5. Man Power Schedule (Jadwal Penyediaan Tenaga Kerja), dan
pengecheckan Jumlah & Kualifikasi Tenaga Kerja; dan
6. Cash Flow Schedule (Jadwal/ Rencana Penerimaan & Penggunaan Dana)
atau Rencana Arus Kas (RAK) dan Rencana Penggunaan Uang Muka
serta Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP).
C. Penentuan Site Plan (Denah Situasi Lapangan), untuk lokasi sumber bahan/
material (Quarry/ Borrow Area), Stock Material, Access Road (Jalan Masuk),
Base Camp (Barak Tenaga kerja) dimana terdapat:
1. Kantor lapangan, kantor konsultan, kantor kontraktor;
2. Rumah staf dan karyawan untuk pengguna jasa, konsultan dan kontraktor;
3. Bengkel, gudang, dan sebagainya yang disebut dalam spesifikasi umum
kontrak;
4. Estimasi kuantitas bahan baku (pasir, tanah, batu) di Quarry;
5. Rencana pemeriksaan mutu bahan baku yang akan digunakan; dan
6. Rencana Kendali Mutu:
a) Rencana Mutu Unit Kerja (RMU) atau Rencana Mutu Pelaksanaan
(RMP)
b) RMK (Rencana Mutu Kontrak)
D. Rencana Survey Lapangan dalam rangka pemeriksaan bersama (Mutual
Check) dan Review terhadap desain yang ada. Substansi pokok yang dibahas
dalam Pre Construction Meeting (PCM) adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang:
 a) Pekerjaan tambah kurang;
b) Termination atau forfeiture;
c) Mobilisasi;
d) Insurance of works; dan
e) Organisasi kerja.
2. Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain:
a) Request and approval dalam rangka Examination of Works;
b) Extension time for completion works;
c) Gambar kerja dan kelengkapannya;
d) Pengajuan MC (Monthly Certificate);
e) PHO dan FHO;
f) Pembuatan Addendum Kontrak;
g) Jadwal pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personel;
h) Review dan penyempurnaan terhadap jadwal kerja yang harus sesuai
dengan target volume, mutu dan waktu; dan
i) Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan bersama kondisi
lapangan (mutual check) sehubungan dengan Review design terhadap
design yang ada dalam dokumen kontrak.
3. Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan, antara lain:
a) Pelaksanaan konstruksi;
b) Pelaksanaan produksi agregat untuk beton;
c) Menentukan lokasi sumber bahan material (Quarry), estimate kuantitas
bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan;
dan
d) Pendekatan terhadap masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat
mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan masyarakat dan
Pemerintah Daerah setempat, misalnya keadaan musim tanam atau
masalah akses jalan ke Quary/ angkutan bahan.

3.1.6 Tata Cara dan Prosedur Teknis Pelaksanaan Pekerjaan

 Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan yang perlu dibahas
dalam rapat pra pelaksanaan antara lain:
1. Pelaksanaan konstruksi pondasi jembatan dan bangunan atasnya;
2. Pelaksanaan rigid pavement pada segmen jaln dengan LHR (lalulintas harian
rata-rata) tinggi berikut rekayasa lalu lintasnya;
3. Pelaksanaan soil stabilization;
4. Pelaksanaan produksi agregat untuk pondasi jalan dan perkerasan aspalnya;
5. Menentukan lokasi sumber bahan material (quarry), estimasi kuantitas bahan
beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan; dan
6. Pendekatan terhadap masyarakat dan pemertintah daerah setempat mengenai
rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan
akses ke quarry atau angkutan bahan.

3.1.7 Peran Masing-Masing Unsur Dalam PCM (Pre Construction Meeting)

Peran masing-masing unsur dalam Pre Construction Meeting (PCM) yaitu:
A. Peran atasan langsung, Kasatker/Pinpro (kepala dinas, unsur pemerintah)
1. Sebagai moderator dan nara sumber;
2. Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek; dan
3. Menjelaskan bahwa Pejabat Pembuat Komitmen/Pinbagpro ikut
bertanggung jawab terhadap review design beserta prosedur survai
sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman awal pelaksanaan
pekerjaan.
B. Peran Kasatker/PA/KPA, Pejabat Pembuat Komitmen, Pengawas (unsur
pemerintah)
1. Menjelaskan kebijaksanaan teknis tentang perlunya review design;
2. Menjelaskan prosedur review design termasuk:
a) Metodologi survai
b) Cara pembuatan gambar kerja
c) Mekanisme proses administrasi review design dan proses
addendum kontrak atau memorandum kontrak.
3. Menjelaskan kapan review design harus diselesaikan;
4. Menjelaskan prosedur dan jadual kerja seluruh tenaga Konsultan
supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi;
5. Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab Konsultan
Supervisi serta kualifikasi personelnya;
6. Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan
dibuat oleh Konsultan Supervisi dan distribusi laporan-laporan yang
terdiri dari:
a) Monthly executive summary report;
b) Monthly progress report;
c) Quarterly report;
d) Quality control report;
e) Technical report;
f) Review design / technical justification report;
g) Technical paper;
h) Draft final report; dan
i) Final report, Serta kapan waktunya laporan tersebut harus selesai
dikirim.
7. Menjelaskan bahwa Konsultan bertanggung jawab dalam pengarsipan
dokumen-dokumen lapangan;
8. Menjelaskan adanya penilaian performance Konsultan atau Kontraktor
yang sedang melaksanakan pekerjaan;
9. Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak
Konsultan;
10. Secara periodik bagian pengawasan akan melaksanakan uji petik;
11. As built drawing harus dibuat sesuai dengan standar yang berlaku;
12. Lain-lain yang dianggap perlu;
13. Sebagai chairman;
14. Menjelaskan susunan organisasi Kasatker/Pinpro/Pejabat Pembuat
Komitmen;
15. Membahas struktur organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan
oleh Kontraktor maupun yang disarankan oleh Konsultan supervise;
 16. Membahas tugas Kontraktor;
17. Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda;
18. Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO dan FHO;
19. Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO maka akan
mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang
akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang
belum dibayar oleh Kontraktor kepada masyarakat sekitar proyek;
20. Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek Kontraktor
dan pengawas) dalam hal perlunya contractor’s request sebelum
dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaan pekerjaan
(waktunya ditentukan oleh pinbagpro fisik);
21. Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan;
22. Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi maupun
asuransi;
23. Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas;
24. Menjelaskan kapan tanggal mobilisasi terakhir dan kapan akhir masa
konstruksi dan apa sanksi-sanksinya jika tanggal tersebut dilewati;
25. Menjelaskan standar laporan harian dan mingguan yang sudah
merupakan standar baku yang harus dicontoh;
26. Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (monthly
certificate);
27. Menjelaskan proses pengujian bahan;
28. Menjelaskan perlu tidaknya sondir pada awal sebelum dimulainya
pekerjaan pondasi suatu bangunan misalnya bendung, talang dll;
29. Membahas metode pelaksanaan yang diajukan oleh Kontraktor pada
saat pelelangan; dan
30. Menjelaskan bahwa quality control untuk pekerjaan sumber daya air
menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh Kontraktor
dari item mobilisasi.
C. Peran Kontraktor
 1. Melakukan koordinasi dengan instansi setempat (Lurah/Camat/Kepala
Adat) dengan menjelaskan tentang rencana akan dimulainya
pelaksanaan pekerjaan;
2. Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi:
a) Mobilisasi peralatan dan personel
b) Survai lapangan
3. Rencana kerja dan review design:
a) Melaksanakan survai untuk pembuatan gambar kerja.
4. Membuat gambar kerja (standard survai dan gambar kerja mengacu
pada standard yang berlaku);
5. Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi;
6. Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya;
7. Menjelaskan kualifikasi personel Kontraktor yang akan dimobilisasi;
8. Menjelaskan rencana mobilisasi personil;
9. Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta
calon sub Kontraktornya;
10. Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk :
a) Jumlah dan jenis peralatan
b) Rencana kedatangan peralatan
11. Menjelaskan rencana kerja berdasarkan S – Curve.
D. Peran Konsultan
1. Mencatat seluruh kesepakatan dalam pre construction meeting dan
dituangkan dalam berita acara tersendiri sebagai dokumen proyek;
2. Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain:
a) Laporan harian;
b) Laporan mingguan;
c) Laporan bulanan (monthly progress report);
d) Executive summary report;
e) Survai lapangan untuk review design;
f) Perhitungan volume / back up data serta monthly certificate (MC);
g) Quality control; dan
 h) Contractor’s request untuk:
1. Memulai pekerjaan
2. Test material
3. Penerimaan pekerjaan
3. Menjelaskan struktur organisasi Konsultan dan tugas dari pada
masing-masing personel Konsultan;
4. Menjelaskan personel Konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana
personel lainnya yang akan dimobilisasi;
5. Menjelaskan rencana kerja review design:
a) Waktu yang diperlukan untuk survai lapangan;
b) Personel yang dilibatkan di dalam survai lapangan;
c) Kelengkapan yang diperlukan untuk survai lapangan;
d) Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvai;
e) Alternatif penanganan dari hasil survai lapangan; dan
f) Rencana dan gambar kerja/pelaksanaan yang harus dibuat.
6. Menjelaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi: dimana, kapan,
berapa kali yang harus dilaksanakan oleh Kontraktor.

