Proposal dan Laporan Formal

Menyiapkan Proposal Informal

Pengusaha menulis proposal untuk memecahkan masalah, memberikan layanan, atau menjual
peralatan. Beberapa proposal bersifat internal, sering berbentuk pembenaran dan laporan
rekomendasi Anda belajar tentang laporan ini di Bab 9. Sebagian besar Proposal,
bagaimanapun, bersifat eksternal dan merupakan sarana penting untuk menjual peralatan dan
layanan yang menghasilkan pendapatan bagi banyak perusahaan. Proposal dapat dibagi
menjadi dua kategori: diminta dan tidak diminta. Kapan organisasi atau perusahaan
pemerintah tahu persis apa yang mereka inginkan, mereka menyiapkan a permintaan proposal
(RFP), menentukan persyaratan mereka. Agensi pemerintahan serta bisnis swasta
menggunakan RFP untuk mendapatkan penawaran kompetitif dari vendor. Sebagian besar
proposal diminta, seperti yang dipresentasikan oleh kota Las Vegas, Nevada. RFP 30
halamannya mencari tawaran untuk inisiatif parkir dari masyarakat umum dan sumber
pendanaan swasta.1 Perusahaan yang giat mencari pekerjaan atau khusus tantangan bisa
mengajukan proposal yang tidak diminta-misalnya, yang terkenal di dunia arsitek yang
merancang Museum Louvre piramida di Paris, di antara landmark lainnya. I. M. Pei begitu
tertarik dengan misi PT Buck Institute for Age Research itu dia mengajukan proposal yang
tidak diminta untuk disain fasilitas penelitian biomedis di Novato, California.2 Baik
perusahaan besar maupun kecil itu semakin cenderung menggunakan RFP untuk meminta
tawaran kompetitif pada proyek mereka. Ini memungkinkan mereka untuk membandingkan
"apel dengan apel". Artinya, mereka bisa membandingkan harga dari yang berbeda
perusahaan dalam proyek mereka. Mereka juga menginginkan perlindungan hukum yang
ditawarkan oleh proposal, yang merupakan kontrak legal. Banyak perusahaan memperoleh
porsi yang cukup besar dari pendapatan mereka dari penjualan yang dihasilkan dari proposal
Itulah sebabnya mengapa membuat proposal yang efektif sangat penting hari ini. Dalam
menulis proposal, hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa proposal adalah
presentasi penjualan. Mereka harus persuasif, tidak hanya mekanis deskripsi dari apa yang
dapat Anda lakukan Anda mungkin ingat dari Bab 8 yang efektif Pesan penjualan persuasif
(a) menekankan manfaat bagi pembaca, (b) "jempolkan tanduk "dengan merinci keahlian dan
prestasi Anda, dan (c) mempermudah pembaca untuk mengerti dan merespon. Proposal boleh
bersifat informal atau formal; mereka Berbeda terutama dalam bentuk panjang dan format.

Memahami Komponen Proposal Informal

Proposal informal dapat disajikan dalam huruf pendek (dua sampai empat halaman). Kadang
kadang disebut proposal surat, berisi enam komponen utama: pendahuluan, latar belakang,
proposal, kepegawaian, anggaran, dan permintaan otorisasi. Itu Proposal surat informal yang
ditunjukkan pada Gambar 10.1 menggambarkan enam bagian dari sebuah surat usul. Proposal
ini ditujukan ke dokter gigi Boston yang ingin memperbaiki diri kepuasan pasien

pengantar
Sebagian besar proposal dimulai dengan menjelaskan alasan proposal dan penyorotan secara
singkat kualifikasi penulis. Untuk membuat pendahuluan Anda lebih persuasif, Anda perlu
memberikan "kait", seperti berikut ini:
• Petunjuk pada hasil yang luar biasa, dengan rincian akan segera terungkap.
• Janjikan biaya rendah atau hasil yang cepat.
• Menyebutkan sumber daya yang luar biasa (otoritas terkenal, program komputer baru, staf
terlatih) tersedia secara eksklusif untuk Anda.
• Identifikasi masalah serius (item khawatir) dan janjikan sebuah solusi, untuk dijelaskann
kemudian.
• Tentukan masalah atau keuntungan utama yang Anda rasakan adalah inti dari proposal.
Meski penulis mungkin tahu apa yang masuk ke dalam pengantar proposal, banyak
menghadapi blok penulis sebelum mereka memulai. Ini tidak membantu kebanyakan
proposal dan laporan harus diselesaikan di bawah tekanan oleh tenggat waktu yang ketat.
Untuk mendapatkan jus kreatif mengalir, mantan spesialis proposal Raytheon Dr. Mark
Grinyer menyarankan untuk mempelajari RFP dengan seksama untuk memahami apa yang
benar-benar diinginkan klien. Berdasarkan analisis tersebut, ia akan mencari tema persuasif
sampai sebuah proposal Garis besar muncul.3 Mengatasi kebutuhan klien mungkin
merupakan tiket untuk turun untuk awal yang baik Dalam pengantar proposal yang
ditunjukkan pada Gambar 10.1, Alex Parsons memusatkan perhatiannya apa yang dicari
pelanggan Dia menganalisis permintaan dokter gigi Boston, Dr. Kimberly Atala, dan
memutuskan bahwa dia sangat tertarik dengan rekomendasi spesifik untuk meningkatkan
pelayanan kepada pasiennya. Tapi Alex tidak menekan ini kait sampai dia menulis draf
pertama dan kembali lagi nanti. Memang itu Seringkali ide yang baik untuk menunda
penulisan pendahuluan proposal sampai Anda melakukannya telah menyelesaikan bagian lain
Untuk proposal yang lebih panjang, pengantar juga menguraikan pengorganisasian materi
yang akan datang.

