KOMUNIKASI BISNIS

SURAT, MEMO DAN EMAIL

HELLO!

2
Pengertian Surat dan
Surat Bisnis 1 3
 Surat Surat Bisnis Korespondensi
Bisnis

◉ Sarana komunikasi ◉ Surat yang digunakan ◉ Suatu kegiatan surat-

yang digunakan untuk seseorang, lembaga menyurat antara satu
menyampaikan organisasi, atau pihak dengan pihak
informasi tertulis oleh institusi untuk lain baik secara
suatu pihak kepada menyampaikan pesan perorangan maupun
pihak lain bisnis secara tertulis lembaga yang
kepada pihak lain berkaitan dengan
dengan menggunakan bisnis
media tertentu
4
Fungsi Surat Bisnis 2 5
Sebagai Wakil Atau Duta Bagi Pengirim Surat

Alat Untuk Menyampaikan Pemberitahuan

Alat Bukti Tertulis

Alat Untuk Mengingat

Bukti Sejarah (Historis)

Pedoman Kerja

Media Promosi Bagi Pengirim Surat

6
Pengelompokan Surat 3 7
 Berdasarkan Wujudnya

Surat
Kartu Pos
Bersampul

Telegram dan
Warkat Pos
Teleks

Memorandum Surat Tanda

dan Nota Bukti

8
 Berdasarkan Pemakaiannya

Surat Dinas Surat Sosial

• Isinya • Digunakan
menyangkut • Isinya untuk • Digunakan
hal pribadi menyangkut kegiatan untuk
kegiatan usaha kepentingan
dinas sosial
Surat
Surat Bisnis
Pribadi

9
 Berdasarkan Banyaknya Sasaran yang Dituju

Surat Biasa Surat Edaran Surat

Pengumuman

• Ditujukan • Ditujukan • Ditujukan

untuk untuk untuk
seseorang seseorang pegawai
atau atau suatu
organisasi organisasi organisasi
dengan ataupun
jumlah yang masyarakat
banyak luas

10
Berdasarkan Sifatnya

Surat Rahasia

Surat Konfidensial

Surat Biasa

11
 Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya

Surat Surat Surat

Biasa Segera Kilat
Memerlukan Harus didahulukan
Tidak ada suatu penanganan dan memperoleh
perlakuan khusus secepat mungkin penanganan
atas surat tersebut. tetapi tidak secepat khusus dari pada
surat kilat. surat lainnya.

12
 Berdasarkan Isi dan Maksudnya

◉ Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat

tergantung dari tujuan pengirim surat. Oleh karena tujuan
pengirim surat berbeda, jenis suratnya pun bervariasi.

13
Bagian dan Bentuk Surat 4 14
 Kepala Surat
L E M B A G A P E R S M A H A S I S W A
MEDIA EKONOMIKA
KREATIF, EDUKATIF DAN INSAN KERAKYATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA
ECONOMIC JOURNALISTIC COMPETITION

Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama,

alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi.

15
 Tanggal Surat

Berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis.
Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan dan
terkadang sebaliknya. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima surat akan
mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.

16
 Nomor, Lampiran dan Hal/Perihal

• Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat
tersebut.
• Untuk surat-surat dinas dan surat-surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan surat sesuai
dengan kode pengarsipan yang telah dianut.
• Penulisan kata hal/perihal dapat dilakukan dengan cara sebelum penulisan alamat yang dituju.

17
 Nama dan Alamat Surat

Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun
nonakademis secara benar ejaannya.

18
 Salam Pembuka

Merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengiim pesan

kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan
penulisan surat.

19
 Isi Surat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakan kegiatan Secara garis besar, isi
Economic Journalistic Competition 2018 oleh LPM Media Ekonomika
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana pada: surat mencakup tiga hal
hari, tanggal : Minggu, 21 Oktober 2018
waktu : 08.00 WITA - selesai penting yaitu paragraf
tempat : Aula Basement BJ dan Aula Gedung Doktor
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana pembuka, paragraf isi,
Jalan P.B.Sudirman Denpasar, Bali
maka dengan ini kami mohon izin menyelenggarakan kegiatan tersebut. dan paragraf penutup.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas
perhatian dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

20
 Salam Penutup

Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap hormat, sopan atau etika

berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan adalah :

Hormat, Kami

Om Santi, Santi, Santi Om

21
 Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan

Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenan, yaitu
pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama pengirim surat ditulis dibawah salam penutup.
Dalam hal ini perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
• Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf capital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf
capital pada setiap awal kata.
• Nama tidak perlu di tulis di dalam kurung , tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu di akhiri dengan
tanda titik.
• Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

22
 Tembusan
Kata tembusan yang ditulis huruf awal capital diletakkan disebelah kiri pada bagian kakisurat, lurus

dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Contoh:

Tembusan:

1. Manajer Personalia PT DIPI PERMATA

2. Ketua Panitia Expo Produk Unggulan 2005

23
 Inisial
Inisial, yang disebut sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang

mengetik surat tersebut. Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika

terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, dapat menghubungi pengetik tersebut. Inisial

umumnya ditempatkan pada bagian paling kiri bawah di sebelah kiri. Contoh MR/NH (MR= Muhammad

Ridho, pembuat konsep; NH= Nur Hidayat, pengetik surat)