3.2 Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting/SCM)

3.2.1 Umum
Show Cause Meeting (SCM) diadakan oleh Pejabat Dinas terkait dalam
hal ini Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Rapat diadakan dikarenakan adanya
kondisi kontrak kerja yang dinilai kritis dan berpotensi waktu pelaksanaan tidak
sesuai dengan jadwal penyelesaian pekerjaan yang telah dibuat.
Rapat pembuktian (SCM) adalah pertemuan antara pemilik pekerjaan
KPA, PPK, Kontraktor dan konsultan pengawas dalam rangka membahas
keterlambatan pelaksanaan yang termasuk kategori kontrak kritis dan mencari
penyelesaian dalam mengatasi keterlambatan tersebut. Pembahasan dalam rapat
tersebut mencakup semua aspek pelaksanaan kontrak termasuk: manajemen,
peralatan, bahan, personil, dan keuangan.
 Karena kontrak dinyatakan kritis dalam hal penanganan pekerjaan, maka
kontrak kritis harus dilakukan dengan rapat pembuktian SCM. Pejabat Dinas
dalam hal ini PPK harus memberikan peringatan tertulis atau dikenakan ketentuan
tentang kontrak kritis Kepada Kontraktor mengenai keterlambatan dalam
melaksanakan pekerjaan.

3.2.2 Kontrak Kritis

Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dibagi dalam berbagai tingkatan,
dan tiap tingkatan keterlambatan memberikan konsekwensi pada tingkat mana
SCM harus diselenggarakan yakni SCM tingkat proyek, SCM tingkat atasan
langsung dan SCM tingkat atasan.
Sesuai ketentuan kontrak, keterlambatan pelaksanaan pekerjaan
dinyatakan sebagai keterlambatan yang kritis atau kontrak kritis apabila terjadi
keterlambatan pelaksanaan pekerjaan sesuai kriteria keterlambatan sebagai
berikut:

Penanganan kontrak kritis dapat berupa:

1. Rapat pembuktian (show cause meeting-SCM); dan
2. Kesepakatan pihak ketiga
Pada saat kontrak dinyatakan kritis Pimpro/Kasatker menerbitkan surat
peringatan kepada kontraktor dan selanjutnya menyelenggarakan Rapat
Pembuktian atau Show Cause Meeting (SCM) tingkat proyek:
1. Pemberlakuan ketentuan kontrak kritis dilakukan sesuai dengan ketentuan
sebagaimana diatur dalam dokumen kontrak;
 2. Penanganan kontrak kritis dilakukan melalui rapat pembuktian (Show Cause
Meeting/SCM) sesuai dengan tahapan/skenario sebagaimana diatur dalam
dokumen kontrak;
3. Konsekuensi hasil rapat pembuktian dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
kontrak; dan
4. Pemutusan kontrak dilakukan sebagai pilihan terakhir jika tidak ada alternatif
penyelesaian lain.

3.2.3 Ketentuan Kontrak Kritis

Sesuai dengan Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK 06A-BAB VII
B6 Angka 39.2, kontrak dinyatakan kritis apabila:
1. Periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari kontrak), realisasi fisik
pelaksanaan terlambat lebih besar 10% dari rencana.
2. Periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak), realisasi fisik
pelaksanaan terlambat lebih besar 5% dari rencana.
3. Rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak, realisasi fisik
pelaksanaan terlambat kurang dari 5% dari rencana dan akan melampui tahun
anggaran berjalan.

3.2.4 Penanganan Kontrak Kritis

Penanganan Kritis Periode I dan Periode II:
1. Pada saat kontrak dinyatakan kritis, Direksi pekerjaan menerbitkan surat
peringatan Kepada kontraktor/penyedia dan selanjutnya menyelenggrakan
Show Cause Meeting (SCM);
2. Dalam SCM PPK, Direksi pekerjaan, direksi teknis dan penyediah membahas
dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyediah
dalam periode waktu tertentu (uji coba pertama) yang dituangkan
dalam Berita Acara SCM Tingkat Pertama;
3. Apabila penyediah gagal pada uji coba pertama, maka dilaksanakan SCM II
yang membahas dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang harus
 dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (Uji coba kedua) yang
dituangkan dalam Berita Acara SCM II;
4. Apabila Penyedia gagal pada uji coba tahap kedua, maka diselenggarakan
SCM III yang membahas dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang
harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (uji coba ketiga)
yang dituangkan dalam Berita Acara SCM III.; dan
5. Pada setiap uji coba yang gagal, PPK harus menerbitkan surat peringatan
kepada Penyedia atas keterlambatan realisasi fisik pelaksanaan pekerjaan.
Dalam hal setelah diberikan SCM III yaitu Rencana fisik pelaksanaan 70
% - 100 % dari kontrak, realisasi fisik pelaksanaan terlambat kurang dari 5 % dari
rencana dan akan melampui tahun anggaran berjalan dan Penyediah tidak mampu
memenuhi kemajuan fisik yang sudah ditetapkan, PPK melakukan rapat bersama
atasan PPK sebelum tahun anggaran berakhir, dengan ketentuan:
1. PPK dapat memberikan kesempatan untuk menyelesaikan sisa pekerjaan
paling lama 50 (lima puluh) hari kalender dengan ketentuan:
a. Penyedia secara teknis mampu menyelesaikan sisa pekerjaan paliung lama
50 (lima puluh) hari kalender, dan
b. Penyedia dikenakan denda keterlambatan sesuai SSSK apabila pemberian
kesempatan melampui masa pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak
2. PPK dapat langsung memutuskan Kontrak secara sepihak dengan
mengesampingkan pasal 1266 kitab Undang-Undang Hukum Perdata; atau
3. PPK dapat menunjuk pihak lain untuk melaksanakan pekerjaan. Pihak lain
tersebut selanjutnya dapat menggunakan bahan/peralatan, Dokumen
kontraktor dokumen desain lainnya yang dibuat oleh atau atas nama penyedia.
Seluruh biaya yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan Pihak Lain
sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyedia bedasarkan kontrak awal.
3.2.5 Standar Prosedur Pelaksanaan (SOP) dari SCM:
A. Bagan Alur

B. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
1. Mengevaluasi Keterlambatan realisasi fisik sesuai jadwal;
2. Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
3. Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan keadaan kahar;
4. Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan faktor PPK;
5. Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan oleh faktor penyedia
barang/jasa yaitu dengan membahas:
1. Waktu mobilisasi dan mulai kerja
2. Ketersediaan Material
3. Kelengkapan peralatan
4. Kelengkapan personil
5. Hubungan dengan pihak ketiga
6. Membuat peringatan tertulis kepada penyedia barang/jasa perihal
keterlambatan pelaksanaan pekerjaan;
7. Menetapkan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting):
1. Menetapkan waktu pelaksanaan rapat pembuktian (SCM);
2. Menetapkan agenda rapat; dan
3. Membuat surat undangan Show Cause Meeting.
8. Menyelenggarakan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting):
1. Memimpin Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting); dan
2. Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus
dicapai dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia
barang/jasa dalam periode tertentu uji coba (test case).
9. Menetapkan Uji Coba (Test Case);
10. Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan
fisik pada akhir waktu yang telah ditentukan; dan
11. Membuat surat peringatan apabila realisai kemajuan fisik tidak
tercapai.

2. Konsultan Pengawas (Direksi Teknis)

1. Mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;
 2. Manghadiri rapat Show Cause Meeting;
3. Mengevaluasi keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;
4. Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
5. Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus
dicapai dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa
dalam periode tertentu/uji coba (Test Case);
6. Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan
fisik pada akhir waktu yang telah ditentukan; dan
7. Mengadakan monitoring dan evaluasi hal pencapaian kemajuan fisik
uji coba.

3. Kontraktor
1. Mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;
2. Menghadiri rapat Show Cause Meeting;
3. Menjelaskan faktor penyebab keterlambatan;
4. Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus
dicapai dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa
dalam periode tertentu/uji coba (Test Case);
5. Menjelaskan rencana kegiatan/metode pelaksanaan pada masa uji
coba; dan
6. Menjelaskan rencana pengadaan peralatan dan material untuk kegiatan
uji coba.

C. Rincian Prosedur
1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengevaluasi
Keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;
2. Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
3. Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan keadaan kahar;
4. Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan faktor PPK;
5. Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan oleh faktor
penyedia barang/jasa yaitu dengan membahas:
 a) Waktu mobilisasi dan mulai kerja;
b) Ketersediaan Material;
c) Kelengkapan peralatan;
d) Kelengkapan personil;
e) Hubungan dengan pihak ketiga;
f) Membuat peringatan tertulis kepada penyedia
barang/jasa perihal keterlambatan pelaksanaan pekerjaan;
g) Menetapkan Rapat Pembuktian (Show Cause
Meeting);
h) Menetapkan waktu pelaksanaan rapat
pembuktian (SCM);
i) Menetapkan agenda rapat;
j) Membuat surat undangan Show Cause Meeting;
k) Menyelenggarakan Rapat Pembuktian (Show
Cause Meeting);
l) Memimpin Rapat Pembuktian (Show Cause
Meeting);
m) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan
fisik yang harus dicapai dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan
penyedia barang/jasa dalam periode tertentu uji coba (test case);
n) Menetapkan Uji Coba (Test Case);
o) Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap
pencapaian kemajuan fisik pada akhir waktu yang telah ditentukan;
dan
p) Membuat surat peringatan apabila realisai
kemajuan fisik tidak tercapai.
6. Konsultan Pengawas (Direksi Teknis) mempersiapkan materi untuk rapat
pembahasan;
7. Mengevaluasi keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;
8. Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
 9. Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai
dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode
tertentu/uji coba (Test Case);
10. Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik
pada akhir waktu yang telah ditentukan;
11. Mengadakan monitoring dan evaluasi hal pencapaian kemajuan fisik uji
coba;
12. Kontraktor mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;
13. Menjelaskan faktor penyebab keterlambatan;
14. Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai
dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode
tertentu/uji coba (Test Case);
15. Menjelaskan rencana kegiatan/metode pelaksanaan pada masa uji coba;
dan
16. Menjelaskan rencana pengadaan peralatan dan material untuk kegiatan uji
coba.

