SISTEM INFORMASI INVENTARISASI BARANG DI SMK ISLAM 45 WIRADESA

Bagas Saputro, Manajemen Informatika

STMIK Widya Pratama
Bagas.saputro006@gmail.com

ABSTRAK

SMK Islam 45 Wiradesa Pekalongan merupakan sekolah kejuruan swasta di kabupaten

pekalongan yang masih menerapkan proses inventarisasi dan peminjaman barang secara
konvensional yaitu dicatat dan ditulis dibuku. Proses manual seperti ini bisa menimbulkan masalah
seperti proses penulisan dan pencarian data yang lama, pengawasan barang peminjaman yang susah,
serta penyimpanan data yang kurang aman. Hal ini membuat SMK Islam 45 Wiradesa Pekalongan
membutuhkan suatu sistem informasi inventarisasi barang yang dapat mengelola data secara cepat
dan mudah. Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah metode waterfall
yang dimulai dari proses perencanaan, proses analisis sistem, desain sistem, implementasi
pengkodean, kemudian pengujian Graphical User Interface (GUI). Dari rangkaian proses pembuatan
sistem yang sudah dilakukan, didapati bahwa sistem yang dibuat sudah dapat mempermudah
pengelolaan data inventaris dan peminjaman barang yang ada di SMK Islam 45 Wiradesa
Pekalongan, dengan tampilan sistem yang sederhana membuat pengguna mudah dalam memahami
sistem aplikasi yang dibuat. Beberapa saran yang dapat diberikan yaitu sistem dapat dikembangkan
lagi dengan menambahkan fitur pelaporan kerusakan barang inventaris dan memperbaiki fungsi
peminjaman barang supaya peminjam barang dapat meminjam lebih dari satu barang sekaligus.

Kata Kunci : Inventarisasi, Peminjaman, Sistem Informasi.

pencatatan manual. Pencatatan yang masih

1. PENDAHULUAN
Inventarisasi dalam lingkungan sekolah
merupakan kegiatan yang penting karena
kegiatan ini berhubungan dengan sarana dan
prasarana sekolah sebagai penunjang kegiatan
sekolah. Menurut A. Gima Sugiama Inventarisasi
adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan
pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan
aset, dan mendokumentasikannya pada suatu
waktu tertentu (Sugiama 2013). Untuk
memberikan kemudahan maka inventaris bisa
digabungkan dengan sistem informasi berupa
aplikasi komputer.
Pada jaman sekarang sistem informasi
seperti ini banyak dibutuhkan karena
memberikan kemudahan untuk pengolahan data,
demikian juga di SMK Islam 45 Wiradesa
Pekalongan. Sekolah ini merupakan sekolah
SMK Islam swasta yang memiliki banyak aset,
tetapi dengan banyaknya aset yang dimiliki
pencatatan inventaris barangnya masih
menggunakan metode konvensional atau
manual ini dapat menimbulkan beberapa masalah
untuk proses inventarisasi kedepannya, beberapa
masalah yang ditimbulkan seperti pencarian data
barang dapat menyita waktu, membuat proses
penulisan data menjadi lama, penulisan yang
tidak rapi dapat membuat data susah dibaca, serta
penyimpanan data tidak aman karena bisa saja
buku rusak atau hilang.
Berdasarkan uraian permasalahan yang
sudah dijelaskan diatas, maka dari itu SMK Islam
45 wiradesa memerlukan solusi yaitu suatu
sistem informasi inventaris barang yang dapat
memudahkan dalam pengolahan data inventaris,
memudahkan pencarian data barang inventaris
yang ada, penyimpanan data inventaris yang
lebih aman dan dapat memberikan laporan data
barang yang cepat, serta memudahkan dan
memperkuat sistem peminjaman barang
inventaris sekolah. Adanya penggunaan sistem
informasi ini diharapkan dapat memberikan
pemanfaatan teknologi dibidang inventaris
sekolah ini.