Latar Belakang, Masalah, dan Tujuan

Bagian latar belakang mengidentifikasi masalah dan membahas tujuan atau tujuan dari
proyek Dalam proposal yang tidak diminta, tujuan Anda adalah untuk meyakinkan pembaca
bahwa ada masalah Karena itu, Anda harus mempresentasikan masalah secara rinci,
berdiskusi Faktor-faktor seperti kerugian moneter, kegagalan mematuhi peraturan
pemerintah, atau kehilangan pelanggan. Dalam proposal yang diminta, tujuan Anda adalah
membujuk pembaca bahwa Anda benar-benar memahami masalahnya. Karena itu, jika Anda
merespons sebuah RFP, ini berarti mengulangi bahasanya. Misalnya, jika RFP meminta
Desain program perawatan untuk peralatan komunikasi nirkabel, Anda akan melakukannya
gunakan bahasa yang sama dalam menjelaskan tujuan proposal Anda. Bagian ini mungkin
termasuk segmen yang berjudul Persyaratan Dasar, Tugas Paling Kritis, dan Paling Banyak
Masalah Sekunder yang Penting

Proposal, Rencana, dan Jadwal

Di bagian proposal itu sendiri, Anda harus mendiskusikan rencana Anda untuk memecahkan
masalah. Dalam beberapa proposal ini sulit karena Anda ingin mengungkapkan cukup banyak
rencana Anda untuk mengamankan kontrak tanpa memberikan begitu banyak informasi itu
layanan anda tidak dibutuhkan Tanpa spesifik, proposal Anda hanya sedikit kebetulan, jadi
Anda harus memutuskan berapa banyak untuk mengungkapkan. Katakan apa yang Anda
usulkan dan lakukan bagaimana hal itu akan menguntungkan pembaca Ingat juga bahwa
proposal adalah presentasi penjualan. Jual metode, produk, dan "kiriman Anda" (item yang
akan ditinggalkan bersama klien). Pada bagian ini beberapa penulis menentukan bagaimana
proyek akan dikelola dan bagaimana kemajuannya akan diaudit. Kebanyakan penulis juga
memasukkan jadwal kegiatan atau jadwal menunjukkan kapan acara akan berlangsung.
Staf
Bagian kepegawaian dari sebuah proposal menggambarkan kredensial dan keahlian dari
pemimpin proyek Ini juga dapat mengidentifikasi ukuran dan kualifikasi staf pendukung,
bersama dengan sumber daya lainnya seperti fasilitas komputer dan program khusus untuk
menganalisis statistik Bagian kepegawaian adalah tempat yang baik untuk mendukung dan
mempromosikan staf Anda dan untuk menunjukkan kepada klien bahwa perusahaan Anda
dapat melakukan pekerjaan itu. Meskipun beberapa perusahaan menggunakan resume generik
daripada sebenarnya karena mereka Ingin bisa mengganti orang kunci selama proyek
berlangsung, praktik ini mungkin terjadi tidak bijaksana Sedikitnya dua konsultan menasihati
penulis proposal untuk berhati-hati terhadap generik résumés yang belum direvisi untuk
mencerminkan persyaratan RFP. Hanya digemari résumés akan menginspirasi jenis
kepercayaan dalam kualifikasi tim yang dimaksud diperlukan jika sebuah proposal diterima.
Anggaran
Item utama dalam kebanyakan proposal adalah anggaran, daftar biaya proyek yang diajukan.
Anda perlu menyiapkan bagian ini dengan saksama karena ini merupakan kontrak kamu tidak
dapat menaikkan harga nanti-bahkan jika biaya Anda meningkat. Anda bisa dan seharusny
lindungi diri Anda dengan batas waktu penerimaan. Di bagian anggaran, beberapa penulis
perinci jam dan biaya; yang lain menyajikan jumlah total saja. Sebuah proposal untuk disain
dan membangun situs Web e-commerce yang kompleks mungkin, misalnya berisi detail line-
by-line budget Dalam proposal yang ditunjukkan pada Gambar 10.1, Alex Parsons
merasakannya dia perlu membenarkan anggaran untuk survei kepuasan pasien
perusahaannya, jadi dia merinci biayanya. Namun, anggaran dimasukkan untuk proposal
untuk melakukan Seminar satu hari untuk meningkatkan kemampuan komunikasi karyawan
bisa menjadi benjolan jumlah saja Analisis proyek Anda akan membantu Anda menentukan
jenis anggaran apa untuk mempersiapkan.

Permintaan otorisasi
Proposal informal sering ditutup dengan permintaan persetujuan atau otorisasi Selain itu,
penutupan harus mengingatkan pembaca tentang manfaat utama dan memotivasi tindakan.
Mungkin juga termasuk tanggal batas waktu selain itu tawaran itu tidak valid Di kontraktor
pertahanan Raytheon, informasi otorisasi bisa jadi sesederhana penamaan dalam surat
pengalihan pejabat perusahaan yang akan menyetujui kontraknya dihasilkan dari proposal.
Namun, dalam banyak kasus, sebuah kontrak model dikirim sepanjang yang merespon
persyaratan yang ditentukan oleh RFP. Kontrak model ini biasanya menghasilkan negosiasi
sebelum final kontrak proyek diberikan
Menyiapkan Proposal Formal
Proposal menjadi pokok dalam industri kedirgantaraan di tahun 1950an untuk merampingkan
penawaran untuk proyek pertahanan pemerintah. Karena proposal sangat penting bagi mereka
sukses, perusahaan teknologi tinggi dan kontraktor pertahanan hari ini mempertahankan
spesialis siapa yang tidak melakukan apapun selain menulis proposal Proposal semacam itu
biasanya menceritakan bagaimana sebuah masalah Bisa dipecahkan, prosedur apa yang akan
diikuti, siapa yang akan melakukannya, berapa lama waktu yang dibutuhkan ambil, dan
berapa biayanya. Seperti yang bisa Anda bayangkan, menulis proposal resmi Tawaran pada
kontrak bernilai jutaan dolar memerlukan persiapan, keahlian, dan keahlian yang hati-hati
jam kerja yang tak terhitung jumlahnya Proposal formal berbeda dari proposal informal yang
tidak sesuai dengan gaya namun dalam ukuran dan format. Proposal formal merespons
proyek besar dan mungkin berkisar antara 5 sampai 200 atau lebih banyak halaman. Untuk
memfasilitasi pemahaman dan referensi, mereka diorganisasikan banyak bagian Selain enam
bagian dasar yang dideskripsikan untuk proposal informal, Proposal formal mungkin berisi
beberapa atau semua komponen tambahan berikut: copy dari RFP, surat atau memo dari
ringkasan transmit, abstrak dan / atau eksekutif, halaman judul, daftar isi, daftar gambar,
daftar ilustrasi, dan lampiran. Di Selain itu, nada yang digunakan dalam proposal formal
seringkali lebih formal daripada nada digunakan dalam proposal informal Proposal di masa
lalu selalu berbasis kertas dan dikirimkan melalui pos atau surat khusus kurir. Hari ini,
bagaimanapun, perusahaan semakin memilih proposal online. Perusahaan penerima dapat
mengirimkan proposal elektronik ke semua tingkat manajemen tanpa pernah mencetak
halaman; ini menarik bagi banyak orang yang sadar lingkungan organisasi. Proposal yang
ditulis dengan baik memenangkan kontrak dan bisnis untuk perusahaan dan individu.
Sebenarnya, banyak perusahaan bergantung sepenuhnya pada proposal untuk
menghasilkannya pendapatan, jadi penulisan proposal sangat penting.

