Anda di halaman 1dari 18

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 1

BAB I. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Dalam setiap bisnis anda harus menguasai bagaimana
merencanakan, menulis dan menyelesaikan Laporan, Proposal dan
Presentasi Lisan. Pada kali ini maka kami kan membahas segala
sesuatu yang tercakup dalam kegiatan yang akan kita bahas serta
sangkut pautnya terhadap komunikasi verbal dan pentingnya komuniksi
nonverbal dalam presentasi lisan.
Dari beberapa hal tersebut maka akan diuraikan mengenai
bagaimana kita dapat merencanakan, menulis dan menyelesaikan
Laporan, Proposal, dan Presentasi Lisan.
2. Tujuan
- memberikan pedoman dasar dalam merencanakan, menulis dan
menyelasaikan Laporan, Proposal dan Presentasi Lisan.
- Menyiapkan Anda agar bisa membuat sebuah Laporan, Proposal
atau melakukan presentasi Lisan dengan sebisa mungkin menarik
perhatian pembaca atau pendengar.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 2

BAB II. ISI

1. MERENCANAKAN, MENULIS DAN MENYELESAIKAN
LAPORAN DAN PROPOSAL

A. Menyelesaikan Laporan dan Proposal
Setelah anda melakukan penelitian, perencanaan, dan menulis
laporan atau proposal, dan sekarang waktunya untuk menyelesaikan
bagian akhir, mengemasinya, dan menyerahkannya ketangan para
pembaca. Sebagai langakah terakhir dari 3 langkah proses menulis,
menyelesaikan Laporan dan Proposal melibatkan 4 tugas, yaitu :
1. Merevisi
2. Memproduksi
3. Mengoreksi
4. Mendistribusikan
********
1. Merevisi Laporan dan Proposal
Proses revisi laporan pada intinya sama denagn pesan bisnis
apapun, meskipun revisi ini membutuhkan waktu lebih panjang,
bergantung pada panjang dokumen. Pada revisi ini sebaiknya
lakukan evaluasi dalam pengorganisaian, gaya, dan tulisan,. Untuk

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 3

memastikan bahwa Anda telah mengatakannya engan urutan paling
logis dan dengan cara merespons pada kebutuhan penerima.
Kemudian, berusahalah untuk memperbaiki keterbacaan laporan itu
dengan membuat variasi panjang kalimat, menjaga paragraph agar
tetap pendek, menggunakan daftar symbol titik, serta
menambahkan judul, dan subjudul. Dan eruslah merevisi laporan
hingga menjadi jelas, ringkas dan bersifat mendesak.
2. Memproduksi Laporan dan Proposal
Stetlah merasa puas dengan teks, anda sudah siap
memproduksi laporan dengan memasukan elemen desain yang
lebih menarik, dengan tujuan yaitu memfokuskan pada
mengarahkan perhatian pembaca pada poin penting dan alur
gagasan.
Dalam memproduksi laporan sekarang ini terlihat lebih
mudah dengan bantuan computer. Tapi dengan adanya perangkat
computer tetap mempunyai sisi positif dan negatifnya. Positifnya
yaitu, kita lebih mudah dalam memproduksi laporan dengan
menambahkan desain agar lebih menarik perhatian dan dapat
terselasaikan lebih mudah. Dan negatifnya yaitu, dengan bertambah
canggihnya perangkat computer selalu meningkatkan harapan
penerima, dimana orang terpengaruh denagn desain yang menarik

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 4

dan membuat terikesan dibandingkan dengan desain polos dan
hanya diketik biasa.

-Komponen Laporan Formal-
Dalam membuat laporan terdapat bagian laporan formal tediri dari :
a. Bagian Pembukaan : merupakan materi bagian depan yang
memberikan informasi awal kunci, sehingga pembaca dapat
memutuskan apakah akan membaca aporan dan dengan cara
apa?
Sampul - merupakan bagian pertama dari laporan. Banyak
orang menggunakan sampul-sampul yang unik dan menarik
demi menarik perhatian.
Halaman Judul Khusus dan Halaman Judul Halaman Judul
Khusus adalah lembar polos yang bersisi judul laporan.
Halaman judul (title) mencakup empat blok informasi yang
diperlihatkan dalam Laporan Electrovision buatan Moreno: (1)
judul halaman; (2)nama, jabatan, dan alamat orang, kelompok,
atau organisasi yang mengotorisasi laporan; (3) nama, jabatan,
alamat orang, kelompok; (4) tanggal penyampaian laporan.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 5