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [1] http://stmik-wp.ac.id

2. METODE PENELITIAN
2.1 Metode Pengumpulan Data
<<include>>

Metode pengumpulan data ini dilakukan Login v alidasi username & password

dengan dua metode, yaitu observasi dan Mengelola akun pengguna

wawancara. Observasi ini dilakukan dengan

Mengelola Brg Masuk

melakukan pengamatan langsung untuk

mengetahui bagaimana prosedur dari Mengelola Brg Keluar

inventarisasi dan peminjaman barang yang Mengelola data nama brg

Menampilkan f orm pinjam brg
Peminjam Barang

berjalan di SMK Islam 45 Wiradesa. Adapun <<include>>

Mengelola data inv entaris brg

hasil dari observasi ini adalah didapati bahwa

Petugas Inv entaris
Menampilkan stok barang pinjam
<<extend>>

prosedurnya masih dilakukan dengan proses yang Mengelola data peminjaman brg

masih manual dicatat di buku dan kurang efisien Proses pencarian data

dari segi waktu serta prosedur manual ini dapat

terjadi kesalahan dalam penulisannya Cetak data Inv entaris Brg

dikarenakan kesalahan manusia. Sedangkan

untuk wawancara dilakukan secara langsung Logout

kepada kepala TU SMK Islam 45 Wiradesa yang

Gambar 1 Use case sistem inventaris barang
merangkap sebagai petugas inventaris dan
menanyakan tentang hal apa saja yang menjadi Petugas Inv entaris Sistem

kendala saat proses inventarisasi dan apa yang Mulai

diharapkan ada pada sistem inventaris yang
dibuat. Adapun hasil dari wawancara yang sudah Membuka Menampilkan
aplikasi form login
dilakukan yaitu terdapat kendala dari proses
pencatatan berupa lamanya pencatatan data
barang dan hasil tulisan yang terkadang kurang Input Username &
Password
rapi, dan juga pencarian data barang yang lama,
serta pengawasan jumlah barang dipinjam dan
Menekan Proses validasi
peminjamnya yang kurang terawasi. Hal yang tombol Login

diharapkan ada di sistem ini adalah sistem dapat

mempermudah pencatatan, pencarian, serta Input ulang
Menampilkan Tidak Valid ?
pesan error login
mempermudah pengawasan jumlah barang yang
Ya
dipinjam.
Menampilkan
dashboard aplikasi
2.2 Metode Pegembangan Sistem
Metode pengembangan sistem ini dilakukan Selesai

dengan 5 tahapan. Tahapan yang pertama yaitu Gambar 2 Activity Diagram Login Sistem
perencanaan sistem yang merupakan proses
penentuan jadwal, pengumpulan data, dan Petugas Inv entaris Sistem

penentuan pengguna sistem. Tahapan kedua yaitu Mulai

analisis sistem merupakan proses untuk
menganalisis apa saja kebutuhan fungsional dan menekan menu data menampilkan halaman
non fungsional dari sistem. Tahapan ketiga yaitu barang masuk data barang masuk

desain sistem yang merupakan proses untuk

membuat desain dari sistem menggunakan dua input data
barang masuk
alat bantu pengembangan sistem yaitu Unifed
Modelling Language (UML) dan Lembar Kerja klik simpan memproses
Tampilan (LKT) supaya memudahkan proses penyimpanan data

pembuatan kode program yang dibuat. Untuk

Unifed Modelling Language (UML) digunakan menampilkan
tiga diagram untuk membuat desain sistemmya. data

Diagram yang digunakan yaitu Use case sistem,

Activity Diagram, Sequence Diagram serta Class Selesai

Diagram.
Gambar 3 Activity Diagram Barang
Masuk

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [2] http://stmik-wp.ac.id

 Petugas Inventaris Sistem

Mulai

Memilih menu kelola Menampilkan halaman

data inventaris data inventaris
Petugas Inventaris Menu Barang Masuk : Hal. Form Barang Masuk : Proses Simpan : Tb_brg_masuk :
: Aktor Tampilan Tampilan Proses Tabel Database
1. klik menu brg masuk