Menulis Laporan Bisnis Formal

Laporan bisnis formal serupa dengan proposal formal panjang, organisasi, dan nada serius
Alih-alih membuat penawaran, bagaimanapun, laporan formal mewakili produk akhir dari
penyelidikan dan analisis menyeluruh. Mereka hadir memerintahkan informasi kepada
pengambil keputusan dalam bisnis, industri, pemerintahan, dan pendidikan. Meskipun
laporan formal dalam bisnis jarang terlihat, mereka menyajikan hal yang penting fungsi.
Mereka menyediakan data penting untuk pengambilan keputusan. Di Bagian ini kita anggap
keseluruhan proses penulisan laporan formal: persiapan untuk menulis, meneliti data
sekunder, menghasilkan data primer, mendokumentasikan data, mengorganisir dan
menguraikan data, menggambarkan data, dan mempresentasikan laporan akhir. Seperti
proposal dan laporan informal, laporan formal dimulai dengan definisi proyek. Mungkin
bagian tersulit dari definisi ini adalah membatasi ruang lingkup dari laporan. Setiap proyek
memiliki keterbatasan. Jika Anda menulis laporan resmi, memutuskan pada awalnya kendala
apa yang mempengaruhi jangkauan proyek Anda dan bagaimana caranya Anda akan
mencapai tujuan Anda. Berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk menyelesaikannya
melaporkan? Berapa banyak ruang yang akan Anda izinkan untuk melaporkan topik Anda?
Bagaimana dapat diakses adalah data yang anda butuhkan? Seberapa teliti penelitian Anda?
Jika Anda menulis tentang moral rendah di antara karyawan shift-shift, misalnya, berapa 475
karyawan Anda yang harus Anda wawancarai? Jika Anda membatasi penelitian Anda
terhadap faktor moral terkait perusahaan, atau jika Anda mempertimbangkan eksternal faktor
dimana perusahaan tidak memiliki kendali? Dalam menyelidiki hubungan tersebut antara
tingkat kelulusan pekerjaan dan siswa, jika Anda memusatkan perhatian pada kelompok
tertentu, seperti senior dan siswa transfer, atau sebaiknya Anda mempertimbangkan semua
siswa, termasuk mahasiswa pascasarjana Langkah pertama dalam penulisan laporan adalah
menentukan batas topik yang tepat Setelah Anda mendefinisikan proyek dan membatasi
ruang lingkupnya, tulis sebuah pernyataan tujuan. Mempersiapkan pernyataan tujuan tertulis
merupakan ide bagus karena itu mendefinisikan fokus laporan dan menyediakan standar yang
menjaga proyek tepat sasaran Pernyataan tujuan harus menggambarkan tujuan, signifikansi,
dan keterbatasan laporan Dalam menulis pernyataan tujuan yang bermanfaat, pilih tindakan
kata kerja yang memberitahukan apa yang ingin Anda lakukan: menganalisis, memilih,
menyelidiki, membandingkan, membenarkan, mengevaluasi, menjelaskan, menetapkan,
menentukan, dan sebagainya. Perhatikan bagaimana pernyataan berikut menunjukkan
penelitian dan melaporkan dan menggunakan kata kerja tindakan: Tujuan dari laporan ini
adalah untuk mengeksplorasi kemungkinan pekerjaan untuk entry level pekerjaan teknologi
bersih di Southwest. Ini akan mempertimbangkan gaji khas, keterampilan yang dibutuhkan,
peluang, dan kondisi kerja pekerja insulasi dan installer sistem tenaga surya. Penelitian ini
penting karena meningkatnya jumlah lowongan kerja di bidang teknologi bersih. Laporan ini
tidak akan mempertimbangkan sistem dan pekerjaan teknik mesin, yang membutuhkan gelar
perguruan tinggi yang maju dan mewakili fokus pekerjaan yang berbeda.

Meneliti Data Sekunder

Salah satu langkah terpenting dalam proses penulisan laporan adalah pengumpulan informasi
(penelitian). Karena laporannya hanya sebagus datanya, Anda akan melakukannya ingin
menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan data sebelum mulai menulis. Data terbagi
dalam dua kategori besar, primer dan sekunder. Data utama Hasil dari pengalaman dan
pengamatan langsung. Data sekunder berasal membaca apa yang orang lain alami atau amati
dan tuliskan. Pembuatnya dari minuman energi Red Bull, misalnya menghasilkan data primer
saat mereka Sampaikan sampel, lakukan wawancara di jalanan, dan catat reaksinya
konsumen. Kumpulan data yang sama ini menjadi sekunder setelah terjadi diterbitkan, dan,
katakanlah, seorang reporter surat kabar menggunakan mereka dalam sebuah artikel tentang
semakin populernya minuman energi berkafein. Data sekunder lebih mudah dan lebih murah
untuk dikembangkan daripada data primer, yang mungkin melibatkan wawancara besar
kelompok atau mengirimkan kuesioner. Anda akan belajar dulu tentang data sekunder karena
di situlah hampir setiap proyek penelitian harus dimulai. Seringkali, sesuatu telah ditulis
tentang topik kamu Meninjau sumber sekunder dapat menghemat waktu dan usaha dan
mencegahnya Anda menciptakan kembali roda. Bahan sekunder juga tersedia di cetak atau
elektronik.