24
 Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat. Menurut pola umum dalam
surat-menyurat, ada beberapa macam bentuk surat yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
6. Bentuk surat Amerika (American style)
7. Bentuk surat Inggris (British style)

25
Bahasa Surat 5 26
Sebagaimana kita ketahui bahwa dalam paragraf isi surat, tercantum pesan pengirim
yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang disampaikan tersebut
komunikatif dan mudah dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa
yang baik dan benar sesuai dengan kaidah – kaidah yang berlaku dalam dunia surat
menyurat, seperti pemilihan kata, pemakaian EYD, penyusunan paragraf dan penyusunan
kalimat.
Untuk surat – surat resmi maupun surat – surat bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi
syarat yang baik dan baku, lazim (umum/biasa) dan cermat, serta hindari penggunaan
kata-kata yang tidak baku, misalnya : gimana, ngapain, dan lain sebagainya.

27
Contoh Surat Bisnis 6 28
Surat Pemesanan
adalah surat yang dibuat oleh

seseorang, sekelompok orang atau

organisasi untuk melakukan

pemesanan barang atau jasa

kepada pihak lain guna memenuhi

berbagai kebutuhan mereka.

29
Surat Konfirmasi
adalah surat yang berisi tentang

penjelasan tertentu yang lebih

berfungsi sebagai pemberitahuan,

penegasan atau meyakinkan atas

sesuatu..

30
Surat Pengaduan
Adalah surat yang berisi

pengaduan pelanggan kepada

pihak lain dengan cara – cara yang

baik, karena pelanggan merasa

dirugikan atau dikecewakan, agar

segera memperoleh solusi terbaik

bagi kedua belah pihak.

31
Surat Permintaan
Informasi
adalah surat yang dikirimkan oleh

seseorang, kelompok atau

lembaga untuk meminta berbagai

informasi penting kepada pihak lain

baik perseorangan ataupun

lembaga.

32
Surat Ucapan Selamat
adalah surat yang dikirimkan oleh

perorangan, kelompok, maupun

lembaga yang berisi pemberian

ucapan selamat atas keberhasilan

seseorang, kelompok maupun

lembaga dalam melakukan suatu

kegiatan atau pekerjaan

33
Surat Pemberitahuan
adalah surat yang dibuat oleh

perorangan atau organisasi yang

berisi pemberitahuan kepada pihak

lain baik perorangan maupun

organisasi.

34
Surat Penagihan
adalah surat yang digunakan untuk

menagih utang pihak lain yang

telah melampaui waktu yang telah

ditentukan.

35
Surat Peringatan
adalah surat yang ditulis orang

atau organisasi yang telah

ditunjukan kepada pihak lain baik

seseorang maupun organisasi

yang berisi peringatan atas

sesuatu hal.

36
Surat Perintah Kerja
adalah surat yang ditulis oleh

pimpinan suatu perusahaan

kepada pihak lain, yang berisi

perintah untuk mengerjakan suatu

pekerjaan dalam kurun waktu

tertentu sesuai dengan prosedur

dan persyaratan yang telah

disepakati.

37
Surat Pengumuman
adalah surat yang digunakan oleh

seseorang atau organisasi untuk

mengumumkan sesuatu kepada

pihak lain baik sesorang maupun

organisasi, yang dilakukan dengan

cara – cara tertentu

38
Surat Undangan RUPS
Rapat umum pemegang saham

(RUPS) merupakan salah satu

forum tertinggi dalam suatu

organisasi bisnis yang sangat

strategis bagi pengambilan

keputusan strategis.

39
 Surat Kuasa
adalah surat pelimpahan

kekuasaan yang dilakukan oleh

kedua belah pihak. yaitu pihak

pertama sebagai orang yang

memberikan kuasa kepada pihak

lain sebagai orang yang menerima

kuasa untuk melakukan dan

bertindak sesuatu atas pemberian

kuasa.
40
Surat Perjanjian
adalah surat yang berisi suatu

perjanjian, yang dilakukan antara

pihak yang satu dengan pihak yang

lain tentang suatu hal.

41
Karakteristik Memo dan
Email yang Efektif 7 42
 Memo
Banyak organisasi mempunyai format memo yang dipracetak, dengan ruang
berlabel untuk nama penerima , nama pengirim,tanggal dan perihal. Untuk
pembuatannya pada sebuah dokumen,sertakan judul seperti MEMO atau
interoffice correspondence yang diletakan dibagian tengah pada bagian atau
halaman diratakan dengan margin kiri. Juga dibagian paling atas,masukan
kata-kata To,From,Date dan Subject diikuti dengan informasi yang tepat
dengan baris kosong diantara kata tersebut.

43
Contoh Memo

44
 Panduan Khusus Membuat Memo yang Efektif
Alamat yang Dituju

Gelar Kehormatan

Baris Perihal

Bagian Isi Memo

Halaman Kedua

Inisial Penulis

Elemen Lainnya

45
 Email
Email merupakan media yang berkecepatan tinggi dan untuk biaya yang
digunakan cukup rendah, email menjadi alternatif yang lebih menarik dari
pada penggunaan pesan cetak dan pada kenyataanya email sekarang
menjadi media utama bagi sebagian besar perusahaan

46
Menciptakan Pesan Email Efektif

47
Sesi Diskusi
48
 Sekian dan
Terimakasih
49