2. tampil hal. form brg masuk

Menekan tombol Tombol
Tombol Edit Tombol Detail
tambah Tambah
3. input data
Menampilkan form
tambah data inventaris
4. klik simpan
Menginput
data inventaris
5. proses simpan
Menekan tombol Proses menyimpan
simpan data 6. menyimpan data

Menampilkan 7. tampil pesan "berhasil simpan"

Menekan data inventaris
tombol edit

Menampilkan form
edit data inventaris

Mengedit data
inventaris Selesai Gambar 6 Sequence Diagram Barang Masuk
Menekan
tombol update

Menekan
tombol detail Menu Data Inventaris : Form Tambah : Simpan Data : Tb_Inventaris :
Petugas Inventaris : Tampilan Hal. Data Inventaris : Tampilan Proses Tabel Database
Menampilkan detail Aktor Tampilan
1. klik menu data inventaris
data inventaris

2. tampil hal. data inventaris

Gambar 4 Activity Diagram Mengelola Data
3. klik tambah
Inventaris
4. tampil form tambah

Petugas Inventaris Sistem 5. input data

Mulai 6. klik simpan

7. proses simpan

Memilih menu data Menampilkan data 8. menyimpan data

peminjam barang Peminjam barang
9. tampil pesan "berhasil simpan"

Menekan tombol
kembalikan barang
Gambar 7 Sequence Diagram Mengelola
Memproses Inventaris Barang (Tambah Data)
pengemballian data

Menampilk data dan perubahan

status peminjaman Petugas Inventaris : Menu Peminjaman : Tampilan Hal. Peminjaman : Tampilan Form Konfirmasi Pengembalian : Proses Pengembalian : Tb_Dftr _Peminjam : Tabel tb_inventaris : Tabel
Aktor Tampilan Proses Database Database
1. klik menu peminjaman

menampilkan hal. peminjaman

5. klik tombol "kembalikan"

Selesai
6. tampil konfirmasi pengembalian
Gambar 5 Activity Diagram Mengelola
Peminjaman Barang 7. kliktombol "konfirmasi"

8. proses pengembalian

9. get data

10. pengembalian barang

11. tampil pesan "pengembalian berha...

Gambar 8 Sequence Diagram Mengelola

Peminjaman Barang

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [3] http://stmik-wp.ac.id

 tb_dftr_peminjam Tahapan yang keempat adalah implementasi
id_peminjam : varchar (15)
nama_peminjam : varchar (25)
nis_nip : varchar(11)
pengkodean yang merupakan proses utama dari
0..* kelas : varchar (15)
status_user : varchar(15) pembuatan sistem, pengkodean didasarkan pada
id_inv : varchar (11)
jml_pinjam : int (11)
tgl_pinjam : timestamp()
hasil analisis dan desain sistem yang sudah dibuat
1..*

tb_inventaris
peruntukan : varchar (20)
penanggung_jwb : varchar (15) diawal dan diwujudkan dalam bentuk kode
id_inv : varchar (11) status : varchar (11)

tb_user
tgl_input : date ()
tgl_beli : date () tambah()
program yang menghasilkan aplikasi yang dapat
id_user : int (11)
username : varchar (15)
id_brg : varchar (11)
nama_brg : varchar(15)
kembalikan()
digunakan. Tahapan yang kelima yaitu pengujian
tb_nama_barang
password : varchar (15)
level : varchar (11) id_brg : varchar (11)
nama_brg : varchar (15) 1..*
merk : varchar (11)
jml_brg : int (11) tb_brg_masuk sistem berupa pengujian Graphical User
nis_nip : varchar(11) hrg_satuan : int (11) id_brg_msk : varchar (10)
kelas : varchar(15)
status_user : varchar (15) tambah() 1..*
asal_dana : varchar (11)
kondisi : varchar (15)
tgl_input_msk : timestamp()
id_inv : varchar (11)
Interface (GUI).
edit() lokasi : varchar (15) 0..* jml_brg_msk : int (11)
tambah() hapus() tgl_pengeditan_data : date() 1..*
edit() ket : varchar (50)
nama_petugas : varchar(15)
lokasi : varchar (20)
ket_brg_msk : varchar (100) 2.3 Metode Pengujian
hapus() nama_petugas : varchar (15)