3.2.6 SCM Sesuai Dengan Petunjuk Pelaksanaan:

A. Ruang Lingkup :
Ruang lingkup penerapan Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku untuk
pelaksanaan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting/SCM) di lingkungan
Direktorat Jenderal Bina Marga
B. Tujuan :
Memberikan panduan tata cara Pelaksanaan Rapat Pembuktian (Show
Cause Meeting) agar diperoleh hasil yang sesuai dengan
ketentuan/persyaratan perundang-undangan yang berlaku
C. Acuan
1. Perpres RI Nomor54 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah, Perpres 16 Tahun 2018;
2. Kepmen PU Nomor 349/KPTS/M/2004 Tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan);
 3. Permen PU Nomor09/PRT/M/2008 Tentang Pedoman Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja;
4. Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Tentang Sisitem
Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum;
5. Permen PU Nomor 07/PRT/M/2011 Tentang Standar Dan
Pedoman Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultasi, Permen
PUPR 14 Tahun 2020;
6. Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga, No. Dokumen
DJBM/SMM/MM, tanggal 21 Maret 2011;
7. Instruksi Kerja (IK) Penyusunan Dokumen Sistem Mutu
Direktorat Jenderal Bina Marga, No. Dokumen DJBM/SMM/IK/01;
8. Surat Edaran Dirjen Bina Marga No. 02/SE/Db/2010 tanggal
15 Juni 2010, tentang Tata cara Penanganan Paket Kritis; dan
9. Dokumen Kontrak.

D. Ketentuan Umum
1. Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan
Apabila Penyedia Jasa terlambat melaksanakan pekerjaan sesuai
jadwal, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus memberikan
peringatan secara tertulis atau dikenakan ketentuan tentang kontrak kritis.
(Permen PU No. 07/PRT/M/2011-Buku PK06A-BAB VIIHuruf B.6 Angka
39.1)

2. Kontrak Kritis
Kontrak dinyatakan kritis apabila:
1. Dalam periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari kontrak),
realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 10% dari rencana;
2. Dalam periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari
kontrak), realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 5% dari
rencana;
 3. Rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak, realisasi fisik
pelaksanaan terlambat kurang dari 5% dari rencana dan akan
melampaui tahun anggaran berjalan.
(Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK 06A-BAB VII B6 Angka 39.2)

3. Penanganan Kontrak Kritis

1. Dalam Hal Keterlambatan Pada Butir 5.2.a dan Butir 5.2.b Maka
Penanganan Kontrak Kritis adalah sebagai berikut:
1. Dalam Hal Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan dan
Penanganan Kontrak Kritis Periode I (rencana fisik pelaksanaan
0% – 70% dari kontrak, dan realisasi fisik mengalami
keterlambatan lebih besar 10% dari rencana) serta Penanganan
Kontrak Kritis Periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100%
dari kontrak, dan realisasi fisik mengalami keterlambatan lebih
besar 5% dari rencana) maka penanganannya dilakukan dengan
Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting), yaitu:
1. Pada saat kontrak
dinyatakan kritis, direksi pekerjaan menerbitkan surat
peringatan kepada penyedia jasa dan selanjutnya
menyelenggarakan SCM;
2. Dalam SCM direksi
pekerjaan, direksi teknis dan penyedia jasa membahas dan
menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh
penyedia jasa dalam periode waktu tertentu (uji coba pertama)
yang dituangkan dalam berita acara SCM tahap I;
3. Apabila penyedia jasa
gagal pada uji coba pertama, maka harus diselenggarakan SCM
tahap II yang membahas dan menyepakati besaran kemajuan
fisik yang harus dicapai oleh penyedia jasa dalam periode
 waktu tertentu (uji coba kedua) yang dituangkan dalam berita
acara SCM tahap II;
4. Apabila penyedia jasa
gagal pada uji coba kedua, maka harus diselenggarakan SCM
tahap III yang membahas dan menyepakati besaran kemajuan
fisik yang harus dicapai oleh penyedia jasa dalam periode
waktu tertentu (uji coba ketiga) yang dituangkan dalam berita
acara SCM Tahap III;
5. Pada setiap uji coba yang
gagal, Pejabat Pembuat Komitmen harus menerbitkan surat
peringatan kepada penyedia jasa atas keterlambatan realisasi
fisik pelaksanaan pekerjaan;
(Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK06A-BAB VIIHuruf B.6 Angka
39.3).
2. Dalam Hal Keterlambatan
Pelaksanaan Pekerjaan pada saat rencana fisik pelaksanaan 70% –
100% dari kontrak, dan keterlambatan kurang dari 5% dan akan
melampaui tahun anggaran berjalan, PPK setelah dilakukan rapat
bersama atasan PPK sebelum tahun anggaran berakhir dapat
langsung memutuskan kontrak secara sepihak dengan
mengesampingkan Pasal 1266 Kitab Undang-Undang Hukum
Perdata.
(Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK06A-BAB X B6 39.3. huruf b).
2. Peninggalan
Semua Bahan, Perlengkapan, Peralatan, Hasil Pekerjaan Sementara
yang masih berada dilokasi kerja setelah pemutusan Kontrak akibat
kelalaian atau kesalahan penyedia jasa, dapat dimanfaatkan
sepenuhnya oleh PPK tanpa kewajiban perawatan/pemeliharaan.
Pengambilan kembali semua peninggalan tersebut oleh Penyedia Jasa
hanya dapat dilakukan setelah mempertimbangkan kepentingan PPK.
(Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK06-BAB VII Angka 40)
E. Isi Dari Berita Acara Show Cause Meeting:
a) Uraian Penyebab Keterlambatan;
b) Pencapaian kemajuan pekerjaan dan deviasi keterlambatan;
c) Penetapan jenis pekerjaan yang mengalami keterlambatan;
d) Penetapan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan pada masa uji coba;
e) Penetapan metoda pelaksanaan;
f) Penetapan Sumber Daya Manusia/pekerja;
g) Penetapan batas waktu uji coba; dan
h) Penetapan kemajuan pekerjaan dalam kurun waktu uji coba.

F. Bukti Kerja
a) Undangan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
b) Evaluasi pencapaian;
c) Evaluasi faktor penyebab;
d) Surat Peringatan PPK;
e) Berita acara Rapat Pembuktian;
f) Monitoring pencapaian; dan
g) Daftar hadir peserta rapat.
 G. Lampiran
1. Undangan Rapat Pembuktian
UNDANGAN RAPAT PEMBUKTIAN
Nomor : 45/II/UND-RP/2015 Samarinda, 8 Mei 2015
Lampiran :-
Kepada Yth,
PT. PRAMPUS INTI PUSPITA
di- Samarinda
Perihal : Rapat Pembuktian

Sehubungan dengan hasil evaluasi kemajuan pekerjaan pada peket Pekerjaan

Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu Sp M.Said telah terjadi
keterlambatan. Maka dengan ini Pejabat Pembuat Komitmen mengundang saudara untuk
hadir pada Rapat Pembuktian/Show Cause Meeting. Yang akan diselenggarakan pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 8 Mei 2015
Jam : 09:00 WIB s.d selesai
Tempat : Kantor
Menginat pentingnya acara ini maka diharapkan saudara hadir tepat pada waktunya
Pejabat Pembuat Komitmen

(Helsa Yuliana S. T)
NIP. 198772008 01 8778 008
 2. Daftar Simak Rapat Pembuktian
Pemenuhan Persyaratan
No Nama
ya tidak dasar
1 Surat Peringatan PPK √    
2 Dibuat Surat Undangan √    
3 Ditetapkan Agenda Rapat √    
Dihadiri minimal oleh (PPK, Konsultan,    
4 √
Penyedia Jasa)    
5 Pembahasan Sebab Keterlambatan √    
6 Pembahasan Deviasi Keterlambatan √    
Penjelasan Kontraktor mengenai faktor    
7 √
penyebab keterlambatan    
Menetapkan jenis pekerjaan yang harus    
8 √
dilaksanakan untuk uji coba    
Menetapkan besaran kemajuab fisik yang    
9 √
harus dicapai    
10 Menetapkan periode/waktu uji coba √    
Membahasa prosedur kerja, kesiapan √    
11
peralatan dan bahan/material √    
12 Dibuat berita acara Rapat Pembuktian    
√
  (SCM) yang sekurang kurangnya berisi :    
  - faktor penyebab keterlambatan √    
  - pekerjaan yang terlambat √    
  - pekerjaan yang di uji coba √    
  - metode pelaksanaan √    
  - penggunaan peralatan √    
  - penggunaan bahan √    
  - penggunaan tenaga kerja √    
  - penggunaan batas waktu uji coba √    
  - target pencapaian progres kemajuan    
√
  pekerjaan    
Penjelasan apabila keterlambatan    
13 √
disebabkan oleh pengguna jasa    
14 Apakah perlu penundaan pekerjaan √    
15 Menentukan kompensasi √    
Penjelasan/tindak lanjut apabila    
16 keterlambatan disebabkan oleh keadaan √    
kahar    

TANDA TANGAN CATATAN

 
Nama :
Jabatan :
   
   
 3. Berita Acara Show Cause Meeting (SCM)
BERITA ACARA SHOW CAUSE MEETING
No : 225/BA-SCM/SMD/IX/2015
Pada hari ini Kamis Tanggal 10 Bulan Mei tahun 2015, telah diadakan Rapat Pembuktian
Keterlambatan (Show Cause Meeting) Paket Pekerjaan Pembangunan Jalan Outer Ring
Road Jembatan Mahulu Sp M.Said :
I. Peserta Rapat
1. Unsur Pejabat Pembuat
Komitmen : Hels Yuliana S. T
2. Unsur Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan : Sherly Puspita S. T
3. Unsur Koordinator Pengawas Kegiatan : Eko Purnomo S. T
4. Unsur Konsultan : Amir S. T
5. Unsur Penyedia Jasa : Deddy Subagyo S. T
II. Rapat dibuka oleh Pejabat Pembuat Komitmen
III. Keterlambatan
a. Progres sampai dengan tanggal : 7 Desember 2015
- Rencana : 7.64 %
- Realisasi : 4.65 %
- Deviasi : 0.064 %
Pekerjaan yang sangat signifikan terhadap pencapaian rencana tersebut diatas
adalah sebagai berikut :
Volume
No Item Pekerjaan satuan Sisa
Rencana Terlaksana
1 Baja Tulangan Kg 9.813 7.762 2.051
2 Joint Sealent M 0.407 0.264 0.143
3 Pipa PVC 3/4" M 0.064 0.0321 0.0319