Sumber cetak
Meski kita melihat pergerakan mantap menjauh dari data cetak dan elektronik data, sumber
cetak masih merupakan bagian yang paling terlihat dari sebagian besar perpustakaan. Banyak
informasi hanya tersedia di cetak Jika Anda adalah pengguna perpustakaan yang jarang,
mulailah penelitian Anda dengan berbicara dengan referensi pustakawan tentang proyek
Anda Pustakawan tidak akan melakukan penelitian Anda untuk Anda, tapi mereka akan
mengarahkan Anda ke arah yang benar. Apalagi mereka sangat akomodatif. Beberapa tahun
yang lalu sebuah jajak pendapat di Wall Street Journal mengungkapkan bahwa pustakawan
dianggap seperti di antara orang-orang yang ramah dan paling mudah didekati di dunia kerja.
Banyak pustakawan membantu Anda memahami sistem komputer, katalogisasi, dan
pengambilannya dengan memberikan saran, brosur, handout, dan workshop. Buku. Meski
sudah kadaluwarsa dengan cepat, buku-buku memberikan sejarah yang sangat bagus,
mendalam data. Buku dapat ditemukan melalui katalog cetak atau katalog online. Paling
online katalog hari ini memungkinkan Anda untuk belajar tidak hanya apakah sebuah buku
ada di perpustakaan tapi juga apakah saat ini tersedia Katalog online juga dapat membantu
Anda melacak dan mengambil barang dari perpustakaan daerah lain jika perguruan tinggi
Anda tidak memilikinya. Periodicals. Majalah, pamflet, dan jurnal disebut majalah berkala
karena publikasi berulang, atau periodik mereka. Jurnal adalah kompilasi ilmiah artikel.
Artikel dalam jurnal dan majalah lainnya akan sangat berguna Anda karena mereka ringkas,
terbatas cakupannya, dan saat ini dan bisa melengkapi informasi dalam buku Indeks
Bibliografi. Sebagian besar perpustakaan universitas sekarang menawarkan akses online ke
Panduan Pembaca untuk Sastra Berkala. Anda mungkin masih menemukan salinan cetak dari
Ini indeks berharga dari judul artikel majalah kepentingan umum di perpustakaan kecil. Saya
termasuk majalah seperti Time, Newsweek, The New Yorker, dan A.S. News & Laporan
dunia Namun, penulis bisnis saat ini mengandalkan hampir secara elektronik indeks dan
database. Database seperti itu membantu Anda menemukan referensi, abstrak, dan artikel teks
lengkap dari majalah, jurnal, dan surat kabar, seperti The New York Waktu. Begitu Anda
menemukan referensi yang dapat digunakan, Anda dapat mencetak salinan temuan Anda,
simpan ke flash drive USB, atau kirim ke alamat e-mail Anda.