tambah()
edit()
tambah()
Metode pengujian yang dilakukan adalah
hapus()

1..* tb_brg_keluar pengujian Graphical User Interface (GUI).

id_brg_klr : varchar (11)
tgl_input_klr : timestamp() Pengujian ini berupa pengecekan fungsi sistem
id_inv : varchar (11)
jml_brg_klr : int (11)
lokasi : varchar (20)
yang sudah dibuat meliputi tampilan sistem,
0..* ket_klr : varchar (100)
nama_petugas : varchar (15) fungsi entri data, dan fungsi tombol tombol
tambah() sistem. Hasil pengecekan yang sudah dilakukan
yaitu :
Gambar 9 Class Diagram Sistem Inventarisasi Tabel 1 Pengujian GUI
Barang No Pertanyaan Jawaban
1 Apakah windows Ya
akan membuka
secara tepat
berdasarkan menu
yang dipilih ?
2 Apakah windows Ya
dapat di scroll
saat terdapat
banyak data ?
3 Apakah semua Ya
menu pull down,
tool bar, kotak
Gambar 10 LKT Halaman Login Aplikasi dialog, dan
(Admin) lainnya bisa
ditampilkan
dengan benar ?

4 Apakah data Ya
dapat di inputkan
ke sistem ?

5 Apakah sistem Ya
dapat dengan baik
memproses
pengembalian
barang saat
tombol kemb
alikan ditekan ?
Gambar 11 Halaman Tambah Data Inventaris

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [4] http://stmik-wp.ac.id

Dari pengujian GUI yang dilakukan dapat
disimpulkan bahwa sistem yang dibuat sudah
dapat berfungsi sesuai dengan rancangan yang
dibuat dan dapat berfungsi secara normal.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Hasil

Gambar 14 Halaman Daftar Peminjam

Barang
Gambar 14 adalah tampilan halaman
daftar peminjam barang, data para peminjam
barang akan otomatis ditampilkan dihalaman
ini apabila ada peminjaman barang baru,

Gambar 12 Tampilan Dahboard Aplikasi

Gambar 12 adalah tampilan dashboard
aplikasi sistem inventaris barang. Di dashboard
tersebut terdapat menu menu untuk mengelola
inventaris barang sekolah seperti barang masuk
dan keluar, tambah pengguna, input data
inventaris, cetak barang, dan peminjaman barang.
Gambar 15 Halaman Cetak Data Inventaris
Gambar 15 adalah tampilan halaman cetak
data, di halaman ini menampilkan data inventaris
yang akan dicetak, admin tinggal klik tombol
print kemudian akan tampil preview cetak.

Gambar 13 Tampilan Halaman Data

Inventaris Barang
Gambar 13 merupakan tampilan dari data
inventaris sekolah, di tampilan ini pengguna
dapat menambah, mengedit, dan melihat detail
data inventaris, jika pengguna ingin melakukan Gambar 16 Tampilan Form Pemnjaman
pencarian data yang dibutuhkan pengguna tinggal Barang
klik kolom serach lalu masukan kata kunci data Gambar 16 adalah tampilan halaman form
yang ingin dicari. peminjaman barang, peminjam tinggal
menginputkan data sesuai form lalu klik pinjam,
maka data dari peminjam otomatis akan
tersimpan ke sistem.

