PROPOSAL PITCHING GUIDANCE

General Proposal Extras adalah dokumen yang staff tunjukkan kepada calon klien (perusahaan)
yang menguraikan bagaimana Extras dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka.

Baik Staff, AE atau PR dari Extras, Proposal ini adalah bagian penting dari perangkat akuisisi
terhadap klien.

Alur Pitching Klien Extras:

A. SUPPORT STAFF ( PERTEMUAN PERTAMA)
1. Analisis & Observasi perihal siapa Klien yang akan ditemui hingga kenali Industri
Bisnis mereka
2. Lakukan Panggilan/ Hubungi Klien untuk meng-agendakan pertemuan untuk
mengejar prospek terhadap Klien
3. Disaat pertemuan, Presentasikan materi pegangan proposal yang sudah diberikan
Extras kepada Klien secara Asertif, Singkat, Padat & Jelas (+/- 15 menit)
4. Identifikasi permasalahan yang dihadapi oleh Klien pada bisnis mereka, hingga
tujuan yang ingin mereka capai dengan bekerja sama denga Extras
5. Lalu berikan solusi ringan berupa service yang akan ditawarkan Extras untuk
memecahkan permasalahan Klien
6. Yang terakhir, berikan feedback berupa Call to Action kepada Klien dengan
menanyakan/ memberikan info kepastian kepada Klien selama kurang lebih 1-3 hari
setelah pertemuan pertama.

B. CORE STAFF (PERTEMUAN KEDUA)

7. Jika Klien sudah memutuskan untuk melakukan pertemuan ke-2, agendakan

pertemuan untuk membahas permasalahan detail mengenai Moodboard yang
diharapkan Klien hingga kebutuhan yang mereka inginkan dari Extras
8. Persiapkan beberapa materi diskusi dengan klien seperti dokumen Proposal Spesifik
dengan Layanan dan Harga
 9. Diskusikan Penawaran dan permasalahan syarat & ketentuan/ peraturan yang wajib
disepakati Klien
10. Menandatangani kontrak dan memulai proyek

Note:
Klien potensial perlu tahu apa yang dapat Extras lakukan untuk mereka dan bisnis mereka, dan
proposal adalah media bagi Extras untuk menyampaikan pesan kepada Klien.
KAMUS-KAMUS PITCHING PROPOSAL (CASE DIGITAL
MARKETING & BRANDING)

1. Kapan waktu terbaik untuk mengirim PROPOSAL

kepada KLIEN ?
Dalam istilah pemasaran dan penjualan, PROPOSAL digunakan dalam tahap MARKETING
FUNNELS. Pada tahap ini, calon klien mengetahui agensi EXTRAS dan sedang
mempertimbangkan untuk menggunakan layanan EXTRAS. Proposal merupakan bagian
dari dorongan terakhir untuk meyakinkan mereka bahwa EXTRAS adalah pilihan terbaik.
Proposal terkuat didorong oleh tujuan, ringkas, dan, yang paling penting, berbicara
langsung dengan poin-poin sulit dari prospek EXTRAS dan bagaimana EXTRAS dapat
membantu menyelesaikannya.
2. Apa yang perlu EXTRAS ketahui sebelum menulis PROPOSAL ?
Sebelum staff dapat menulis proposal, staff perlu memahami apa yang dibutuhkan Klien
potensial:
 Apa yang mereka harapkan dari media sosial sebagai saluran pemasaran?
 Audience dan Platform mana yang paling masuk akal untuk ditangani sekarang?
 Dan bagaimana EXTRAS dapat membantu mereka?

Cara terbaik untuk mengetahuinya adalah dengan mengadakan 'Sesi Pertemuan'.

Idealnya, staff harus mengadakan pertemuan tatap muka karena pada tahap ini akan
membantu membangun hubungan & kepercayaab. Plus, menghemat waktu.
 Tujuan dari sesi pertemuan ini adalah untuk mengajukan pertanyaan dan mendengarkan
apa yang dikatakan klien potensial Anda.
Seperti contoh:
 Tantangan mereka saat ini.
 Tujuan keseluruhan mereka dan apa yang ingin mereka capai.
 Keadaan pemasaran media sosial mereka (misalnya apa yang berhasil dan belum
berhasil sejauh ini).