IV. Permasalahan yang ada di lapangan sesuai dengan pengamatan kami yaitu :
1. Kurangnya alat yang tersedia
2. Kurangnya personil secara teknikal
Sehingga dari keadaan tersebut mengakibatkan pencapaian progress tidak sesuai
dengan schedule
 V. Untuk Menyelesaikan volume sisa perlu Langkah-langkah yang sangat cepat dan
tepa tantara lain :
1. Dapat menyewa alat
2. Menambah personil
VI. Dalam Rapat Pembuktian Keterlambatan ini Penyedia Jasa akan diberi Test Case
untuk menyelesaikan pekerjaan selama 10 (Sepuluh) Hari kerja; sebesar 8.05%
dengan asumsi 0.8%hari. Adapun pekerjaan yang harus dilakukan adalah sebagai
berikut :
1. Pekerjaan yang harus diselesaikan s/d tanggal 7
Desember 2015 agar dapat sesuai dengan schedule yang telah disepakati
Bersama :
2. Item dan volume yang akan total
harga dijadikan sebagai
bobot dasar (target) test
No Item Pekerjaan satuan Volume
Ket : bobot : satuan harga (%)
harga total bobot
No Item Pekerjaan satuan Volume
1 Baja Tulangan Kg 9.813 satuan
23,031 harga
226006 (%)
96.360
2
1 Joint Sealent
Baja Tulangan M
Kg 0.407
9.813 18,894
23,031 7690
226006 3.279
96.360
3
2 Pipa PVC 3/4"
Joint Sealent M
M 0.064
0.407 13,235
18,894 847
7690 0.361
3.279
3 Pipa PVC 3/4" JUMLAH
M 0.064 13,235 234542
847 100
0.361
JUMLAH 234542 100
presentase Test Case untuk pekerjaan utama dan dapat memperkecil keterlambatan
Total harga : Total Harga sebagai Cash Flow Test Case

3. Evaluasi kebutuhan peralatan untuk :

 Item pekerjaan (1) : Galian Biasa Vol : 77628 M²
Asumsi Kapasitas : 5.00 Ton
Untuk mencapai presentase seperti dalam table diatas penyedia jasa harus
menyediakan :
 1 Unit Dump Truck dengan kapasitas 5 Ton untuk mengangkut item
diatas.

VII. Kesimpulan
1. Cash Flow
 Untuk mencapai pada point IV 1 dan 2, penyedia jasa membutuhkan biaya
operasional sebesar Rp.2.345.000/Hari
2. Uji coba dilaksanakan selama 10 Hari
mulai tanggal 8 Desember s/d 17 Desember 2015. Penyedia Jasa PT.
KARTIKA JAYA harus memenuhi targer
3. Monitoring akan dilakukan setiap hari
kerja dan dilaporkan ke Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
4. Peralatan :
 Menambah alat berupa 1 Unit Dump Truck kapasitas 5 Ton
5. Sangsi
Apabila tidak dapat memnuhi program uji coba, maka akan diadakan Show
Cause Meeting Tingkat II
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab.
Penyedia Jasa Konsultan Pengawas Lapangan

Agus Kartono S.T Amir S.T Rillo Setyabudi S.T

Pejabat Pembuat Komitmen

Helsa Yuliana S. T
4. Daftar Hadir Rapat Pembuktian
DAFTAR HADIR
RAPAT PEMBUKTIAN (SHOW CAUSE MEETING)
PAKET : Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu Sp
M.Said
TANGGAL : 6 Desember 2015

N
NAMA JABATAN TANDA TANGAN
O

1 Nur Yadi Laode S. T. Ketua PPHP  

2 Athaya Rusnabila S. T. Sekretaris PPHP  

3 Aditya Ghazy Ramadhani S. T. Anggota PPHP  

4 Helsa Yuliana S. T. PPK  

5 Bagus Nouval S. T. Direksi Lapangan  

6 Sylvio Pratama S. T. Pengawas Pekerjaan  

7 Fahrizal Ahmad S. T. Penyedia  

5. Tabel Kemajuan Sesuai Program Uji Kemampuan

 TABEL KEMAJUAN SESUAI PROGRAM UJI KEMAMPUAN (TEST
CASE)
PAKET PEKERJAAN PEMBANGUNAN JALAN OUTER RING ROAD
JEMBATAN MAHULU SP M.SAID
Periode : Tanggal 7 Desember 2015 s/d 17 Desember 2015
Kemajuan Pekerjaan/hari
No. Vol. Kemajuan Presentase
Uraian Pekerjaan Sat. Ket.
Pemb Rencana Fisik 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (%)

150748 Rencana 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 7.762
1 Baja Tulangan Kg
7.762 Realisasi 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 0.7762 7.762
7619 Rencana - - - - - - - - 0.264 - 0.264
2 Joint Sealent M
0.143 Realisasi - - - - - - - - 0.264 - 0.264
1715 Rencana - - - - - - - - - 0.064 0.064
3 Pipa PVC 3/4" M
0.0321 Realisasi - - - - - - - - - 0.064 0.064

3.3 Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia (Pre Award Meeting/PAM)

3.3.1 Umum
Rapat persiapan penunjukan penyedia atau Pre award meeting adalah
bagian dari proses Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan setelah Penetapan
Pemenang, dimana sebelum dikeluarkannya Surat Penunjukkan Penyedia
Barang/Jasa (SPPBJ), maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa Pengguna
Anggaran (KPA) / Pengguna Anngaran (PA) atau siapapun yang bertindak selaku
PPK, harus melakukan rapat tersebut, sebelum rapat dilakukan bagi PPK/KPA/PA
ada baiknya memahami dan melakukan koreksi lebih dulu isi dokumen hasil
pemilihan yang telah disampaikan oleh Pokja pemilihan.
PPK/KPA/PA memeriksa dan mempelajari kembali dokumen hasil
pemilihan yang disampaikan oleh Pokja Pemilihan, hal itu bukanlah untuk
mencari kesalahan maupun hal-hal lainnya, namun apa yang dilakukan oleh
PPK/KPA/PA tersebut merupakan bagian dari proses ataupun tahapan dalam
pelaksanaan pengadaan barang/jasa, yang apabila dilakukan sesuai tahapan
dengan baik akan membuat hasil dari proses tersebut makin akuntabel, sehingga
hasil yang telah dilakukan saat proses maupun pasca lelang dapat memberikan
kenyamanan bagi semua pihak.
Proses Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia dijelaskan dalam Peraturan
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor
07/PRT/M/2019 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi
Melalui Penyedia, dimana Pada Pasal 91 Proses Rapat Persiapan Penunjukkan
Penyedia sebagai berikut:

A. Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia Sebelum Menerbitkan

SPPBJ
Setiap Pekerjaan yang membidangi Jasa Konstruksi diwajibkan
untuk melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia, dimana rapat
tersebut dilakukan paling lamabat 3 (tiga) HK setelah berita acara hasil
pemilihan (BAHP) diterima oleh PPK, Pokja pemilihan menyampaikan
dokumen tersebut kepada PPK bersama semua lampirannya, lampiran
BAHP yang diperlukan oleh PPK adalah dokumen penawaran yang
disampaikan oleh Penyedia Jasa, dalam hal ini adalah dokumen penawaran
pemenan.
B. Materi Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia
Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia dilaksanakan untuk
memastikan Penyedia Memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1. Keberlakuan Data Isian Kualifikasi
Data-data yang ada diisian kualifikasi yang disampaikan oleh
Penyedia Jasa, dipastikan kebenaran dan masa berlakunya, walaupun
sebenarnya pada saat evaluasi oleh Pokja Pemilihan hal tersebut telah
dilakukan, namun PPK selaku yang memiliki tanggung jawab yang
sangat besar terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa, sebaiknya
melakukan pemeriksaan ulang terhadap hal tersebut.
2. Bukti sertifikat Kompetensi
Dengan menunjukkan sertifikat kompetensi yang asli dan pada saat
rapat persiapan penunjukkan penyedia jasa mendatangkan semua
personil pemegang sertifikat, untuk pekerjaan konstruksi pembuktian
sertifakat tersebut adalah terhadap tenaga ahli, teknisi atau analis dan
operator, khusus untuk teknisi atau analis dan operator yang belum
 disyaratkan saat lelang, pemenuhannya bisa dilakukan saat menjelang
pelaksanaan pekerjaan.
Sedangkan bukti sertifikasi kompetensi Jasa Konsultasi Konstruksi
adalah terhadap personil inti yang disampaikan pada seleksi, jadi baik
Pekerjaan Konstruksi maupun Jasa Konsultansi, dalam rapat persiapan
penunjukkan Penyedia harus mendatangkan semua personil pemegang
sertifikat yang ditawarkan, sehingga semua personil tersebut adalah
sebagai pekerja konstruksi pada kegiatan bersangkutan.
3. Perubahan Jangka waktu Pelaksanaan pekerjaan dikarenakan
jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnya akan
melewati batas tahun anggaran.
Jadwal perubahan waktu pelaksanaan dibahas pada Rapat
Persiapan Penunjukkan Penyedia, dimana jika waktu sebelumnya
melebihi tahun anggaran, maka pada saat rapat tersebut waktu
pelaksanaan tidak boleh melebihi tahun anggaran. Oleh sebab itu
dalam berita acara rapat waktu harus menyesuaikan dengan waktu
kontrak tahun tunggal, yaitu rentang waktu 1 Januari – 31 Desember.
Penyesuaian waktu dalam rapat tersebut akan menjadi dasar
justifikasi untuk perubahan kontrak / addendum, ketika terjadi
pengurangan waktu konttrak ada baiknya volume pekerjaan juga
disesuaikan dengan pengurangaan waktu, sebab jika waktu dikurangi
volume pekerjaan juga harus dihitung ulang, tujuannya agar
pengurangan waktu tidak mengganggu pekerjaan lapangan.
Akibat pengurangan waktu, volume bisa saja tidak dikurangi,
mungkin penyedia dan PPK sepakat untuk melakukakn hal-hal seperti
Penyedia menambah peralatan, penyedia menambah jam kerja dan
lain-lain, pengurangan waktu pelaksanaan tentu akan berpengaruh
pada pekerjaan, dimana waktu pelaksanaan tentu akan berpengaruh
pada pekerjaan dimana waktu pelaksanaan dalam instrument pekerjaan
yaitu pada Time Schedulle biasanya sudah digambarkan dengan jelas.
 Jika terjadi hal demikian, maka harus dilakukan Re-schedulling
terhadap rencana pekerjaan tersebut, tujuannya agar pada akhir
kegiatan bobot pekerjaan selesai seusai rencana yang ada dalam time
schedule, jikapun tidak selesai kita berharap penyebabnya bukanlah
karena kurang marangnya perencanaan waktu yang disediakan oleh
pengguna jasa, tapi mungkin karena hal-hal lain.
4. Kewajiban melakukan sertifikasi bagi operator, teknisi atau analis
yang belum bersertifikat pada saat pelaksanaan pekerjaan.
Pentingnya sertifikat bagi Operator, Teknisi atau Analis harus
menjadi perhatian kita semua, bagi yang sudah mensyaratkan hal
tersebut sejak awal, maka akan dapat menertibkan administrasi,
sehingga saat evaluasi dan pembuktian jelas hitam dan putihnya, gugur
atau tidaknya penyedia yang ikut pemilihan, karena sertifikat 3 unsur
tersebut diwajibkan.
Bagi yang tidak mensyaratkan pada saat pemilihan diperbolehkan,
namun kewajiban melakukan sertifikat diminta sebelum pelaksanaan,
artinya penyedia yang menjadi pemenang harus mengurus sertifikat
tersebut sebelum dilakukaknnya mobilisasi alat kelapangan, sedikit
banyaknya tentu akan mengganggu proses karena adanya administrasi
yang harus ditagih oleh PPK kepada penyedia.
Walaupun sertifikat tersebut diperbolehkan pada waktu yang telah
ditentukan, namun mungkin sebaiknya hal tersebut dijadikan syarat
oleh PPK sejak awal menyampaikan dokumen ke Pokja pemilihan,
sehingga administrasi proses Pengadaan barang/jasa akan lebih tertib,
jika tidak disyaratkan tentu kerja PPK akan menjadi sulit apabila dapat
penyedia yang sedikit nakal.
5. Pelaksanaan alih pengalaman/keahlian bidang konstruksi melalui
system kerja praktek/magang, membahas paling sedikit terkait
jumlah peserta, durasi pelaksanaan dan jenis keahlian.
 C. Ketentuan-Ketentuan
Dalam hal pemenang tidak memenuhi Ketentuan, PPK Bersama
Pokja Pemilihan melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia
Bersama:
a. Pemenang Cadangan 1
PPK Bersama Pokja Pemilihan melakukan Rapat Persiapan
Penunjukkan Penyedia terhadap Calon Pemenang Cadangan 1, apabila
calon pemenang terbukti tidak memenuhi syarat pada saat rapat
persiapan penunjukkan penyedia yang telah dilakukan, dimana
penyedia sebagai Calon Pemenang saat klarifikasi tidak dapat
membuktikan apa yang telah disyaratkan sebagaiman mestinya.
b. Pemenang Cadangan 2
PPK Bersama Pokja Pemilihan melakukan Rapat Persiapan
Penunjukkan Penyedia terhadap Calon Pemenang Cadangan 2.
c. Dalam Hal Pemenang Cadangan 2 Tidak Memenuhi Ketentuan
PPK Bersama Pokja pemilihan melaksanakan Rapat Persiapan
Penunjukkan Penyedia Bersama Peserta yang memenuhi persyaratan
tender/seleksi dan kualifikasi sesuai urutan berikutnya.
d. Dalam Hal Tidak Ada Calon Pemenang Cadangan
PPK melaporkan ke Pokja Pemilihan untuk kemudian dilakukan
Tender/seleksi ulang.
e. Pemenang yang diundang Rapat Persiapan Penunjukkan
Penyedia yang tidak memenuhi ketentuan Keberlakukan Data
Isian Kualifikasi dan Bukti sertifikat Kompetensi:
a) Dikenanakan Sanksi daftar hitam.
b) Jaminan Penawaran dicairkan dan disetorkan pada kas Negara.
Dapat disimpulkan bahwa Rapat Persiapan Penunjukkan Penyedia
merupakan bagian penting dan harus dilakukan dalam Proses Pengadaan
Barang/Jasa, PPK/KPA/PA merupakan penanggung jawab utama dalam rapat
tersebut, rapat tersebut akan menjadi penetu dalam penunjukkan pemenang
 lelang, karena pada rapat tersebut PPK akan melakukan pembuktian kebenaran
terhadap dokumen-dokumen yang telah disampaikan.
Dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, perlu kita ketahui bahwa ada 2
(dua) unsur yang harus saling koreksi, saling control dan mengingatkan yaitu PPK
dan Pokja Pemilihan. Karena hasil pekerjaan masing-masing akan saling terkait,
tanggung jawab yang ada pada 2 (dua) unsur ini sangat besar terutama dalam
menjalani proses lelang, Pengakuan Pokja Pemilihan bila diakui dan terima oleh
PPK akan menjadi tanggung jawab mereka Bersama. Karena hal tersebutlah PPK
harus melakukan koreksi dan cek ulang terhadap pemenang yang telah
disampaikan. Tujuan dilakukan koreksi dan cek ulang hanya untuk kenyamanan
Bersama, agar dokumen yang telah dilakukan koreksi dan cek ulang hanya untuk
kenyamanan Bersama, agar dokumen yang telah ada dan ditetapkan sebagai
pemenang tidak terselip persoalan didalamnya. PPK dan pokja Pemilihan harus
sepakat dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing, sehingga dalam
menjalankan tugas saling memahami kewenangan masing-masing pula.

3.3.2 Fungsi Pre Award Meeting (PAM)

PAM (PRE AWARD MEETING) berfungsi sebagai berikut:
4. PAM adalah saringan akhir sebelum KPA dan
penyedia jasa bersepakat dalam kontrak. Bisa saja terjadi setelah pemenang
diumumkan, kedua belah pihak tidak menemukan kesepakatan untuk hal-hal
spesifik;
5. PAM adalah titik awal proses administrasi
sebuah project dalam tahapan pembangunannya. Akan tetapi proses
administrasi pada tahapan lain seperti tahap perencanaan dan tahap pemilihan
penyedia jasa tentu saja tetap menjadi bagian integral dari kegiatan
pembangunan; dan
6. PAM adalah ajang pembuktian profesionalisme
penyedia jasa dan juga penguasaan KPA atas pekerjaan yang akan
dipimpinnya.
3.3.3 Topik Pembahasan Pre Award Meeting (PAM)
Item pembahasan PAM (PRE AWARD MEETING) adalah sebagai
berikut:
1. Ketentuan mengenai bentuk nilai masa
berlaku dan batas waktu penyerahan jaminan pelaksanaan;
2. Jenis asuransi yang harus diserahkan
sebelum tanda tangan kontrak;
3. Harga satuan timpang;
4. Ketentuan perhitungan eskalasi;
5. Hal-hal yang telah diklarifikasi dan
dikonfirmasi pada saat evaluasi penawaran;
6. Hal-hal lain yang dinilai perlu; dan
7. Berita Acara PAM.