Surat Otorisasi dan Surat Penerimaan surat otorisasi adalah
dokumen yang anda terima, yag meminta atau mengarahkan
anda menyiapkan laporan. Surat penerimaan adalah sebagai
respons dari penyampaian surat otorisasi.
Surat Pengiriman sebuah bentuk khusus bersampul, yang
memperkenalkan laporan pada penerima.
Daftar Isi menunjukan bentuk garis besar liputan, urutan, dan
kepentingan relative akan informasi dalam laporan.
Daftar Ilustrasi menampilkan halaman-hlaman yang
menyajikan mengenai ilustrsi yang dilaporkan dalam laporan.
Synopsis atau Ringkasan Eksekutif merupkana gambaran
ikhtisar singkat dari poin terpenting dalam laporan, yang
dirancang untuk memberikan para pembaca tinjauan awal yang
cepat.
b. Bagian Teks Laporan :
Pendahuluan pada bagian ini mengundang para pembaca
untuk melanjutkan bacaan dengan member tahu mereka tentang
laporan tersebut.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 6

Isi bagian ini bersisi informasi yang mendukung kesimpulan
dan rekomendasi, serta analisis, logika dan interprestasi anda
terhadap informasi.
Penutup penutup laporan harus meringkas gagasan utama,
menyoroti kesimpulan atau rekomendasi dan menyususn daftar
setiap tindakan yang anda harapkan dilakukan oleh pembaca
atau yang akan anda lakukan sendiri.
c. Bagian Pelengkap : bagian pelengkap muncul setelah teks
laporan dan memberikan informasi bagi pembaca yang mencari
pembahasan yang lebih mendetail.
Lampiran berisi materi yang berhubungan dengan laporan,
tetapi tidak tercakup dalam teks karena terlalu panjang,
memakan tempat, atau tidak terlalu relevan.
Daftar Pustaka untuk memenuhi kewajiban etika dan hokum
untuk memberikan penghargaan bagi orang-orang atas
pekerujaan mereka.
Indeks-indeks merupakan daftar nama menurut abjad, tempat
dan subjek yang disebutkan di dalam laporan, beserta halam
tempat kemunculannya.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 7

-Komponen Proposal Formal-
Tujuan proposal adalah memebuat pembaca terkesan pada
profesionalisme Anda dan membuat penawaran dan perusahaan
Anda menonjol.
Bagian-bagian formal proposal :
a. Bagian Pembukaan :
Sampul
Halaman judul khusus
Halaman judul
Permohonan proposal
Surat pengiriman
Daftar isi
Synopsis ringkasan atau eksekutif
b. Bagian Teks :
Pendahuluan
Isi
Ringkakasan
c. Bagian Pelengkap :
Lampiran


( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 8

3. Proofread terhadap Laporan dan Proposal (Mengoreksi)
Setelah Anda selesai merevisi ulang dokumen agar jelas dan
ringkas, dan nmendesainnya lebih menarik, berarti anda telah
menghasilkan bentuk hasil dokumen. Dan sekarang selanjutnya
Anda perlu mengkaji ulang dokumen secara menyeluruh untuk
terakhir kalinnya, dengan melihat konsistansi, kesalahan, dan
komponen yang hilang.
Proofread terhadap bagian teks laporan pada dasarnya sama
dengan proofread terhadap pesan bisnis mana saja. Namun,
laporan memiliki unsure penting yang tidak dimasukkan ke pesan
lain, sehingga jangan lupa melakukan proofread tampilan secara
menyeluruh.
4. Mendistribusikan Laporan dan Proposal
Pada distribusi fisik, pertimbangkan untuk mengalokasikan
sedikit anggaran untuk membayar kurir professional atau jasa
pengiriman paket, jika hal itu dapat membantu memisahkan
dokumen dari kiriman lain
Untuk distribusi elektronik, kecuali bila penerima secara
khusus meminta file word processor, berikan dokumen dengan
format PDF.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 9