Penting juga untuk diingat bahwa sesi pertemuan ini membantu EXTRAS memutuskan
apakah EXTRAS cocok dengan klien tersebut. Misalnya, EXTRAS mungkin mengetahui
klien potensial menginginkan layanan yang tidak EXTRAS berikan atau tidak memiliki
anggaran yang diperlukan untuk layanan EXTRAS.
Dalam istilah pemasaran, sesi pertemuan membuat prospek Anda memenuhi syarat
sebagai prospek yang pasti. Atau, mendiskualifikasi mereka dan membantu Anda
menghindari membuang waktu untuk membuat proposal yang kemungkinan besar akan
tetap ditolak. Pertanyaan sesi pertemuan yang harus diajukan untuk membuat proposal
terperinci

BEBERAPA CONTOH PERTANYAAN EXTRAS

TERHADAP KLIEN
Berikut adalah beberapa pertanyaan pada sesi pertemuan yang perlu dipertimbangkan untuk
ditanyakan kepada calon klien & jangan ragu untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan!

A. PERTANYAAN YANG DIAJUKAN TERHADAP KLIEN DI PERTEMUAN

PERTAMA
1. Tanyakan tentang tujuan bisnis dan pemasaran
Mulailah dengan ikhtisar rencana bisnis dan pemasaran mereka saat ini:
 Apa tujuan EXTRAS saat ini untuk bisnis EXTRAS dan bagaimana hal ini selaras
dengan tujuan pemasaran EXTRAS untuk media sosial?
 Tujuan bisnis menyeluruh klien akan selalu untuk meningkatkan basis pelanggan
mereka, sehingga EXTRAS dapat melihat ke jaringan yang paling cocok untuk audiens
mereka dan menetapkan KPI yang jelas untuk mereka. Sebagai contoh:
 Tujuan Facebook: meningkatkan kunjungan atau pesanan untuk toko online.
 Tujuan Instagram: meningkatkan kunjungan profil, pertanyaan, dan pesan
langsung.
 Tujuan Twitter: meningkatkan kunjungan situs web dan pesan langsung.
 Tujuan LinkedIn: meningkatkan kunjungan situs web.
 Sasaran keseluruhan untuk aktivitas pemasaran: meningkatkan prospek dan
konversi penjualan.

Namun, jika mereka baru memulai, tidak realistis untuk mengharapkan saluran media
sosial mendorong kesadaran merek dan prospek pada saat yang bersamaan.
Selanjutnya, Anda perlu mengevaluasi apa yang telah mereka coba lakukan dan mencari
tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak:
 Area apa yang berkinerja lebih baik dan berkinerja buruk?
 Seperti apa kesuksesan menurut Anda?
 Di mana Anda ingin berada dalam 12 bulan? Jelaskan situasi yang ideal tetapi
realistis kepada saya.

2. Dapatkan rincian tentang audiens target mereka

 Cari tahu persona pemasaran klien potensial Anda, sehingga Anda dapat
mengusulkan tujuan dan jaringan sosial yang tepat untuk difokuskan.

 Kemudian, gali lebih dalam dan tanyakan kepada mereka tentang pelanggan
terbaik (atau terburuk) mereka dan apa yang memotivasi mereka. Dengan
memahami poin rasa sakit dan pengalaman pelanggan yang melegakan, Anda
akan dapat menemukan ide konten yang lebih kreatif untuk semua saluran
media sosial.
  Tentukan audiens target mereka dengan pendekatan empat kategori ini:

 Sosio-Demografi: usia, jenis kelamin, pekerjaan, ukuran keluarga, dll.

 Geografis: apakah mereka tinggal di kota atau pedesaan, apakah mereka

bagian dari komunitas besar, dll.

 Psikografis: apa nilai-nilai mereka, bagaimana mereka menghabiskan

waktu luang mereka, apa kegiatan favorit mereka, dll.

 Pola perilaku: bagaimana perilaku belanja mereka, seberapa sering

mereka pergi keluar, pola jalan-jalan, hobi, dll.