3.3.4 Petunjuk Pelaksanaan Rapat Pra Penunjukkan (PAM)

A. Ruang Lingkup:
Ruang lingkup penerapan petunjuk pelaksanaan (PP) ini mencakup
tahanan proses Rapat Pra Penunjukan (Pre Award Meeting) dalam rangka
penertiban Surat Penunjukan penyedia barang/Jasa (SPPBJ) konstruksi dan
konsultansi.
B. Tujuan:
1. Tujuan Penyusunan Petunjuk
Pelaksanaan
Tujuan dari penyusunan petunjuk pelaksanaan ini adalah agar
dapat memberikan petunjuk/pedoman dalam proses pelaksanaan Rapat Pra
Penunjukan (Pre Award Meeting) sesuai dengan ketentuan yang berlaku
bagi setiap unsur dalam organisasi penyelenggaraan jalan dan jembatan.
2. Tujuan diadakan Rapat Pra Penunjukkan
Untuk memperoleh pemahaman dan kesepakatan kepada setiap
unsur dalan organisasi penyelenggaraan jalan/jembatan mengenai
persyaratan dan waktu penertiban SPPBJ, ketentuan apabila penyedia jasa
 yang ditunjuk mengundurkan diri, persyaratan dan waktu penandatangan
Surat Perjanjian, menyepakati konsep Surat Perjanjian serta hal-hal
lainnya yang dianggap perlu.
C. Acuan:
1. Perpres No.4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat Perpres No.54
Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
2. Perpres No.70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Perpres No.54
Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
3. Perpres No.54 Tahun 2010 Tentang Pengadaa Barang/Jasa Pemerintah.
4. Permen PU No.07/PRT/M/2014 Tentang Perubahan Kedua Peraturan
Menteri Pekerjaan Umum No. 07/PRT/M/2011 Tentang Standar dan
Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi.
5. Permen PU No. 14/PRT/M/201 Tentang Perubahan Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum No.07/PRT/M/2011 Tentang Standar dan Pedoman
Pengadaan Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi
6. Permen PU No.04/PRT/M/2009 Tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Departemen Pekerjaan Umum.
7. Perka LKPP No.14 Tahun 2012 Tentang Petunjuk Teknis Perpres No.70
Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Perpres No.54 Tahun 2010
Tentang Pengadaan Barang/Jasa pemerintah.
D. Ketentuan Umum:
1. Dasar Hukum Pelaksanaan Rapat Pra Penunjukan.
Rapat Pra Penunjukan (Pre Award Meeting) dilaksanakan sebagai
proses untuk menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa,
dikarenakan:
a) Masih dimungkinkan terjaidnya penolakan penunjukan oleh penyedia
jasa;
b) Diperlukannya penjelasan proses penandatangan kontrak; dan
c) Tidak diaturnya Batasan waktu penandatangan kontrak berdasarkan
Perpres No. 4 Tahun 2015.
2. Dasar Pertimbangan
 Rapat Pra Penunjukan (Pre Award Meeting) dilaksanakan apabila
PPK telah menerima dan sepakat atas hasil penetapan pemenang calon
penyedia oleh ULP.
(Sumber: Perpres No.54 tahun 2010 Lampiran 3 B.1.n.10)
3. Ketentuan Penerbitan SPPBJ
PPK menerbitkan SPPBJ, dengan ketentuan apabila:
a) Pernyataan peserta pada formulir isian kualifikasi masih berlaku;
b) Tidak ada sanggahan dari peserta;
c) Sanggahan atau sanggahan banding terbukti tidak benar; atau
d) Masa sanggah atau masa sanggah banding berakhir.
(Permen PU No. 14/PRT/M/2013, Buki PK 01 HS, Bab II (IKP), G, 36.2)
4. Dasar Penerbitan SPPBJ
BAHP yang disampaikan Pokja ULO kepada PPK dipakai sebagai
dasar untuk Penerbitan surat penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
(Sumber: Perpres No.54 Tshun 2010 Lampiran IV B.3.u.1)
5. Kewajiban Melaksanakan Rapat Pra Penunjukan
Pelaksanaan rapat pra penunjukan dilaksanakan sebelum
diterbitkannya SPPBJ.
6. Waktu Penerbitan SPPBJ
a) Pelelangan Penyedia Pekerjaan Konstruksi:
1. SPPBJ pada pelelangan Umum harus diterbitkan paling lambat 6
(enam) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang,
apabila tidak ada sanggahan.
2. SPPBJ pada pemilihan Langsung harus diterbitkan paling lambat 4
hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang, apabila tidak
ada sanggahan.
3. SPPBJ (dalam hal pelelangan umum/pemilihan Langsung) harus
diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah semua
sanggahan dan sanggahan banding dijawab.
(Sumber: Permen PU No.14/PRT.M.2013, Buku PK 01 HSm Bab II
IKP G.36.6.a, b dan c).
 Keterangan:
Pada Perpres 4 Tahun 2015 Pasal 109 ayat 7.d Sanggahan banding
telah dihapus, sehinggah sanggah banding tidak diperlukan lagi.
b) Seleksi penyedia Jasa Konsultansi:
SPPBJ diterbitkan paling lambat 2 hari kerja setelah Pokja ULO
menyampaikan BAHS kepada PPK.
(Permen PU No.14/PRT/M/2013, Buku JK 07 HS, Bab II IKP F.33.3)
7. Penunjukan Urutan Peringkat
Apabila pemenang yang ditunjuk mengundurkan diri, maka
penunjukan pemenang dapat dilakukan kepada pemenang cadangan sesuai
dengan urutan peringkat, selama masa surat penawaran dan Jaminan
penawaran pemenang cadangan masih berlaku atau sudah diperpanjang
masa berlakunya
(Permen PU No. 14/PRT/M/2013, BUKU PK 01 HS, Bab II IKP G.36.4)
8. Konsekuensi Dan Sanksi Pengunduran Diri Calon Penyedia
Pengunduran diri/tifak bersedia ditunjuk, alas am dam
konsekwensinya diatur sebagai berikut:

9. Pelelangan Gagal
 a) Apabila Pemenang, Pemenang Cadangan I dan Pemenang Cadangan II
mengundurkan diri pada saat telah ditunjuk sebagai penyedia
barang/jasa, PPK melaporkan kepada KPA.
(Sumber: Perpres No.70 Tahun 2012 pasal 83 ayat 3)
b) Pelelangan dinyatakan gagal oleh KPA setelah mendapat laporan dari
PPK, apabila semua pemenang yang ditunjuk mengundurkan diri.
(Sumber: Permen PU No.14/PRT/M/2014 BUKU PK 01 HS Bab II-IKP
H.38.2.g)
10. Hal-Hal Yang Perlu Disampaikan
Hal-hal yang perlu disampaikan dalam rapat sekurang-kurangnya
antara lain:
a) Penetapan Pemenang sebagai penyedia jasa;
b) Menetapkan jadwal penandatangan kontrak seperti hari, tanggal
tempat;
c) Menetpakan waktu penyerahan jaminan pelaksanaan kepada PPK
sebelum penandatangan kontrak, dan penjelasan penerbit jaminan; dan
d) Menetapkan tanggal pengiriman draft kontrak, yang harus diteliti dan
diperiksa oleh penyedia, sebelum penandatangan kontrak.

E. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

1. KPA
1. Kegiatan 10 (membuat surat pelelangan Gagal)
Menyatakan pelelangan gagal apabila semua pemenang yang
ditunjuk mengudurkan diri.
2. PPK
b) Kegiatan 1 (Membuat jadwal Rapat Pra Penunjukan)
PPK membuat jadwal Rapat Pra Penunjukan sebelum menerbitkan
SPPBJ.
c) Kegiatan 2 (Mengundang Rapat Pra Penunjukan)
PPk mengundang calon penyedia jasa (pemenang) untuk
menghadiri rapat pra penunjukan.
 d) Kegiatan 3 (melaksanakan Rapat Pra Penunjukan)
Memimpin rapat pra penunjuka, memberikan penjelasan serta
membahas hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kontrak, yaitu
waktu penyampaian jaminan pelaksanaan, penerbit jaminan serta
waktu penerimaan draft kontrak.
e) Kegiatan 4 (Penerbitan SPPBJ)
Jika Calon penyedia bersedia ditunjuk dan tidak mengundurkan
diri, maka SPPBJ diterbitkan.
f) Kegiatan 5 (Evaluasi pengenaan sanksi)
PPK melakukan evaluasi alasan penyedia tidak bersedua ditunjuk
dan mengundurkan diri sesuai ketentuan butir 5 no.8.
g) Kegiatan 6 (Mengenakan Sanksi akibat alasan yang tidak dapat
diterima)
PPK mengenakan sanksi dengan mencairkan jaminan penawaran
dan dimasukkan dalam daftar hitam.
h) Kegiatan 7 (Mengenakan Sanksi dengan alasan yang dapat
diterima)
PPK mengenakan sanksi dengan mencairkan Jaminan Penawaran
jika jaminan penawaran masih berlaku, sedangkan jika jaminan
penawaran sudah tidak berlaku jaminan penawaran tidak dicairkan dan
tidak dikenakan sanksi.
i) Kegiatan 8 (mengundan peringkat selanjutnya)
PPK mengundang peringkat selanjutnya untuk rapat pra
penunjukan.
j) Kegiatan 9 (membuat laporan pelelangan gagal)
PPK membuat laporan pelelangan gagal kepada KPA apabila tidak
satupun pemenang atau cadangan I dan II yang bersedia ditunjuk
sebagai penyedia.
3. Calon Penyedia Jasa
a) Kegiatan 3 (Melkasanakn Rapat Pra Penunjukan)
 1. Mengikuti Rapat Pra Penunjukan dan menyatakan
kesediaan/menolak ditunjuk sebagai penyedia.
2. Mencermati masalah waktu penyampaian jaminan pelaksanaan,
penerbit jaminan serta waktu penerimaan draft kontrak.
F. Bukti Kerja:
6. Undangan Rapat Pra Penunjukan;
7. Daftar Hadir Rapat Pra Penunjukan;
8. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ); dan
9. Laporan Pelelangan Gagal.
G. Lampiran:
1. Undangan Rapat Pra Penunjukkan
CONTOH UNDANGAN RAPAT PRA PENUNJUKAN
Nomor : 19/UND-Rapat/PP/I/2015 Samarinda, 27 November 2015
Lampiran : -
Kepada Yth.
1. Direktur CV. RIMA CIPTA CONSULTANT (Pemenang)
2. PT. BERKAT HELM PROYEK (Pemenang Cadangan I),(Jika Pemenang
gagal)
3. PT. RUS (Pemenang Cadangan I),(Jika Cadangan I gagal)

Perihal : Undangan Rapat Pra Penunjukan

Sehubungan dengan telah diumumkannya Penetapan Pemenang dan Pemenang
Cadangan Untuk Pekerjaan Paket Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan
Mahulu Sp M.Said Nomor : 603/02-A.24/KONT/KPA/V/2015, Tanggal 6 Mei
2015 serta Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) dari Pokja ULP No.
66/BAHP/11-15/IV?2015 Tanggal 15 April 2015 maka Bersama ini kami
mengundang Bapak/Saudara untuk hadir, pada Rapat Pra Penunjukan, yang akan
diselenggarakan pada :
Hari : Rabu
Tanggal : 20 April 2015
Jam : 09.00 WITA s.d selesai
Tempat : Kantor
Menginat pentingnya acara ini maka diharapkan dapat hadir tepat pada waktunya.
Pejabat Pembuat Komitmen

Helsa Yuliana S. T
NIP. 910289378 1 82991 27
 2. Daftar Hadir Rapat Pra Penunjukkan
DAFTAR HADIR
RAPAT PRA PENUNJUKAN
(PRE AWARD MEETING)
PEKERJAAN : Peningkatan Daya Saing Invenstasi Sektor Jalan dan
Jembatan
PAKET : Pembangunan Jalan Outer Ring Road Jembatan Mahulu
Sp M.Said
HARI/TANGGAL : 20 April 2015

