MAKALAH MANAGEMENT PROYEK

MANAGEMENT INTEGERASI PROYEK

KELOMPOK III

Dosen
Disusun oleh : 1. Dwi Nurcahyo 2. Aristia Maulana 3. Edwin Suganda 4. Alit Ibrahim

TEKNIK INFORMATIKA UNPAM

Jl.Surya Kencana No.1 Pamulang Telp (021)7412566,Fax. (021)7412566 Tangerang Selatan - Banten

1. Definisi Integerasi Proyek Proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menentukan,

menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan proses dan kegiatan proyek manajemen dalam Grup Manajemen Proyek termasuk dalam Kawasan Pengetahuan Proyek Integrasi Manajemen. Karakteristik penyatuan, konsolidasi, artikulasi dan tindakan integratif sangat penting bagi penyelesaian suatu proyek

dalam konteks integrasi. Dalam aplikasi dunia nyata yang melibatkan upaya koordinasi komponen Manajemen Proyek Integrasi dengan jelas didefinisikan oleh batas-batas. Interaksi antara prosesproses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek. Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek. Manajemen Proyek yang berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek Integrasi Rencana Pengelolaan. Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang

mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala proses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek..

Manajemen

proyek

dalam

hal

ini

berarti

penerapan

pengetahuan,

keterampilan, saran dan teknik untukmenjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhn pelaksanaan proyek. Ruanglingkup pengetahuan tentang manajemen proyek( project management knowledge) meliputi: Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: Pemgembangan perencanaan proyek,pelaksanaan proyek dan control terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik. Manajemen ruang lingkup proyek Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu terhadap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek. Manajemen waktu Mulai dari merumuskan aktivitas-aktiitas, terhadap aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga control kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan beberapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktinya. Menjamin biaya Meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan beserta biaya, penganggaran hingga control pembelajaran. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksaannya proyek dipastikan seleisai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan. Manajemen mutu Dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan control, penetepan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihaklain-pihak (stakeholder). Manajemen sumber daya manusia(SDM) Mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana harus terdiri dari atas menusia-manusia yang memiliki kemampuan dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksaan proyek.

Manajemen komunikasi proyek, terdiri dari: Perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administrative lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik Manajemen resiko Mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan control resiko yang mungkin muncul (butir ini jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehinggaketika muncul krisis tidak mampu menggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini eret kaiatannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul. Manajemen pengadaan Mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksaan proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari mitra kerja ataupun dari pemerintah.

1.1.

Berikut ringkasan dari apa yang melibatkan integerasi proyek.

Integrasi Manajemen Proyek Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek

Resiko akibat Event 1. 2. 3. 4. Tidak adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan Kecelakaan Proyek berhenti bekerja

Lingkup Manajemen

 Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. persyaratan penilaian yang tidak memadai Kurangnya perencanaan kurangnya lead time Miskin definisi ruang lingkup dan rincian paket pekerjaan Lingkup perubahan tanpa waktu yang sesuai dan perubahan anggaran

Resiko akibat Event Perubahan 1. 2. 3. dalam lingkup untuk membuat sesuatu pekerjaan Unbudgeted kerja dan ulang Menghasilkan overruns biaya dan serius waktu

Manajemen Waktu Risiko Kondisi 1. 2. 3. Miskin memperkirakan waktu atau kebutuhan sumber daya manajemen yang buruk dari jalur kritis, dan / atau mengapung lembur berlebihan

Resiko akibat Event 1. khusus penundaan: keterampilan tenaga kerja atau materi kekurangan, tanpa motivasi, pemogokan 2. 3. 4. Perlu untuk percepatan Sebelumnya Rilis produk kompetitif keunggulan kompetitif dan proyek dibatalkan

Manajemen Biaya Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. kesalahan / kelalaian Tidak ada investigasi masalah diprediksi asumsi produktivitas over-optimis Kurangnya biaya, perubahan atau pengendalian kontinjensi

Resiko akibat Event

1. 2.