Database Elektronik
Sebagai penulis laporan bisnis hari ini, Anda mungkin akan memulai pekerjaan sekunder
Anda penelitian dengan sumber daya elektronik Database online telah menjadi bahan pokok
sekunder penelitian. Anda bisa melakukan pencarian terperinci tanpa harus meninggalkannya
kantor, rumah, atau kamar asrama. Database adalah kumpulan informasi yang tersimpan
secara elektronik sehingga ada dapat diakses oleh komputer dan dapat dicari secara digital.
Database menyediakan informasi bibliografi (judul dokumen dan abstrak singkat) dan
dokumen teks lengkap. Sebagian besar peneliti lebih memilih dokumen teks lengkap karena
mereka nyaman. Berbagai Database berisi beragam artikel majalah, surat kabar, dan jurnal,
serta buletin, laporan bisnis, profil perusahaan, data pemerintah, ulasan, dan direktori.
Keempat database yang paling berguna bagi penulis bisnis Pencarian umum adalah ABI /
INFORM Complete (ProQuest), Factiva (Dow Jones), LexisNexis Academic, dan Academic
Search Premier (EBSCO). Kuliahmu perpustakaan dan banyak bisnis berlangganan sumber
daya mahal ini dan mungkin juga ke database komersial lain yang lebih khusus.
Web
Tumbuh dengan kecepatan yang memusingkan, World Wide Web mencakup koleksi yang
sangat besar halaman yang dibuat oleh orang-orang di seluruh dunia. Web bersifat interaktif,
mobile, dan user-friendly dengan konten multimedia mulai dari file suara digital hingga
hidup gambar dan file video Dengan triliunan halaman informasi yang tersedia di Web,
kemungkinan besar jika Anda memiliki pertanyaan, sebuah jawaban ada secara online. Untuk
bisnis Peneliti, Web menawarkan berbagai macam organisasi dan komersial informasi. Anda
dapat mengharapkan untuk menemukan item seperti fakta produk dan layanan, publik materi
hubungan, pernyataan misi, direktori staf, siaran pers, terkini berita perusahaan, informasi
pemerintah, cetak ulang artikel terpilih, kolaboratif laporan proyek ilmiah, riset stok,
informasi keuangan, dan pekerjaan informasi. Web tidak diragukan lagi merupakan salah satu
sumber informasi terbesar sekarang tersedia bagi siapa saja yang membutuhkan fakta
sederhana dengan cepat dan murah. Namun, temukan Informasi yang relevan dan kredibel
bisa membuat frustasi dan menyita waktu. Itu terus mengubah isi Web dan kurangnya
organisasi mengiritasi peneliti pemula. Apalagi konten tidak selalu bisa diandalkan. Siapa
pun yang memposting Situs web adalah penerbit tanpa ada kontrol kualitas atau jaminan.
Periksa Workshop Komunikasi di akhir bab ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa
pertanyaan yang harus diajukan dalam menilai kualitas dokumen Web. Masalahnya
Pengumpulan informasi diperumit oleh fakta bahwa jumlah total Web situs baru-baru ini
melampaui sekitar 235 juta, tumbuh pada tingkat sekitar 4 juta alamat domain baru setiap
bulan. Oleh karena itu, untuk berhasil dalam pencarian Anda informasi dan jawaban, Anda
perlu memahami alat pencarian yang tersedia kamu. Anda juga perlu memahami bagaimana
cara mengevaluasi informasi yang Anda temukan. Browser Web Pencarian Web
membutuhkan browser Web, seperti Internet Explorer, Safari, atau Mozilla Firefox. Browser
adalah program perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk melihat grafik dan teks,
serta akses link ke, halaman Web. Anda Tujuannya adalah untuk menemukan halaman web
tingkat atas (disebut halaman rumah dan, dalam kasus tertentu, portal) dari situs organisasi
bisnis. Pada halaman ini Anda biasanya akan menemukan sebuah ikhtisar isi situs atau tautan
ke peta situs. Akses web sudah berjalan dalam beberapa tahun terakhir, semakin canggih
smartphone, netbook, dan perangkat tablet seperti iPad sekarang menawarkan hampir fungsi
yang sama seperti komputer desktop dan laptop. Pengusaha bisa berselancar Halaman Web,
mengirim pesan teks, dan menulis e-mail saat bepergian dengan perangkat seperti iPhone,
Android, dan BlackBerry yang populer, yang bisa masuk ke dalam saku mereka. Demikian
pula pengguna bisa mendengarkan podcast, rekaman digital program radio, dan file audio dan
video lainnya sesuai permintaan. Podcast didistribusikan untuk diunduh ke komputer,
smartphone, atau pemutar audio MP3 seperti iPod dan bisa nikmati dimanapun kamu pilih.
Alat pencarian Web dikemas dengan informasi yang menakjubkan. Alih-alih berkunjung
perpustakaan atau mencari buku referensi saat Anda perlu menemukan sesuatu, Anda bisa
sekarang beralih ke Web untuk segala macam fakta. Namun, temukan apa yang Anda cari
Karena di Web tidak ada harapan tanpa alat pencarian khusus dan canggih, semacam itu
seperti Google, Bing, Yahoo Search, AOL, dan Ask.com. Alat pencarian juga disebut mesin
pencari, adalah layanan yang mengindeks, mengatur, dan sering menilai dan mengulas
Halaman web. Beberapa alat pencarian mengandalkan orang untuk memelihara katalog situs
Web atau halaman. Yang lainnya menggunakan perangkat lunak untuk mengidentifikasi
informasi penting. Mereka semua memulai pencarian berdasarkan kata kunci yang Anda
masukkan. Mesin pencari yang paling banyak digunakan pada tulisan ini adalah Google Tip
dan Teknik Pencarian Internet. Untuk melakukan pencarian menyeluruh terhadap informasi
yang Anda butuhkan, terapkan tips dan teknik berikut ini:
• Gunakan dua atau tiga alat pencarian. Mulailah dengan melakukan pencarian topik.
Gunakan subjek direktori seperti Yahoo, About.com, atau Open Directory Project (http: //
www.dmoz.org). Setelah Anda mempersempit topik Anda, beralihlah ke mesin pencari. Pada
tulisan ini, Google secara konsisten menghasilkan "hits" yang lebih andal daripada yang lain
alat penelusuran
• Ketahui alat pencarian Anda. Saat terhubung ke situs pencarian untuk pertama kalinya,
selalu baca deskripsi layanannya, termasuk FAQnya (sering ditanyakan pertanyaan), Help,
dan How to Search. Seringkali ada fitur spesial (mis., berita, gambar, video, buku, sarjana,
dan kategori lainnya di Google) itu bisa memperbaiki atau mempercepat proses pencarian.
• Pahami sensitivitas kasus. Umumnya gunakan huruf kecil untuk pencarian Anda, kecuali
Anda mencari istilah yang biasanya ditulis dalam huruf besar dan huruf kecil, seperti nama
seseorang.
• Gunakan kata benda sebagai kata pencarian dan sebanyak delapan kata dalam sebuah kueri.
Kunci yang tepat kata-kata-dan lebih banyak lagi-bisa mempersempit pencarian Anda secara
efektif.
• Kombinasikan kata kunci menjadi frasa. Saat mencari frase, seperti biaya- analisis manfaat,
kebanyakan alat pencarian akan mengambil dokumen yang memiliki semua atau beberapa
istilahnya. Strategi AND / OR ini adalah default dari kebanyakan alat pencarian. Untuk
menemukankejadian frasa tertentu, lampirkan dalam tanda petik.
• Menghilangkan artikel dan preposisi. Dikenal sebagai kata berhenti, artikel dan preposisi
jangan menambah nilai pencarian. Alih-alih meminta proposal, gunakan proposal permintaan.
• Gunakan kartu liar. Sebagian besar mesin pencari mendukung wildcard, seperti tanda
bintang. Untuk Contoh, istilah pencarian sen * akan mengambil sen, sedangkan sen ** akan
diambil kembali baik pusat maupun pusat.
• Koreksi kata-kata pencarian Anda. Pastikan Anda mencari hal yang benar dengan
mengoreksi kata-kata pencarian Anda dengan saksama. Misalnya, mencari kaus kaki pasar
akan menghasilkan hasil yang jauh berbeda daripada mencari saham pasar.
• Bookmark yang terbaik. Untuk melacak situs Internet favorit Anda, simpan sebagai
bookmark atau favorit
• Terus mencoba. Jika pencarian tidak menghasilkan hasil, periksa ejaan Anda. Cobalah
sinonim dan variasi kata-kata. Cobalah untuk kurang spesifik dalam istilah pencarian Anda.
Jika kamu Pencarian menghasilkan terlalu banyak hits, cobalah untuk lebih spesifik. Pikirkan
kata-kata itu mengidentifikasi secara unik apa yang Anda cari, dan menggunakan sebanyak
mungkin kata kunci yang relevan mungkin. Gunakan berbagai alat pencarian, dan ulangi
pencarian Anda beberapa hari kemudian.