N
NAMA JABATAN TANDA TANGAN
O

1 Nur Yadi Laode S. T. Ketua PPHP  

2 Athaya Rusnabila S. T. Sekretaris PPHP  

3 Aditya Ghazy Ramadhani S. T. Anggota PPHP  

4 Helsa Yuliana S. T. PPK  

5 Bagus Nouval S. T. Direksi Lapangan  

6 Sylvio Pratama S. T. Pengawas Pekerjaan  

7 Fahrizal Ahmad S. T. Penyedia  

3. Masa Penerbitan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
 4. Bentuk Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

BENTUK SURAT PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/JASA (SPPBJ)

KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN
MASYARAKAT
Jalan TMP Kalihatan gerilya 10 Samarinda 1270, Telepon 0210-783237
Faksmail : 021-277366
www.kemenpem.go.ig

Nomor : 172/SPBJ/04-SRT/X/2015 Samarinda, 29 April 2015

Lampiran :-
Kepada Yth.
CV. RIMA CIPTA CONSULTANT
di- Samarinda

Perihal : Penunjukan Penyedia untuk Pelaksanaan Paket Pekerjaan

Dengan ini kami beritahukan bahwa penawaran Saudara nomor 12/RCC-DPU-

WAS/II/2015 tanggal 15 Januari 2015 perihal Penawaran Biaya untuk pekerjaan
Pembangunan Jalan Ring Road Sp. M.Said dengan penawaran terkoreksi sebesar Rp.
16.740.819.000,- (enam belas milyar tujuh ratus empat puluh juta delapan ratus
Sembilan belas ribu rupiah) telah ditetapkan oleh Pokja ULP/Menteri/Kepala
Lembaga/Kepala Daerh/Pimpinan Institusi berdasarkan surat penetapan Pemenang
Nomor 456 Tanggal 10 dan kami menyatakan menerima hasil penetapan tersebut.

Sebagai tindak lanjut dari Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) ini
saudara harus untuk menyerahkan Jaminan Pelaksanaan dan menandatangani Surat
Perjanjian paling lambat 20 Januari 2015. Penunjukan ini diberikan berdasarkan hasil
evaluasi terhadap penawaran Saudara tersebut diatas, apabila Saudara tidak bersedia
menerima penunjukan ini akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan dalam peraturan
Presiden No. 16 Tahub 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa.
Satuan Kerja Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat
Pejabat Pembuat Komitmen

(Helsa Yuliana S. T)
Ketua
NIP. 198772008 01 8778 008
Tembusan disampaikan Kepada Yth :
1. Menteri/Kepada Lembaga/Kepada Daerah/Pimpinan Institusi
2. APIP Kementerian
3. Unit Eselon 1
4. Unit Eselon
 5. Daftar Simak Rapat Pra Penunjukkan
DAFTAR SIMAK
RAPAT PRA PENUNJUKAN

Pemenuhan Persyaratan
No Uraian
Ya Tdk Acuan
PERSIAPAN RAPAT PRA PENUNJUKAN      
1 BAHP telah diterima oleh PPK berikut √
salinan Dokumen Pemilihan    
Menetapkan jadwal undnagan (dalam
2 koridor waktu sebelum penandatanganan √    
kontrak)
MENGUNDANG RAPAT PRA PENUNJUKAN      
Telah dibuat Undangan Rapat Pra √
3 Penunjukan    
4 Peserta yang di undang sesuai peringkat √    
5 Telah disampaikan Agenda Rapat √    
MELAKSANAKAN RAPAT PRA PENUNJUKAN      
  Ada kehadiran Penyedia yang diundang √    
  Rapat dipimpin oleh PPK √    
6 a. Penetapan Selaku Penyedia √    
  b. Jadwal Penandatanganan Kontrak √    
c. Jaminan Pelaksanaan harus diserahkan
  √    
kepada PPK, dan
d. Penyedia wajib memeriksa konsep √
  kontrak    
e. Kewenangan Penandatangan Kontrak √
  dari Penyedia    
  f. Hal lainnya (jika ada) √    
PENERBITAN SPPBJ      
Paling lambat 6 *enam( hari kerja jika tidak
7 terdapat sanggahan, 2 (dua) hari kerja jika √
ada sanggahan/sanggahan banding jawab    
TINDAK LANJUT PPK      
PPK telah melakukan tindak lanjut jika
8 pemenang yang ditunjuk mengundurkan √
diri :    
a. Jika alasan pengunduran dapat diterima √
  dilakukan pencairan Jaminan Penawaran    
 b. jika alasan pengunduran tidak dapat
diterima dan masa penawarannya masih
berlaku dilakukan pencairan Jaminan √
Penawaran dan dimasukan dalam daftar
  Blacklist    
c. Jika alasan masa penawarannya tidak √
  berlaku, maka tidak dikenakan sanksi    
  Samarinda, 1 Mei 2015
  Petugas Pemeriksa
   
   
  Fathinur Syahid S. T  
3.4 Rapat Rutin
3.4.1 Umum
Rapat rutin merupakan bagian dari upaya memantau dan mengendalikan
secara terus menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan
proyek, berupa mingguan, bulanan, kwartalan atau tengah tahunan. Aspek dan
objek yang dibahas dalam rapat rutin ini adalah setiap masalah yang diketemukan
dalam kegiatan pengendalian yang telah dibahas pada bagian terdepan dari modul
ini untuk diketahui dan mendapat perhatian pihak-pihak terkait.
Pada rapat rutin menitik beratkan pada masalah tehnis operasional dengan
penjelasanpenjelasan yang disampaikan pemimpin proyek, konsultan supervisi
dan kontraktor perihal kemajuan pelaksanaan maupun kendala-kendala yang
dihadapi, mambahas kendalakendala dan usulan yang diajukan, kemudian
manghasilkan keputusan dan petunjuk pelaksanaan secara teknis terhadap setiap
uraian kegiatan yang bermasalah dan juga dibahas tentang rencana prestasi
kegiatan dalam pelaksanaan lanjutan.
Agar dalam rapat rutin yang membahas permasalahan sesuai dengan
tujuan yang dimaksudkan, maka materi dan agenda rapat perlu dipersiapkan
dengan sebaik-baiknya dan merupakan tempat untuk mengevaluasi secara
mendalam dari masing-masing uraian kegiatan, kemudian diintegrasikan dan
dipadukan setiap uraian kegiatan yang saling ketergantungan untuk
mencerminkan gambaran pelaksanaan dan permasalahan secara utuh dan
menyeluruh. Dengan demikian rapat rutin akan memberi gambaran tentang
kondisi proyek yang sebenarnya terutama dalam hal-hal sebagai berikut:
10. Gambar kemajuan proyek
Memberikan gambaran kemajuan proyek pada saat rapat rutin,
terutama yang berkaitan dengan sasaran yang telah digariskan, seperti
biaya, jadwal dan mutu, berikut hubungannya satu sama lain diantara
sasaran-sasaran tersebut.
11. Identifikasi persoalan
Mengidentifikasi persoalan yang dihadapi dan membuat prakiraan
pencapaian sasaran akibat dari adanya masalah yang timbul, dan usaha-
 usaha mengatasinya. Hasil evaluasi kemajuan tersebut dituangkan dalam
suatu laporan tertulis, yang selanjutnya dibahas dalam rapat rutin oleh
semua pihak yang terkait. Laporan tertulis ini sangat berguna, karena
sering kali diperlukan untuk menjadi bagian dokumen proyek. Penulisan
laporan yang tepat, ringkas dan jelas mengetengahkan masalah-masalah
yang dihadapi sehingga dapat menarik perhatian pimpinan.

3.4.2 Laporan Kemajuan Pelaksanaan

A. Laporan yang harus disiapkan oleh kontraktor
1. Laporan harian atau buku harian
Di lokasi proyek, kontraktor dengan petunjuk direksi pekerjaan
membuat laporan kegiatan kontraktor hari sebelumnya dan ditulis di buku
harian. Laporan memuat hari dan tanggal, lokasi kegiatan, jenis (item
pekerjaan untuk pekerjaan permanen, pekerjaan sementara), waktu mulai
dan waktu selesai, peralatan yang dipergunakan (termasuk beberapa jam
operasi peralatan), personil kontraktor yang terlibat dan jam kerja hari
yang bersangkutan, cuaca, tamu-tamu proyek, hasil (prestasi) kerja. Buku
harian yang berisi hal-hal sebagai berikut:
a) Kuantitas dan macam bahan yang ada di lapangan;
b) Penempatan tenaga kerja untuk setiap macam tugas dan/atau
ketrampilannya;
c) Jumlah, jenis, dan kondisi peralatan yang tersedia;
d) Jumlah volume cadangan bahan bakar yang tersediauntuk peralatan;
e) Taksiran kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan;
f) Jenis dan uraian pekerjaan yang dilaksanakan;
g) Keadaan cuaca termasuk hujan, banjir dan peristiwa-peristiwa alam
lainnya yang berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan; dan
h) Catatan-catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan, perubahan
desain, gambar kerja (shop drawing), spesifikasi dan lain-lain.
Buku harian dibuat dalam 4 (empat) rangkap dan ditanda-tangani
oleh Kontraktor diperiksa dan disetujui oleh Direksi Teknik dan diketahui
 oleh Pimbagpro/Pejabat Lapangan. Distribusi buku laporan agar diatur
sebagai berikut:
a) Asli untuk pemimpin bagian proyek;
b) Tindasan pertama untuk pemimpin proyek;
c) Tindasan kedua untuk direksi teknis; dan
d) Tindasan terakhir untuk kontraktor.