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [5] http://stmik-wp.ac.id

3.2 Pembahasan dibuat ditahap sebelumnya, pembuatan kode
program ini menggunakan bantuan text editor VS
Berdasarkan observasi yang telah Code. Untuk pembuatan databasenya
dilakukan di SMK Islam 45 Wiradesa, didapati menggunakan database mariaDB dan local server
bahwa pendataan inventarisasi dan peminjaman apache.
barang yang dilakukan di sekolah ini masih
Tahap terakhir yaitu tahap pengujian
dilakukan secara konvensional yaitu dicatat pada
sistem berupa pengujian Graphical User Interface
buku inventaris dan buku peminjaman barang.
(GUI), tahap pengujian GUI ini merupakan
Pencatatan manual dibuku tersebut dapat
pengujian terhadap fungsi windows, entri data,
menimbulkan masalah untuk proses inventarisasi
dan fungsi tombol apakah semuanya sudah
kedepannya, beberapa masalah yang dapat
berfungsi dengan benar atau tidak. Adapun hasil
ditimbulkan seperti pencatatan dan pencarian
dari pengujian GUI ini adalah tampilan dan
data menjadi lama, penulisan yang tidak rapi
fungsi semua tombol bekerja dengan baik dan
membuat data susah dibaca, pengawasan barang
berjalan sesuai fungsinya.
peminjaman yang susah, serta penyimpanan data
tidak aman karena bisa saja buku rusak atau Berdasarkan pembahasan yang sudah
hilang. Maka dengan adanya masalah tersebut dijelaskan, maka hasil yang didapatkan adalah
dibuatlah suatu sistem informasi inventarisasi terwujudnya sebuah Sistem Inventarisasi Barang
barang. di SMK Islam 45 Wiradesa. Sistem ini dapat
dikatakan mampu memberikan manfaat bagi
Metode pengumpulan data yang dilakukan
pengguna dalam pengelolaan inventarisasi dan
adalah menggunakan metode observasi dan
peminjaman barang. Namun ada sedikit
wawancara. Observasi ini dilakukan dengan cara
kekurangan pada sistem ini yaitu sistem belum
mengamati secara langsung proses pencatatan
dapat melakukan peminjaman lebih dari satu
inventarisasi dan proses peminjaman barang yang
barang. Maka dari itu untuk kedepannya sistem
ada di SMK Islam 45 Wiradesa, sedangkan
ini dapat dikembangkan lagi supaya menjadi
proses wawancara dilakukan secara langsung
sistem yang lebih baik.
dengan kepala TU SMK Islam 45 Wiradesa yang
juga merangkap petugas inventarisasi barang.
Dari proses pengumpulan data tersebut didapati
4. KESIMPULAN
bahwa SMK Islam 45 Wiradesa membutuhkan
suatu sistem informasi inventarisasi barang. Dari pembuatan sistem yang sudah
dilakukan yang dimulai dari analisis,
Dalam pembuatan sistem inventarisasi ini
pengkodean, hingga pengujian, dapat diambil
metode pengembangan sistem yang digunakan
kesimpulan bahwa Sistem Informasi Inventarisasi
yaitu metode waterfall. Proses yang dilakukan
Barang Di SMK Islam 45 Wiradesa dapat
meliputi perencanaan sistem, analisis sistem,
terwujud dengan baik dan benar, Sistem
desain sistem, pengkodean, dan pengujian.
informasi inventarisasi barang ini dapat
Pertama, tahapan perencanaan sistem yang
mempermudah proses inventarisasi mulai dari
dilakukan adalah perencanaan jadwal pembuatan
mempercepat pendataan inventaris, barang
sistem, pengumpulan data, mengobservasi proses
masuk, barang keluar, pencarian data, pencetakan
inventarisasi, serta menentukan siapa saja
data, hingga pengelolaan peminjaman barang
pengguna sistemnya. Kedua, tahapan analisis
inventaris, sistem ini dapat mempermudah proses
sistem yang dilakukan adalah menganalisis
peminjaman barang dan peminjam dapat
permasalahan dan memberikan solusi yang tepat
menginputkan data sendiri serta dapat melihat
untuk permasalahan yang ada, serta menentukan
jumlah barang yang ada, Sistem sudah melalui
kebutuhan fungsional dan non fungsional supaya
pengujian Graphical User Interface (GUI) dan
sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan
didapatkan bahwa sistem aplikasi sudah berjalan
pengguna. Ketiga, tahap desain sistem yang
dengan baik sesuai dengan fungsionalitas sistem
dilakukan adalah melakukan perancangan sistem
dan sistem aplikasi juga sudah sesuai dengan
menggunakan beberapa alat bantu pengembangan
keinginan dari pengguna sistem
sistem berupa Unified Modeling Language
(UML) dan Lembar Kerja Tampilan (LKT). Saran yang dapat digunakan untuk
Keempat, tahap implementasi pengkodean membantu dalam pengembangan aplikasi
merupakan tahapan berupa membuat kode selanjutnya yaitu sistem dapat diberi fungsi
program berdasarkan desain sistem yang sudah