Serius anggaran overruns Uang habis dan proyek dibatalkan

Manajemen Mutu Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. tidak konsisten, definisi tidak lengkap atau tidak jelas kualitas Miskin sikap terhadap kualitas desain / material / pengerjaan jaminan kualitas yang tidak memadai / program kontrol

Resiko akibat Event 1. 2. 3. Penolakan kerja kualitas produk tidak kompetitif Produk kinerja kegagalan

Manajemen Sumber Daya Manusia Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. 5. tidak tepat struktur organisasi atau alokasi tanggung jawab inferior kepemimpinan atau gaya manajemen bimbang Tidak adanya motivasi dan akuntabilitas Konflik tidak dikelola pekerja yang tidak kompeten

Resiko akibat Event 1. 2. Umum tidak ada upaya tim Organisasi kegagalan, penghentian pemogokan

Komunikasi Manajemen Risiko Kondisi 1. 2. 3. Kecerobohan dalam perencanaan dan dalam berkomunikasi rencana Kurangnya pemahaman dan penanganan yang tidak tepat kompleksitas Kurangnya konsultasi dengan pemangku kepentingan

 Resiko akibat Event 1. tidak dapat dipercaya atau tidak benar informasi yang mengarah ke tindakan yang salah atau kelambanan 2. Gagal harapan stakeholder

Manajemen Risiko Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. risiko Mengabaikan atau diasumsikan begitu saja tidak jelas tugas tanggung jawab risiko internal tim, kontraktor, dan pihak ketiga Keengganan untuk menerima kepemilikan tanggung jawab risiko Miskin asuransi manajemen

Resiko akibat Event 1. 2. 3. 4. dihindari terjadi peristiwa risiko Dengan penundaan akibat dan overruns biaya Kerusakan terhadap kualitas Kerusakan Merek Kelembagaan

Manajemen Pengadaan Risiko Kondisi 1. 2. 3. 4. 5. kompetitif pembelian klausul kontrak tidak dapat dilaksanakan, kondisi Keuangan kelemahan tertular pihak permusuhan dan hubungan kontrak non-kooperatif tidak pantas tugas kontrak risiko

Resiko akibat Event 1. 2. Klaim litigasi, pemukiman Kontraktor tidak mampu, kepailitan, kegagalan

1.2.

Proses Utama dalam integerasi manajemen Proyek

1. Mengembangkan Project Charter ( Piagam Proyek) 2. Mengembangkan Preliminary Scope Statement (Pernyataan Pendahuluan Ruang Lingkup Proyek) 3. Kembangkan Project Management Plan (Rencana Manajemen Proyek) 4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek 5. Memantau dan Kerja Pengendalian Proyek 6. Kontrol Ubah Terpadu
7. Menuutup Proyek

1.2.1.

Mengembangkan Project Charter

Pengertian Menurut

Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor

atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan memberikan kewenangan kepada project manager untuk menggunakan resource pada aktivitas-aktivitas project.

Selain itu, project charter juga mencakup elemen-elemen persiapan dari skup project (mencakup yang termasuk dan tidak termasuk di dalam project). Project charter juga membantu untuk mengkontrol perubahan terhadap skup selama project berlangsung. Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek Input: o Kontrak proyek o Statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat) o Enterprise environmental factors (struktur organisasi, budaya organisasi,dsb) o Organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb) Informasi dalam project charter o Nama Proyek & masa berlaku proyek o Nama Manajer Proyek beserta informasinya o Ringkasan jadwal proyek

o Ringkasan budget proyek o Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya o Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutustakeholders, asumsi, batasan) o Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek o Tanda tangan key project stakeholders o Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

1.2.2.

Mengembangkan Preliminary Scope Statement Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan

untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup/batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain: tujuan proyek, deskripsi produk/servis, kriteria produk yang akan diterima, asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran awal biaya.
1.2.3.

Kembangkan Project Management Plan

Develop project management paln adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Project management plan dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan proyek dan menilai status proyek. Kinerja proyek harus diukur berdasarkan baseline plan.

Atribut Project Plans : Dinamis Fleksibel Harus dapat diperbaharui jika terjadi perubahan Harus menjadi acuan utama dalam eksekusi proyek

Elemen-elemen Umum dalam Project Plans : Gambaran Umum mengenai proyek Deskripsi bagaimana proyek diorganisir Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek

1.2.4.

Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek Develop and project execution adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah

digambarkan dalam project plan. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi Proyek. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

Keterampilan Penting dalam Develop and project execution : Kepemimpinan Komunikasi Politik Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Tools dan Techniques untuk Develop and project execution : Work Authorization System: metoda yang digunakan untuk menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar. Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwa yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan. Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek.
1.2.5.