3. Cari tahu pesaing utama mereka

Selanjutnya, tentukan pesaing bisnis mereka. Mungkin bisnis local/ merek internasional.
Ajukan pertanyaan seperti berikut kepada Klien:

 Siapa pesaing utama Anda?

 Jaringan media sosial apa yang mereka gunakan?

 Apakah ada jenis konten yang mereka buat yang juga ingin Anda lihat di saluran
media sosial Anda?

Note: Ini juga saat yang tepat untuk menetapkan harapan bahwa sebagian besar merek
global memiliki anggaran iklan yang besar dan tim konten yang besar. Meskipun baik
untuk bercita-cita untuk kebesaran mereka, pemilik bisnis harus realistis dan ingat untuk
fokus pada apa yang akan membantu mereka tumbuh.

4. Dapatkan kejelasan tentang ruang lingkup dan anggaran mereka

Terakhir, cari tahu apa yang mereka butuhkan bantuan dan seberapa banyak mereka
siap untuk berinvestasi. Ini dapat berkisar dari satu kampanye atau meningkatkan
keterampilan tim mereka hingga layanan retainer bulanan yang terkelola sepenuhnya.
 Ajukan pertanyaan yang akan membantu Anda memahami anggaran mereka:

 Apa tujuan Anda untuk proyek ini?

 Seberapa cepat Anda ingin memulai?

 Berapa anggaran yang Anda alokasikan untuk proyek ini?

Note: Semakin banyak Anda tahu tentang nilai yang dapat Anda berikan untuk bisnis
dan berapa anggaran mereka, semakin mudah untuk menegosiasikan tarif yang baik
untuk layanan media sosial Anda.

5. Bersikaplah terbuka dan fleksibel

Setiap calon klien berbeda-beda. Ukuran bisnis dan pengalaman mereka dengan
pemasaran media sosial akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan
anggaran mereka.
Misalnya, mereka mungkin perusahaan baru tanpa riwayat atau pengalaman
sebelumnya. Dalam hal ini, mereka kemungkinan besar akan membutuhkan paket yang
tidak mahal sambil berfokus pada semua aspek utama dalam membangun audiens di
satu atau dua platform.
Di sisi lain spektrum, merek mungkin sudah mapan dan perlu mengubah strateginya di
beberapa jejaring sosial dan memperkenalkan lebih banyak konten video.
tulah mengapa menyelenggarakan sesi penemuan sangat penting sebelum Anda
membuat proposal media sosial Anda. Terutama, jika Anda menginginkan peluang
tertinggi untuk memenangkan bisnis baru!
B. PERTANYAAN YANG DIAJUKAN TERHADAP KLIEN DI PERTEMUAN
KEDUA
Pada pertemuan ke-2 ini, Proposal Anda perlu menunjukkan pemahaman tentang
persyaratan calon klien dan bagaimana Anda paling siap untuk memenuhinya.
Seperti contoh pertanyaan umum yang akan diajukan Klien di pertemuan ke-2 ini:

 Apa yang akan kamu lakukan?

 Bagaimana Anda akan melakukannya?

 Siapa yang akan melakukan pekerjaan itu? Manakah dari anggota tim Anda yang
akan mengerjakan akun tersebut?

 Bagaimana kegiatan ini menguntungkan calon klien Anda? Bagaimana bisnis

mereka akan berubah sebagai hasil dari bekerja sama dengan Anda?

 Berapa biayanya?
Inilah cara Anda dapat memasukkan jawaban ini ke dalam proposal Anda untuk layanan
pemasaran media sosial:

1. Perkenalan
Paragraf pembuka mengatur adegan untuk proposal Anda berdasarkan sesi
penemuan yang Anda adakan sebelumnya. Anda ingin menetapkan harapan calon
klien Anda dan menunjukkan bahwa Anda memahami apa yang mereka butuhkan.
Gunakan kata-kata seperti Anda, Anda dan kami untuk menyapa calon pelanggan
secara langsung dan menjalin hubungan. Sebagai contoh:
Hai Elli,
Kami senang Anda telah meminta kami untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana
kami dapat membantu menumbuhkan audiens Anda dan memperoleh lebih banyak
prospek dengan keterampilan media sosial kami.
Proposal ini menguraikan dengan tepat bagaimana kami dapat menggunakan
keahlian dan strategi kami yang telah terbukti untuk memberikan hasil yang efektif
dan didorong oleh pertumbuhan untuk bisnis Anda.

