SIAP

K
MEN AH AN
D
J
PRO ADI PE A
NGE
YEK
LOL
????
A
?

MANAJEMEN/ PENGENDALIAN SUATU

PROYEK
Disampaikan oleh :
YULHAIDIOS, ST., MM
Kabag Pengendalian Administrasi Pembangunan
Biro Adminstrasi Pembangunan dan Kerjasama Rantau
Provinsi Sumatera Barat

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah proses dan aktivitas perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan sumber daya untuk mencapai
tujuan tertentu yang spesifik (tujuan proyek).

Proyek sendiri adalah sebuah kegiatan bersifat sementara yang

telah ditentukan durasi waktu dan sumber daya yang akan
digunakan untuk mencapai tujuan yang spesifik, bisa berbentuk ;
- pembangunan sebuah gedung,
- instalasi mesin produksi,
- atau dalam lingkup yang lebih kecil bisa berbentuk sebuah
kegiatan lomba yang dilakukan organisasi mahasiswa.

Apapun bentuk proyeknya, penguasaan manajemen proyek

menjadi sangat penting agar proyek tersebut bisa selesai
tepat waktu, menggunakan dana dan sumber daya sesuai
yang telah ditetapkan, dan mencapai hasil akhir sesuai
dengan yang telah ditentukan sebelumnya.

Tiga Elemen Kunci Dalam Sebuah Kegiatan Proyek

Ada tiga elemen yang saling terkait dalam sebuah proyek yaitu orang, alat,
dan proses. ( harus bekerjasama secara harmonis )
- Apakah Anda sudah memilih orang-orang yang tepat dan memiiki keahlian
sesuai?
- Apakah Anda sudah menetapkan proses yang tepat sehingga seluruh
kegiatan proyek akan berjalan dengan baik?
- Terakhir, apakah Anda sudah menggunakan alat yang tepat untuk
membantu kelancaran sebuah proyek?
Alat (tools) yang tepat akan membantu keberhasilan sebuah proyek:
- Bagaimana komunikasi antar tim menjadi lebih baik
- Bagaimana membuat visi yang jelas agar diikuti semua orang
- Bagaimana mengelola pandangan dan perspektif yang berbeda dari
anggota tim
- Dan terakhir bagaimana kepemimpinan proyek (project leadership)
dilakukan secara efektif sekaligus membangun komunitas tim yang
termotivasi dan bergairah untuk mencapai keberhasilan sebuah
proyek

SASARAN MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI

TRIPLE CONSTRAINTS

BIAYA
ANGGARAN

JADWAL

MUTU

WAKTU

KINERJA

SIKLUS MANAJEMEN

UNSUR-UNSUR PROYEK KONSTRUKSI

(STAKE HOLDER)
Pemilik
(Owner)
Instansi
Terkait
Izin &
Regulasi
Konsultan
(Consultant
)
Lembaga
Internal
BAPPENA
S

Pemasok
(Supplier)

MANAJEMEN
PROYEK

Masyarakat
(Community)

Kontraktor
(Contractor)
Lembaga
Penyedia
Pelayanan Publik
PLN, PDAM,
Telkom

PEMILIK PROYEK (OWNER)

Menunjuk penyedia jasa

Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan
yang telah dilakukan oleh penyedia jasa
Memberikan fasilitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh pihak
penyedia jaa untuk kelancaran pekerjaan
Menyediakan lahan untuk tempat pekerjaan
Menyediakan Anggaran (Budget) Perenc. Dan Pelaksanaan Proyek dan
membayar kepada pihak penyedia jasa
Pemilik Dapat Sebagai Individu, Perusahaan, Atau Pemerintah.
Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan dengan menunjuk suatu
badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik
Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi)
Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai
dilaksanakan oleh penyedia jasa jika produknya telah seseuai
dengan apa yang dikehendaki
Untuk Proyek Yang Didanai Dari Dana Masyarakat, Loan, Hibah, maupun
Anggaran Pemerintah Daerah, Pengguna Jasa/Pemilik/Owner Adalah
Pemerintah.

KONSULTAN PERENCANA (DESIGN

ENGINEERING)

Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambar rencana,

rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur, rencana anggaran biaya

Memberikan usulan serta pertimbangan kepada pengguna jasa dan pihak

kontraktor tentang pelaksanaan pekerjaan

Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal yang

kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat.

Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan rencana

Menghadiri rapat koordinasi pengelolaan proyek.

KONSULTAN PENGAWAS (SUPERVISION)

Sebagai Wakil Dari Pengguna Jasa Yang Bertanggungjawab Untuk Melakukan
Pengawasan Dalam Berbagai Kegiatan Proyek Yang Diharapkan Sesuai
Dengan Spesifikasi (Mutu, Biaya, Dan Anggaran)
1.

Menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan dalam waktu yang telah

ditetapkan

2.

Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodik dalam

pelaksanaan pekerjaan

3.

Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan

4.

Mengoordinasi dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliran

informasi antara berbagai bidang agar pelaksanaan berjalan lancar

5.

dll

KONTRAKTOR (PELAKSANA)
Penyedia Jasa Yang Menyediakan Jasa Untuk Menyelesaikan
Pekerjaan Konstruksi Sesuai Dengan Kesepakatan dengan Pemilik
Proyek (Owner).

N
K
A
I
A
L
R
A
T
D
N
N
O
E
K
G
N
N
E
A
P
I
A
S
N
K
A
A
J
U
S
R
R
K
E
T
A
K
S
L
E
N
P
O
K
K
E
Y
O
PR

PENGERTIAN KONTRAK KERJA

Adalah suatu perjanjian antara seseorang yaitu pihak ( pengguna
jasa ) yang memborongkan pekerjaan dengan seseorang yang lain
sebagai pihak pemborong pekerjaan ( penyedia jasa ), dimana pihak
pertama
menghendaki suatu hasil yang disanggupi oleh pihak lawan atas
pembayaran sejumlah uang sebagai harga jasa konstruksi.
PERJ
ANJIA
HAK
N
& KE
WAJI
BAN

Hal yang terpenting bukanlah cara pemborong mengerjakan

pekerjaan tersebut melainkan hasil yang akan diserahkan dalam
keadaan baik dalam suatu jangka waktu yang telah
diterapkan dalam perjanjian.

Kontrak

Penandatanganan kontrak diiringi dengan :

Penyedia jasa menyerahkan Jaminan Pelaksanaan (% nilai proyek)
kepada penyedia Jasa
Dan Asuransi Tenaga Kerja ( Astek )

Dilanjutkan dengan serah terima lapangan dan perintah mulai

kerja

Isi Kontrak

Naskah Perjanjian

Syarat-syarat Umum Kontrak

Syarat-syarat Khusus

Spesifikasi

Gambar Disain

Rencana Anggaran Biaya

Time Schedule

Tentang :
- Larangan Korupsi
- Tahapan rapat2
- Mobilisasi
- Add
- Laporan2
- Pemutusan Kontrak
- Perintah
- Waktu
- dll

TAHAPAN Pelaksanaan
Kegiatan

Kontrak/Legal

Pengukuran
Ulang

Rapat Pra
Pelaksanaan

Perintah
Perubahan

Pemeriksaaan
Pekerjaan

Serah Terima
Pekerjaan
Pertama

Masa
Pemeliharaan

Serah Terima
Kedua

Struktur Organisasi
PA/KPA/PPKom

PPT
K
KONTRAKTO
R

TENAGA PENGELOLA
TEKNIS

KONSULTA
N
PENGAWAS

PENGENDALIAN

PA/KPA
PPTK

KOMITMEN
KONSISTEN

KEKUATAN
MENTAL

Dokumentasi Administrasi
1.

BA Ukur Ulang (MC-0 )

2.

BA Rapat Pra Pelaksanaan (Pre Construction Meeting )

3.

BA Perubahan/Addendum

4.

Gambar Pra Pelaksanaan (Shop Drawing )

5.

Laporan-laporan (harian, mingguan, bulanan)

6.

Gambar Pelaksanaan ( Asbuilt Drawing )

7.

Back Up Perhitungan

8.

Foto-foto pelaksanaan

U
PEN LAS
GEN AN .
..
DA
LIA ..
N..
.??

Bagaimana jika proyek

bermasalah.....????
TINDAKAN....???