Kontrol Ubah Terpadu Monitor and control project work adalah proses yang terdokumentasi yang

menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan Tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya.

Saran-saran dalam Monitor and control project work : Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan. Rencanakan menghadapi perubahan. Bentuklah sistem kontrol dan CCB. Manfaatkan manajemen konfigurasi. Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akan perubahan yang kecil dapat dilakukan dengan segera. Gunakan laporan lisan dan tulisan untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan.

 Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak untuk memudahkan mengelola dan mengkomunikasikan perubahan.
1.2.6.

Menuutup Proyek Akhirnya, proyek harus ditutup bila telah selesai. Penutupan proyek melibatkan

meninjau proses, keberhasilan dan defisit yang ditemukan selama siklus hidup proyek. Selama fase ini, sebuah pelajaran dokumen yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek.

1.3.

Tools dan Techniques untuk Eksekusi Proyek

Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan o Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya. Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek. o Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan. Metodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yang telah berpengalaman percaya bahwa cara yang palig efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah dengan mengikuti metodologi yang menggambarkan apa yang harus dilakukan dalam menjalankan proyek dan bagaimana cara melakukannya Sistem informasi manajemen

proyek. Ratusan produk perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran bahkan yg dpt di akses via internet

2.1. Proses Perencanaan Strategis Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru o Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT Strength Weaknesses Opportunities Threats Sebagai bagian dari rencana strategis, organisasi harus: Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi) Memformalkan proyek dgn membuat project charter

2.2. Cara Memilih Proyek Metode Pemilihan Proyek Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi :Berfokus pada kebutuhan utama organisasi o Kategorisasi proyek IT o Analisis Finansial o Weighted Scoring Model o Implementasi Balanced Scorecard

Kategori Proyek TI

a. Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih berkembang b. Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut c. Prioritas Proyek

Analisis Finansial Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek. Sehingga dibutuhkan metode metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari : a. Net Present Value (NPV) analysis b. Return on Investment (ROI) c. Payback analysis Weighted Scoring Model Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria. 1. Identifikasi kriteria yang penting 2. Tentukan bobot pada setiap kriteria 3. Tentukan score pada tiap kriteria 4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total 5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.

Balanced Scorecard Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.

Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi. 2.3. Pentingnya Cara Proyek Untuk Memulai Proyek Secara Formal Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan rencana manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

3.1 Pentingnya Peran Stakeholder Analisis Stakeholder Setiap manajer proyek harus memilah milih stakeholderbsebagaimana keterampilan dari setiap stakeholder yang ada. Adapun karena itu manajer harus menganalisis setiap stakeholder yang dibutuhkanya. .Definisi Stakeholder Aktor atau institusi yang bisa atau mampu mempengaruhi proses pencapaian hasil dan tujuan program Pihak-pihak yang terkena dampak dari implementasi program . Tujuan analisis stakeholder Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam isu-isu yang digarap dalam program, peran-perannya, kepentingannya, dan dampak/efek yang ditimbulkan oleh adanya pihakpihak tersebut terhadap isu Dengan identifikasi tersebut, pengelola program menjadi sensitif terhadap kepentingankepentingan stakeholder; dan dalam jangka panjang dapat menciptakan strategi untuk meminta dukungan daristakeholder tertentu

Seorang manajer proyek harus mengidentifikasi stakeholder lalu menyeleksi setiap stakeholder yang dibutuhkan dalam proyek. Analisis stakeholder adalah dokumen penting mengenai informasi tentang stakeholder (bahkan kadang mrpk informasi yg sensitif), misalnya tentang Nama dan organisasi stakeholder Peran stakeholder dalam proyek Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek Ketertarikan stakeholder pada proyek Saran-saran untuk membina hubungan dengan setiap stakeholder

CONTOH ANALISIS SKATEHOLDER

3.2 Pentingnya Komitmen Manajemen Puncak Manajemen puncak adalah manajemen tertinggi. Jenjang manajemen tertinggi atau biasanya terdiri atas dewan direksi dan direktur utama. Dewan direksi mempunyai tugas memutuskan hal hal yang sifatnya sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Manajemen puncak bertugas menetapkan kebujakan operasional dan membimbing interaksi organisasi dan lingkungan. Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan keberhasilan proyek. Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek : o Keamanan sumber daya yang memadai. o Dapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik pada waktu yang tepat. o Menerima kerjasama dari orang-orang di seluruh organisasi. o Mempelajari bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.