B. Menulis Permohonan untuk Proposal
Keterampilan yang telah Anda kembangkan sebagai penulis
laporan dan proposal akan membantu Anda memahami cara meminta
sebuah proposal. RFP (Request For Proposal) bukan sekadar sebuah
permohonan, melainkan laporan informasional yang memberikan
kepada para calon pengaju tawaran, informasi yang mereka perlukan
untuk membuat proposal yang efektif.
Menulis RFP menuntut adanya pertimbangan yang sesakma
karena merupakan awal dari sebuah proses yang mengarah kepada
proposal, kontrak, dan pada akhirnya penyampaian produk atau kinerja
jasa.
Dalam RFP harus mencakup beberapa elemen seperti :
Latar belakang prusahaan
Deskripsi proyek
Kebutuhan proyek
Criteria keputusan
Kebutuhan proposal
Penyerahan dan informasi orang yang dapat dihubungi


( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 10

2. Merencanakan, Menulis, dan Menyelesaikan Presentasi Lisan
A. Membangun Karier dengan Prsentasi Lisan
Eric Ashworth membuktikan bahwa presentasi lisan menawarkan
Anda peluang penting untuk memeragakan seluruh keterampilan
komunikasi, tidak hanya pada penelitian, perencanaan, penulisan,
desain visual, tetapi juga pada interpersonal dan nonverbal.
Presentasi lisan dapat member Anda kesempatan untuk
menunjukan kemampuan Anda untuk berpikir dengan kepala tegak,
menangkap isu yang kompleks dan menangani situasi yang
menantang.
********
B. Mengadaptasi Tiga Langkah Proses Menulis Ke Dalam Presentasi
Lisan
Langkah 1 : Merencanakan Presentasi
a. Menganalisis Situasi mendefenisikan tujuan dan
mengembangkan profil pendengar, termasuk keadaan emosi
mereka dan prefensi bahasa.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 11

b. Mengumpulkan Informasi - menentukan kebutuhan pendengar
dan mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk
memuaskan kebutuhan tersebut.
c. Menyelesksi Medium yang tepat memilih media atau
gaubungan media terbaik untuk menyampaikan presentasi.
d. Mengorganisasikan Presentasi - hal ini melibatkan tugas yang
sama dengan mengorganisasikan pesan tertulis. Defensikan
gagasan utama, batas lingkup, pilihlah pendekatan langsung
atau tidak langsung, dan buatlah garis besar isi presentasi,
merupakan hal penting dalam mengorganisasikan presentasi.
Langkah 2 : Menulis Presentasi
Meskipun sesungguhnya Anda tidak pernah menulis presentasi kata
demi kata, Anda tetap menggunakan proses menulis -
mengembangkan gagasan, menyusun poin pendukung,
memfrasekan transisi, dan sebagainya. Maka dari itu Anda harus
beradaptasi dengan gaya pendengar.
a. Beradaptasi dengan Pendengar Anda harus mengadaptasi
keadaan Anda dengan gaya pendengar, dimana jumlah
pendengar, subjek, tujuan, anggaran, dan waktu yang bersedia

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 12

untuk mempersiapkan semua itu mempengaruhi gaya
presentasi. Dan akhirnya, ketika Anda sedang
mempertimbangkan cara beradaptasi dengan pendengar,
pertimbangkan etiket bicara di depan publik. Tunjukan perhatian
pada para pendengar dengan memanfaatkan waktu mereka
dengan baik, memperhatikan mereka dengan hormat, dan
mempertahankan penampilan yang professional selama pidato.
b. Menyusun Presentasi sama seperti dokumen tertulis lainnya,
presentasi lisan tersusun dari elemen yang jelas : pendahuluan,
isi, dan penutup
Langkah 3 : Menyelesaikan Presentasi dengan draf presentasi di
tangan, Anda sudah siap untuk menyelesaikan pengembangan
presentasi. Pada langkah ketiga ini dimulai dengan tugas penting
merevisi pesan agar dapat dipastikan kesesuaian isi presentasi.
Untuk presentasi, Anda akan melakukan lebih dari tugas yang
sekarang sudah Anda sangat kenal ini dan menaruh perhatian
khusus pada empat tugas khusus :
1. Mengusai Seni Penyampaian setelah menulis presentasi dan
menciptakan alat bantu visual Anda sudah siap untuk melatih
penyampaian Anda. Ada berbagai metode penyampaian :