Blog dan Jaringan Sosial

Internet terus tumbuh dan berkembang, menawarkan berbagai macam virtual masyarakat dan,
karenanya, sumber informasi alternatif. Disebutkan paling banyak Sering ada blog, situs
microblogging Twitter, dan situs jejaring sosial seperti Facebook dan LinkedIn. Salah satu
cara terbaru untuk menemukan informasi sekunder di Web adalah melalui blog. Pendapat
individu atau item berita diposkan secara reguler dalam kronologis terbalik order,
memungkinkan pengunjung untuk berkomentar. Blog digunakan oleh periset bisnis,
mahasiswa, politisi, media, dan banyak lainnya untuk berbagi dan mengumpulkan informasi.
Perusahaan pemasaran dan klien mereka melihat dari dekat blog karena blog dapat
menghasilkan umpan balik konsumen yang jujur dengan cepat dan murah. Penelitian yang
diterbitkan oleh Technorati menegaskan bahwa 42 persen responden blog tentang merek
mereka suka atau tidak suka.6 Karyawan dan eksekutif di perusahaan seperti General Motors,
Google, Plaxo, IBM, dan Hewlett-Packard memelihara blog. Mereka menggunakan blog
untuk berkomunikasi secara internal dengan karyawan dan eksternal dengan publik. Sebuah
blog pada dasarnya adalah buku harian online atau jurnal yang memungkinkan pengunjung
untuk meninggalkan tempat umum komentar Saat ini, penulis telah membukukan 153 juta
blog, menurut Statistik BlogPulse.7 Namun, hanya sekitar setengah dari blog ini yang aktif,
artinya posting itu diterbitkan dalam waktu tiga bulan. Sebuah penelitian Pew Internet baru-
baru ini menyarankan agar 32 persen pengguna internet orang dewasa membaca blog sebulan
sekali dan hanya 17 persen yang menggunakan Twitter atau layanan update status lainnya.8
Meski blog dan microblogs mungkin telah terlalu dibesar-besarkan dalam kepentingan
mereka, mereka mewakili sebuah arus informasi baru yang menakjubkan jika digunakan
dengan bijak. Pastikan untuk mengevaluasi semua konten blog menggunakan daftar periksa
yang disediakan dalam Lokakarya Komunikasi di akhir Bab ini. Paling tidak sama
pentingnya dengan bisnis karena blog adalah situs jejaring sosial yang populer, terutama
Facebook. Seperti yang dilaporkan oleh Technorati, 42 persen dari semua blogger
menggunakan sosial media untuk mengikuti merek, dan 50 persen dari responden tersebut
sesekali blog tentang merek. Jauh dari sekedar menghibur situs hiburan, jejaring sosial seperti
Facebook dan microblog Twitter digunakan oleh bisnis, misalnya, untuk "mendengarkan dan
terlibat dalam percakapan pelanggan, alamat keluhan pelanggan dan umpan balik lebih
banyak cepat, dan proaktif memberikan informasi kepada pelanggan, serta secara positif
mempengaruhi pendapat pelanggan. "9 Namun, alat online baru yang menarik ini butuhkan
penilaian yang tepat saat meneliti. Lokakarya Komunikasi di akhir Bab ini memberikan
kriteria evaluasi yang andal.

Membangkitkan Data Primer

Meskipun Anda akan memulai laporan bisnis dengan memeriksa data sekunder, Anda akan
melakukannya Mungkin butuh data primer untuk memberikan gambaran yang lengkap.
Laporan bisnis yang memecahkan Masalah arus khusus biasanya bergantung pada primer,
data langsung. Jika, misalnya, Manajemen ingin mengetahui penyebab meningkatnya
pergantian karyawan di perusahaannya Kantor Seattle, ia harus menyelidiki kondisi di Seattle
dengan mengumpulkan informasi terkini. Memberikan jawaban atas masalah bisnis sering
berarti menghasilkan primer data melalui survei, wawancara, observasi, atau eksperimen.

Survei
Survei mengumpulkan data dari kelompok orang. Sebelum mengembangkan produk baru,
untuk Contohnya, perusahaan sering mensurvei konsumen untuk mempelajari kebutuhannya.
Keuntungannya Dari survei mereka mengumpulkan data secara ekonomi dan efisien. Siput,
e-mail, dan survei online menjangkau kelompok besar di sekitar atau pada jarak yang jauh.
Selain itu, orang yang menanggapi survei lewat pos, e-mail, dan online punya waktu untuk
melakukannya pertimbangkan jawaban mereka, sehingga meningkatkan keakuratan datanya.
Survei email atau e-mail, tentu saja, memiliki kelemahan. Sebagian besar dari kita berpangkat
mereka dengan junk mail atau spam, sehingga tingkat respons mungkin tidak lebih tinggi dari
5 persen. Selanjutnya, mereka yang melakukan respon mungkin tidak mewakili sampel yang
akurat dari populasi keseluruhan, sehingga menyalahgunakan generalisasi dari kelompok.
Katakanlah, misalnya, bahwa perusahaan asuransi mengirimkan kuesioner yang
menanyakannya ketentuan dalam kebijakan baru. Jika hanya orang tua yang merespons, data
kuesioner tidak dapat digunakan untuk menggeneralisasi apa yang orang mungkin pikirkan
dalam kelompok usia yang lain. Jika sebuah Survei hanya e-mail, mungkin akan kehilangan
khalayak yang tidak menggunakan Internet. Masalah terakhir dengan survei berkaitan dengan
kejujuran. Beberapa responden membesar-besarkan pendapatan mereka atau mendistorsi
fakta lainnya, sehingga menyebabkan hasilnya tidak dapat diandalkan. Namun demikian,
survei mungkin merupakan cara terbaik untuk menghasilkan data untuk bisnis dan laporan
siswa