PENGERTIAN
PENGENDALIA
N Serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin
agar suatu program atau kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan
rencana yang ditetapkan

Dalam pembangunan, pengendalian pelaksanaan pembangunan

dimaksudkan untuk menjamin tercapainya tujuan dan sasaran
pembangunan yang tertuang dalam rencana dilakukan melalui kegiatan
pemantauan dan pengawasan

ADMINISTRASI
Sesuatu yang menggambarkan penanganan kontrak pekerjaan dari
awal sampai akhir dengan fungsi menggerakkan pelaksanaan
kegiatan melalui aspek non teknis agar tujuan kegiatan dapat
tercapai dimana hak dan kewajiban para pihak dapat terpenuhi

TAHAPAN PENGENDALIAN
Pekerjaan PERENCANAAN
LAKSANAKAN RAPAT AWAL
(bahasan a.l: )
TUJUAN, SASARAN
Sesuaikan dengan KAK
Misal :
- Membuat pernc pemb gedung,
irigasi, jalan
- Membuat DED
- Membuat Master Plan
- Membuat Studi Kelayakan , dll

BERITA ACARA
NOTULEN RAPAT
FOTO

STRUKTUR
ORGANISASI
Pihak I : (PA/KPA, PPK/PPTK,
Bendahara, Tim Verifikasi Teknis,
Tim penerima
Pihak II : (Direktur, Team
Leader, Tenaga ahli,
Pendukung)

Yang hadir harus sama dengan yg

tertera dlm kontrak, Jika tidak
RAPAT DITUNDA

JADWAL
PELAKSANAAN
Rincian Jadwal :
Demobilisasi ( Personil, Alat,
Material )
Survey Lapangan
dll

Jika belum rinci dalam kontrak,

wajib dirinci lagi sebelum
memulai pekerjaan

LAKUKAN KOORDINASI DENGAN PIHAK

TERKAIT a.l :
a. Pemerintah Setempat
b. Elemen Masyarakat, dll

SURVEY LAPANGAN a.l :

Di
m
KE an
Berita Acara? ND a FU
?
AL
Notulen
IN NGS
YA
I
Foto
??
Hasil Survey yg telah
ditanda tangani

a. Siapkan data yang dibutuhkan, sesuaikan dengan KAK

b. Libatkan unsur terkait di lapangan seperti pemerintah
setempat dan unsur masyarakat
c. Siapkan form pendataan yang akan ditanda tangani 2-3
pihak terkait di lapangan

PRESENTASI
LAPORAN

a.
b.
c.
d.

Pendahuluan
Antara
Draft Laporan Akhir
Akhir

PENGENDALIAN
TEKNIS a.l :
a.
b.
c.
d.

a.
b.
c.
d.

Libatkan Tim Verfikasi Teknis

Hadirkan Tenaga Ahli
Berita Acara
Notulen
Dimana FUNGSI
KENDALINYA ??
??

Jangan biarkan konsultan melakukan secara sepihak

Cross cek hasil data/laporan ke lapangan
Lakukan pendampingan pada tahapan penting
Selalu perhatikan pengujian/data penelitian yang dilakukan terutama yang dapat
mengakibatkan tidak akuratnya rencana pekerjaan, seperti daya dukung tanah,
pengukuran titik koordinat dll
e. Setiap data (hitungan dan gambar) harus ditanda tangani yang berkompeten sesuai nama
pada kontrak
f. Jangan ragu untuk meberikan teguran baik lisan maupun tulisan jika terjadi kelalaian
(progress minus)

TAHAPAN PENGENDALIAN PEKERJAAN FISIK

PRE CONSTRUCTION MEETING (PCM)

( Rapat Awal Pelaksanaan ) a.l :
Dilaksanakan maksimal 7 hari dari SPMK atau 21 hari dr kontrak
Penyamaan persepsi ( KPA, PPTK, Tim teknis, Konsultan Perencana,
Konsultan Pengawas dan PPHP (panitia PHO))
tentang:
Program Mutu/ Rencana Mutu Kontrak (lengkap)a.l :
- Time Schedule
- Metoda Kerja
Dim
KEN ana F
Organisasi
UN
DA
?
L
?
( hadirkan dengan nama yang sesuai dgn kontrak
) INY GSI
A?
?
Pemeriksaan Bersama