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [6] http://stmik-wp.ac.id

peminjaman banyak barang sekaligus dan juga Rusdiana, A., dan Moch. Irfan. 2017. Sistem
ditambahkan fungsi pencetakan label inventaris. informasi manajemen. Bandung: CV
PUSTAKA SETIA.

5. DAFTAR PUSTAKA Sibero, Alexander F.K. 2013. Web Programming

Hendini, Ade. 2016. "Pemodelan UML Sistem
Informasi monitoring Penjualan dan Stok
Barang (Studi kasus: Distro Zhezha
Pontianak)." Jurnal Khatulistiwa, Vol. 4
No. 2.
Heriyanto. 2018. “Perancangan sistem
informasirental mobil berbasis web pada
PT. Apm Rent Car.” intra-Tech 64 - 77.
Power Pack. Yogyakarta: MediaKom.
Sugiama, A. Gima. 2013. Manajemen Aset
Pariwisata. Bandung: Guardaya
Intimarta.
Yakub. 2012. pengantar sistem informasi.
yogyakarta: graha ilmu.

Hutahaean, Jeperson. 2015. Konsep Sistem

Informasi. Yogyakarta: Deepublish.

Irmayani, Windi, dan Eka Susyatih. 2017.

“Sistem Informasi Anggaran Pendapatan
dan Belanja Desa Berorientasi Objek.”
JURNAL KHATULISTIWA
INFORMATIKA 58 - 63.

Joulisinolungan. 2014.
joulisinolungan.wordpress.com. 10
Desember. Diakses Februari 13, 2022.
https://joulisinolungan.wordpress.com/20
14/12/10/pengembangan-sistem-
teknologiinformasi-metode-sdlc-system-
development-life-cycle/.

KBBI. 2022. Kamus Besar Bahasa Indonesia

(KBBI online). 17 Februari. Diakses
februari 17, 2022.
https://kbbi.web.id/inventarisasi.

Muharto, dan Ambarita Arisandy. 2016. Metode

Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta:
Deepulish.

Mulyani, Sri. 2016. Metode Analisis

Perancangan Sistem. Bandung: Abdi
SisteMatika.

Nilasari, Senja. 2014. Jago Membuat Website

Gratis & Cepat Secara Otodidak.
Jakarta: Dunia Komputer.

Perry, William E. 2016. Effective Methods for

Software Testing 3rd. Indianapolis:
Indiana.

Rosa, A.S, dan M Shalahudain. 2015. Rekayasa

Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek. Bandung:
Informatika Bandung.

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [7] http://stmik-wp.ac.id

Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [8] http://stmik-wp.ac.id
Artikel Ilmiah Mahasiswa – September 2022 [9] http://stmik-wp.ac.id