Wawancara
Beberapa informasi laporan terbaik, terutama tentang topik yang sedikit dimiliki telah ditulis,
berasal dari individu. Individu ini biasanya ahli atau veteran di ladang mereka Pertimbangkan
ahli in-house dan outside expert untuk bisnis laporan. Mengetuk sumber-sumber ini akan
meminta wawancara langsung, telepon, atau online. Untuk mendapatkan data yang paling
berguna, cobalah teknik berikut ini:
• Cari ahli. Mintalah manajer dan individu yang dianggap demikian paling berpengetahuan
luas di daerah mereka. Periksa daftar keanggotaan profesional organisasi, dan berkonsultasi
artikel tentang topik atau topik terkait. Pencarian blog terkait bisnis untuk mengetahui siapa
ahli di bidang minat Anda. Kebanyakan orang menikmati menjadi ahli atau setidaknya
merekomendasikannya. Anda bisa juga memposting penyelidikan ke newsgroup Internet.
Cara mudah untuk mencari newsgroup Di area topik adalah melalui Browse all groups
category yang diindeks oleh alat pencarian populer Google.
• Siapkan wawancara. Pelajari tentang individu yang Anda wawancarai, dan pastikan Anda
bisa mengucapkan nama orang yang diwawancarai dengan benar. Penelitian latar belakang
dan terminologi topik. Katakanlah Anda sedang mewawancarai a pakar komunikasi
perusahaan tentang menghasilkan newsletter in-house. Kamu Seharusnya sudah familiar
dengan istilah seperti font dan software seperti QuarkXPress dan Adobe InDesign. Selain itu,
bersiaplah dengan membuat daftar pertanyaan yang menunjukkan fokus Anda pada topik.
Tanyakan kepada orang yang diwawancarai apakah Anda bisa merekam pembicaraan.
Berlatihlah menggunakan alat perekam sehingga Anda terbiasa dengannya waktu wawancara
• Menjaga sikap profesional. Hubungi sebelum wawancara untuk mengkonfirmasi
pengaturan, dan kemudian tiba tepat waktu. Bersiaplah untuk mencatat jika Anda perekam
gagal (dan ingat untuk meminta izin terlebih dahulu jika Anda mau merekam). Gaun secara
profesional, dan gunakan bahasa tubuh Anda untuk menyampaikan rasa hormat.
• Buat pertanyaan Anda objektif dan ramah. Mengadopsi sopan dan hormat sikap. Jangan
sampai berdebat dengan orang yang diwawancarai, dan jangan mengganggu. Ingat bahwa
Anda berada di sana untuk mendengarkan, bukan untuk berbicara! Gunakan open-ended
pertanyaan (Apa prediksi Anda tentang masa depan telekomunikasi? industri?), bukan
pertanyaan ya atau tidak (apakah menurut Anda kita akan melihat lebih banyak video e-mail
di masa depan?) untuk menarik para ahli keluar.
• Perhatikan waktu. Beritahu orang yang diwawancarai sebelumnya berapa banyak waktu
yang Anda harapkan untuk wawancara Jangan memperpanjang janji temu Anda. Jika subjek
Anda mengoceh, dengan lembut mencoba menariknya kembali ke topik; Jika tidak, Anda
mungkin kehabisan waktu sebelum mengajukan semua pertanyaan Anda
• Akhiri dengan anggun. Simpulkan wawancara dengan pertanyaan umum, seperti ada di sana
apapun yang ingin kamu tambahkan? Ungkapkan penghargaan Anda, dan mintalah izin untuk
menelepon nanti jika Anda perlu memverifikasi poin. Kirimkan catatan terima kasih dia satu
atau dua hari setelah wawancara.

Pengamatan dan Eksperimentasi

Beberapa jenis data primer hanya dapat diperoleh melalui pengamatan langsung dan
investigasi. Jika Anda menentukan bahwa pertanyaan yang Anda perlukan observasional
Data, maka Anda perlu merencanakan pengamatan dengan hati-hati. Yang terpenting adalah
memutuskan apa atau siapa yang Anda amati, dan seberapa sering pengamatan tersebut
dilakukan diperlukan untuk memberikan data yang andal. Misalnya, jika Anda ingin belajar
lebih banyak tentang layanan telepon layanan pelanggan milik organisasi, Anda mungkin
perlu melakukan sebuah pengamatan (bersama dengan wawancara dan bahkan survei). Kamu
akan mau untuk menjawab pertanyaan seperti, Berapa lama penelpon biasa menunggu
sebelum pelanggan perwakilan layanan menjawab panggilan? dan apakah pelayanannya
konsisten? Merekam pengamatan Untuk periode 60 menit pada berbagai waktu sepanjang
seminggu akan memberi Anda lebih baik gambar daripada mengamati hanya satu jam pada
hari Jumat sebelum liburan. Bila Anda amati, rencana ke depan. Datang cukup awal untuk
mengenalkan diri dan siapkan peralatan apa pun yang menurut Anda perlu. Pastikan Anda
telah menerima izin terlebih dahulu, terutama jika Anda merekam. Sebagai tambahan,
mencatat, tidak hanya kejadian atau tindakan tapi juga pengaturannya. Perubahan di
lingkungan sering memiliki efek pada tindakan. Terkenal dengan out-of-the box-nya
Berpikir, Howard Schultz, CEO Starbucks, diketahui membenci penelitian, iklan, dan survei
pelanggan. Alih-alih mengandalkan pemasaran yang canggih penelitian, Schultz
mengunjungi 25 lokasi Starbucks seminggu untuk belajar tentangnya pelanggan.10
Eksperimen menghasilkan data yang menunjukkan sebab dan akibat. Eksperimen informal
Mungkin sesederhana pretest dan posttest di kursus kuliah. Melakukan siswa memperluas
pengetahuan mereka sebagai hasil dari kursus? Eksperimen lebih formal dilakukan oleh
ilmuwan dan peneliti profesional yang mengendalikan variabel untuk menguji efeknya.
Asumsikan, misalnya, yang ingin diuji Hershey Hipotesis (yang merupakan asumsi
sementara) bahwa cokelat mengangkat orang keluar dari lesu Percobaan pengujian hipotesis
akan memisahkan depresi individu menjadi dua kelompok: mereka yang makan coklat
(kelompok eksperimen) dan mereka yang tidak (kelompok kontrol). Efek coklat apa?
Percobaan semacam itu tidak dilakukan secara serampangan. Percobaan yang valid
membutuhkan Desain penelitian yang canggih dan perhatian yang cermat untuk
mencocokkan eksperimen dan kelompok kontrol.
Mengorganisir dan Menguraikan Data
Setelah Anda mengumpulkan data untuk laporan dan mencatat informasi tersebut catatan atau
cetakan, Anda siap untuk mengaturnya menjadi rencana presentasi yang koheren. Pertama,
Anda harus memutuskan strategi organisasi, dan kemudian, mengikuti rencana Anda, Anda
akan ingin menjelaskan laporan tersebut. Laporan yang terorganisir dengan buruk
menyebabkan frustrasi; Oleh karena itu, penting untuk mengatur laporan Anda dengan hati-
hati agar begitu pembaca akan mengerti, ingat, atau dibujuk