PEMERIKSAAN LAPANGAN BERSAMA

- Libatkan unsur terkait (Owner, Konsultan, Kontraktor ) Dim
KE ana
- Siapkan Berita Acara
ND
F
?
AL UNG
- Jika terjadi perubahan pekerjaan dari kontrak lakukan ?
IN Y
SI
A
Change Contract Order (CCO) jika ada perubahan yang
??
mendasar dari kontrak buatkan BA. Add
maka perlu dibentuk Tim Addendum/ Peneliti Kontrak
yang akan meneliti dalam bentuk:
- justifikasi teknis
- Perhitungan Volume
- RAB
- serta gambar
- termasuk jika ada perubahan tenaga personil

PROSES PELAKSANAAN ADM lainnya , a.l :

- Request/ Izin Kerja, dibuat setiap tahapan item pekerjaan/
dengan batasan rentang waktu
(2 x 24 jam)
- Buku Instruksi
- Berita2 Acara Rapat
- Surat2 Teguran
- Berita acara SCM ( Show Couse Meeting )/ jika KONTRAK KRITIS
- dll
Yang tak kalah Pentingnya adalah DIREKSI KET/ kantor
lapangan
Di
m
KE ana
Apa Fungsinya ? ,
Sebagai Sarana Kendali ? ND
?
AL FUN
G
IN
YA SI
Apa Sarana KENDALI yg harus dilengkapi? seperti :
??
- Action Plan/ rencana aksi ( disetujui bersama )
- Time Schedule ( disetujui bersama )
- Gambar Kerja ( disetujui bersama )
- Struktur Organisasi Personil ( sesuai kontrak )
- Catatan Cuaca

PENGENDALIAN SAAT KONTRAK KRITIS

Kontrak dinyatakan kritis apabila :

Rencana Kerja 0% - 70 % - - - - -> deviasi penyelesaian lebih besar dari (- )
10%
Renacan Kerja 70% - 100% - - - -> deviasi penyelasaian lebih besar dari ( - ) 5
%I
GS
N
FU A ?? - Teguran 1, 2, 3
- Dibuat Berita Acara/ Notulen
a
n IN Y
a
- Rapat SCM 1, 2, 3
rapat
Dim DAL
N
- B.A. Didukung dengan
- Putus Kontrak
KE
langkah2 uji cobanya
??
- Dokumen pendukung
lainnya
- CONTOH ADM
- PROSES SCM
terlampir

SERAH TERIMA PEKERJAAN

PHO & FHO

Catatan;
- Antara PHO & FHO prinsip
metodanya sama
- Untuk FHO jangan lupa
1. Dibentuk Tim yang terdiri dari:
pengawasan
- tim visual
pemeliharaan, jangan
Jadw
- tim quality
al, ja
menunggu waktu akhir
ngan
- tim quantity
mele
saja, pantau lap. Jika
wati
kontr
- tim administrasi
rusak instruksikan
ak
penyedia, waspada thd
masa berlaku jaminan
2. Lakukan Tahapan Pemeriksaan
a. Pemeriksaan I; Jika pek. masih kurang volume/ cacat;pemel

- berikan catatan
- penyedia lakukan perbaikan dg rentang waktu
- buatkan rekomendasi; belum layak untuk diterima
b. Pemeriksaan II; sda atau jika OK,.....
- berikan rekomendasi; layak diterima

PENGENDALIAN JIKA PEKERJAAN MELEWATI

WAKTU BATAS AKHIR KONTRAK
+ MELEWATI TAHUN ANGGARAN ?

1.
2.
3.
4.

Untuk antisipasi awal, jangan dilakukan kontrak kerja sampai bulan

Desember, siapkan waktu tersisa diakhir tahun, jika melewati kontrak
masih ada waktu pada tahun anggaran berkenan.
Pedomani aturan berlaku
Segera laporkan ke DPKD, Bappeda, Bagian Pengendalian
Estimasi kelayakan untuk lanjut pekerjaan melewati tahun anggaran

SI
G
FUN ??
a
an INYA
m
i
D
AL
D
N
KE
??

RENC

65

REAL

35

DEV

- 30

Rentang bobot renc. 0 70% ( min >

10% )

USAiiiiiiiiii, Tks