Harap tinjau dokumen ini dan beri tahu kami jika Anda memiliki pertanyaan. Jika
Anda ingin bekerja sama dengan kami, langkah selanjutnya setelah peninjauan
adalah memilih paket Anda dan menyelesaikan persyaratan kontrak.
Selanjutnya, Anda dapat masuk ke sedikit lebih detail mencocokkan tujuan bisnis
mereka dengan tujuan dan sasaran media sosial.
Cobalah untuk tidak memberikan deskripsi umum tentang layanan yang ingin Anda
berikan, dan alih-alih fokus pada tujuan yang dapat diukur atau tujuan SMART.
Misalnya, jika calon klien mengindikasikan bahwa mereka ingin mengembangkan
target audiens konsumen muda mereka, Anda dapat mengatakan, tetapkan sasaran
SMART ini:
 Contoh sasaran SMART: Meningkatkan jumlah pengikut Instagram dalam
rentang usia 25-34 tahun sebesar 20% selama enam bulan ke depan.
  Untuk merek yang lebih kecil, mungkin lebih tepat untuk fokus pada
pertumbuhan audiens mereka. Dalam hal ini, coba hubungkan tujuan yang
lebih luas dengan jumlah postingan yang akan Anda publikasikan untuk klien:

 Contoh berbasis keluaran: Tumbuhkan total audiens merek sebesar 15%

dengan memposting secara konsisten di ketiga akun media sosial.

2. Lingkup pekerjaan
Di sinilah Anda menyatakan aktivitas apa yang akan Anda lakukan untuk calon klien
Anda. Perlu ditambahkan mengapa Anda mengusulkan untuk melakukan setiap
item, sehingga mereka memahami alasan di baliknya.
Jika Anda berencana untuk menawarkan berbagai jenis paket, ada baiknya
menyoroti dengan jelas apa yang akan disertakan dalam setiap paket di akhir
proposal.
Sangat berguna untuk memecah bagian ini menjadi beberapa subbagian, jadi jelas
bagi semua orang. Subjudul khas dalam proposal media sosial meliputi:

 Pembuatan dan kurasi konten: Soroti tanggung jawab utama Anda seperti
membuat kalender konten media sosial, mendesain gambar, mengambil foto
yang dipesan lebih dahulu, merekam video, menulis teks, dan mengkurasi
konten terkait industri. Catatan: Anda juga dapat menguraikan langkah-
langkah proses persetujuan di bagian ini untuk membantu klien melihat pada
titik mana mereka perlu terlibat.

 Pemilihan platform: Jelaskan mengapa Anda memilih jejaring sosial tertentu.

Misalnya, mereka mungkin lebih cocok dengan target audiens atau pesaing
mereka yang aktif di sana.

 Jadwal posting: Nyatakan seberapa sering Anda akan mengusulkan posting ke

setiap jaringan dan mengapa. Misalnya, kami akan memposting sekali sehari
ke Instagram menggunakan berbagai jenis konten (termasuk pembuatan
konten visual dan teks) untuk membangun daya tarik di akun Anda.
  Pemantauan merek: Sarankan beberapa kata kunci merek dan tagar yang
dapat Anda lacak.

 Keterlibatan dan komunitas: Menyarankan seberapa sering Anda akan

terlibat dengan pengikut. Misalnya, jumlah waktu yang ditetapkan setiap hari
atau membalas keterlibatan dalam jumlah jam tertentu.

 Garis waktu dan pencapaian: Digunakan untuk kampanye tertentu; misalnya

promosi liburan, selain jadwal posting reguler.

 Analisis dan pelaporan: Sertakan frekuensi laporan dan detail tentang apa
yang akan Anda lacak dan alasannya.

 Tinjau rapat: Jadwalkan pertemuan rutin untuk meninjau kinerja secara

keseluruhan dan bertukar ide.

 Pengaturan kerja: Jika ada, sertakan bagian yang menyatakan di mana dan
siapa yang akan melakukan pekerjaan. Misalnya, apakah pekerjaan ini akan
dilakukan dari jarak jauh atau di kantor calon klien?