Strategi Organisasi
Keterbacaan dan efektivitas sebuah laporan sangat ditingkatkan oleh organisasi yang terampil
dari informasi yang disajikan Saat Anda memulai proses pengorganisasian, tanyakan pada
diri Anda dua pertanyaan penting: (1) Dimana saya harus menempatkan kesimpulan /
rekomendasi? dan (2) Bagaimana saya mengatur temuan? Tempat Menempatkan Temuan,
Kesimpulan, dan Rekomendasi. Seperti kamu Ingat dari instruksi sebelumnya, strategi
langsung mensyaratkan bahwa kita menyajikan yang utama ide dulu Dalam laporan formal
yang berarti dimulai dengan kesimpulan Anda dan rekomendasi. Misalnya, jika Anda
mempelajari lima lokasi yang mungkin untuk pusat perbelanjaan yang diusulkan, Anda akan
mulai dengan rekomendasi dari situs terbaik Gunakan strategi ini saat pembaca sangat
mendukung dan berpengetahuan luas. Namun, jika pembaca tidak mendukung atau perlu
diinformasikan, strategi tidak langsung mungkin lebih baik Strategi ini melibatkan penyajian
temuan (fakta dan diskusi) pertama, disusul dengan kesimpulan dan rekomendasi. Sejak
laporan resmi Sering berusaha mendidik pembaca, urutan presentasi ini seringkali paling
efektif. Mengikuti urutan ini, sebuah studi tentang lokasi yang mungkin untuk pusat
perbelanjaan Mulailah dengan data mengenai semua situs yang diusulkan diikuti dengan
analisis temuan dan kesimpulan yang diambil dari analisis itu. Untuk membedakan antara
temuan, kesimpulan, dan rekomendasi, pertimbangkan contoh laporan audit. Auditor
mengkompilasi fakta dan gambar-the temuan laporan - untuk memenuhi tujuan atau tujuan
audit. Gambar Kesimpulan dari temuan tersebut, auditor sampai pada kesimpulan. Dengan
audit Tujuan dalam pikiran, auditor kemudian dapat mengajukan langkah perbaikan,
tindakan, dan rekomendasi. Bagaimana Mengatur Temuannya. Setelah mengumpulkan fakta
Anda, Anda memerlukan koheren rencana untuk mempresentasikannya. Kami
menggambarkan di sini tiga organisasi utama Pola: kronologis, geografis, dan topikal. Anda
akan menemukan ini dan lainnya pola yang dirangkum dalam Gambar 10.2. Pola yang Anda
pilih tergantung pada materi yang dikumpulkan dan tujuan laporan Anda.
• Urutan kronologis. Informasi yang diurutkan sepanjang garis waktu disusun secara
kronologis. Rencana ini efektif untuk menyajikan data historis atau untuk menggambarkan a
prosedur. Agenda, risalah rapat, laporan kemajuan, dan prosedurnya biasanya diatur oleh
waktu. Sebuah laporan yang menggambarkan sebuah program pelatihan delapan minggu,
misalnya, kemungkinan besar akan diselenggarakan dalam beberapa minggu. Sebuah rencana
untuk langkah-demi-langkah Perbaikan layanan pelanggan akan dilakukan secara bertahap.
Seringkali, topik disusun dalam urutan masa lalu atau sekarang-ke-masa lalu.
• Pengaturan geografis atau spasial. Informasi disusun secara geografis atau spasial diatur
oleh lokasi fisik. Misalnya, sebuah laporan yang merinciEkspansi perusahaan bisa membagi
rencananya ke Pantai Barat, Pantai Timur, dan Ekspansi midwest
• Pengaturan sederhana / kompleks. Topik teknis atau abstrak dipinjamkan sendiri ke perintah
logis yang berjalan dari konsep sederhana hingga gagasan yang lebih kompleks. Perhatikan,
misalnya, sebuah laporan yang menjelaskan modifikasi genetik tanaman semacam itu seperti
kedelai, yang diorganisir dari produksi benih sederhana hingga pengenalan gen yang
kompleks.

Garis Besar dan Pos

Kebanyakan penulis setuju bahwa cara paling jelas untuk menunjukkan organisasi sebuah
laporan Topiknya adalah dengan mencatat divisi-divisinya secara garis besar. Meski garis
besar bukan bagian dari Laporan akhir, ini adalah alat yang berharga dari penulis. Ini
mengungkap secara sekilas keseluruhan pengorganisasian laporan. Seperti yang Anda pelajari
di Bab 3, garis besar melibatkan membagi topik menjadi bagian utama dan mendukung
mereka yang memiliki rincian. Angka 10.3 menunjukkan garis besar singkat laporan tentang
bentuk kepemilikan bisnis. Jarang adalah garis besar yang sangat seimbang; beberapa bagian
biasanya lebih panjang daripada yang lain. Ingat, meskipun, jangan meletakkan satu topik
pun di bawah komponen utama. Jika Anda hanya memiliki satu titik temu, integrasikan
dengan item utama di atasnya atau mengatur. Gunakan rincian, ilustrasi, dan bukti untuk
mendukung subpoin. Poin utama yang digunakan untuk menguraikan laporan sering menjadi
judul utama laporan tertulis Di Bab 9 Anda mempelajari tip untuk menulis berbicara dan
fungsional judul. Memformat judul tersebut bergantung pada tingkat yang mereka wakili.
Judul utama, seperti yang dapat Anda lihat pada Gambar 10.4, dipusatkan dan diketik dengan
huruf tebal font. Judul tingkat dua dimulai dari margin kiri, dan judul tingkat ketiga
menjuntai dan menjadi bagian dari sebuah paragraf.