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 13

Menghafal. Maksudnya menghafal bukan Anda harus
menghafal seluruh isi presentasi melainkan, Anda hanya
menghafal poin-poin penting dari isi presentasi yang akan
Anda bawakan.
Membaca. Memberikan presentasi dengan cara mebaca.
Bebicara dari catatan. Membuat presentasi dengan garis
besar tulisan, kartu catatan, atau alat bantu visual
merupakan penyampaian paling efektif.
Berbicara tanpa persiapan.
2. Menyiapkan diri untuk Berpidato setelah mengetahui materi
dengan baik dan melatih cara penyampaian, Anda dapat
membangun rasa percaya diri denagn cara lain yang menurut
Anda paling efektif.
3. Mengatasi Kegelisahan jka Anda merasa gugup dalam
berpresentasi, Anda dapat belajar dari kegugupan anda untuk
mengatasi kegelisahan.
a. Merasa Lebih Percaya Diri - bagi pemula pandanglah
gelisah ini sebagai inikasinbahwa Anda peduli kepada para
pendengar, topik, dan acaranya. Jika telapak tangan

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 14

membasah atau mulut Anda terasa kering, jangan pikirkan
kegugupan itu, tetapi pikir saja kegairahannya. Berikut ini ada
beberapa cara memanfaatkan energi kegugupan itu agar
menjadi seorang pembicara yang lebih percaya diri :
Siapkan materi lebih banyak dari yang diperlukan
Berlatihlah
Berpikirlah positif
Visualisasikan keberhasilan
Tariklah napas beberap kali
Bersiaplah
Bersikaplah nyaman
Jangan panic
Berkonsentrasilah pada pesan dan pendengar, bukan
pada diri sendiri
lanjutkan
b. Tampil Lebih Percaya Diri - sebagai langkah yang Anda
ambil untuk merasa lebih percaya diri juga membuat Anda
tampil lebih percaya diri di hadapan pendengar. Penyampain
presentasi yang baik dimulai dari menit pertama Anda berdiri
dipodium, karena itu jangan terburu-buru, dan berjalanlah
dengan lebih percaya diri dengan menarik napas dalam
terlebih dahulu.
4. Menangani Pertanyaan secara Responsif sesi Tanya jawab
merupakan bagian terpenting dari presentasi. Pertanyaan

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 15

memberikan Anda kesempatan untuk menoleh informasi
penting, untuk menekankan gagasan utama dan poin
pendukung dan untuk membangun antusiasme dari sudut
pandang Anda. Beberapa hal yang haru diperhatikan dalam
merespon pertanyaan :
a. Fokuskan pada penanya
b. Berikan tanggapan yang sesuai
c. Jaga kendali
d. Bertahan pada posisi yang sulit
e. Memancing pertanyaan
f. Menyimpulkan presentasi











( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 16

BAB III. PENUTUP

1. Kesimpulan
- Dalam membuat sebuah laporan ataupun proposal kita pada
dasarnya harus mengerti kerangka apa saja dalam membuatnya
serta lebih baik bisa mengusai teknologi perangkat computer, agar
bisa mengemas produksi akhir dari laporan dan proposal dengan
tampilan yang menarik dan bisa membuat terkesan bagi pembaca .
Namun, tak lupa pula isi dari Laporan dan proposal agar lebih jelas
terutama untuk poin-poin atau pokok dari pembahasan yang
dimaksud dalam pembuatan Laporan dan Proposal.
- Dalam melakukan Presentasi Lisan sama halnya dengan membuat
Laporan dan menulis, dimana presentasi lisan kita juga memerlukan
konsep menulis sebelum pada akhirnya mempresentasikan kepada
para pendengar, selain itu pula penguasaan teknologi juga
berpengaruh dalam melakukan presentasi lisan. Pada dasarnya
bentuk dari kita sangat susah dalam mempresentasi di depan
orang, karena kegugupan bahkan bagi mereka yang sudah terbiasa
tak luput bisa juga merasa gugup. Maka itu, kita bisa melatih
kesiapan dan berusaha lebih percaya diri serta berusahalah
mengusai materi agar tidak terlalu sulit dalam berpresentasi. Tapi
pada akhirnya Kesiapan dan percaya dirilah yang menjadi poin
utama dalam melakukan presentasi, maka berlatihlah sebelum
memulai presentasi.

( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 17



Daftar Pustaka
Hills Bovee. Komunikasi Bisnis Jilid 2 bab 14 & 15.
Alamat web yang mendukung :
www.wikipedia.com
www.google.com
www.blogger.com
www.worpress.com








( Komunikasi Bisnis#Kelompok VII ) 18