Untuk akun yang lebih besar, Anda mungkin juga ingin menominasikan individu
yang akan terlibat. Misalnya, copywriter utama, desainer, dan manajer proyek atau
akun.
Jika agensi Anda memiliki berbagai macam layanan, Anda juga dapat menyebutkan
apa yang tidak termasuk dalam proposal atau paket yang ditetapkan tetapi dapat
dibeli sebagai add-on.
Contoh add-on : Pembuatan konten tidak termasuk pembuatan manajemen iklan
Facebook tetapi tersedia sebagai layanan tambahan berdasarkan permintaan.

3. Tonggak dan tenggat waktu proyek

Gunakan bagian ini untuk menentukan bagaimana Anda akan mengukur
keberhasilan proyek. Jangan lupa untuk mengukur tingkat kinerja saat ini sehingga
Anda dapat mengukur pertumbuhannya.
 Misalnya: Tingkatkan Rasio Keterlibatan Instagram selama 6 bulan ke depan. Untuk
mendapatkan data ini, gunakan Instagram Insights dan alat analisis media sosial
seperti Sendible untuk mengukur rasio keterlibatan; misalnya menjangkau dan
berinteraksi dengan lebih banyak pengikut per bulan.

4. Bukti kerja
Kemungkinan besar calon klien Anda akan meninjau beberapa proposal. Jadi selain
menjelaskan apa yang Anda rencanakan, Anda harus menunjukkan mengapa Anda
adalah pilihan terbaik.
Klien yang mencari biro pemasaran perlu diyakinkan bahwa biro iklan yang mereka
cari dapat dipercaya, dan akan memberikan laba atas investasi (ROI) mereka.
Cara terbaik untuk menunjukkan nilai Anda adalah dengan menggunakan hasil, studi
kasus, dan testimoni dari klien lain. Kuncinya adalah memilih contoh dari portofolio
pemasaran Anda yang sangat cocok dengan proposal Anda. Semakin relevan
mereka, semakin kuat kasus Anda. Berikut ini contohnya:
Ketika kami mulai bekerja dengan Perusahaan ABC, mereka memiliki 300 pengikut di
Instagram. Selama enam bulan berikutnya, kami dapat meningkatkan jumlah itu
menjadi 1500 dengan memposting konten reguler, membalas komentar, dan berbagi
konten buatan pengguna.

5. Ketentuan perjanjian
Gunakan bagian ini untuk mengajukan biaya dan syarat pembayaran Anda.

 Biaya: Tergantung pada ruang lingkup pekerjaan mungkin ada beberapa

komponen termasuk proyek tetap atau punggawa per jam atau bulanan. Jika
ada beberapa pilihan, sebutkan dengan jelas. Tabel biasanya berfungsi
dengan baik di sini karena Anda dapat merinci aktivitas proyek.
 Pembayaran: Tentukan bagaimana Anda menagih dan apa syarat
pembayaran Anda.
  Pengakhiran: Sertakan bagaimana salah satu pihak dapat mengakhiri
perjanjian.

6. Langkah selanjutnya untuk klien

Tarik proposal Anda ke kesimpulan dengan menguraikan langkah-langkah
selanjutnya untuk klien dalam prosesnya. Misalnya, Anda mungkin menyertakan:

 Terima proposal apa adanya atau diskusikan perubahan

 Meminta dan menandatangani kontrak

 Kirim pembayaran awal

 Menyampaikan proposal Anda

Setelah Anda menyelesaikan proposal Anda, mengoreksinya atau meminta rekan
kerja untuk memeriksanya kembali. Ketika datang untuk menyajikannya, Anda
memiliki beberapa pilihan.
 Jika memungkinkan, atur untuk mempresentasikan proposal secara langsung
atau melalui panggilan video sehingga Anda dapat memandu calon klien
Anda melalui setiap bagian. Melakukannya dengan cara ini memungkinkan
Anda untuk menjawab pertanyaan atau keberatan dengan segera.
 Atau, kirim proposal Anda melalui email. Tetapi pastikan Anda
menambahkan tanggal balasan yang diharapkan sehingga Anda tidak
dibiarkan menggantung.