2. Laporan mingguan
Seperti juga dengan buku harian, laporan mingguan dibuat setiap
minggu yang berisikan rangkuman dari laporan harian dan berintikan jenis
dan kemampuan fisik kumulatif pekerjaan dalam periode satu minggu,
serta hal-hal atau kejadian-kejadian penting yang perlu ditonjolkan.
Laporan mingguan adalah ringkasan dari laporan harian, laporan
ini terutama ditujukan kepada atasan proyek sebagai masukan untuk
keperluan pengendalian proyek dari atasannya. Dilaporkan juga kemajuan
proyek fisik dan finansial, masalah-masalah yang dihadapi serta
bagaimana mengatasinya masalah-masalah yang masih belum selesai
diusulkan bagaimana menyelesaikannya dan bantuan apa yang diperlukan.

12. Laporan bulanan

Seperti juga dengan kewajiban membuat laporan mingguan,
kontraktor juga harus membuat laporan bulanan yang berisikan kemajuan
fisik kumulatif bulanan dari komplikasi laporan mingguan dan hal-hal
serta kejadian-kejadian penting yang timbul dalam bulan bersangkutan
yang nantinya akan dijadikan sebagai dasar dalam perhitungan pembuatan
berita acara statement untuk tagihan pembayaran bulanan. Secara ringkas
laporan bulanan memuat setidak-tidaknya:
a) Data teknis singkat proyek;
b) Peta lokasi proyek;
c) Nilai kontrak asal dan addendum terakhir;
 d) Kemajuan proyek secara fisik dan finansial, dibandingkan dengan
jadwal pelaksanaan (behind schedule atau ahead);
e) Hambatan-hambatan yang dialami proyek dan usaha-usaha
mengatasinya;
f) Bila ada claim kontraktor dan usaha penyelesaiannya;
g) Kecelakaan yang terjadi di proyek dengan uraian singkat terjadinya
kecelakaan korban material dan jiwa (luka/meninggal) serta dari pihak
mana;
h) Sertifikat bulanan untuk bulan laporan;
i) Kegiatan-kegiatan kontraktor, engineer, proyek selama bulan laporan;
dan
j) Keadaan cuaca pada umumnya serta sampai seberapa jauh keadaan
operasi proyek tersebut berpengaruh.

H. Laporan yang harus disiapkan oleh konsultan pengawas

1. Laporan Harian
Dalam laporan ini dicatat:
a) Hari dan tanggal;
b) Keadaan cuaca;
c) Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan
tindakan turun tangan kepada kontraktor;
d) Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan;
e) Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya;
f) Diskusi-diskusi dengan kontraktor yang dianggap penting;
g) Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek;
h) Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya;
i) Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan
peralatan;
j) Kedatangan dan pemindahan peralatan; dan
k) Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan.
 Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang
menjadi tanggung jawabnya laporan pemimpin proyek atau site
engineer merupakan kondisi secara umum. Semua laporan harian
tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian proyek.

2. Laporan bulanan pekerjaan kontraktor

Setiap bulan konsultan harus membuat laporan tentang pekerjaan
kontraktor, tentang data personil, peralatan, volume pekerjaan, mutu
pekerjaan, kemajuan pekerjaan dan laporan teknis lain yang
diperlukan.

3. Laporan bulanan konsultan

Selain membuat laporan hasil pengawasan pekejaan kontraktor,
konsultan sendiri harus membuat laporan tentang kegiatannya.

4. Laporan triwulan
Pada tiap akhir triwulan tahun anggaran konsultan harus
menyiapkan dan menyerahkan kepada pemimpin proyek/kepala satuan
kerja laporan triwulan yang berisi evaluasi kejadian-kejadian penting
selama triwulan yang bersangkutan.
Laporan triwulan dibuat direksi pekerjaan sebagai ringkasan
laporan bulanan dan dibuat dengan referensi laporan harian dan
laporan mingguan.

5. Laporan akhir proyek

Berbarengan dengan as-built drawing, direksi pekerjaan
diwajibkan membuat laporan akhir proyek sebagari hasil
penyelenggaraan proyek dari awal mula terjadinya proyek sampai
dengan proyek selesai.
a) Laporan antara lain berisi :
1. Sejarah proyek;
 2. Lingkup proyek;
3. Proses pembebasan tanah serta luas daerah milik jalan yang
telah dibebaskan serta lahan-lahan lainnya yang dibebaskan
untuk keperluan proyek;
4. Peta lokasi proyek;
5. Uraian secara teknis pelaksanaan fisik proyek, hambatan-
hambatan yang ada cara mengatasinya;
6. Laporan sehubungan dengan analisa dampak lingkungan;
7. Petunjuk cara pemeliharaan yang perlu mendapat perhatian
khusus dalam pemeliharaan. Misalnya daerah yang tanahnya
lunak (soft soil) yang diperkirakan akan adanya penurunan
(settlement) dikemudian hari; dan
8. Laporan atas terjadinya kecelakaan dan korban-korbannya.
b) Laporan tersebut hendaknya dilampirkan:
1. Gambar terlaksana (as-built drawing);
2. Buku inventarisasi dari barang tak bergerak dan bergerak yang
menjadi aset proyek;
3. Berita acara serah terima sementara (provisional hand over)
dan serah terima akhir (final hand over); dan
4. Key personil proyek masing-masing 3 unsur dalam proyek:
employer /pengguna jasa (Pimpro/Pimbagpro/Kasatker),
Engineer (konsultan pengawas), dan kontraktor. Laporan akhir
proyek.
Laporan akhir proyek tersebut 1 copy lengkap disampaikan kepada
penyelenggara jalan dalam rangka penyelenggaraan jaringan jalan
selanjutnya.

3.4.3 Rangkuman Laporan Khusus

Konsultan pengawas harus membuat dan menyerahkan kepada pemimpin
proyek atau Kasatker laporan khusus atas kejadian-kejadian yang tidak terduga
seperti:
1. Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran,
erosi karena banjir;
2. Perpanjangan waktu pelaksanaan;
3. Penyimpangan terhadap spesifikasi; dan
4. Hal-hal lain yang dianggap perlu.
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Dalam rangka pengendalian proyek agar pelaksanaan pekerjaan jembatan sesuai
dengan yang direncanakan, maka rapat-rapat dalam pelaksanaan proyek memegang
peranan penting. Rapat pada dasarnya adalah pengumpulan semua informasi yang
dibutuhkan, evaluasi atas hasil yang telah dicapai, pembahasan permasalahan yang timbul
dan sekaligus perumusan tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka penyelesaian
permasalahan.
Rapat-rapat pelaksnaan tersebut dimulai dengan rapat pra-pelaksanaan yang
dilakukan pada awal pelaksanaan yang dilakukan guna membahas hal-hal penting yang
akan berlangsung selama pelaksanaan pekerjaan, sekaligus menyamakan pengertian dan
persepsi atas ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pengaturan pelaksanaan, dan
kesepakata-kesepakatan yang diperlukan dalam rangka menghindarkan dari perselisihan
yang mungkin timbul dalam masa pelaksanaan pekerjaan.
Rapat pembuktian merupakan upaya pencarian penyelesaian terhadap proyek
yang mengalami keterlambatan dengan kriteria kritis. Peranan seorang pengawasan
lapangan dalam memberikan informasi penting terkait dengan pelaksanaan pekerjaan
akan sangat membantu dalam penyelesaian kontrak kritis tersebut.
Rapat-rapat berkala yang dilakukan secara berkala yang dilakuakan guna
membahas kemajuan pekerjaan, permasalahan yang timbul sasat pelaksaanaan, dan
sekaligus membahas alternatif pemecahan masalah yang timbul selama pelaksanaan,
sehingga apabila terjadi penyimpangan sasat pelaksanaan dapat seger dilakukan koreksi
perbaikan.

4.2 Saran
Proses rapat harus sering dilakukan secara berkala untuk meningkatkan kembali
visi dan misi, menilai pekerjaan, sarana pemecahan masalah dan menjaga pekerjaan tetap
pada jalurnya tidak melenceng baik dari segi waktu, biaya, maupun mutu dari pekerjaan
tersebut.
 DAFTAR PUSTAKA

Ir. Asiyanto, MBA, IPM. 2005. “Manajemen Produksi Untuk Jasa Konstruksi”, PT Pradnya
Paramita: Jakarta
Endang, S.R., Mulyani, S., & Suyetty. 2011. “Mengelola Pertemuan/Rapat”. Erlangga: Jakarta
Asiyanto. 2005. Manajemen Produksi Untuk Jasa Konstruksi. PT Pradnya Paramita: Jakarta
KBBI. 2020, Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). [Online] tersedia di :
http://kbbi.web.id/rapat,
Anonim. 2007. “Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer Of
Bridge Construction)”. Bina Konstruksi Kementrian PUPR RI: Jakarta
Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 257/KPTS/M/2004 tentang Standar
dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi.
Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 349/KPTS/M/2004 tentang
Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan).
Rambe, Samsir, Wahyu Lay. 1993. Etika Komunikasi 1. Angkasa: Bandung.
Rozanna, Cut. 1995. Surat-Menyurat dan Komunikasi. Angkasa: Bandung.
Wursanto. 1987. Etika Komunikasi Kantor. Canisius: Yogyakarta.
Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK 06A-BAB VII B6 Angka 39.2
Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK06A-BAB VIIHuruf B.6 Angka 39.3
Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK06A-BAB X B6 39.3. huruf b
Permen PU No. 07/PRT/M/2011 Buku PK06-BAB VII Angka 40
Permen PU No. 07/PRT/M/2011-Buku PK06A-BAB VIIHuruf B.6 Angka 39.
Permen PU No. 14/PRT/M/2013, Buki PK 01 HS, Bab II (IKP), G, 36.4
Permen PU No.14/PRT.M.2013, Buku PK 01 HSm Bab II IKP G.36.6.a, b dan c
Permen PU No.14/PRT/M/2014 BUKU PK 01 HS Bab II-IKP H.38.2.
Perpres No.54 tahun 2010 Lampiran 3 B.1.n.10
Perpres No.54 Tshun 2010 Lampiran IV B.3.u
Perpres No.70 Tahun 2012 pasal 83 ayat 3